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文件编制
文件编制
(本页各行文本的样式为:
XH_独立行)
二〇一四年九月
目录(本行文本的样式为:
XH_独立行)
1第一章示范(1级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-1级)1
1.1第一节(2级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-2级)1
1.1.1第一小节(3级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-3级)1
1.1.2第二小节(3级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-3级)1
1.2第二节(2级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-2级)1
1.2.1第一小节(3级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-3级)1
1.2.2第二小节(3级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-3级)1
2第二章格式库(1级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-1级)1
2.1第一节(2级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-2级)1
2.1.1第一小节(3级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-3级)1
2.1.2第二小节(3级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-3级)2
2.2第二节(2级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-2级)2
3格式规范指南4
3.1通用规范4
3.1.1宏观布局及框架结构4
3.1.2行文文法细节5
3.1.3插图及表格6
3.2信号所格式规范化建议7
3.2.1纸质文件中的各页7
3.2.2电子文件中的各对象7
3.3Word的几点经验9
3.3.1模板9
3.3.2目录10
3.3.3样式10
3.3.4快捷键10
3.3.5其他11
1第一章示范(1级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-1级)
1.1第一节(2级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-2级)
1.1.1第一小节(3级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-3级)
普通正文。
(本行文本的样式为:
XH_正文)
1.1.2第二小节(3级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-3级)
普通正文。
(本行文本的样式为:
XH_正文)
1.2第二节(2级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-2级)
1.2.1第一小节(3级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-3级)
普通正文。
(本行文本的样式为:
XH_正文)
1.2.2第二小节(3级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-3级)
普通正文。
(本行文本的样式为:
XH_正文)
2第二章格式库(1级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-1级)
2.1第一节(2级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-2级)
普通正文。
(本行文本的样式为:
XH_正文)
2.1.1第一小节(3级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-3级)
普通正文。
(本行文本的样式为:
XH_正文)
2.1.1.1标题(4级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-4级)
普通正文。
(本行文本的样式为:
XH_正文)
2.1.1.1.1标题(5级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-5级)
