新办公楼日常行为及管理资料.docx
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新办公楼日常行为及管理资料
广州公司(草案)
行
政
管
理
制
度
手
册
编制时间:
二0一0年三月三日
目录
前言
第一章办公室日常管理规定
第二章资产管理
第三章办公用品管理制度
第四章网络管理规定
第五章空调使用及管理规定
第六章会议室管理规定
第七章车辆管理
第八章员工饭堂管理规定
第九章安全管理
第十章保密制度
第十一章公司奖惩制度
第十二章部门内部规则
第十三章修订与解释
前言
欢迎您加入广东文时特制衣实业有限公司广州分公司,成为我们当中的一员,我们将彼此关怀、尊重、协作与鼓励,不断学习与进取,共同奋进,以优质的管理服务于客户,使公司日益发展壮大,实现我们的共同目标,创造社会所需价值。
公司根据有关法律、法规,结合公司实际发展情况,制定本《手册》,希望您了解、学习和熟悉本手册的全部内容,这本手册将作为指导您在广东文时特制衣实业有限公司广州分公司的行为准则。
员工对本手册的任何条款有疑问,可向行政部提出,我们将为您做明确的解释。
员工日常行为公约:
仪态:
职业修养重仪态,坐立行走举止端;
笑容:
见面一笑春风暖,视而不见二月寒;
接待:
迎来送往守礼节,文明用语挂嘴边;
服务:
服务客户最优先,细致周到是关键;
集会:
集体活动须守时,行动统一纪律严;
办公:
办公高效又求精,主动积极创圆满;
环境:
窗明桌净物有序,简洁摆放常整理;
安全:
火电盗抢常预防,危机意识存心间;
节能:
水电财物皆珍惜,节流就是开新源。
本手册自2010年3月15日起试行。
公司根据发展之需要及实际情况所需,定期修改、变更、补充和完善本手册各项制度内容。
第一章办公室日常管理规定
一、办公室使用规划与调整
使用部门须书面提出办公室使用与调整需求的申请,由行政部负责根据公司各部门的发展规划和要求,合理进行办公室使用的规划与调整,并由相关部门负责人报总经理批准方可调整。
二、办公室配套功能设置与维护
办公室相关配套功能的设置由使用部门提出书面申请报行政部进行初核,由总经理批准后,报行政部和相关职能部门进行配置;办公室配套功能设置的维护由使用部门直接负责,必要时可书面联络相关职能部门协助维护。
三、办公环境
办公室是企业的一面镜子,优雅整洁的环境,不仅令人心神舒畅,提高办事效率,而且良好的环境如同整洁的仪容一样,是对客人尊重和礼貌的表现。
1.环境应光线充足,明亮不刺眼,保持空气流通;
2.办公领域不应有较大噪声,尽量避免大声说话,保持相对安静;
3.人人有责做好办公场所卫生保洁的维护工作;
4.办公室公共区域内不许吸烟,限在公司所设置吸烟专区吸烟;
5.办公桌和抽屉保持整洁、干净,不杂乱无章,不得在办公室吃零食及就餐;
6.下班前应自觉关好门窗,关闭电脑、打印机、空调、电灯等设施;
7.离开座位时要随手将坐椅推到办公桌下。
不得将座椅
四、行为规范
员工通过公司立身处世,公司通过员工服务社会;礼仪规范,人生之本,立业之基;敬事恭行,日积月累,个人与公司共同发展;公司希望员工行有礼、动有仪,注重道德修养,塑造独特文化品味的公司形象。
1.仪容仪表
1)上班时间,着装必须大方、整洁、干净,禁止着装奇异类服饰;
2)全体员工须佩带工作证;
3)不可穿拖鞋、背心和短裤;
4)头发整齐,干净,不留怪异发型;男职员头发不过耳,不留胡须,女职员头发应扎好;不留太长指甲及需保持干净,不涂艳丽色彩;工作妆宜淡不宜浓;饰物佩戴大方得体。
2.电话礼仪及要求
1)言语文明,内容简练,语调适中,诚恳热情;
2)在铃响两声即接听电话,对外接电话第一句:
“您好,文时特!
