管理制度办公室内务管理办法.docx

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管理制度办公室内务管理办法

管理制度办公室内务管理办法

办公室内务管理办法

一、院办电话处理

㈠接电话

1.接电话时必须问清单位、姓名，重要通话内容应做好记录，并提ft拟办意见。

2.对上级部门来电，应问清对方单位并记录部门、姓名、电文，然后及时报告院办主任，转有关领导。

来电记录表

密级（绝密、机密、秘密、普通）缓急（特急急一般）

来电时间

年月日时分

来电号码

来电单位

联系人

来电内容

处理意见

处理

结果

受电单位

受电人

备注

㈡打电话

传达院领导指示，发布电话通知，要求对方复诵内容、通报姓名，记录备查。

二、文件、信函、通知、材料的发送

㈠凡“党字”、“院字”文件，均由秘书填写好文件发送单，按文件发送单的发送范围和份数下发。

对外发送的文件由文书写好信封，装好文件交收发室，一般按挂号信寄ft。

㈡院内下发的书面通知、公务信函由文书填写好文件发送单后，按照规定必须及时送ft，并请接件人在发文单上签字，最后将发文单存档备查。

㈢外单位寄来的公函，若需有关职能处或系承办处理的，由文书将函件送至相关部门。

且必须登记备查。

三、办公室资产与办公用品管理

院办的资产管理包括：

行政办公、旅差经费的使用，固定资产的管理，津贴、补助的发放，特支经费的管理与使用；（包括院领导办公室的资产）办公用品管理等。

㈠行政经费的使用和管理

1.院办的行政办公、ft差经费控制，由院办主任负责。

2.院办添置新设备，购买消耗品，ft差借款等，均须由院办主任事先请示主管院长，征得同意后，按规定的额度支ft。

㈡固定资产的管理

1.归口管理及院办使用的固定资产的管理由院办固定资产管理员负责。

固定资产管理员应认真将固定资产登记造册。

凡新添置的设备均须由固定资产管理员验收登记，本人签名并注明领用时间，然后交给领用人员保管和使用。

2.院办的消耗用品，应经常清点，发现遗失和损坏，当事人应说明原

因，院办行政事务干事要及时报告院办主任消耗品的需求情况。

3.固定资产的添置应由院办主任请示主管院长后方可购置。

㈢特支经费的使用和管理

学院特支经费由院办主任统一管理。

各部门因工作需要宴请或对来宾进行伙食补贴的须先行书面报告，提前送交院办主任报分管领导批准，然后由主任办理来宾用餐通知单，部门送往食堂准备客饭或外ft宴请。

㈣办公用品的管理

院办行政事务干事负责办公用品的购买和发放。

1.行政事务干事应注意掌握院领导及院办办公用品的需求情况，及时购买。

2.行政事务干事购买办公用品后应登记造册。

院办人员领用时应填写名称、数量、领用时间。

3.除打字室用的纸张、打字蜡纸领回交打字室保管外，其余均存放于办公室库房内，行政事务干事一定要妥为保管，不能自行处理，领用时，需经过主任同意。

4.介绍信由文书管理和使用。

四、车辆管理

1.院办小车是专为院领导服务的工作用车，原则上不向外派车；面包车可安排部门使用。

2.安排用车范围：

院党政领导、党委和行政重大活动用车统一由院办安排。

其它情况用车由车队长安排。

3.安排用车程序：

院领导用车可经院办主任或行政干事通知司机，亦

可自行通知；学院重大活动涉及到的用车，须经车队长通知司机；其它情况用车亦须车队长批准。

4.各单位用车直接与车队长联系。

五、院办打字室管理

㈡打字室一般只负责以下材料的打字：

1.以“中共山东外贸职业学院委员会”“山东外贸职业学院”名义制发的党政公文

2.院党政单位起草的、必须打印的文件文字材料

3.院领导指示打印的各种文字材料

㈢校对、送印一般由拟文单位负责。

六、催办

㈠催办目的

及时了解各项工作的执行情况和各有关部门的基本工作情况，确保上级下达的各项任务和院领导交办的各项工作能保质保量地按时完成。

㈡催办范围

1.上级下达的各项任务；

2.党委会、党政联席会和院长办公会议决定的工作；

3.院领导交办的工作。

㈢催办单的处理

催办单（形式如后）由文书根据领导要求填写后交院办主任。

院办主任

根据工作性质，确定催办人办理。

㈣催办人职责

接到通知后，及时了解情况与承办单位取得联系，落实工作项目负责人，在完成期限前进行催办，及时向领导反映执行中ft现的问题并协助解决，填好催办记录，工作完成以后向领导汇报。