普通正文。
(本行文本的样式为:
XH_正文)
2.1.1.1.1.1标题(6级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-6级)
普通正文。
(本行文本的样式为:
XH_正文)
2.1.1.1.1.1.1标题(7级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-7级)
普通正文。
(本行文本的样式为:
XH_正文)
2.1.1.1.1.1.1.1标题(8级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-8级)
普通正文。
(本行文本的样式为:
XH_正文)
2.1.1.1.1.1.1.1.1标题(9级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-9级)
普通正文。
(本行文本的样式为:
XH_正文)
2.1.1.1.1.1.1.1.2标题(9级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-9级)
普通正文。
(本行文本的样式为:
XH_正文)
2.1.1.1.1.1.1.2标题(8级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-8级)
普通正文。
(本行文本的样式为:
XH_正文)
2.1.1.1.1.1.2标题(7级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-7级)
普通正文。
(本行文本的样式为:
XH_正文)
2.1.1.1.1.2标题(6级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-6级)
普通正文。
(本行文本的样式为:
XH_正文)
2.1.1.1.2标题(5级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-5级)
普通正文。
(本行文本的样式为:
XH_正文)
2.1.1.2标题(4级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-4级)
普通正文。
(本行文本的样式为:
XH_正文)
2.1.2第二小节(3级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-3级)
普通正文。
(本行文本的样式为:
XH_正文)
2.2第二节(2级标题)(本行文本的样式为:
XH_标题-2级)
普通正文。
(本行文本的样式为:
XH_正文)
普通标题(本行文本的样式为:
XH_标题-普通)
普通正文。
无次序的列项如下:
(本行文本的样式为:
XH_正文)
•无次序的列项内容。
(本行文本的样式为:
XH_列项-无序)
•无次序的列项内容。
(本行文本的样式为:
XH_列项-无序)
普通正文。
有次序的列项如下:
(本行文本的样式为:
XH_正文)
1)有次序的列项内容。
(本行文本的样式为:
XH_列项-有序)
2)有次序的列项内容。
(本行文本的样式为:
XH_列项-有序)
3)有次序的列项内容。
(本行文本的样式为:
XH_列项-有序)
4)有次序的列项内容。
(本行文本的样式为:
XH_列项-有序)
5)有次序的列项内容。
(本行文本的样式为:
XH_列项-有序)
6)有次序的列项内容。
(本行文本的样式为:
XH_列项-有序)
7)有次序的列项内容。
(本行文本的样式为:
XH_列项-有序)
8)有次序的列项内容。
(本行文本的样式为:
XH_列项-有序)
9)有次序的列项内容。
(本行文本的样式为:
XH_列项-有序)
10)有次序的列项内容。
(本行文本的样式为:
XH_列项-有序)
(上一行以及本行文本的样式为:
XH_插图)
图2.2-1ZG2-42/0.5型整流器接线图(本行文本的样式为:
XH_插图-名称)
(上一行以及本行文本的样式为:
XH_插图)
图2.2-2CRH动车组(本行文本的样式为:
XH_插图-名称)
表2.2举例表格(本行文本的样式为:
XH_表格-名称)
序号
标题二
标题三
本表标题行的样式为:
XH_表格-标题行
1
表格内容
表格内容
本表以下各行的样式为:
XH_表格-普通行
2
表格内容
表格内容
表格内容
3
……
……
……
以下内容仅供参考。
基于本模板(Normal.dot)创建文档时可首先删除第3章,仅采用前两章的框架。
3格式规范指南
3.1通用规范
参考文献:
①《标准化工作导则第1部分:
标准的结构和编写》(GB/T1.1—2009),②《工程建设标准编写规定》(建标[2008]182号),③其他正规出版物。
3.1.1宏观布局及框架结构
文件框架
