一般物资采购.docx

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一般物资采购

一般物资采购业务流程

1.目标

通过规范一般物资采购业务流程，确保采购业务按规定程序和适当授权进行，实现预期目标；确保采购与付款业务及其相关会计账目的核算真实、完整、规范，防止差错和舞弊；保证账实相符，财务会计报告合理揭示采购业务享有的折扣、折让；保证采购业务及其代理债务等符合国家有关法律法规和集团公司的管理规定。

2.风险

由于一般物资采购业务流程设计不合理或控制不当，可能导致采购物资及价格偏离目标要求，或上当受骗，出现舞弊和差错；可能导致会计核算多记、错记、漏记物资采购成本和应付账款以及其他应计负债，造成核算和反映不真实、不完整、不规范；可能导致采购业务处理违反国家有关规定而受到行政处罚或法律制裁。

3.业务流程步骤与控制点

3.1提出物资需用申请和编制请购计划

3.1.1需用单位根据生产经营、建设需要和预算，提出物资需用申请。

申请应明确所需物资的名称、规格、数量、技术质量标准与要求、交货时间等，经单位、部门领导审核后传/送有关技术和管理部门审核。

★3.1.2有关技术和管理部门根据生产经营预算或实际情况对物资需用申请的必要性、及时性进行审核，并将核准的物资需用申请传/送仓储部门。

★3.1.3仓储部门根据物资储备定额平衡库存后，提出意见并交有关管理部门编制物资请购计划，经部门领导审核后传/送采购部门。

3.2编制/录入、审定采购实施方案/订单

3.2.1采购部门根据物资请购计划编制/录入物资采购实施方案/订单，明确采购物资的具体数量、质量要求、交货期、采购及付款方式等，报部门领导签字后传/送财会部门审核。

★3.2.2经财会部门审核的采购实施方案/订单，属预算内且金额较少的一般正常采购即可启动采购程序，虽属预算内但金额较大或特殊采购必须报经分管业务的领导和总会计师共同审批后方可启动采购程序。

预算没有安排的应急物资，应将请购计划及审核部门的意见一并报送企业主要领导审批。

对金额重大（即对当年物资采购预算产生重大影响）的预算外采购业务，必须报企业办公会研究决定。

★3.2.3采购部门依据经审定的采购实施方案/订单向财会部门申请采购资金，编制资金计划。

需要选择确定采购价格及供应商的，执行相关程序。

3.3选择确定采购价格及供应商

3.3.1采购部门依据批准的物资采购实施订单和资金计划，通过询比价、招标、网上采购和公开采购信息等公平、透明的方式，并按集团公司物资采购的有关规定提出选择、确定采购价格和供应商的初步意见和方案，经部门领导审核后报授权领导审定。

★3.3.2需与供应商就价格、付款方式或供货质量及要求等进行谈判确定的，由采购、财会及相关技术部门等人员组成谈判组，提出初步意见，报授权领导审定后由采购部门牵头谈判。

★3.3.3授权领导审定物资采购的价格和供应商的选择方案。

大宗和重大的选择方案，应报企业办公会审定。

对集团公司要求实施统一采购的大宗或进口物资，应按集团公司的相关规定办理。

属招标采购范围的，应组织招标采购。

3.4签订采购合同

★3.4.1大宗、批量或比较重要的物资采购必须签订采购合同。

合同文本由采购部门拟订，传/送财会、法律或技术等有关部门/岗位审核。

★3.4.2财会、法律或技术等部门/岗位依据职责权限对合同有关条款进行认真审核，提出修改意见交拟订部门修改合同文本。

★3.4.3分管业务的领导和总会计师审定合同，交授权人员签订合同。

3.4.4企业将授权贸易人员和签约人员向贸易对手备案。

★3.4.5采购合同需要变更或提前终止时，应报原审批领导同意。

重大合同需报企业办公会研究同意。

3.5跟踪监督合同执行

★3.5.1采购部门采购人员、合同管理人员及有关部门在合同签订后，应当跟踪并监督合同的执行。

3.5.1.1物资采购、技术、设计等部门和需用部门对长周期关键重要设备、材料实行过程监造，确定监造方式，编制监造大纲，签订监造协议，落实监造责任人。

3.5.1.2采购人员按照采购合同中确定的制造周期、交货时间、工程项目网络进度计划落实催交催运措施，监督合同按期执行。

3.6采购物资验收入库

★3.6.1质检部门对到货物资进行质量检验，出具质量检验报告书传/送给采购、仓储部门。

★3.6.2采购部门编制/录入物资入库单或系统自动生成入库单（入库单应连续编号），仓储部门对到货物资进行外观和数量检验审核入库单，对符合合同要求的合格物资办理验收入库手续，并将入库验收单传/送给财会部门和采购部门分别审核编制入账（对未取得购货发票，财会部门应编制录入暂估入账会计凭证，待购货发票收到后经有关人员复核再作调整处理），经会计主管复核后过账；对检验不符合合同要求的物资，不得办理入库手续。