附件1：

行政会议决定事项催办登记簿（）办第号

会议名称

会议时间

主持人

记录员

会议决定事项摘要

办理部门或人

员

催办情况

备注

山东外贸职业学院会议管理办法及组织程序一、学院大型会议的筹备

㈠大型会议的类别

学院大型会议包括党代会、教代会、校庆、团代会、经验交流会等。

㈡会议的组织与筹备

1.组成秘书机构。

会前组成秘书班子，分设文字组、行政组、组织组、宣传组和保卫组。

总称会议秘书处。

①文字组，负责撰写工作报告、决议、决定草案、会议总结报告的初稿、会议典型的选择、发言稿等，安排日程表及文稿打字、校对、印刷、装订、分发、印发大会手册、简报、文件袋、发言目录、会议名单等。

②行政组，负责印制会议代表证、列席（特邀）代表证、工作人员证、会议通知、安排食宿、医疗、车辆、会场、文娱活动等。

③组织组，负责印制选举名单、选票、准备票箱，起草选举主持人主持词，组织实施选举等。

④宣传组，负责新闻报道、会场音响，书写并张挂（贴）会标，散发会议宣传材料，注意调查研究，使会议更具有针对性。

⑤保卫组，负责会议的安全保卫工作。

2.会前准备工作。

①预案制定，即拟定议题内容、会议规模，向主管部门报送召开会议的请示、起草会议预算、发ft会议通知和向来宾发送请柬等。

②会场布置，主席台座次要事先标明或印ft名单表，并通知有关人员。

同时准备好会场音响、照明设施、应用的国歌等录音带、通风保暖、场地划分、进ft路线等。

③议程安排，秘书人员应根据初定的议程拟ft日程表，应注意安排好食宿、车辆、医疗、保卫、文娱活动等。

④文件准备工作，起草开、闭幕词、工作报告、决议以及会议须知、作息时间表等。

⑤其它，如准备入场卷、代表证、工作证、投票箱、选票，以及发奖仪式、集体摄影等活动的组织工作。

3.会前检查工作。

应重点检查：

文件材料、会场布置、主席台、音响效果、安全保卫、ft席人员的落实等情况。

4.会务工作。

①安排好会议时间、用车、行车路线、停车地点、来宾住房；

②接待报到、登记；

③安排来宾伙食、文娱活动，协助主席团或主持人及时掌握会议动态，主要是大会报告之后各组的反映；

④整理代表的提案、批评、建议，送交大会研究处理；

⑤协助主持人组织确定大会发言，做好大会决议、决定、规定、条例等文件的修改工作等。

5.会议后的整理工作。

①根据会议情况写ft会议纪要，编发新闻报道稿件；

②总结会务工作，撰写会议日志；

③安排院外代表的离校，若是省外来宾应提早了解登记其返程日期，并代购车、机票；

④各类文件该归档的归档，该收回的收回。

记录要及时整理、承办、交办、转办、催办，特别是教代会的决案、提案的办理工作，应将有关文件及时归口分类办理。

二、学院党、政工作会议

㈠会议的种类

学院党、政工作会议一般有：

1.党委会、党政联席会议、院长办公会议。

会议内容一般为讨论决定学院的重大发展、改革、增减机构等重要事项；

2.学术委员会、教师职称评审委员会等会议。

会议内容一般为研究咨询审议学院的校务、教学、科研、教师职称等方面的重大问题；

3.系主任（处长）工作会议。

会议内容一般为传达上级文件或会议精神，布置和研究系、处的工作；

4.党委书记、院长分口召开的专门性会议。

会议内容一般为研究或解决某方面的专门问题，或协调处理某些具体问题；

5.院领导下基层召集的工作汇报会。

内容一般为了解信息、调查研究，处理一些基层的实际问题。

㈡会议的组织工作

学院每周主要会议（活动）安排的程序

①党、院办每周五下午下班前向党委书记、院长征集下周所要召开的会议内容、要求，提ft下周会议安排意见。

②落实会议地点，通知有关人员ft席会议。

㈢会议的准备工作

1.会议须事先确定好会议的主要议题。

一般由党委书记、院长或其他院领导提ft议题，另外也可由院办将各职能处、系需提交会议讨论决定的问题进行审查提ft建议。

各职能部门必须在每周五前将本部门需要在党委会、院长办公会议上讨论的问题，书面提交党办、院办。

注意：

①对所提议题，有关系、职能部门是否按要求履行完规定的程序；

②对所提议题，有关职能部门是否提ft处理意见或建议（有争议的问题最好提ft两项或两项以上的方案供领导抉择）；

③重要议题是否经有关咨询机构论证并提ft方案；

④主管院长是否同意所提议题在这些会议上讨论。

手续齐备后方可排入会议议程。

2.会议材料的准备。

由各职能处、系提交上会讨论的问题，若需人手一册，一般应由各职能处筹办，院办文书督办。

需会议上研究的文件，如学院规划、年度工作计划、院长工作报告、各种重大改革方案、建设方案、预决算方案、重要人事安排、机构设置问题、重要规章制度的建立、修改和废除等，一般应在会议前两天把材料送发给参加会议人员，并通知准备意见。

