OA办公系统需求分析文档.docx

OA办公系统需求分析文档.docx

《OA办公系统需求分析文档.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《OA办公系统需求分析文档.docx（17页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

OA办公系统需求分析文档

办公系统需求分析

引言

目的

该说明书的编写目的是为了使用户和软件开发方对该系统应具有的功能达成共识，该文档将指导OA系统的开发工作。

预期读者是开发小组成员及各部门经理。

背景

本项目的全称：

办公自动化管理系统，简称OA系统。

该系统为XX公司内部使用，开发目的是为了知识化管理企业内部，提高企业的运作效率、节省企业的办公费用、全面提升企业的核心竞争力而设计。

本需求分析，可能问题分析较浅，设计深度的不足可在后期的概要设计中补充。

用户:

XX公司全体员工

设计方:

XX公司技术部

任务概述

目标

随着网络的高速发展，网络OA系统逐渐受到关注。

一些大型企业集团正致力于实现高层次的网络办公自动化，这将为他们节省大量的人力资源以及大量的办公费用，从而大幅度提高办公效率。

我们将结合本公司具体需求，开发一款适合我公司使用的办公系统，

该系统主要实现目标：

主要实现目标：

a、企业内各种信息资源的共享；

b、加强员工间的交流、提高整体工作效率；

c、为领导提供各种有用数据，方便领导对公司情况的及时了解、提供决策支持；

d、提供各种工作记录，以备事后查询；

e、提供上级对下级或者其他部门相关人员对本部门员工的部分信息查看，提供绩效考核依据。

用户特点

本OA办公系统的最终用户是薄荷时尚全体员工和相关管理人员，操作人员需要有一定的计算机操作基础，系统管理员不仅要有一定的计算机基础，还要求有一定的网络管理经验。

假定和约束

用户全部基于浏览器的使用方式是最为流行的B/S模式，通过IE浏览器，即可进入系统的登录界面，方便用户使用，降低了系统维护的工作量。

完善的用户登录及安全机制，登陆系统提供用户名和口令后才能访问系统,保证系统的安全性。

人员权限集中设置：

系统可以将人员根据其岗位职责和职务划分成不同用户群，从而按业务需求和使用权限进行分类。

运行环境

硬件环境

软件环境

运行环境

a．操作系统：

window/linux

b．数据库系统：

mysql5.x

b．编程语言：

php5.x版本

c．其他软件：

php+mysql+apache/ngix、IE6.x

系统运行方式

本系统为独立运行的程序，采用http协议，可与其他同协议的组件挂接。

系统需求描述

系统功能简介

系统分为个人办公、通讯管理、行政办公、信息管理、人事管理、任务管理、文档管理、工作流程、公文管理、系统设置几大部分。

系统层次结构图如下：

系统一般性规定

数据精度

数据精度见数据库定义。

安全性规定

软件功能模块描述

系统用户的权限分为5类，分别是员工级、主管级、部门经理、公司高管、超级用户。

员工级

有个人办公、个人设置的全部权限，信息交互、资源管理、事务处理的部分权限。

员工所在部门不同，其权限也有所不同。

主管级

这部分权限是分配给主管级别员工的。

这个级别的权限除拥有员工级别的所有权限外，还包括部门的部分权限，可以查看其下级员工的日程安排、已完成工作情况和工作日记并可以委托其下属员工为其工作。

项目经理

这部分权限是分配给部门领导的。

这个级别的权限除员工级的所有权限外，还包括部门办公的全部权限。

这一级别权限的员工可以查看其所属部门员工的日程安排、已完成工作情况和工作日记并可以委托其部门员工为其工作。

公司高管

这部分权限是分配给公司领导的。

公司领导除拥有系统设置外的全部权限。