★3.6.3不合格物资由采购部门办理退货索赔事宜或提出折让方案，报授权部门或人员审批后进行处理。

3.7发票校验、货款支付及核算记账

★3.7.1财会部门对购货增值税发票进行校验认证（录入金税系统或到税务部门现场认证），未能通过发票认证的必须退回重新开具。

将校验审核后的发票、采购合同、货物入库验收单等信息录入系统中生成会计凭证或编制/录入会计凭证，经会计主管复核后过账。

3.7.2采购部门根据采购合同规定的货款支付方式及合同执行情况，提出采购资金支付申请，填制付款申请单并附采购合同、验收单据等付款依据，经采购部门领导审核签字后传/送到财会部门办理货款支付和结算手续。

★3.7.3财会部门收到采购部门的货款支付申请，首先要对采购合同、购货发票、货物入库验收单等进行审核，同时对应付、预付账款和分期付款等付款约定，以及采购享有的折扣和折让等进行审核，在审核确认无违反合同、程序和其他问题的情况下，编制/录入付款会计凭证和填制银行付款单据，经会计主管复核、财会部门负责人审核签字后付款入账。

若需提前付款、更改合同约定条件的以及金额较大的，按规定权限报批。

★3.7.4月末财会部门与采购部门对采购预付款、备用金以及未结算的货款进行核对，发现问题及时报告并查明原因和处理。

享有采购折扣或折让的，应在会计报表中恰当披露。

★3.7.5季末或半年末，仓储部门和有关资产管理部门必须对存货等实物资产进行盘点。

财会部门应当派人监督盘点。

★3.7.6企业财会和采购部门应定期与客户核对确认应付、预付账款，发现问题及时查明原因和处理。

3.8清理、关门合同

3.8.1合同执行完毕后，采购部门应对合同执行情况进行清理、关门，并建立客户信用档案。

3.8.2采购部门将合同清理和客户信用情况反馈给财会部门。

一般物资采购业务流程表

业务流程及控制点

权重

控制风险说明

不相容职务／岗位

授权及要求

3.1提出物资需用申请和编制请购计划

3.1.1需用单位根据生产经营、建设需要和预算，提出物资需用申请。

申请应明确所需物资的名称、规格、数量、技术质量标准与要求、交货时间等，经单位、部门领导审核后传/送有关技术和管理部门审核。

★3.1.2有关技术和管理部门根据生产经营预算或实际情况对物资需用申请的必要性、及时性进行审核，并将核准的物资需用申请传传/送仓储部门。

★3.1.3仓储部门根据物资储备定额平衡库存后，提出意见并交有关管理部门编制物资请购计划，经部门领导审核后传/送采购部门。

3.2编制/录入、审定采购实施方案/订单

3.2.1采购部门根据物资请购计划编制/录入物资采购实施方案/订单，明确采购物资的具体数量、质量要求、交货期、采购及付款方式等，报部门领导签字后传/送财会部门审核。

★3.2.2经财会部门审核的采购实施方案/订单，属预算内且金额较少的一般正常采购即可启动采购程序，虽属预算内但金额较大或特殊采购必须报经分管业务的领导和总会计师共同审批后方可启动采购程序。

预算没有安排的应急物资，应将请购计划及审核部门的意见一并报送企业主要领导审批。

对金额重大（即对当年物资采购预算产生重大影响）的预算外采购业务，必须报企业办公会研究决定。

★3.2.3采购部门依据经审定的采购实施方案/订单向财会部门申请采购资金，编制资金计划。

需要选择确定采购价格及供应商的，执行相关程序。

3.3选择确定采购价格及供应商

3.3.1采购部门依据批准的物资采购实施订单和资金计划，通过询比价、招标、网上采购和公开采购信息等公平、透明的方式，并按集团公司物资采购的有关规定提出选择、确定采购价格和供应商的初步意见和方案，经部门领导审核后报授权领导审定。

★3.3.2需与供应商就价格、付款方式或供货质量及要求等进行谈判确定的，由采购、财会及相关技术部门等人员组成谈判组，提出初步意见，报授权领导审定后由采购部门牵头谈判。