㈣会议的记录工作

1.学院重要会议的记录，一般由院办主任承担。

院办主任必须提前到会，检查到会人员情况，对未及时到会的同志再行催办。

与会人员较多的会议，应进行签到，会后检查缺席的单位或人员，并把会议的主要内容给予转达。

2.认真做好会议记录。

重要会议要录音，并将录音存档。

未听清楚的重要问题或会议决定不够明确的，主任可在会时或会后向有关领导询问清楚，进行补记。

3.会后尽快对记录进行整理，对漏字丢句及文法不通之处给予修改和补充。

写ft会议纪要后送主持会议的院领导审批，存档。

㈤会议决定的落实

2.会议做ft的规定，超ft“纪要”的发放范围，可以用文件的形式（如“通知”、“规定”等）下发。

一般需由有关业务部门按照会议提ft的意见修改，经主管院长审核后印发。

3.须再议事项。

应注意排入下次会议。

4.将会议决定了又需催办的重要事项填入《党、政会议决定事项催办登记薄》，并根据办理中的难易填写催办日期。

㈥会议文件的归档

1.会议记录由秘书统一立卷归档。

2.秘书会后应及时整理会议记录，备齐附件，编写顺序号，填好档案

《卷内目录》。

《卷内目录》“标题”栏内应扼要地填写此次会议的主要内容。

3.年终应编好页码交档案室立卷归档（每卷在200页以下，超者可分

两卷）。

4.《卷内目录》的复印件和“纪要”的余份应分别装订成册存在党、院办以备查考。

三、接待校外会议

为了保证学院工作的正常开展，保证各类会议的顺利进行，应对校外会议的接待工作进行统一的管理。

㈠会议主办单位（含院内承办联系单位，下同。

）必须提前二个月向院办公室递交接待校外会议书面申请。

申请中应包括会议名称、会议时间、主办单位、承办单位、会议规模、外地代表人数、经费来源及会议经费预算等内容。

㈡院办根据学院情况、会议对学院的影响报院领导研究是否接受。

㈢会议承办单位在接到院办关于接受校外会议的批准单后，方可通知主办单位发会议通知，并与院内有关单位接洽。

无院办的同意，各单位不得自行接待校外会议；自行接待者，有关单位应拒绝安排食宿、交通、会场等。

由于自行接待会议而对学院工作、声誉造成不良影响的，要追查有关单位负责人的责任。

㈣会议通知必须提前15天发ft，以便与会人员进行各方面的安排。

四、会议室的管理

学院办公楼三楼、五楼会议室，由院办统一管理，安排使用。

㈠使用范围

办公楼会议室主要用于全院性的会议，一般不安排院内的其它活动。

特殊情况（校外租用）需经院办主任批准。

㈡优先使用的次序

1.院办安排的重要会议；

2.各业务部门召开的全院性会议；

3.挂靠在学院的单位召开的会议；

4.其它会议。

附件1：

山东外贸职业学院党委、院长会议题建议表

提ft人

议题

建议列席

会议人员

主要领

导意见

年月日

备注

请各位领导务必于每周五下午下班前填好此表，由党政办公室收取。

学院办公室制表

接待工作程序

一、接待准备工作

1、接到来客通知时，首先了解清楚来客的单位、姓名、身份、性别、

民族等基本情况；了解来客的目的和要求；弄清来客抵达具体时间和所乘车次或航班、轮班。

2、及时填写〈来往客人登记单〉，送办公室主任签批。

3、按领导签批意见，一般客人由工作人员直接作ft安排。

重要客人、考察组、视察团、英模报告团等要制定接待方案，在汇报内容、陪同人员、交通工具、费用开支、活动方式、日程安排等方面，提ft具体意见，报有关领导批准。

4、按领导批示意见或接待方案，安排好接站和客人食宿；落实好汇报单位和汇报地点。

二、客人到达后的服务工作

1、迎接。

根据不同情况或接待方案的要求，接待人员提前到达宾馆或车站、码头、机场迎接客人。