还可以查看所有员工的日程安排、已完成工作情况和工作日志并可以委托其他员工为其工作。

超级用户

可以有系统设置的权限，对系统日常操作进行维护和管理。

系统功能

用户的具体权限按员工所在部门和岗位具体分配。

个人办公

此系列模块主要起辅助工作的作用，是全体员工工作的好助手。

个人设置

设置个人信息；查看设置用户个人密码；修改用户的姓名、联系方式等基本信息。

待办事宜

待办事宜模块集中了用户当前需办理的工作和需处理的事务。

包括系统大部分模块，如邮件、消息、日程安排、办文、阅文等；用户登录系统后，各类待办事宜分别列出，点击相应链接即可进入相应页面办理，起到引导用户完成工作的作用。

日程安排

可以按日、周、月计划自己的工作内容，清楚的查看未完成，要完成，待完成的各项任务的内容，状态和时间，方便个人用户统筹安排工作，方便领导安排监督下属工作任务，主要包括如下功能：

设置各种类型的个人日程，并以日历方式按天和按周两种方式查看；授权用户也可给他人安排日程；可显示农历。

工作日志

基于网络的工作日志系统，可设为私有，限制，公共三类级别，分别供自己，部门领导，全部人员查看。

便于个人总结，便于上级检查工作，便于和同事分享工作经验，是知识管理挖掘隐性知识的一种手段；用户可随意添加，删除，修改多个日志，通过翻阅日历查看任一天的日志，也可通过日期，关键字等检索日志。

消息提醒

设置消息提醒功能每当用户登陆系统时弹出提示窗口；或者当用户有到期待办事项时也弹出提示窗口。

通讯录

此通讯录集成了个人通讯录，公共通讯录、共享通讯录。

普通用户可在个人通讯录中设置分组信息并在对应分组中添加通讯信息，添加个人通讯录时设置是否共享联系人，若共享，则添加的通讯信息同时显示在共享通讯录分类中，和指定人员共享联系人；公共通讯录，具有相应权限的用户可添加公共联系人。

在相应的通讯录中均可实现对联系组和联系人的分类和管理。

行政办公

此系列模块提供了一般单位日常事务的计算机网络管理方式，旨在减轻相关办公人员的工作压力，提高工作效率。

会议管理

实现了会议的智能化管理。

授权用户可直接召开会议，发布会议通知；一般用户可提出会议计划，经上级审议后，发放会议通知；负责人员可整理每次会议，形成历史会议记录，供日后查询。

车辆管理

提供了对单位公用车辆的档案管理和使用管理，包括对车辆的基本信息、使用记录进行各种管理操作；结合工作流提供车辆申请功能。

办公用品

提供了单位内公共资产的分类管理。

主要实现了对办公资产的登记、查询和领用等功能；结合工作流提供办公物品请购、申请领用等功能。

信息管理

公共信息系列模块提供了一个信息发布和共享的平台，满足了个人之间，上下级之间，部门之间交换信息的需求。

新闻公告栏

用于发布单位的公共信息如新闻、规章制度、临时通知等。

公告栏内可设置多个栏目，供某个部门使用或者全体人员使用。

授权人员可在相应栏目发布并管理文章。

评论管理

用户在浏览新闻、公告等信息时添加的评论，相关权限用户可删除该评论列表中的评论信息。

文档管理

个人文档

新建文件夹、并上传文件，支持文档的下载。

用来保存用户的一些个人文档资料。

共享文档

提供了一个用户共享单位内部各类知识的平台。

各类资料如法律法规、技术文档等加入其中后，既方便资料的下载和管理，又可实现信息共享。

主要功能包括目录和文件的创建、修改、删除和下载；具备合理严格的权限控制。

人事管理

人事管理

主要解决了人事档案的计算机存储，检索，重点解决了复杂查询的问题和系统纪录更新过程复杂的问题。

包括对员工人事档案的登记、检索、查看、修改、删除等操作。

登记档案时可分别添加用户的基本信息和其他信息，并可存储用户照片；检索用户自定义查询条件，使得查询结果更加精确；结合工作引擎提供请假申请、出差申请、加班申请、岗位调动申请功能，对员工考勤，登记并加以管理。