”,对内“你
好!
××部”再进行具体谈话内容;若被找的同事不在或电话无法接听,其他人员应及时接听话,并请转告对方具体情况,并做好记录,及时告知相关同事;
3)对方拨错电话或找错人,请婉言告知对方,切不可武断挂断电话;
4)如没有必要,不使用免提键;
5)一般情况,电话由拨打的人先挂断;如果特殊状况必须由我们先挂断的,
不可直接用话筒挂断,应用手按下叉环;
6)严禁拨打私人长途,少打私人市内电话,时间应控制在3分钟以内;
7)所有人员在入职时应于入职表中准确填报个人手提电话号码,以便人行
政部在公司通讯录中加入,方便日后的工作联络;未有手机的员工应申报
个人住宅电话;
8)个人更换电话号码应及时通知部门主管及行政部,由行政部备案,并公
布新号码及更改所登记号码;
9)工作电话提倡言简意赅,少占时间,节约费用,以免耽误其它电话接入;
10)所有员工应将手机做为工作的必需品及伙伴,注意及时充电及准备好备
用电池,公司将不接受手机没电而关机的任何解释;
11)办公室人员手机或小灵通等移动电话开启时间:
一般人员9:
00-22:
00,
出差人员、司机、副经理级以上人员24小时开机;
12)初次违犯开机时间要求的将给予书面警告;再次违犯者对不享受电话补
助的未出差人员将给予20元/次的行政处罚,对出差及享受电话补贴的人
员将给予50元/次的行政处罚,因联系不上严重影响工作或造成公司损失的将双倍处罚。
3.言谈举止
1)讲话吐字清晰,用语文明,禁忌高声;
2)与人谈话态度诚恳,自然大方;
3)严禁使用脏话、粗话;不过问别人隐私;
4)进办公室先敲门,得到允许再进入。
4.接待礼仪
1)诚恳热情,礼貌周到,微笑服务;
2)客人来访,起立,握手,让座,敬茶,递名片;客人走时,起立,陪出,
握手,互道“再见”;
3)与客人交谈大方得体,身体各部位自然协调,不做多余动作,不讲多余
的话,多听、多体会别人所说之内容;
4)不让客人久等,尽量要比客人先到席,如有事向客人说明原因并致歉意;
5)约见同事不在,向客人说明原因,并代为转告相关同事。
5.道德规范
1)从自身做起,发扬主人翁精神,个人与公司共同发展;
2)坚守公司机密,维护公司利益;
3)未经许可,不得私自接受礼品、金钱等财物;
4)处事公平公正,不以权谋私;
5)尊重个人隐私,不散布谣言,不诽谤、诬陷他人;
6)爱护公物,讲究公共卫生;
7)严格律己,不聚众闹事,不参与打架斗殴,不偷不盗。
6.级别关系
1)下级服从上级,上级尊重下级;
2)上级布置任务,下级需及时有效完成,如有异议或疑问,及时提出;
3)原则上不允许越级发生工作关系,如有必要需与直接上级汇报、解释
清楚;
4)上级尊重下级工作,不随意插手下级工作,鼓励下级发挥特长;
5)敢于承担,不推卸责任。
7.资料管理
1)公司内所有文件均系保密资料,相关接触人员应严格遵守保密原则,不
得向公司无关人员或公司外人泄露文件内容,以确保公司机密不外泄;
章程、制度、办法、程序、标准、说明、规范等类别的文件,原则上由行政部或人力资源部统一负责发行及管制;
2)保持经常整理文件的习惯,新形成的文件及时归档(需公布的应及时公
布),废弃文件需及时通知相关人员;
3)任何人无权翻阅与己无关的文件资料;
4)因工作需要,查阅文件时原则上必须当场查阅,且不得带离现场或自行
复印。
五、午休管理
1、午休期间,如需在办公区域休息,必须保持良好睡姿,不得东倒西歪或摆不雅观姿势;
2、任何人不得在办公区域内出现躺、卧睡在地面、台面、凳面上午休,不得将腿翘放在台面上休息;
3、员工可就近趴在各自的办公台面或靠在办公椅休息;
4、不得在休闲区的沙发上进行午休;
