电子文档打印分享技巧.docx

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电子文档打印分享技巧

电子文档

rd文档编辑完成后，通常就要进行打印的操作了。

可是且慢，那打印操作难道真的就只有点击“打印”按钮那么简单吗？

如果您对文档的打印没有任何的要求的话，那么这个打印还真的是那么简单。

可惜，通常情况下，我们对文档的打印总是有着这样和那样的要求的。

那么，下面的这些文字也许对我们解决这些要求是有帮助的。

一、基础篇

1．打印指定页码

有些时候，我们只希望打印文档中的某些页码。

那么，只要点击菜单命令“文件→打印”，在打开的“打印”对话框中，选中“当前页”单选项，那么就可以打印当前鼠标所在的页面内容；如果我们选中“页码范围”单选项，那就可以随意指定打印页码了。

假如我们要打印的页码是连续的，那么只要在“页码范围”处输入起始和终止的页码，中间用“-”连接就可以了。

比如输入“3-7”，那么就会打印第三页到第七页的内容。

假如要打印的是不连续的页码内容，那么就要依次输入所要打印的页码，中间用逗号间隔。

如输入“2,5,8,10”，那就会打印第2、5、8、10页的内容。

当然，我们也可以混用这两种方法。

比如输入“1,3-5”可以打印第一页和第三页到第五页的全部内容，如图1所示。

2．打印奇数页或偶数页

如果我们要在纸的两面都进行打印，那么可以选择奇数页与偶数页分别打印。

只要点击图1所示“打印”对话框中“打印”列表框中的“奇数页”选项或“偶数页”选项就可以了。

如图2所示。

3．打印指定区域

在某些时候，我们要打印的也许并不是连续的页码，也不是非连续的页码，而只是文档中的某些特定内容，它们也许跨页或者跨节。

那么此时，如果打印这些指定的区域呢？

方法其实很简单，先在文档中选中这些内容，然后点击菜单命令“文件→打印”。

此时，在打开的“打印”对话框中，“所选内容”单选项就成为可用的了。

对，选中它就可以了。

如图3所示。

4．打印隐藏文字

有些时候我们会在文档中设置隐藏文字，比如老师们在制作试卷时会把答案设置成隐藏文字。

但在打印文档时也许会要求把这些隐藏文字一并打印出来，比如老师们也会把试卷连同答案一并打印供自己作为样卷使用。

那么，如何打印这些隐藏文字呢？

点击菜单命令“工具→选项”，在打开的“选项”对话框中点击“打印”选项卡，选中“打印文档的附加信息”下的“隐藏文字”复选项，如图4所示。

这样，打印时就会连同隐藏文字一并打印了。

二、提高篇

1．在打印预览中编辑文本

一般我们会点击菜单命令“文件→打印预览”，然后在打开的预览窗口中观察我们的打印设置是否合理。

如果此时发现问题，我们得关闭预览窗口回到文档中进行相应编辑操作。

其实，默认情况下，预览窗口中鼠标指针为放大镜形，此时相当于已经点击了放大功能，所以，单击文档会将文档放大显示。

所以，我们只要单击工具栏上“放大镜”按钮，那么鼠标指针就会由放大镜形状变成I形，此时我们就可以开始修改文档了，如图5所示。

2．避免文档在打印时排至另一页

有时我们的文档在最后一页只有短短的一行或几行，既浪费纸张也不好看。

如何避免这个问题呢？

有一个简单的方法是：

点击菜单命令“文件→打印预览”。

在打开的预览窗口中点击工具栏中的“缩小字体填充”按钮，那么Word会自动缩小文档中所使用的每种字体的字号，并把最后页中的那几行并入到前面的页中，如图6所示。

3．取消打印批注

批注是多人合作编辑文档时经常用到的功能，默认情况下批注是可以直接打印出来的。

但是当文档已经编辑完成的时候，那批注其实已经没有什么用处了。

那么，如何在打印时不打印那些批注呢？

其实，用不着逐个删除文档中的批注的。

只要我们在“打印”对话框中在“打印内容”的列表中选择“文档”就可以了，如图7所示。

4．打印特定章节

如果我们编辑的文档比较复杂，经常需要插入一些分节符，将文档并成若干节，并在各个小节中分别设置页码。

但我们在打印文档时，可能会只打印第二节的第二页到第五节的第三页。

那么，此时，如何设置呢？

还是点击菜单命令“文件→打印”，打开那个“打印”对话框。

选中“页码范围”单选项，在后面的输入框中输入“p2s2-p3s5”就可以了，如图8所示。

看出来了吧？

字母“p”后面的数字表示页码，而字母“s”后面的数字表示节号。

所以，如果要打印第二节全部的内容，那么在输入框中直接输入“s2”就行了。

如果输入“s2,s5”，那么打印的就是第二节和第五节的全部内容了。

当然，只打印第三节的第二页到第七页的内容，应该输入的就是“p2s3-p7s3”了。

三、技巧篇

1．直接打印没商量

通常我们打印都是启动Word，打开要打印的文档，然后点击“打印”按钮进行打印。

这当然没错，但如果要打印的内容很多，而我们却并不需要逐个文档进行打印设置的话，那这些操作就显得太罗嗦了。