添加员工档案登记信息，并对添加档案加以管理。

任务管理

我的约会

添加并管理约会内容，并可添加邮件提醒功能。

日程管理

可以按日、周、月安排自己的工作日程并管理已存在日程，清楚的查看未完成，要完成，待完成的各项任务的内容、状态和时间，方便个人用户统筹安排工作，方便领导安排监督下属工作任务。

部门领导或者公司领导有权限分配任务，可查看分配给下级的任务列表，并对分配任务加以管理。

工作日志

添加新日志，管理旧日志。

上级用户有权限查看下级用户的工作日志。

任务计划

添加本周、本月、本季度甚至本年度的工作计划。

包括部门计划和我的计划。

部门计划主要是添加并管理部门计划。

我的计划主要是添加计划分类名称，并在相应分类中添加、管理我的计划。

结合本部分日程安排和工作日志等信息，通过完善任务进程等功能，可在该模块相应功能下设置评分管理功能，人事部门通过该模块的评分操作，对员工进行绩效考核管理。

系统设置

管理员主要管理下列内容：

用户管理

包含下列功能显示用户列表，查看用户信息；添加删除用户，修改用户信息；检索用户资料信息；修改设定各用户在各模块的权限；查看所有在线用户的情况。

部门设定

设定单位树状组织结构，部门名称，并对设定的部门名称加以管理。

角色管理

选择所属部门，设定角色名称,支持一人多职功能。

权限设置

用于设置各操作员使用系统的权限，为了方便设置，一般的应用系统都是可以将操作人员分组的，将通用的权限赋予整个组，个别的权限单独赋予个人，这样可以大大减少权限管理的工作量。