5、各部门及全体人员须把握午休时间,自定闹钟或安排人员叫醒,无特殊原因,超时午休将按奖罚制度予以处罚。
六、员工就餐管理
1、公司目前就餐实行4元/天的餐补(试用期人员不享受),缺勤天数按此扣除;
2、凡工作日中午用餐,由行政部前台文员在上午十一点前将菜单拿到每人座位前请员工点菜,员工现金支付,统一按员工所需订购外卖;
3、早餐时间为9:
00之前;午餐时间为12:
00-13:
30;
4、就餐地点限定在指定范围内。
二楼办公室人员在后楼梯处,二楼板房人员与三楼人员在板房处男女纸样台处就餐,除此之外,不能私自把饭、菜带到走道、休闲区、办公室或其它指定就餐以外的地方用餐;
5、员工如自带饭菜需要存放冰箱或微波炉加热时,应妥善存放及合理使用设备,保持良好的生活秩序;
6、就餐过程中不得随意搬动现场桌椅,注意就餐行为;
7、请将菜渣、骨头等放在桌面的废旧报纸上,一律不准丢到地上,用餐完毕后,将各自用餐桌面区域清洁干净,将杂物、快餐盒丢入指定的垃圾桶内,自觉保持桌面卫生;
8、在二楼后楼梯用餐的员工,用餐完毕后应人人有责做到及时关闭反锁后门;
9、零食、小食品类及袋装豆浆、奶制品必须到指定就餐地点食用,水、瓶装饮料可以在办公区食用;
10、非就餐时间,不得私自提前用餐(孕妇除外)。
七、复印管理
1、前台工作人员负责管理工作,包括机器清洁、碳粉使用等;
2、各部全体人员均得到前台复印文件,并填写复印登记本;
3、复印机只限于办公文件之复印,任何人不得复印与工作无关的个人资料。
八、总机管理
1、员工严禁拨打私人长途电话;
2、总台人员工作时严禁打私人电话,以保证线路通畅;
3、总台人员转接电话需讲普通话、口齿清楚、态度和蔼、礼貌周到,体现出公司良好的精神风貌。
九、邮务管理
1、邮务管理指为公司及员工之信函、特快专递、邮包等邮件之收、发工作;
2、邮务管理由行政部前台人员负责;
3、收发邮件时得严格办理登记手续,不得假公济私,个人邮件得由个人付费办理;
4、严格做到快递有计划、有统一,减少重复快递频率,控制成本开支;
5、全体人员不得私拆、毁坏邮件、不得撕取邮票;
6、财务以登记表记录及快递单号为标准,核算部门的成本开支。
十、名片管理
1.名片申请
与业务、服务、采购及对外需要的所有员工,试用期满均可以申请名片印刷,但需经本部门经理同意;
2.名片印刷与管理
1)公司名片版式及格式由企划部统一设计,由行政部负责印制;
2)印刷中所使用的职称依照公司的任命为准(特殊情况需总经理批示);
3)使用公司名片人员,不得无理要求在名片中增加私人想法及与公司无关的
内容;
4)人员离职时须将所印名片移交公司并进行销毁;
5)不得在名片上乱涂乱画,或当便笺纸使用;
6)行政部接申请单后,5个工作日完成名片的印制;
7)未经公司许可,任何职员不得以公司名义印刷名片,否则视为严重违规处;
8)提前一天申请,并填写《三联申请单》(公司现有)。
十一、办公楼门禁管理
1.公司大门指二楼办公室前后大门、板房大门、三楼设计部大门。
实行二十四小时监控管理制度。
二楼后楼梯作为消防通道,无特殊或突发情况,禁止打开此门并出入。
2.值班人员必须坚守岗位,认真负责,确保安全无事故发生。
3.非工作需要,严禁外来人员进入公司办公楼,切实执行门禁安全管制,上班时间,如有不明外来人员进入公司,前台人员应及时予以拒绝。
4.凡是携带本公司的物品外出,均应前往行政部办理《物品放行条》(附表一),交与前台文员并接受检查。
严禁带易燃、易爆、危险品进入公司。
6.前台文员要注重文明礼貌,对来访人员的提问和请求应在规定职责范围内予以解答和处理。
7.值班人员应定时对违纪情况进行检查,一般在下午下班后一个小时后及晚上21:
00进行定时检查各一次。
值班人员如发现异常问题,于次日九点上班后交于行政部。
8.来访人员规定:
1)需要进入公司二楼办公室的来访人员,在前台处办理登记手续并就坐,由前台文员通知被访人,经被访人同意后方可进入本公司内部指定的位置(经常性或特殊客人除外)。
2)公司二楼板房、女裤设计部及陈列室、三楼男裤设计一部、二部等部门,凡是外来业务人员(包含供应商、面辅料商等)一律不得进入部门工作区域,三楼洽谈位置必须在三楼指定位置进行,如遇洽谈区域不空闲,可引导前往二楼办公室前台区域或休闲区域进行,二楼板房、女裤组同样在前台区域或休闲区进行;以上部门面试上机考核人员除外(但必须安排专人陪同),但考核完毕后必须回到前台指定位置等候。
3)来访人员携带物品进出本公司,应在前台会客登记表中明确注明。
4)来访人员如因公务需要携带危险物品(如易燃易爆的汽油,天然汽等)进入本公司作业时,得由前台文员请示相关部门主管同意并派人随行引导监督。
5)凡因私事之来访人员,在上班期间一概不予接待,但前台文员应礼貌地告知来访人员。
6)对政府相关人员(政府机关、劳动、公安、税务、海关等部门)来访,前台文员应及时通知行政部并作好接待工作,由相关部门人员陪同出入。
7)所有来访人员必须遵守本公司的管理规定,维护本公司的环境,不得做偷窃、酗酒、闹事、打牌、赌博等扰乱治安的行为。
8)公司发放每人以上大门通用的IC卡一张,如有人为损坏或丢失,从该人当月工资中扣除成本费五元,离职时必须移交。
9)二楼办公室大门、二楼板房大门、三楼设计部大门在正常上班时间内也须关闭,以确保人员、物品进出安全,防止泄露相关资源及信息。
10)公司办公楼门禁时间为:
22:
00-7:
30,在这个时间段内任何公司员工不得进入公司办公楼,特殊情况须知会行政部经理许可,由值班人员陪同进入(公司总经理、高层人员及当值人员例外)。
附表一
广东文时特制衣实业有限公司
物品放行条
日期:
年月日
姓名
部门
所带物品
出司原因
放行时间
年月日时分
审批
填表人
前台文员
注:
1、所有物品必须经行政经理或相关代理人签名方可放行;
2、对所带物品必做到仔细核对、检查,若发现问题迅速报行政部。
第二章资产管理
1.办公室固定资产的管理实行部门负责人直接管理,行政部负责固定资产的登记、异动、监督等管理职能。
2.固定资产的购买须由需求部门填写《物品申请单》(公司原有),部门负责人初审后转行政部审核,再报总经理审批签字后方可购置。
并且需要进行市场调查,在对比分析后,选购经济实用的固定资产。
3.所有固定资产必须统一编号,购进后由行政助理先行填写《固定资产明细表》(附表一),一份由财务作为辅助账册;一份由行政部备案。
并在证明人栏签字;然后由使用人签字,财务部经理复核,报总经理审批,再交财务入帐,并登记固定资产卡片进行统一管理。
4.公司固定资产由财务按会计法进行摊销或提折旧额,计入成本,体现企业经营成果的真实性:
月折旧额=(资产原值-预计净残值)/使用寿命期间数。
5.各部门如需使用行政部保管的财产时,应先到行政部填写《财产领/借用申请单》(附表三),经部门负责人批准,再由行政经理签字批准,方可办理领用手续,如结束使用,财产返还行政部时,行政助理要进行检查。
如无损坏,在领用登记本上注销即可;如有损坏,要查明原因,作相应的处理。
6.公司或各部门所保管的固定资产,根据需要如发生异动,所需部门须到行政部填写《财产调拨申请单》(附表五),经原使用或保管部门负责人签字,再由行政经理签字批准,财务部审核,报公司主管领导审批后方可执行,无特殊情况,不得先斩后奏。