长文档宜分设封面页、目录页、正文页等,根据需要增设相关页(如扉页、签字页等)。
较简单的文档可以只有正文页。
页眉页脚
正文页宜设置页眉、页脚(页码),以列出文档的基本信息。
其他页不宜设。
文件结构
需按章、节、小节等行文时,宜采用“1、1.1、1.1.1…”的框架结构。
特别长的文档宜将“章”设置为另起一页。
各级标题的字体、缩进量、段落间距等格式不应出现反向梯次。
在语文学上,凡以简单词组作概括性描述的为“标题”,凡以“句、段”叙述的为“正文”。
并列层次
文档中的章、节、小节等某一层次中有两个或以上时方可分项,比如:
第2章中如果没有2.2节就不应设2.1节,以此类推。
悬置段
相邻层次的标题(如第2章标题和第2.1节标题)之间的“段”称为悬置段。
如可能引起混淆时不宜设置悬置段。
页尾孤行
独立出现在页的末尾的“成段单行”称为页尾孤行。
以下成段的单行不宜成为页尾孤行:
标题行、插图、表格名称、表格的标题行等。
列项
多条并列的内容称为列项。
列项应由后缀冒号的文字引出。
各项应前缀列项符号。
不必明确顺序或不需识别时宜使用破折号或圆点(本模板推荐后者);如需明确顺序或需要识别时宜使用右半圆括号的阿拉伯数字,如1)、2)…。
3.1.2行文文法细节
字符及字体
采用半角型字符,但表示并列关系的斜杠可以使用全角型(如“和/或,AC/DC”)。
正文字体大小适中(不宜超过小四)。
西文字体全篇统一(宜采用TimesNewRoman)。
中文宜使用宋体;黑体有强调作用,一般用于重要的标题行、表格名称等。
标点及符号
中文内容应采用中文标点。
仅左引号、左括号、左书名号和省略号可出现在行的开始。
插图名称、表格名称、公式、表格标题行中不宜使用标点。
表格中最末一句不宜使用句号。
范围符号应采用“~”,不采用“—”或“-”。
代号
字母代号应区分大小写(尤其是表示量纲的单位时),区分上标、下标。
以阿拉伯数字和字母表示“数和量”时应补空格(如250km/h),但表示平面角的度、分、秒例外(如45˚11'22")。
表示公式的字母代号应采用斜体。
正文段落
行间距疏密适中且全文统一,段的首行缩进2字符。
名词简称
词语如需使用简称,宜在全文第一次出现该词语时以“后随圆括号”方式给出简称,以后则应使用该简称,如:
“……列车运行控制系统(以下简称列控系统)……”。
标准及公文名称
先以书名号列出标题、再以圆括号列出代号,如:
•《标准化工作导则第1部分:
标准的结构和编写》(GB/T1.1—2009)
•《机车信号信息定义及分配》(TB/T3060—2002)
•《关于北京南站延续进路问题的批复》(铁运函[2011]247号)
数学公式
公式中的参数以斜体表示,重要的公式应按其所在的章节编号,如:
Lmin=vmax·t确认+20(3.1.2)
上述规范举例如下表:
表3.1.2文字及符号写法举例
非标写法
正确写法
说明
5m、3S、25HZ、20DB、5Km/h、
5KVA、0.785MM2、9.8m/s2
5m、3s、25Hz、20dB、5km/h、
5kVA、0.785mm2、9.8m/s2
字母应区分大小写,区分上下角标,表示“数和量”的字符之间应补空格
200~250km/h
200–250km/h
200km/h~250km/h
(200~250)km/h
数值区间两端均应有单位,且统一,
表示范围时应用“~”号,不用“–”号
10~15%
1.1~1.3×103
10%~15%
1.1×103~1.3×103
后者相当于10~0.15,不正确
后者相当于1.1~1300,不正确
220±22V或220V±10%
220V±22V或(220±22)V
“±”前后:
无量纲或量纲不一致
2×5mm或2X5mm
L×W:
2mm×5mm
L×W(mm):
2×5
字母X不是乘法符号;各数值均应有单位,非标写法相当于“2个5mm”
2亿t
每小时km或千米/小时
两亿吨或2×108t
千米每小时或km/h
汉字数值不宜与单位符号混用
单位的符号和名称不能混用
2011年05月04日
二零一一年五月四日
2011年5月4日
二〇一一年五月四日
不作为软件格式读取时,不宜补齐0,
汉字形式的数字不宜混用大小写
每s运行距离,应<1.5倍通流量,结果以%表示
每秒运行距离,应小于1.5倍通流量,结果以百分数表示
符号代表特定概念、代号代表特定事项,叙述中不使用符号代替文字说明
3.1.3插图及表格
插图及表格的基本格式如下:
•对于插图或表格,在前文的段落中均应有呼应的内容。
•插图及表格均应有编号、名称,两者共同构成名称行。
•插图名称行位于插图下方,两者不跨页;表格名称行位于表格上方,两者不跨页。
•插图及其名称行、表格及其名称行均应水平居中。
•插图及表格的宽度不宜超过有效页面宽度。
•表格标题行与紧随其后的普通行不跨页,表格跨页时应自动重现标题行。
•表格外边框采用粗线,内部框线采用细线。
•表格内容与其框线有一定距离,表栏中无内容的单元格宜以短横线“—”补空。