数据备份

用于备份系统数据库。

数据恢复

用于恢复系统数据库。

日志管理

用于维护系统的使用日志。

一个好的应用系统会对每个操作员进行的所有操作进行日志记录，通过“日志管理”可以查询、导出和删除历史的日志。

系统功能模块描述

序号

功能名称

三级分类功能

优先级

简要描述

个人办公

下属工作日志

查看下属工作日志

修改个人资料

高

修改个人基本资料信息，并可上传、修改头像

上下班签到

按设定的模式参与考勤，可进行外出登记，请假登记。

并进行个人考勤查询。

我的日志

添加、删除、修改个人日志，上级权限可以查看下级权限日志

我的消息

系统提醒消息

我的待办事项

列出个人公文申请、审核或者执行的待办事项。

可查看审批结果，转交给其它人代办

我的日程

添加并管理个人今日、本周、本月工作+计划内容，列出个人日程安排，标识紧急程度、完成状态，查询我分配的任务

我的计划

与本用户相关的计划列表

我的邮件

用户收到的未读邮件

我的约会

添加并管理个人约会内容，列出个人约会安排、时间地点，会见对象，设置邮件提醒

便签本

用户随手记录的信息

信息管理

公司主页管理

列表管理

管理新闻、公告的栏目分类

视图管理

修改新闻、公告首页视图

新闻管理

添加、管理系统首页新闻信息

评论管理

列出用户在浏览新闻时添加的评论，并可删除评论

公告管理

列出已发布公告、规章制度，并可发布新的公告、规章制度；编辑、删除已存在公告信息，删除已发布规章制度

意见箱

发表意见，并可回复、删除、查看用户权限范围内已存在的意见

通讯管理

通讯簿

个人通讯簿

新建分组并加以管理，在对应分组中添加个人名片信息，选择其他用户设置共享联系人，删除已存在名片信息等操作；

共享通讯簿

显示个人通讯簿中其他用户对本用户设置的共享联系人

公共通讯簿

相关权限用户添加并管理公共联系人

内部邮件

新建邮件

新建并发送内部邮件

个人邮箱

个人内部邮箱邮件的收发、管理

外部邮件

新建邮件

新建并发送外部邮件

外部邮箱

外部邮箱邮件的收发并管理

邮箱设置

外部邮箱基本参数设置

文档管理

个人文档

新建个人文件夹，并在对应文件夹中上传个人文档，同时可设置上传的文档是否共享

共享文档

显示共享文档列表，并提供按条件检索共享文档功能

任务管理

我的约会

添加并管理约会内容，并可设置邮件提醒功能

日程管理

添加新的日程安排，并可管理已存在日程，上级权限用户有权限分配任务，并查看下级用户日程安排，工作日志等信息，并对分配任务加以管理

工作日志

添加并管理个人工作日志，（类似于工作总结），不同类型日志公开权限不同

任务计划

我的计划

添加我的计划分组，并在所选分组中添加并管理我的计划（包括本周、本月、本季度甚至本年的工作计划）。

上级有权限查看下属计划

部门计划

添加并管理部门计划（包括部门的本周、本月、本季度甚至本年的工作计划，任务目标等，在目标指导下开展工作），上级有权限查看本部门计划

人事管理

个人考勤

上下班签到

上下班签到

请假登记

填写请假单，等待人事部门审批

外出登记

填写外出登记单，等待人事部门审批

加班登记

填写加班申请单，等待人事部门审批

考勤管理

考勤设置

考勤设置：

假期设置，班次，班制定义，排班管理。

考勤信息

列出员工考勤信息

请假管理

审核员工请假单，外出登记单，加班申请单

转正申请

员工提交转正申请，人事部门审核

离职申请

员工提交离职申请，人事部门审核

调动申请

员工提交调动申请，人事部门审核

档案登记

添加员工档案信息

档案管理

对员工档案进行管理，并提供搜索查询功能

行政管理

会议管理

会议室管理

会议室管理，包括会议室的添加、修改和删除等功能

会议申请

添加并管理会议申请，等待人事部门审批

创建会议纪要

选择会议名称，添加会议纪要

会议室审批

人事部门审批会议申请

会议纪要查询

显示会议纪要列表，方便用户查询

办公用品管理

办公用品管理

办公用品管理，包括办公用品的分类，名称，详细参数的添加和管理

办公用品入库管理

添加并管理办公用品入库单

办公用品申请

填写并管理办公用品申请单，等待人事部门审批

办公用品审核

审核办公用品申请单

车辆管理

车辆管理

车辆管理，包括添加、删除和修改功能

车辆维修管理

填写并管理车辆维修单

车辆申请管理

填写用车申请单

车辆审核

审核车辆申请单

工作流程

流程管理

如何定义企业流程（可以灵活定义各种流程）

表单定义

如何针对不同的流程定义表单

公文管理

新建公文

可新建自己有权限操作的各类公文，如直送公文、常用公文、行政公文、车辆申请、办公用品领用等

已发公文

对所有已发送的公文的集中管理；对公文进行撤消；发送催办信息等

待办公文

所有待办公文管理，可单个进行公文处理，也可对公文进行批量处理

已办公文

所有已处理完的公文信息管理，可设置相关备份文件夹并将公文备份到文件夹

文件夹

个人公文文件夹，可以查看所有备份到文件夹的公文，可以对文件夹进行新增、修改或删除等操作

催办提醒

公文催办信息提醒，可查看提醒信息的详细内容以及提醒人的基本资料

归档处理

对已完成流转的公文进行归档处理

流程监控

可以查看到有权限监控的所有公文流程，监控公文流程的走向，和查看公文处理结果

系统管理

模块管理

系统所有模块管理

角色设置

添加并管理角色信息，并赋予角色相应权限

组织架构设置

添加组织、岗位的详细信息。

设置组织架构

岗位人员管理

添加并管理各个岗位下的人员信息

部门人员管理

添加并管理部门人员信息

账号管理

支持添加管理员工基本信息，设置登录系统的账号和密码修改。

添加岗位，部门，角色等信息，赋予用户相应权限