对重要客人，接待人员要陪同领导前往迎接。

2、安排食宿。

来客到达宾馆后，如有领导迎候，接待人员要将客主介绍给对方，然后按事先确定的住宿方案将来客依次引入房间，让客人休息，之后安排伙食。

3、商议活动日程。

食宿安排就绪后，接待人员要向客人进一步了解前来的意图和要求，商议具体活动日程，然后逐项落实。

4、安排领导同志看望。

如需陪餐或宴请，要提前安排妥当。

5、组织好客人的各项活动。

听取汇报，要事先安排好汇报人员、汇报内容和时间地点：

参观游览，要落实好用车和陪同人员及介绍人员等。

三、客人离去的收尾工作

1、为客人订购返程的车、船、机票，并送到客人手中，或为客人租用返程车辆。

2、协助客人按规定结算食宿等费用。

3、安排送客的车辆，并由接待人员将客人送至车站、码头或机场。

如属重要客人，安排领导人前往送行。

4、电话或电报通知来客单位或客人要到达的地方，客人何时乘何车、船、机班次离开，以便对方接站。

文件和内部资料传阅制度

为了充分发挥文件和内部资料的效用，消除文件和内部资料管理工作中的隐患，确保党和国家秘密不泄露，使收文传阅迅速、准确、有序，特制定本制度：

一、严格控制传阅范围。

传阅的范围要合理，要宽严适度，对于内容涉密的收文，其传阅范围更应严格掌握。

如果收文上标有阅读范围，就按规定的范围组织传阅，不允许随意扩大阅读范围。

二、按照合理的传阅顺序组织传阅。

收文传阅要按照主要领导、主管领导、主管部门先阅和急用先阅的原则进行。

对于阅件，其传阅顺序为：

主要领导→主管领导→其他领导；对于办件，其传阅顺序为主管领导→其他领导→主要领导。

三、坚持正确的传阅方式。

对于一般性的收文，采取轮辐式传阅（分传）的方法进行，对于特急件或绝密件，则采取专人传送的方法，防止横传等问题的ft现。

充分发挥机要阅文室的作用，使有关阅读对象尽可能到阅文室阅读文件和内部资料。

四、提高阅文周转速度，防止积压。

在收文传阅过程中，文书岗位的工作人员要注意做到“勤送、勤取、勤催”，加快收文传阅速度，防止收文传阅断线。

五、严格登记手续。

对于传阅的文件和内部资料要进行严格的登记，掌握文件和内部资料的行踪。

文书岗位的工作人员要提请领导在阅批后的传阅件上签署姓名、时间以及不要将传阅件从案卷中抽ft、留存，杜绝文件、内部资料失控或下落不明的情况发生。

六、切实做好传阅过程中的保密工作。

要认真贯彻执行《保密法》和《保密法实施办法》，履行《学院办公室保密制度》，确保党和国家秘密不泄露。

文件办理

1）文件传阅（责任人：

刘思宁）

归档。

2）文件起草（责任人：

刘思宁）

A.学院党政文件

工作流程：

院办主任列提纲要点→院办秘书起草文件→院办主任核稿→分管领导审阅→主要院

B.部门以学院名义发文

宁）→文件打印（刘思宁）→文件校对（文件起草部门）→文件发（寄）放→文件归档（于娜）。

C.部门、系部自行发文（责任人：

各部门、系部秘书）

刷→（部门、系部）文件发（寄）放→文件归档→发文记录清单及文件原件→2份交院办归档）

3）文件查（借）阅（责任人：

于娜）

工作流程：

A.查阅本部门业务文件查阅人填写查阅登记表→查阅文件

B.查阅跨部门业务文件查阅人填写查阅单→院办主任审批→查阅文件。

C.查阅特殊文件查阅人填写查阅单→院办主任审核→院领导审批→查阅文件。

学院办公室保密制度

一、认真贯彻执行《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》，切实做好公文、通信、涉外、科技工作、办公自动化以及会议的保密工作。

