31全宗卷整理方法及示例.docx
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31全宗卷整理方法及示例.docx
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31全宗卷整理方法及示例
【档案目标管理指导文本第三批:
档案编研资料(3-1)】
全宗卷整理方法及示例
云浮市档案局监督指导科
2007年9月
一个机关、组织或个人在社会活动中形成的档案的有机整体(一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体)。
苏联对全宗的新解释为“彼此具有历史联系和逻辑联系的交由国家保管的文件综合体”。
这一综合体包括机关(企业、团体、个人)档案全宗、联合全宗、档案汇集、科技文件综合体等。
全宗,法文fonds,最先是法国作为对档案馆内档案分类的原则而应用的,在1841年4月24日颁布的《各省和各地区档案整理和分类基本条例》中首次提出,后为许多国家采用,逐渐成为国际范围内档案学通用的术语。
fonds一词,原为“基金”、“贮量”、“库藏”等意,用于档案学有时附加限定词,如俄文архивныйфонд(档案全宗)。
中国曾有“档案群”和音译“芬特”等用法,1955年后全国统一改为“全宗”。
在汉语中,“宗”本为祖庙、族系以及类别、批量的意思,因而惯称相关事件的一组文书,以至泛称档案,均谓卷宗。
“全宗”的字面意义,就是全部卷宗。
全宗构成条件和立档单位 在通常情况下,一个独立从事活动的单位,如一个机关、一个工厂、一个学校所形成的档案应该组成一个全宗;机关内部的组织机构如业务处、科、室所形成的档案则作为相应全宗的组成部分。
形成全宗的机关单位称为“全宗构成者”,在中国又称为“立档单位”。
确定档案全宗划分的界限,即研究拥有档案的机构能否成为一个立档单位,通常被称为全宗构成者的条件,或立档单位的条件。
立档单位的主要标志是它们在工作上、组织上和财务上是否具有一定的独立性。
一般具备下列条件的机构就是立档单位,它所形成的档案即构成全宗:
①可以独立行使职权,并能主要以自己的名义单独对外行文;②是一个会计单位或经济核算单位,自己可以编造预算或财务计划;③设有管理人事的机构或人员,并有一定的人事任免权。
上述三个方面往往互相依存,也有时并不完全具备,其中以第一条作为最基本的标志和主要条件。
立档单位确定之后,对整理完毕的每个档案全宗,均标明立档单位的名称,如“××省教育厅全宗”,并编予一个全宗号。
补充:
1.整个宗族。
2.机关﹑企业﹑事业单位或人民公社在工作或生产活动中形成的全部档案。
定义
全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的,能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。
内容
包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、档案管理新技术应用等方面的材料。
简言
全宗卷就是档案之档案。
换言之,就是管理档案形成的档案。
件号
全宗卷名称
备注
1
全宗指南
档案利用
2
大事记
档案利用
3
组织沿革
档案利用
4
档案管理制度汇编
档案整理
5
档案移交、接收文据
档案收集
6
历年立卷说明、归档说明
档案整理
7
档案机构文件(成立档案室、档案工作领导小组、鉴定小组的通知)、销毁请示、批复、分析报告等
档案鉴定
8
档案销毁清册(如有,归入全宗卷)
档案鉴定
9
温湿度记录簿(已记录满的才归全宗卷,未记录满的暂不归入全宗卷)
档案保管
10
库藏档案状况检查记录(已记录满的才归全宗卷,未记录满的暂不归入全宗卷)
档案保管
11
档案库房防虫药物投放更换记录(已记录满的才归全宗卷,未记录满的暂不归入全宗卷)
档案保管
12
档案管理台帐(含档案数量、设备设施、档案人员情况、档案人员名册、档案图书资料利用情况的统计表等)、年报表、或上报有关报表
档案统计
13
档案利用效果登记簿(已记录满的才归全宗卷,未记录满的暂不归入全宗卷)
档案利用
14
档案利用实例
档案利用
15
基础数字汇编
档案利用
16
档案软件系统使用指南等、档案软件系统升级记录等
档案管理
新技术应用
注:
以上顺序为一般常规顺序,以后若有新材料增加,其件号可接续已编件号的全宗卷最后一件的件号续编件号。
中华人民共和国行业标准
全宗卷规范DA/T12-1994
(1995年6月12日国家档案局批准1995年10月1日实施)
1主题内容与适用范围
1.1全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的,能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。
1.2本规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理方法。
1.3本规范适用于各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构(以下统称档案室)。
2引用标准
DA/T1-92档案工作基本术语
