兼职档案员工作手册.docx
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兼职档案员工作手册
兼职档案员工作手册
档案馆
二〇一七年三月
目录
一、西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表
1、党委校长办公室……………………………………………………………………………5
2、纪检委(纪检检察室)……………………………………………………………………8
3、党委组织部…………………………………………………………………………………10
4、党委宣传部…………………………………………………………………………………12
5、统战部………………………………………………………………………………………13
6、工会…………………………………………………………………………………………14
7、团委…………………………………………………………………………………………15
8、机关党委……………………………………………………………………………………16
9、党校…………………………………………………………………………………………17
10、人事处、人才办…………………………………………………………………………18
11、审计处……………………………………………………………………………………20
12、保卫处(保卫部、人武部)……………………………………………………………21
13、农博园……………………………………………………………………………………22
14、后勤管理处………………………………………………………………………………23
15、档案馆……………………………………………………………………………………24
16、图书馆……………………………………………………………………………………25
17、离退休工作处……………………………………………………………………………26
18、场站管理中心……………………………………………………………………………27
19、政研室(高等教育研究所)………………………………………………………28
20、校友会、教育发展基金会………………………………………………………………29
21、国际合作与交流处、国际学院…………………………………………………………30
22、学生工作处(学工部)…………………………………………………………………32
23、研究生院…………………………………………………………………………………33
24、教务处……………………………………………………………………………………34
25、就业指导中心……………………………………………………………………………36
26、成人教育学院……………………………………………………………………………37
27、体育部……………………………………………………………………………………38
28、科学技术发展研究院……………………………………………………………………39
29、科技推广处………………………………………………………………………………42
30、计划财务处………………………………………………………………………………43
31、资产经营公司……………………………………………………………………………45
32、出版社……………………………………………………………………………………47
33、基建规划处………………………………………………………………………………48
34、国有资产管理处…………………………………………………………………………52
35、各学院(系)……………………………………………………………………………54
二、西北农林科技大学档案归档部门档案代码编号………………………………………56
三、西北农林科技大学文件材料立卷方法和质量要求………………………………………57
四、西北农林科技大学归档文件整理规则……………………………………………………59
五、西北农林科技大学“南大之星”档案管理系统操作手册………………………………62
六、西北农林科技大学研究生学位档案整理规范……………………………………………75
七、西北农林科技大学本科生学籍档案管理规范……………………………………………87
八、西北农林科技大学档案移交归档制度……………………………………………………92
九、西北农林科技大学档案馆综合档案利用办法…………………………………………103
西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表
归档部门:
党委校长办公室
分类号
序号
类 目 名 称
保管期限
归档时间
一、党务综合(党委办公室)
DQ11
1
上级党组织关于党的建设的文件:
(1)针对本校的文件
(2)普发性方针政策性文件
(3)普发性一般文件
永久
长期
短期
次年3月
DQ11
2
党委全委会、常委及常委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件
永久
DQ11
3
党委综合性工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)
永久
DQ11
4
党委发布的决定、办法、指示、通报和通知
永久
DQ11
5
以党委名义召开的综合性工作会议材料
永久
DQ11
6
校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料
永久
DQ11
7