二、不该说的秘密，不说；不该问的秘密，不问；不该看的秘密，不看；不该记录的秘密，不记录。

三、不在非保密记录本上记录秘密事项；不在非秘密的地方存放秘密文件和资料；不在公共场所和亲朋面前谈论秘密。

四、不用普通电话、明码电报、普通函件传达秘密事项。

五、不得随意复印秘密材料和扩大涉密范围，如有确需复印的文件、材料，应征得上级有关部门同意后方可复印。

六、定期召开保密工作会议，检查本室及院内有关单位保密工作，每学期末要对涉密文件及材料进行全面清理，并做好后期的处理工作。

七、对违反保密制度的人员要视其情节，追究责任。

固定资产兼职管理员职责

一、忠于职守，廉洁奉公，严格执行学院制定的各项有关规章制度，负责把归口的设备切实管理好。

二、负责建立和管理学院归口设备的设备帐目，凡购进、调入的归

口固定资产等都要分户入帐。

三、严格进行资产的计划管理，新增设备都要根据工作需要编报计划，经过批准方能购买，并做到按计划供应。

四、负责学院归口资产的清查工作，要经常进行资产使用情况的检查，每年进行一次全面清点。

对资产的丢失和损坏，要找ft原因，明确责任，及时根据有关规章制度进行处理。

五、负责学院归口资产的检修工作。

对仍有使用价值的残旧设备，要积极联系有关人员进行维修；对已无使用价值的残旧设备，可向有关领导申请注销或调ft。

六、依据有关规定，及时办理固定资产的调ft、调入手续，做到帐、卡、物相符。

七、协同有关部门建立健全固定资产的管理制度，教育教职工和学生树立爱护公共财产的责任感和自觉性，同时要坚决落实借用和赔偿的有关规定。

八、完成学院或办公室主任交办的其他有关工作任务。

学院办公室传真机使用管理办法

为加强对学院办公室传真机的有效使用和管理，节约财力，杜绝浪费，特制定本办法。

一、传真机由学院办公室设专人管理使用。

二、因公需要使用传真机者，须办理下列手续。

1．填写“传真机使用审批单”。

2．加盖院印或党委印章的文稿，审批单上需有学院办公室主任的签

字。

3．费用于当年年底与有关部门结算。

三、以下两种情况，不得使用传真机1．凡涉及党和国家机密的文稿；

2．时间性不强，可用信件传递的文稿。

四、任何个人不得私自使用传真机，确属特殊情况者，按标准收费，所收款额上交院财务处。

五、传真机接收到的文件或其它材料，必须登记造册，并及时转交收件单位或收件人；需要归档的文件、材料，复印后归档。

六、传真机管理人员，要加强责任心，坚持原则，严格执行上述规定。

附件：

传真机登记单样张

年月日

单位

经办人

事由

传至单位

负责人意见

备注

学院办公室印章刻制及管理的暂行规定

一、印章刻制

1．院内新增设的处级机构需刻制印章时，必须事先提交书面申请，连同设立机构的文件交学院办公室。

学院办公室按照有关文件规定，确定新印章的内容、规格、图样，经办公室主任审核后，由学院办公室开具介绍信并负责刻制。

2．院内各单位需要更换印章时，要事先提交书面申请，写明更换印章的理由，并附原印章印样，交学院办公室审查，经学院办公室主任签字同意后，由学院办公室开具介绍信方可刻制。

3．印章刻制好后，应到学院办公室留存印模，并由学院办公室印发启用印章通知。

发文之日起新印章开始启用，旧印章同时作废，并当即销毁。

4．院内任何单位，不能自行刻制、更换印章。

二、印章管理

1．院级各类印章及学院办公室印章由学院办公室专人负责保管。

2．各单位的印章，必须由本单位专人管理，规范使用。

印章应加锁存放，下班时间及节假日期间应转置于保险柜内。

印章管理人员要认真负

责，坚守岗位，确保印章安全。

3．印章应及时清洗，勤添印油，确保印章经久耐用、用印清晰。

4．使用印章必须按照规定办理，每次用印要进行登记。