•如表格中所有单位均相同,宜在表的右上方以适当陈述(如“单位为毫米”)统称。
•表格与其后续文本应有一定的距离。
插图及表格的编号方式举例如下:
•若插图/表格位于第n章标题与第n.1节标题之间的悬置段,可命名为图n/表n。
•若插图/表格位于第2.3.1节,则可命名为图2.3.1/表2.3.1。
•若同一节中有多个插图/表格,可以后缀“-1、-2、…”的方式顺序编号,比如第3.2.1节中的插图/表格,可编为“图3.2.1-1/表3.2.1-1、图3.2.1-2/表3.2.1-2、…”。
•较为简单的文件可按简单顺序编号(如“图1/表1、图2/表2…”),如果全文仅有一幅图/表,仍应给出编号“图1/表1”。
3.2信号所格式规范化建议
3.2.1纸质文件中的各页
本模板(Normal.dot)以及“模板_工程设计说明书.doc”给出了纸质文件各页的推荐样式,可按需套用。
其具体描述如下:
表3.2.1信号所格式规范化建议(纸质文件)
组成页
重要格式描述
Word实践
全部页
•纸张:
A4纵向
•双面打印时内侧加宽
•单面打印时左侧加宽
•如需改变部分内容的幅面,可插入分节符单独设置
•“对称页边距”,装订线0.5cm,页边距均为2cm
•页眉距边界2cm、页脚距边界1.5cm
封面页
•无页眉、无页脚、无页码
•各对象的格式、位置固定
•背面空白
•在Word中属于独立的“节”
•采用虚表格使各对象的相对位置固定
•本页各对象采用的样式为“XH_独立行”
•院Logo图片为嵌入型,4cm×11cm
•尾部插入分节符实现双面打印时背面自动空白
扉页
•无页眉、无页脚、无页码
•各对象的格式、位置固定
•扉页一、二宜分属同一页的正反面
•在Word中属于独立的“节”
•采用虚表格使各对象的相对位置固定
•“设计文件分发表”的格式统一
目录页
•无页眉、无页脚、无页码
•一般给出两级目录,根据需要增加
•美观、清晰、简洁,各级别有梯次
•页数为奇时,末页背面空白
•在Word中属于独立的“节”
•目录为自动生成,其中各级标题给出了推荐格式
•目录中各级别由高至低给出了推荐梯度
•应随时更新“域”,可右击选择“编辑域:
TOC”编辑之
•尾部插入分节符实现双面打印时背面自动空白
工程
总图页
•有页眉、无页脚、无页码
•有“图名”,居中,美观、清晰
•背面空白
•在Word中与随后的正文内容共属一“节”
•“图名”文本行及插图给出了推荐格式
•尾部插入分节符实现双面打印时背面自动空白
正文
内容页
•有页眉、有页脚(页码)
•符合出版物的格式,美观、清晰
•页数为奇时,末页背面空白
•在Word中属于独立的“节”
•可根据需要增加节(如需插入横向页面时)
•尾部插入分节符实现双面打印时背面自动空白
签字页
•有页眉、无页脚、无页码
•样式全所统一
•背面空白
•在Word中属于独立的“节”
•采用虚表格使各对象的相对位置固定
•尾部插入分节符实现双面打印时背面自动空白
封底
•无页眉、无页脚、无页码
•样式全所统一
•在Word中属于独立的“节”
•采用虚表格使各对象的相对位置固定
注:
上表列出的各组成页以“工程设计说明书”为例,其他文件可能删减某些页(如工程总图页、签字页、封底、封面、目录页等)。
3.2.2电子文件中的各对象
对于Word电子文档,无论其内容多少、篇幅多长,其包含对象的种类总是有限的,常用的工程说明书、学术文章等用到的对象种类更是不多,这就提示我们可以对它们分别进行定义,在具体应用中对号入座。
Word提供了一些固定样式(如多级标题、超链接、页眉、页脚和正文等),但本模板(Normal.dot)以及“模板_工程设计说明书.doc”未使用固定样式。
作者自定义了22种样式,给出了各对象的推荐格式,可按需套用。
如下表所示:
表3.2.2-1自定义的22种“样式”
XH_标题-1级
XH_标题-6级
XH_页眉
XH_列项-无序
XH_表格-名称
XH_标题-2级
XH_标题-7级
XH_页脚
XH_列项-有序
XH_表格-标题行
XH_标题-3级
XH_标题-8级
XH_独立行
XH_插图
XH_表格-普通行
XH_标题-4级
XH_标题-9级
XH_正文
XH_插图-名称
XH_注解
XH_标题-5级
XH_标题-普通
该22种自定义的“样式”的主要格式描述如下表所示:
表3.2.2-2信号所格式规范化建议(电子文件)
Word对象
自定义的“样式”及其主要格式
说明
1级标题
样式为:
XH_标题-1级
•1级大纲、黑体/TimesNewRoman、三号
•居中、单倍行距、段前2行、段后1行
•与下段同页,制表位:
2字符
•一般应用于“章”
•设置了Word自动编号
•“与下段同页”可避免为“页尾孤行”
2级标题
样式为:
XH_标题-2级
•2级大纲、黑体/TimesNewRoman、四号
•两端对齐、单倍行距、段前1.5行、段后0.5行
•与下段同页、悬挂缩进2字符,制表位:
2字符