党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议的发言稿
永久
DQ11
8
党委工作简报、大事记
永久
DQ11
9
党群系统启用印章的文件及印模
永久
DQ11
10
党群系统重要统计材料
永久
DQ11
11
党组织表彰先进集体和个人的文件材料
(1)省、部级以上(含省、部级)
(2)省、部级以下
永久
长期
DQ11
12
党委各部、总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复
长期
分类号
序号
类 目 名 称
保管期限
归档时间
DQ11
13
党委保密、秘书工作的有关文件
长期
次年3月
DQ11
14
党委与有关机关联系、协商工作的来往文书
长期
DQ11
15
群众来信、来访材料
长期
DQ11
16
党委系统收、发文登记簿
长期
DQ11
17
党委办公室工作计划、总结、报告
长期
DQ11
18
党委办公室下发的通知、办法等文件
长期
SX
19
党委工作中形成的重要的声像材料
永久
SW
20
本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等
永久
随时
二、行政综合(校长办公室)
XZ11
1
上级有关高校行政管理的综合性文件
(1)针对本校的文件
(2)普发性方针政策性文件
(3)普发性一般文件
永久
长期
短期
次年3月
XZ11
2
全校性的规章制度
永久
XZ11
3
学校年度、学期工作计划、总结、报告
永久
XZ11
4
各院系、职能部门上报的年度工作总结、计划
永久
XZ11
5
校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要
永久
XZ11
6
校务委员会委员名单、会议记录、纪要
永久
XZ11
7
全校性的工作会议、座谈会文件材料
永久
XZ11
8
校领导在校内会议上的重要讲话及参加校外会议的发言稿
永久
XZ11
9
教育事业规划、计划及上级批复
永久
XZ11
10
全校性的工作调查材料和经验总结
永久
XZ11
11
学校学年报表、综合统计表、统计资料汇编
永久
XZ11
12
本校向上级的综合性请示及其批复:
(1)重要的
(2)一般的
永久
长期
分类号
序号
类 目 名 称
保管期限
归档时间
XZ11
13
各单位的请示及学校的批复
长期
XZ11
14
启用印章的文件及印模
永久
次年3月
XZ11
15
学校历史沿革、情况汇报、介绍材料
永久
XZ11
16
上级在本校召开的综合性工作会议材料:
(1)上级及本校领导在会上的讲话稿
(2)会议报告、总结、决议等文件
(3)会议简报、参考材料
长期
长期
短期
XZ11
17
上级领导来校视察工作形成的讲话稿、题词、谈话记录等文件材料
永久
XZ11
18
本校与上级领导、著名人士的来往函电材料
永久
XZ11
19
本校与国内外单位签订的综合性的合同、协议等材料
永久
XZ11
20
表彰先进集体和个人的文件材料
(1)省、部级以上(含省、部级)
(2)省、部级以下
永久
长期
XZ11
21
群众来信、来访材料
(1)有处理结果的
(2)其它的
长期
短期
XZ11
22
校长办公室工作计划、总结、报告
长期
XZ11
23
校长办公室印发的通知、通报、办法等文件
长期
XZ11
24
校园网络建设中形成的有关文件材料
长或短期
XZ11
25
学校行政系统收、发文登记簿
长期
XZ11
26
人民代表普选工作形成的重要文件材料
短期
SX
27
学校重大活动中形成的声像材料
永久
SW
28
本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等
永久
随时
29
其他需要归档保存的文件材料
西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表
归档部门:
纪委、监察
分类号
序号
类 目 名 称
保管期限
归档时间
一、纪检
DQ12
1
上级有关纪检工作的文件
(1)针对本校的文件
(2)普发性方针政策性文件
(3)普发性一般文件
永久
长期
短期
次年3月
DQ12
2
纪检工作计划、总结、报告、规章制度
永久
DQ12
3
有关纪检工作的请示、批复
永久或长期
DQ12
4
纪委会议记录、纪要
永久
DQ12
5
纪检工作调查材料及重要统计报表
永久
DQ12
6
纪检部门表彰先进集体和个人的文件材料
(1)省、部级以上(含省、部级)
(2)省、部级以下
永久
长期
DQ12
7
群众来信、来访材料
长期
SX
8
纪检工作中形成的重要的声像材料
永久
SW
9
本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等
永久
随时
10
其他需要归档保存的文件材料
二、监察
DQ12
1
上级有关监察工作的文件
(1)针对本校的文件
(2)普发性方针政策性文件
(3)普发性一般文件
永久
长期
短期
次年3月
DQ12
2
监察工作方面的规章制度
长期
DQ12
3
监察工作计划、总结、调查报告
长期
DQ12
4
监察工作统计年报及其他重要报表
长期
分类号
序号
类 目 名 称
保管期限
归档时间
DQ12
5
对教职工立案、调查、处理及复查材料
长期
次年3月
SX
6
监察工作中形成的重要的声像材料
永久
SW
7
本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等
永久
随时
8
其他需要归档保存的文件材料