GB9705-88文书档案案卷格式
3全宗卷编制原则
3.1档案馆(室)对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。
3.2全宗卷的各种文件材料,包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。
3.3全宗卷内的文件材料,应按照其固有的特点,保持文件材料间的有机联系,反映全宗管理的历史面貌,以便于保管和利用。
4全宗卷的主要内容
4.1档案收集:
档案交接文据、移交目录,接收、征集记录,档案来源和价值说明等。
4.2档案整理:
整理工作方案、分类方案(注:
即档案管理制度汇编)、案卷目录说明(注:
即立卷说明、归档说明)、整理工作小结等。
4.3档案鉴定:
鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。
4.4档案保管:
档案安全检查记录、报告,重点档案采取的特殊保护措施,档案的抢救与修复情况报告等(注:
包括库藏档案状况检查记录、档案库房防虫药物投放更换记录、档案库房温湿度记录本)。
4.5档案统计:
档案收进、移出登记,案卷基本情况统计和重要的利用统计表(注:
即档案管理统计台帐)等。
4.6档案利用:
全宗指南(全宗介绍),开放利用和控制使用范围说明,档案汇编和公布出版情况及报批文件,档案产生社会效益或经济效益的典型事例(注:
即档案利用实例、组织沿革、大事记、基础数字汇编)等。
4.7档案管理新技术的应用:
缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料(注:
即档案管理软件使用说明书等)。
5全宗卷的整理
5.1全宗卷内文件材料,是随全宗管理的延续而逐渐增加的,平时必须注意积累,把全宗管理中产生的文件材料,先归人预设的卷夹内,文件材料积累到一定数量时,及时进行整理组卷,数量较多的可设分卷。
5.2整理组卷时,必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值,对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。
5.3卷内文件材料按问题—时间进行系统排列,排列顺序为:
全宗指南(全宗介绍)、立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料,在此基础上编制卷内目录。
5.4卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号,装订后装入卷盒。
其封面、封底尺寸长×宽为260mm×185mm(注:
也可以用297mm×210mm即A4型规格),封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者(见图1)。
5.5卷盒外形尺寸长×宽为310mm×220mm,其高度可根据需要分别设置30mm、40mm的规格(见图2)。
卷盒面、脊印“全宗卷”三字,并分别著录全宗号、全宗名称和编制日期(图3)。
6全宗卷的管理
6.1档案馆形成的全宗卷集中保管,按全宗号顺序排列编制全宗卷目录。
全宗卷内文件材料过多时,可分装数盒,形成若干分卷,并在全宗号后加短横和分卷序号,如:
50-1、50-2。
卷内文件材料封面的全宗号也应与之相一致。
6.2馆藏全宗采取分若干个部类(如按政权性质等)管理的,可按部类分别排序,编制全宗卷目录,相对集中保管。
6.3档案室和馆藏全宗极少的档案馆,其形成的全宗卷,可置于每个全宗排列的卷首。
6.4全宗向档案馆或向有关单位移交时,其全宗卷亦随同移交。
附加说明:
本标准由全国档案工作标准化技术委员会提出。
本标准起草单位:
湖北省档案馆。
本标准起草人:
孙振涛葛成芬冯玉江吕炎生
(注:
文中括注并加下划线部分为云浮市档案局添加。
)
全宗卷案卷目录(示例)
全宗卷案卷目录
全宗号:
4
件号
题名
时间
责任者
页
数
卷内
目录
页次
备
注
档案室编
档案馆编
1
《中国人民政治协商会议云浮市委员会全宗指南》
(1994—2006)
2007
10
17
政协云浮市委综合档案室
28
2
《中国人民政治协商会议云浮市委员会大事记》
(1994—2006)
2007
10
17
政协云浮市委综合档案室
86
3
《中国人民政治协商会议云浮市委员会组织沿革》
(1994—2006)
2007
10
17
政协云浮市委综合档案室
43
4
《中国人民政治协商会议云浮市委员会档案管理制度汇编》
2007
10
17
政协云浮市委综合档案室
128
5
中国人民政治协商会议云浮市委员会文书档案
立卷说明(1994—2004)、归档说明(2005—2006)
2007
10
17
政协云浮市委综合档案室
61
6
中国人民政治协商会议云浮市委员会成立档案机构有关文件
2007
10
17
政协云浮市委综合档案室
11
7
《档案库房温湿度记录本》(1994年12月1日—2005年12月31日)
2007
10
17
政协云浮市委综合档案室
171
8
中国人民政治协商会议云浮市委员档案管理台帐(1994—2006)
2007
10
17
政协云浮市委综合档案室
5
9