7.公司固定资产如使用年限已到,且不能正常运作;或未到使用年限就已无法正常运作的,使用部门应填写《报损单》(附表二)向行政部申报并说明原因,由行政部鉴定财产、物品现状,确定已无法修缮或无修理价值的,报总经理审批交财务部下帐。
任何物品的报废,使用部门不能擅自处理公司资产或物品。
8.使用或保管中的资产,如有遗失或故意损坏,应由使用部门详细调查实情,专案报告办公室备案。
由办公室人员填写《报损单》,说明原因,报公司主管领导审批处理。
9.财产若有损坏或需保养,除订有固定保养期间者,使用部门应向行政部索要《财产修缮申请单》(附表四),即时申请修理或保养财产修理完成后,经手人在《财产修缮申请单》中补填修理完成日期,修理后的状态及修理费用。
10.公司所有被确认为报废或废旧的物品必须经过各部门负责人的同意,方可由行政部安排相关人员进行废旧物品的处理;变卖资金归公司所有,由行政部统一上交到财务部,财务部出纳人员开具收费单据,以备共同监督管理。
11.公司任何人不得损公肥私,营私舞弊,中饱私囊,不得漏报或少报废旧物品重量及金额;不得侵吞公司的任何废旧物品及废品出售的金钱。
12.一经发现有违犯者,将按贪污或偷盗处理,或者按公司其它相关的规定进行处罚。
13.每项固定资产建立对应的财产卡,内容含:
相关部门名称、设备规格名称、购买时间、购买金额、相应编号(WST-部门拼音缩写-财产拼音缩写-序号001)、负责保管人员。
14.财产卡建立后由各部门负责人保管,若部门主管离职则将财产卡交接新任部门主管。
15.行政部配合财务部人员每季度的最后一个月底进行财产盘查;若发生财产报废,部门主管第一时间知会财务部并上交财产卡;若发生财产转移,相关部门主管在财产卡上签名并上交财务部并重新补办该财产卡。
附表一:
固定资产明细表
年月日
序号
编号
品名
规格
数量
使用部门
使用人
备注
1
2
3
4
5
6
7
行政部:
财务部:
附表二:
报损单
年月日
使用人
使用部门
财产编码
名称
型号
单位
数量
金额
报损
原因
部门审批
财务审核
行政部复核
公司主管领导批复
附表三:
财产领/借用申请单
年月日
姓名
部门
财产名称
领用事由
部门经理
行政部经理审批
附表四:
财产修缮申请单
年月日
使用人
使用部门
财产编码
名称
型号
单位
数量
备注
修
缮
原
因
修理完成日期
修理后的状态
修理费用
部门审批
行政部审核
相关技术人员
附表五:
财产调拨申请单
年月日
原使用部门
原使用人
调拨人
接受部门
接收人
编号
品名
规格
单价
数量
金额
调拨原因
行政部经理
财务部经理
副总经理
接收方回执:
以上物品已验收无误,并已确认签收。
接收人:
日期:
第三章办公用品管理制度
目的:
为控制公司办公费用支出,节约成本,降低支出,使公司办公用品之采购、领用、管理有所依循,特制订本办法。
范围:
本办法适用于公司各类办公用品的管理。
一.本办法所规范的用品范围包括:
1.A类物品即办公类物品、办公文具及纸制品:
(1)损耗类文具:
包括办公所需之笔、墨水、橡皮擦、涂改液、便笺、及时贴、记事本、回型针、大头针、订书钉、透明胶、复写纸、胶水、双面胶、硬(软)皮抄等低值易耗类文具用品。
(2)非损耗类文具:
包括办公所需电脑软盘、光盘、订书机、剪刀、界纸刀、文件夹、文件簿、文件篓、文件座、档案盒、名片簿、铁夹、直尺、笔筒、笔刨等非易耗类低值文具用品。
(3)办公器具:
包括办公所需计算器、打孔机、白板、墨盒、色粉盒、硒鼓等各类办公用品。
(4)纸制品:
包括名片、信封、便笺纸、档案袋、复印纸、传真纸等印刷类物品。
2.B类物品:
办公或业务开展需用的通用有形用品,包括办公桌椅、文件柜、电脑设施、U盘、数码相机、通讯设备、电器设施、专业书藉等。
3.C类物品:
属低值易耗类生活用品,用过后不再具有使用价值,如卷纸、洗手液、创口贴等。
二.管理职责
1.公司所有办公用品原则上由行政部统一采购、管理。
2.各部门需用的A类、C类物品,由行政部以业务量大小、人员数量为基数根据实际需要按月计划采购、登记入库。
B类物品实行根据实际需要临时申请、采购、入库登记后领用。
3.各类物品的管理实行专用人及部门专人负责制,各部门负责人对本部门使用的各类物品全面负责。
4.人员离职时,由人力资源部负责将领用的物品(未用完A类中的损耗类文具及纸制品也需收回)收回交与行政部前台文员;人员部门间调动时,可在人力资源部的监督下,与接任人员办理物品移交手续。
5.文具系为公司办公提供,严禁取回家私用,并做到爱护节约,不铺张浪费
6.对办公文具有意损坏和管理不当造成经济损失的,照价赔偿。
7.办公用具采用“谁使用、谁保管”的原则,使用者具有不可推卸的保全和维护责任;使用者不得擅自委托他人保管办公用具。
8.如因违反本规定,造成办公用具破损、丢失,根据其情节轻重,要求赔偿部分损失。
三.物品的申购、审批
1.物品采购的申请与审核应遵循的原则:
(1)确为业务工作所必需物品;
(2)于本部门或公司内其他部门不能调配之用品。
2.申请流程:
A、C类:
各部门人员填报《办公用品请购单》,经部门经理审核无误后,于每月25日前交于行政部前台文员,由前台文员汇总各部门请购数量并结合库存量,制作《办公用品申购单》交行政部经理审核转财务部经理核准后交总经理审批,方可采购。
A类中的非损耗类文具、办公器具类再次申领时必须以旧换新。
B类:
申请部门人员填报《办公用品请购单》,经部门经理审定无误后,行政部经理审核后交总经理审批,行政部(专业性较强的物品可由业务部门执行)执行采购。
四.物品的采购、验收、登记
1.A、C类物品原则上为一个月申请、采购、发放一次,以便统一购买,提高效率。
B类物品原则上按批或集中采购,但紧急情况可单独采购。
2.行政文员须严格按照所需物品要求的规格、数量进行采购。
对于经常发生的用品之采购或数额较大物品的采购要实行比价采购,至少要提供三家以上的资料做比较,综合比较供应商实力、信誉、价格、质量后挑选一家落单或作为固定供应商。
固定供应商应每年做一次甄选。
3.行政文员须与财务部专人对购入文具进行清点、验货并签收。
应保证所购物品与申请单上的规格、型号、数量相符,如规格、型号不符或数量超出需做出书面说明并经总经理批准方可。
4.行政文员应与财务部相互配合,对于单价2000元以上,使用期限在两年以上的物品按固定资产登记,并统一编号,制作固定资产卡片。
5.行政部应建立各类物品分类管理台帐:
(1)按A、B(不含固定资产类)、C三类按品种建立物品的进、出台账,并需随时发生随时登记。
(2)建立固定资产类台账,标明购入时间、价格、存放地点、使用人等。
(3)建立个人领用物品使用及保管的登记记录,随时登记。
五.物品的发放、领用管理
1.办公用品的领用分个人领用和部门领用两种。
“个人领用”系个人使用保管用品,如签字笔、橡皮擦等;“部门领用”系本部门共同使用品,如电话、电脑、墨盒、大型订书机等。
2.办公用品发放一般于次月2-3日。
但请领B类办公用品不以上述时间为限。
日常补缺领用时间为每周六的下午16:
00。
3.A类物品即办公用品购回后,由行政部文员按各部门人员申报并经核准的《办公用品请购单》的名细通知相关部门领取,未请购之物品不予发放。
并做
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