西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表
归档部门:
党委组织部
分类号
序号
类 目 名 称
保管期限
归档时间
DQ13
1
上级关于组织工作的文件
(1)针对本校的文件
(2)普发性方针政策性文件
(3)普发性一般文件
永久
长期
短期
次年3月
DQ13
2
组织工作计划、总结、决定、报告、规章制度及重要调查材料
永久
DQ13
3
组织机构设置、变动文件材料
永久
DQ13
4
副处级以上干部任免、聘用文件材料
永久
DQ13
5
副处级以上干部名册
永久
DQ13
6
党组织统计年报表
永久
DQ13
7
校级干部培训材料
长期
DQ13
8
表彰先进党组织、优秀党员文件材料:
(1)省、部级以上(含省、部级)
(2)省、部级以下
永久
长期
DQ13
9
党代会材料:
(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会选举办法、选举结果和上级批复等。
(2)会议简报、会议情况、反映记录、小组会记录等
(3)参考文件;工作人员名单;工作证;代表证、列席证及选票式样
永久
长期
短期
DQ13
10
落实政策的有关文件材料
长期
分类号
序号
类 目 名 称
保管期限
归档时间
DQ13
11
组织部工作计划、总结、会议记录、纪要
长期
次年3月
DQ13
12
党总支、直属党支部改选报告及审批材料
长期
DQ13
13
党员名册及各党总支、直属党支部委员名册
长期
DQ13
14
出国人员政审材料
长期
DQ13
15
干部离休审批材料
长期
DQ13
16
发展新党员、预备党员转正名册
长期
DQ13
17
关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料
长期
DQ13
18
党组织关系介绍信存根及签收单
长期
DQ13
19
党费上缴及自存党费回单
长期
DQ13
20
党费收据存根
短期
SX
21
组织工作中形成的重要的声像材料
永久
SW
22
本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等
永久
随时
23
其他需要归档保存的文件材料
西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表
归档部门:
党委宣传部
分类号
序号
类 目 名 称
保管期限
归档时间
DQ14
1
上级关于宣传工作的文件
(1)针对本校的文件
(2)普发性方针政策性文件
(3)普发性一般文件
永久
长期
短期
次年3月
DQ14
2
宣传工作计划、决定、报告、通知和总结
永久
DQ14
3
教职工思想政治工作动态及调查材料
长期
DQ14
4
政治理论学习的决定、通知、计划、总结
长期
DQ14
5
反映学校重大活动的剪报、图表
长期
DQ14
6
宣传部门表彰先进集体和个人的文件材料
(1)省、部级以上(含省、部级)
(2)省、部级以下
永久
长期
DQ14
7
精神文明建设活动中形成的文件材料
长期
DQ14
8
普法教育工作中形成的文件材料
短期
CB12
9
《西北农林科技大学校报》年度合订本
永久
SX
10
宣传工作中形成的重要的声像材料
永久
SW
11
本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等
永久
随时
12
其他具有保存价值的文件材料
西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表
归档部门:
党委统战部
分类号
序号
类 目 名 称
保管期限
归档时间
DQ15
1
上级关于统战工作的文件
(1)针对本校的文件
(2)普发性方针政策性文件
(3)普发性一般文件
永久
长期
短期
次年3月
DQ15
2
统战工作计划、决定、报告、通知和总结
永久
DQ15
3
统战工作情况调查、典型材料、统计报表
永久
DQ15
4
本校各级人大代表、政协委员名单及推荐审批材料
永久
DQ15
5
台、港、澳和侨务工作材料
长期
DQ15
6
各民主党派成员和负责人名册及有关材料
长期
DQ15
7
统战工作重要会议记录及涉及本校的会议材料
长期
SX
8
统战工作中形成的重要的声像材料
永久
SW
9
本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等
永久
随时
10
其他具有保存价值的文件材料
西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表
归档部门:
工会
分类号
序号
类 目 名 称
保管期限
归档时间
DQ16
1
上级关于工会工作的文件
(1)针对本校的文件
(2)普发性方针政策性文件
(3)普发性一般文件
永久
长期
短期
次年3月
DQ16
2
工会工作计划、总结、报告、决定、重要通知及调查统计材料
永久
DQ16
3
教代会、会员代表大会文件材料
(1)大会通知、工作报告、议程、决议、总结、领导讲话稿、大会选举办法、选举结果和上级批复等。
(2)提案及办理情况、会议简报、记录等
(3)其它一般材料
永久
长期
短期
DQ16
4
表彰工会先进集体和个人的审批材料
(1)省、部级以上(含省、部级)
(2)省、部级以下
永久
长期
DQ16
5
处分会员的有关材料
长期
DQ16
6
工会委员会及各部门委员会会议记录、纪要、工作简报
长期
DQ16
7
工会组织的各种活动形成的重要文件材料
长期
DQ16