其实我们完全可以在资源管理器窗口中，选中一个或多个Word文档，单击右键，单击弹出菜单中的“打印”选项。

这样系统会自动打开Word应用程序，同时将选中的文档直接发送到打印机中进行打印。

而打印结束后，Word程序会自动关闭。

方便吧？

2．压缩打印，大纸变小纸

家用的打印机通常是A4幅面的，但我们却要打印A3幅面的文档，怎么办？

不要紧，还是点击菜单命令“文件→打印”，打开“打印”对话框。

如图10所示，在“缩放”下，在“按纸张大小缩放”框中选择要使用的纸张大小A4。

Word会对页面进行缩放以适应我们选择的纸张大小，A3的文档很轻松地就会在A4纸上打印出来，相当于复印机上的“缩小/放大”功能。

提示：

1.在Word的打印预览状态下，单击工具栏上的[放大镜]按钮，使其呈未选定状态，即可在预览状态下对文档直接进行编辑。

2.在Excel的打印预览状态下，单击工具栏上的[页边距]按钮，然后拖动页面四周的控制柄，即可快速调整页边距。

添加水印

这是Word独有的功能：

1．文字水印执行[格式]→[背景]→[水印]命令，打开“水印”对话框（如图1），选中“文字水印”选项后，进行必要的设置，按下[确定]按钮，水印即刻添加到整个文件的每一个页面中。

2．图片水印在上述对话框中，选中“图片水印”选项，然后按[选择图片]按钮，打开“插入图片”对话框，选中用为水印的图片（请事先用图像处理软件制作好），确定返回，再进行“缩放比例”等设置后，单击[确定]按钮，图片水印添加完成。

在金山文字中，先用图像处理软件，将需要添加为“水印”的图片处理成“水印”的效果，保存起来。

然后进入金山文字中，执行[插入]→[图片]命令，将上述制作的图片插入到文件中，并调整好大小和位置。

右击图片，在随后弹出的快捷菜单中，分别选[排版位置]→[排在每一页]和[叠放次序]→[在文字下]，“水印”效果就达到了。

共享表格的标题行

1．Word：

在Word表格中，选定作为标题的行（可以是多行，但必须包含第1行），执行[表格]→[标题行重复]命令即可。

2．金山文字：

选中表格任意单元格，执行[表格]→[表格属性]→[表格外观]命令，打开“表格外观”对话框，在“以标题行重复出现行数”右边的方框中输入作为标题的行数值，按[确定]键返回即可。

3．Excel：

执行[文件]→[页面设置]命令，打开“页面设置”对话框，切换到“工作表”标签下，按[顶端标题行]右侧的红色按钮，此时对话框转换为浮动状态条，用鼠标选中作为标题的行，然后单击浮动状态条右侧的红色按钮，返回“页面设置”对话框，按[确定]键退出即可。

提示：

在Excel和金山表格中，还可以共享左端标题列。

打印指定区域

这是Excel的独有功能：

选中需要打印的连续单元格区域，打开“打印”对话框，选中“选定区域”选项后（如图2），单击[确定]按钮，就可以只将选定的区域打印出来。

提示：

1.如果经常需要打印同一指定的区域，选中需要打印的连续单元格区域，执行[文件]→[打印区域]→[设置打印区域]命令，以后按普通的打印操作，即可将选定的区域打印出来。

2.选中不需要打印的行（列），右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选“隐藏”选项，然后再执行打印操作，则隐藏的行（列）不被打印出来（此法对金山表格同样有效）。

逆页序打印

有的打印机在连续打印时，将后打印出来的页面放在先打印出来的页面上面，整篇文档打印完后，最后一页在最上面，第一页在最下面，这样我们又要手工将所有的页逆序整理一边，不仅麻烦，而且容易搞乱，我们可以用“逆页序打印”方法来解决这个问题：

1．Word打开“打印”对话框，按[选项]按钮，在弹出的对话框中，选中“逆页序打印”选项后，再[确定]打印。

2．金山文字打开“打印”对话框，选中其中的“反序打印”选项，确定打印即可。

缩版打印

如果只想看一下打印的版面效果，可以在一张纸上打印多页文件的内容，达到节省纸张的目的：

打开“打印”对话框，在“缩放”框内，设置好“每页的版数”，按确定键打印就行了。

提示：

1.Word一页最多可以打印16页的内容，金山文字1页可以打印4页的内容。

2.在Excel和金山表格中，如果一张表格稍微超出页面一点，采取调整列宽或行高的办法比较麻烦，用下面的方法就简单了：

执行[文件]→[页面设置]命令，打开“页面设置”对话框，在“页面”标签中，选中“调整为”选项（如图3），并在后面设置一下“页宽”和“页高”数目，再确定打印，系统会自动按比例压缩进行打印。

不打印图片

如果只是为了校对文字内容，可以将文档中的图片不打印出来：

执行[工具]→[选项]命令，打开“选项”对话框，切换到“打印”标签下，将“图形对象”选项前面复选框中的“∨”号清除（如图4）确定返回，再执行打印操作。