★3.3.3授权领导审定物资采购的价格和供应商的选择方案。

大宗和重大的选择方案，应报企业办公会审定。

对集团公司要求实施统一采购的大宗或进口物资，应按集团公司的相关规定办理。

属招标采购范围的，应组织招标采购。

3.4签订采购合同

★3.4.1大宗、批量或比较重要的物资采购必须签订采购合同。

合同文本由采购部门拟订，传/送财会、法律或技术等有关部门/岗位审核。

★3.4.2财会、法律或技术等部门/岗位依据职责权限对合同有关条款进行认真审核，提出修改意见交拟订部门修改合同文本。

★3.4.3分管业务的领导和总会计师审定合同，交授权人员签订合同。

3.4.4企业将授权贸易人员和签约人员向贸易对手备案。

★3.4.5采购合同需要变更或提前终止时，应报原审批领导同意。

重大合同需报企业办公会研究同意。

3.5跟踪监督合同执行

★3.5.1采购部门采购人员、合同管理人员及有关部门在合同签订后，应当跟踪并监督合同的执行。

3.5.1.1物资采购、技术、设计等部门和需用部门对长周期关键重要设备、材料实行过程监造，确定监造方式，编制监造大纲，签订监造协议，落实监造责任人。

3.5.1.2采购人员按照采购合同中确定的制造周期、交货时间、工程项目网络进度计划落实催交催运措施，监督合同按期执行。

3.6采购物资验收入库

★3.6.1质检部门对到货物资进行质量检验，出具质量检验报告书传/送给采购、仓储部门。

★3.6.2采购部门编制/录入物资入库单或系统自动生成入库单（入库单应连续编号），仓储部门对到货物资进行外观和数量检验审核入库单，对符合合同要求的合格物资办理验收入库手续，并将入库验收单传/送给财会部门和采购部门分别审核编制入账（对未取得购货发票，财会部门应编制录入暂估入账会计凭证，待购货发票收到后经有关人员复核再作调整处理），经会计主管复核后过账；对检验不符合合同要求的物资，不得办理入库手续。

★3.6.3不合格物资由采购部门办理退货索赔事宜或提出折让方案，报授权部门或人员审批后进行处理。

3.7发票校验、货款支付及核算记账

★3.7.1财会部门对购货增值税发票进行校验认证（录入金税系统或到税务部门现场认证），未能通过认证的必须退回重新开具。

将校验审核后的发票、采购合同、货物入库验收单等信息录入系统中生成会计凭证或编制/录入会计凭证，经会计主管复核后过账。

3.7.2采购部门根据采购合同规定的货款支付方式及合同执行情况，提出采购资金支付申请，填制付款申请单并附采购合同、验收单据等付款依据，经采购部门领导审核签字后传/送到财会部门办理货款支付和结算手续。

★3.7.3财会部门收到采购部门的货款支付申请，首先要对采购合同、购货发票、货物入库验收单等进行审核，同时对应付、预付账款和分期付款等付款约定，以及采购享有的折扣和折让等进行审核，在审核确认无违反合同、程序和其他问题的情况下，编制/录入付款会计凭证和填制银行付款单据，经会计主管复核、财会部门负责人审核签字后付款入账。

若需提前付款、更改合同约定条件以及金额较大的，按规定权限报批。

★3.7.4月末财会部门与采购部门对采购预付款、备用金以及未结算的货款进行核对，发现问题及时报告并查明原因和处理。

享有采购折扣或折让的，应在会计报表中恰当披露。

★3.7.5季末或半年末，仓储部门和有关资产管理部门必须对存货等实物资产进行盘点。

财会部门应当派人监督盘点。

★3.7.6企业财会和采购部门应定期与客户核对确认应付、预付账款，发现问题及时查明原因和处理。

3.8清理、关闭合同

3.8.1合同执行完毕后，采购部门应对合同执行情况进行清理、关闭，并建立客户信用档案。

3.8.2采购部门将合同清理和客户信用情况反馈给财会部门。

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确保物资需用申请属单位、部门行为，单位、部门领导对此负责。