8
基层工会干部名册、会员名册
长期
DQ16
9
妇女工作材料
长期
DQ16
10
家属工作材料
长期
SX
11
工会工作中形成的重要的声像材料
永久
SW
12
本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等
永久
随时
13
其他具有保存价值的文件材料
西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表
归档部门:
团委
分类号
序号
类 目 名 称
保管期限
归档时间
DQ17
1
上级关于共青团工作的文件
(1)针对本校的文件
(2)普发性方针政策性文件
(3)普发性一般文件
永久
长期
短期
次年3月
DQ17
2
团代会文件材料
(1)大会通知、工作报告、议程、决议、总结、领导讲话稿、大会选举办法、选举结果和上级批复等
(2)会议简报、记录等
(3)其它一般材料
永久
长期
短期
DQ17
3
团委工作计划、报告、总结及规章制度
永久
DQ17
4
团委工作典型调查、统计材料
长期
DQ17
5
表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料
(1)省、部级以上(含省、部级)
(2)省、部级以下
永久
长期
DQ17
6
处分团员的材料及复查材料
长期
DQ17
7
批准入团、离团材料及名单
长期
DQ17
8
团干部名单
长期
DQ17
9
团员名册
长期
DQ17
10
学生会有关文件材料
长或短
DQ17
11
学生组织参与各种学会、社团的有关材料
长期
DQ17
12
团委牵头组织的重大活动的有关材料
长期
SX
13
团委工作中形成的重要的声像材料
永久
SW
14
本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等
永久
随时
15
其他具有保存价值的文件材料
西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表
归档部门:
机关党委
分类号
序号
类 目 名 称
保管期限
归档时间
DQ18
1
机关党委、各支部工作计划、总结、简报、统计表等文件材料
长期
次年3月
DQ18
2
机关党委支部换届改选形成的文件材料
长期
DQ18
3
机关党委支部表彰、奖励文件材料
长期
SX
4
机关党委工作中形成的重要的声像材料
永久
SW
5
本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等
永久
随时
6
其他具有保存价值的文件材料
西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表
归档部门:
党校
分类号
序号
类 目 名 称
保管期限
归档时间
DQ19
1
上级有关党校工作的文件
长期
次年3月
DQ19
2
党校工作的规章制度、通知等
长期
DQ19
3
党校工作计划、总结及统计等
长期
DQ19
4
各类培训班课程设置,培训计划、学员名单、考试成绩等
长期
SW
5
本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等
永久
随时
6
其它具有保存价值的文件材料
西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表
归档部门:
人事处、人才办
分类号
序号
类 目 名 称
保管期限
归档时间
XZ12
1
上级关于人事工作的文件:
(1)针对本校的文件
(2)普发性方针政策性的文件
(3)普发性一般文件
永久
长期
短期
次年3月
XZ12
2
人事工作计划、报告、总结、会议记录
永久
XZ12
3
关于机构编制的规划、计划、报告及上级批复
永久
XZ12
4
人事统计报表、统计资料汇编
永久
XZ12
5
教职工名册
永久
XZ12
6
教职工报到、离校登记册
永久
XZ12
7
关于校内机构设置、变化的文件材料
永久
XZ12
8
人事工作规章制度
长期
XZ12
9
表彰和奖励先进集体、个人的文件材料
(1)省、部级以上(含省、部级)
(2)省、部级以下
永久
长期
XZ12
10
处分教职工及复查、撤销处分的材料
长期
XZ12
11
教职工聘用、解聘、辞聘的有关文件材料
长期
XZ12
12
师资培养、管理工作计划、规定、总结
永久
XZ12
13
教师进修计划、安排、总结
长期
XZ12
14
教师工作量的规定及执行情况
长期
XZ12
15
教师业务考核材料
长期
XZ12
16
教职工评定、聘任专业技术职称审批材料
长期
XZ12
17
聘任校外人员为我校兼职、客座教授的有关文件材料
长期
XZ12
18
教职工工资调整文件材料、工资名册
长期
注:
XZ12-11人事处XZ12-12人才办
分类号
序号
类 目 名 称
保管期限
归档时间
XZ12
19
享受特殊津贴、补贴人员名单及有关材料
长期
次年3月
XZ12
20
教职工转正定级材料
长期
XZ12
21
教职工校内调动材料
长期
XZ12
22
教职工录用、调入的有关材料(包括转移行政、工资介绍信)
长期
XZ12
23
教职工调出的有关材料(包括转移行政、工资介绍信)
长期
XZ12
24
暂未落实的教职工商调材料
短期
XZ12
25
分配来校工作的复员、专业军人的有关材料
长期
XZ12
26
留校及毕业分配来校工作者的报到证
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