•一般应用于“节”
•设置了Word自动编号
•“与下段同页”可避免为“页尾孤行”
3~9级标题
样式为:
XH_标题-n级(n=3…9)
•n级大纲、黑体/TimesNewRoman、小四
•两端对齐、单倍行距、段前1行、段后0.5行
•与下段同页、悬挂缩进n字符,制表位:
n字符
•一般应用于“节”以下的“小节”
•设置了Word自动编号
•“与下段同页”可避免为“页尾孤行”
•第3级以下标题主要格式基本相同
•第1级~第9级标题形成了梯度
普通标题
样式为:
XH_标题-普通
•宋体/TimesNewRoman、小四加粗
•两端对齐、单倍行距、段前0.5行、段后0.5行
•与下段同页、左缩进1字符
•一般应用于需作总结的普通段落
•“与下段同页”可避免为“页尾孤行”
页眉
样式为:
XH_页眉
•宋体/TimesNewRoman、八号
•居中对齐、单倍行距、段前0行、段后1行
•页眉包括:
信息虚表格、空行
•后者采用了该样式(XH_页眉)
•Logo图片为嵌入型,0.8cm×6cm
•段后1行以避免正文紧贴横线
页脚
样式为:
XH_页脚
•TimesnewRoman、五号
•居中对齐、单倍行距、段前0行、段后0行
•页脚是自动生成的页码
•居中设置可兼顾单面、双面打印
独立行
样式为:
XH_独立行
•黑体/TimesNewRoman、三号
•居中对齐、单倍行距、段前0.5行、段后0.5行
•一般用于文件总标题等特殊行
•可基于该样式作外部修改
正文
样式为:
XH_正文
•宋体/TimesNewRoman、小四
•两端对齐、1.25倍行距、段前0行、段后0行
•首行缩进2字符
用于最普通、最广泛的文本
列项内容
样式为:
XH_列项-无序、XH_列项-有序
•宋体/TimesNewRoman、小四
•两端对齐、1.25倍行距、段前0行、段后0行
•左缩进2字符、悬挂缩进1.5字符
•制表位:
3.5字符
•各列项内容应前缀列项符号
•无序的列项推荐以“•”符号前缀
•有序的列项推荐以“数字)”前缀
•整体左缩进及悬挂缩进
插图
样式为:
XH_插图
•宋体/TimesNewRoman、五号
•居中对齐、单倍行距、段前0.5行、段后0行
•与下段同页
•插图所在“行”宜独立成段
•插图为嵌入型,其尺寸可自行定义
•“与下段同页”实现与名称行不跨页
插图名称
样式为:
XH_插图-名称
•宋体/TimesNewRoman、五号
•居中对齐、单倍行距、段前0.5行、段后1行
•插图名称所在“行”宜独立成段
•名称中的编号与文字之间空2格
表格名称
样式为:
XH_表格-名称
•黑体/TimesNewRoman、五号
•居中对齐、单倍行距、段前0.5行、段后0.5行
•与下段同页
•“与下段同页”实现与表格不跨页
•表格名称所在“行”宜独立成段
•名称中的编号与文字之间空2格
表格各行
标题行的样式为:
XH_表格-标题行
普通行的样式为:
XH_表格-普通行
•宋体/TimesNewRoman、五号
•居中对齐、单倍行距、段前0行、段后0行
•无左右缩进
普通行可基于样式作外部修改;
标题行还设置了:
•“与下段同页”可避免为“页尾孤行”
•在各页顶端以标题行形式重复出现
注解
样式为:
XH_注解
•楷体/TimesNewRoman、五号
•两端对齐、1.25倍行距、段前0行、段后0行
•首行缩进2字符
正式文件中不常用“注解”
注:
1、因表格的格式选项非常多,推荐采用本模板(Normal.dot)及“模板_工程设计说明书.doc”提供的样表;2、表格内部经常使用软回车(Shift+Enter)。
3.3Word的几点经验
3.3.1模板
Word的模板为Normal.dot(“Normal”为系统定义,扩展名中的“t”表示“Template”)。
其初始模板是一张白纸。
Normal.dot本质上也是Word文件,可以被Word打开、编辑。
每次启动Word时,系统自动以该模板作为默认样式开始一篇待命名的新文档。
推荐以本文(Normal.dot)替代Word中的初始模板。
具体操作办法为:
11)关闭所有Word程序;
12)使用Windows查找(搜索)功能,找到Normal.dot;
13)替换之。
注:
1)、本模板位于:
ftp:
//xhs/1_所室规定/文件格式通用规定/Normal.dot;
2)、Word安装时,其模板文件的典型位置举例为:
C:
\DocumentsandSettings\cgh\ApplicationData\Microsoft\Templates\Normal.dot。
此后,每次启动Word时自动显示的文档即变为本文件样式。
应用时,可首先命名保存文件再填空,或将现成的文本素材以“无格式内容填充于框架”的方法开始工作。
注:
利用“样式”和“格式刷”进行操作最为便
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 文件 编制