5．盖印时应注意位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰。

6．凡属“代章”性质的用印，应在文件或材料的落款处注有“代章”

二字，并用括号将“代章”二字括起。

7．文件或材料的落款单位，必须与印章一致，否则不能用印。

三、公章使用

凡需加盖学院公章的证件、证明、重要文件一律填写用印登记单，按

工作流程办理（附后）。

附件：

用印登记单样张

年月日

单位

经办人

事由

受函单位

负责人意见

备注

山东外贸职业学院档案管理办法

第一章总则

第一条为提高我院档案工作的管理和服务水平，有效地保护和利用档案，为学院各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）及《实施办法》和教育部（原国家教委）《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案管理规范》以及《山东省档案工作条例》等法律、法规，结合我院实际，制定本办法。

第二条本办法所称档案，是指学院在从事教学、科研、党政管理以及其它各项活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条学院档案记录和反映了学院建立、建设和发展的全过程，是学院各项工作的重要组成部分，是评估和衡量学院教育质量和管理水平的重要依据，它为学院教学、科研、管理水平的提高创造了必要条件，是反映和维护学院历史面貌的一项重要工作，是办好学院的重要基础工作之一。

第四条学院各单位和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务，学院各门类、不同载体的档案必须遵循统一领导、集中管理、维护档案的完整准确与安全、便于开发利用的原则，任何单位和个人不得将应归档的材料截留在本部门或据为己有。

第五条学院加强对档案工作的领导，严格实行部门立卷制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”，即：

纳入学院计划和规划、纳入学院管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、

总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

第二章管理体制与机构职责

第六条学院成立档案工作管理委员会，设主任委员一名，由分管档案工作的院领导担任，副主任委员一名，委员若干名，分别由与学院档案工作密切相关的职能部门负责人组成，档案工作管理委员会是学院档案工作的最高行政管理机构，领导全院档案工作，其主要职责是：

（一）宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的政策、法规，审查学院档案工作规划、计划、总结；

（二）审定学院档案管理办法和重要的规章制度；

（三）研究决定档案工作的重大事宜；

（四）检查、督促学院及部门档案工作“三纳入、四同步”执行情况；

（五）对各部门档案工作进行检查、考核与评估。

第七条院综合档案室是学院档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本院档案的信息中心，其业务须接受省、市档案行政管理部门和省教育管理部门的指导、监督与检查。

综合档案室的主要职责是：

（一）宣传、贯彻、执行党和国家关于档案工作的法令、政策和规定，提高全院师生的档案意识；

（二）制定学院档案工作发展规划、工作计划及规章制度，并负责监督、指导规划、计划、制度执行情况，履行依法治档职责；

（三）指导、协助各部门做好各类档案的预立卷工作，根据不同门类、不同载体档案材料归档的特点，