《档案利用效果登记簿》(1994—2006)
2007
10
17
政协云浮市委综合档案室
42
10
《档案利用实例》(1994—2006)
2007
10
17
政协云浮市委综合档案室
12
全宗卷案卷目录(示例)
全宗卷案卷目录
全宗号:
4
件号
题名
时间
责任者
页
数
卷内
目录
页次
备
注
档案室编
档案馆编
11
《基础数字汇编》(1994—2006)
2007
10
17
政协云浮市委综合档案室
76
12
DARMS文件档案资料综合管理系统使用指南
2007
10
17
政协云浮市委综合档案室
39
13
档案(资料)进馆登记表
2007
10
17
政协云浮市委综合档案室
1
全宗卷封面(示例)
全宗号
件号
4
1
全宗名称
中国人民政治协商会议云浮市委员会
全宗卷
文件题名
《中国人民政治协商会议云浮市委员会全宗指南》
(1994—2006)
时间:
2007年10月17日
责任者:
中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室
全宗卷卷内文件目录(示例)
全宗号
件号
4
档案室编
1
档案馆编
全宗卷卷内文件目录
顺
序
号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
1
政协云浮市委综合档案室
《中国人民政治协商会议云浮市委员会全宗指南》(1994—2006)
2007
-8-
30
1
/
28
全宗卷封面(示例)
全宗号
件号
4
2
全宗名称
中国人民政治协商会议云浮市委员会
全宗卷
文件题名
《中国人民政治协商会议云浮市委员会大事记》
(1994—2006)
时间:
2007年10月17日
责任者:
中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室
全宗卷卷内文件目录(示例)
全宗号
件号
4
档案室编
2
档案馆编
全宗卷卷内文件目录
顺
序
号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
1
政协云浮市委综合档案室
《中国人民政治协商会议云浮市委员会大事记》(1994—2006)
2007
-9-
1
1
/
86
全宗卷封面(示例)
全宗号
件号
4
3
全宗名称
中国人民政治协商会议云浮市委员会
全宗卷
文件题名
《中国人民政治协商会议云浮市委员会组织沿革》
(1994—2006)
时间:
2007年10月17日
责任者:
中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室
全宗卷卷内文件目录(示例)
全宗号
件号
4
档案室编
3
档案馆编
全宗卷卷内文件目录
顺
序
号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
1
政协云浮市委综合档案室
《中国人民政治协商会议云浮市委员会组织沿革》(1994—2006)
2007
-7-
21
1
/
43
全宗卷封面(示例)
全宗号
件号
4
4
全宗名称
中国人民政治协商会议云浮市委员会
全宗卷
文件题名
《中国人民政治协商会议云浮市委员会档案管理制度汇编》
时间:
2007年10月17日
责任者:
中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室
全宗卷卷内文件目录(示例)
全宗号
件号
4
档案室编
4
档案馆编
全宗卷卷内文件目录
顺
序
号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
1
政协云浮市委综合档案室
《中国人民政治协商会议云浮市委员会档案管理制度汇编》(1994—2006)
2007
-8-
30
1
/
128
全宗卷封面(示例)
全宗号
件号
4
5
全宗名称
中国人民政治协商会议云浮市委员会
全宗卷
文件题名
中国人民政治协商会议云浮市委员会文书档案
立卷说明(1994—2004)、归档说明(2005—2006)
时间:
2007年10月17日
责任者:
中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室
全宗卷卷内文件目录(示例)
全宗号
件号
4
档案室编
5
档案馆编
全宗卷卷内文件目录
顺
序
号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
1
政协云浮市委综合档案室
政协云浮市委员会1994年度文书档案立卷说明
1995
-5-
8
1
2
政协云浮市委综合档案室
政协云浮市委员会1995年度文书档案立卷说明
1996
-5-
8
5
3
政协云浮市委综合档案室
政协云浮市委员会1996年度文书档案立卷说明
1997
-5-
8
9
4
政协云浮市委综合档案室
政协云浮市委员会1997年度文书档案立卷说明
1998
-5-
8
14
5
政协云浮市委综合档案室
政协云浮市委员会1998年度文书档案立卷说明
1999
-5-
8
19
6
政协云浮市委综合档案室
政协云浮市委员会1999年度文书档案立卷说明
2000
-5-
8
23
7
政协云浮市委综合档案室
政协云浮市委员会2000年度文书档案立卷说明
2001