防止越级上报。

确保物资需求申请符合生产经营需要，具有必要性、合理性，防止不切实际随意申报占压资金。

确保合理库存和库存物资充分利用，确保物资请购计划经济合理，防止采购过量或不足造成库存物资积压或影响正常生产经营，造成损失。

确保物资请购计划、物资采购实施方案/订单属部门行为，部门领导对编制质量负责。

确保预算内金额较大或特殊采购或预算没有安排的应急物资采购事项和行为得到严格控制，防止差错、漏洞或舞弊。

确保采购资金计划及时合理，符合采购实施方案的要求。

防止由于资金原因影响采购合同的履行。

确保部门提出的采购价格和供应商的初步意见和方案符合集团公司的规定，防止暗箱操作存在舞弊或腐败等损公肥私行为。

确保谈判价格、付款方式或供货质量及要求等确定合理，防止由谈判小组或个人随意决定。

确保物资采购的价格和供应商特别是大宗和重大采购价格和供应商的选择适当，防止决策不当导致采购成本过高或物资质量存在问题形成纠纷和损失。

确保大宗、批量或比较重要的物资采购行为规范进行，防范采购风险。

确保法律各方面的条款制定完善，防范法律方面的风险。

确保采购合同不存在漏洞，符合企业的利益和采购要求。

防止管理上出现漏洞，防范虚假合同。

确保合同的严肃性，防止随意变更合同导致违约损失。

确保合同严格履行，防止因合同执行不力影响企业的生产建设或承担违约责任。

确保关键重要设备、材料的制造符合合同规定要求。

确保长周期制造物资的交货时间符合合同要求。

确保到货物资质量符合合同规定，防止不合格物资被验收入库。

确保到货物资的外观和数量符合合同规定，防止外观不合格或数量不准确的货物被验收入库。

确保合格入库物资及时、正确入账，防止出现账务差错。

确保不合格物资的处理办法恰当，防止采购人员随意处理影响企业形象或形成不必要的纠纷。

确保购货增值税发票真实，防范虚假发票；确保采购业务的账务处理正确无误，防止出现差错。

确保货款支付符合合同规定且金额正确无误。

确保货款支付符合要求，防范资金支付风险。

确保付款业务的账务处理正确无误，防止差错。

确保采购付款和备用金账目正确无误，防止账目不符或结算不及时。

确保采购折扣或折让恰当披露。

确保账实相符，防止账目反映不实，防止盘点结果不实。

确保应付、预付账款正确无误，防止多记、错记、漏记应付、预付账款。

确保合同执行完毕后及时清理，并建立客户信用档案。

确保及时清理相关账目，并加强客户信用管理。

需用申请与审核分离。

请购计划编制与采购实施方案/订单编制分离。

采购实施方案/订单编制与审核、审定分离。

谈判方案的拟定与审定分离。

谈判小组不能由一个部门人员组成。

合同草拟与审核、审定分离。

贸易人员与签约人员分离。

合同监督与执行分离。

采购人员与检验人员分离。

采购、检验与记账分离。

编制/录入凭证、记账与复核分离。

退货索赔或折让方案的提出与审定分离。

付款申请人与付款审批人分离。

付款与付款审核、记账分离。

业务经办与审核分离。

对账与记账分离。

盘点与监盘分离。

总体要求：

企业应当制定物资采购管理配套办法，明确物资采购业务所涉及部门/岗位的工作职责和权限，明确物资采购价格的决策程序及审批权限，明确货款支付的审核、审批权限，明确重大或特殊业务的处理审批权限，明确违反本业务流程或决策程序应承担的责任等。

3.2.2单笔采购金额超过年度采购预算总额10%的采购方案/订单由直属企业经理（厂长）办公会审批；预算没有安排的应急物资、单笔采购金额占年度采购预算总额5%至10%的采购方案/订单由直属企业经理（厂长）审批；预算内单笔采购金额占年度采购预算总额5%以下或特殊采购方案/订单由直属企业分管副经理（副厂长）和总会计师共同审批。

3.3.3集团总部物资采购管理部门确定总部集中采购的价格和供应商；直属企业经理（厂长）办公会审定单笔采购金额占年度采购预算总额10%以上的企业自行采购价格和供应商；直属企业经理（厂长）审定企业单笔采购金额占年度采购预算总额5%～10%的企业自行采购价格和供应商；直属企业分管副经理（副厂长）审定企业单笔采购金额占年度采购预算总额5%以下的企业自行采购价格和供应商。

3.4.3总部物资采购管理部门主任审批总部直接集中采购单笔金额≥1000万元的合同，副主任审批总部直接集中采购单笔金额<1000万元的合同；直属企业经理（厂长）审定单笔采购金额占年度采购预算总额10%以上的合同；直属企业分管副经理（副厂长）审定单笔采购金额占年度采购预算总额10%以下的合同。

3.7.3预算内付款审批权限由直属企业经理（厂长）书面授权确定。