-5-
8
27
8
政协云浮市委综合档案室
政协云浮市委员会2001年度文书档案立卷说明
2002
-5-
8
32
9
政协云浮市委综合档案室
政协云浮市委员会2002年度文书档案立卷说明
2003
-5-
8
37
10
政协云浮市委综合档案室
政协云浮市委员会2003年度文书档案立卷说明
2004
-5-
8
43
全宗卷卷内文件目录(示例)
全宗号
件号
4
档案室编
5
档案馆编
全宗卷卷内文件目录
顺
序
号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
11
政协云浮市委综合档案室
政协云浮市委员会2004年度文书档案立卷说明
2005
-5-
8
47
12
政协云浮市委综合档案室
政协云浮市委员会2005年度文书档案归档说明
2006
-5-
8
54
13
政协云浮市委综合档案室
政协云浮市委员会2006年度文书档案归档说明
2007
-5-
8
57
/
61
全宗卷封面(示例)
全宗号
件号
4
6
全宗名称
中国人民政治协商会议云浮市委员会
全宗卷
文件题名
中国人民政治协商会议云浮市委员会成立档案机构有关文件
时间:
2007年10月17日
责任者:
中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室
全宗卷卷内文件目录(示例)
全宗号
件号
4
档案室编
6
档案馆编
全宗卷卷内文件目录
顺
序
号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
1
政协云浮市委办公室
关于成立综合档案室的通知
2002
-8-
30
1
2
政协云浮市委办公室
关于成立档案工作领导小组的通知
2002
-8-
30
3
3
政协云浮市委办公室
关于成立档案鉴定工作小组的通知
2002
-8-
30
5
4
政协云浮市委办公室
关于调整档案鉴定工作小组的通知
2006
-8-
30
9
/
11
全宗卷封面(示例)
全宗号
件号
4
7
全宗名称
中国人民政治协商会议云浮市委员会
全宗卷
文件题名
《档案库房温湿度记录本》
(1994年12月1日—2005年12月31日)
时间:
2007年10月17日
责任者:
中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室
全宗卷卷内文件目录(示例)
全宗号
件号
4
档案室编
7
档案馆编
全宗卷卷内文件目录
顺
序
号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
1
政协云浮市委综合档案室
档案库房温湿度记录本(1994年12月1日—1996年12月31日)
1997
-12-
31
1
2
政协云浮市委综合档案室
档案库房温湿度记录本(1997年1月1日—1999年12月31日)
1999
-12-
31
43
3
政协云浮市委综合档案室
档案库房温湿度记录本(2000年1月1日—2002年12月31日)
2002
-12-
31
85
4
政协云浮市委综合档案室
档案库房温湿度记录本(2003年1月1日—2005年12月31日)
2005
-12-
31
127
/
171
全宗卷封面(示例)
全宗号
件号
4
8
全宗名称
中国人民政治协商会议云浮市委员会
全宗卷
文件题名
中国人民政治协商会议云浮市委员档案管理台帐
(1994—2006)
时间:
2007年10月17日
责任者:
中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室
全宗卷卷内文件目录(示例)
全宗号
件号
4
档案室编
8
档案馆编
全宗卷卷内文件目录
顺
序
号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
1
政协云浮市委综合档案室
综合档案室存档案数量统计台帐(1994-2006)
2007
-8-
30
1
2
政协云浮市委综合档案室
档案室设备设施统计台帐(1994-2006)
2007
-8-
30
2
3
政协云浮市委综合档案室
档案人员情况统计台帐(1994-2006)
2007
-8-
30
3
4
政协云浮市委综合档案室
档案人员名册(1994-2006)
2007
-8-
30
4
5
政协云浮市委综合档案室
档案室档案、图书资料利用情况统计台帐(1994-2006)
2007
-8-
30
5
/
5
全宗卷封面(示例)
全宗号
件号
4
9
全宗名称
中国人民政治协商会议云浮市委员会
全宗卷
文件题名
《档案利用效果登记簿》(1994—2006)
时间:
2007年10月17日
责任者:
中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室
全宗卷卷内文件目录(示例)
全宗号
件号
4
档案室编
9
档案馆编
全宗卷卷内文件目录
顺
序
号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
1
政协云浮市
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- 31 全宗卷 整理 方法 示例