万象城TC工作操作流程.doc
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万象城TC工作操作流程.doc
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万象城TC工作操作流程
2010年6月7日第一版
2010年6月15日起执行
第一部分流程说明
1.目的
本流程用于指导、规范TC如何为万象城顺利开业进行统一组织协调,确保开业筹备各阶段工作目标和职责清晰,保证开业筹备过程中各项事宜有计划有步骤的实施,以实现高效率完成开业任务。
2.适用范围
2.1本流程适用于万象城开业筹备的全过程,用于TC对开业整体进度的规划及推进。
2.2本流程适用于市场部、设计部、华润中心项目部、IT、财务部、物业管理中心及总包配合租户开业的操作程序。
3.流程原则
3.1开业总体进度应有各关键工作模块进度计划的支持,各关键模块进度和总体进度应保持步调一致,相互协调。
3.2TC应不定期的召集会议,掌握各项工作模块进度的执行情况,调整各项工作进程,与相关部门协调,解决开业过程中的问题。
对于不能解决并影响开业时间、开业质量的,报公司领导。
4.各部门职责分工
§市场部
-负责提供各租户签约信息、租户条件图。
-在签署租赁合同/租赁确认书,确定、审批完成工程技术条件,并发送租户条件图至租户后,负责组织召开租户移交会,实现TC人员与租户的对接。
-在租户移交完成之前,负责组织召开设计装修协调会。
-若租户在设计装修过程中变更工程技术条件,市场部负责与租户协调并审批变更条件。
-若合同租赁面积与租户现场实际测量面积存在差异,市场部负责跟进租赁面积调整的补充协议签署工作
-负责与TC共同督促租户在指定日期接场并推进租户装修进度。
-负责对店铺装修效果图提出意见。
§TC
-在市场将租户移交给TC后,TC负责租户的设计、装修、开业事宜的对接工作,把控租户设计、装修、开业的总体进度。
-负责组织召开设计与装修协调会(在租户移交完成后)与开业协调会。
-负责组织办理场地移交、图纸审批、开业验收、工程整改、二装退场等手续。
-负责协助办理装修许可证与施工出入证,并协调装修现场管理工作。
§设计管理部
-参加设计装修协调会,提出设计要求及指引。
-负责对店铺效果图的最终审核。
-负责对设计图纸及装修图纸(结构设计)提出专业意见。
-负责跟进店铺的实际面积测绘。
§华润中心项目部
-参加设计装修协调会,提出设计要求及指引。
-负责协调总包将店铺移交给租户。
-负责对店铺设计图纸及装修图纸(机电设计)提出专业意见。
-协调总包与物业间的关系,协助管理装修施工现场。
§财务部
-负责办理店铺租金、租赁保证金、管理费、推广费、POS押金等各项租赁合同规定之所有财务工作。
§IT
-负责协助租户安装开通并维护网络、POS系统等设施。
-负责对租户进行POS收银培训。
-负责租户店铺的开业验收工作(网络、POS)。
§物业管理中心
-参与设计装修协调会、开业协调会及场地移交工作。
-负责协助租户安装、开通、维护电话设施。
-负责对店铺设计图纸及装修图纸(除结构、机电外的其他方面)提出专业意见。
-负责为租户办理装修许可证与施工出入证,物业财务收取装修押金及垃圾清运费。
-负责对租户装修区域进行施工管理,对装修现场进行分项验收,物业财务根据有关部门转来处罚单据收取各类赔偿金、罚金等。
-负责租户店铺的开业验收工作(工程、安全方面)。
-对租户工程整改情况进行验收,并协助办理二装退场手续,物业财务根据流程办理结算退还装修押金。
第二部分TC流程图
TC工作流程图
步骤
流 程
工作内容
执行部门
1
租户移交会
市场将租户移交给TC跟进租户装修
市场、TC
2
设计与装修协调会
与租户沟通设计、装修、进场事宜
TC、设计、项目、物业
3
场地移交
移交场地给租户,并签订移交凭据
TC、市场、项目、总包、物业
4
图纸审核
对租户的设计、施工图纸进行审批
TC、市场、设计、项目、物业
5
办理装修许可证
租户递交各项资料并缴纳相关费用,办理装修许可证
TC、物业
6
办理施工出入证
租户施工人员办理施工出入证
TC、物业
7
租户装修现场管理
租户施工进行管理,并进行项目分项验收
TC、项目、物业
8
开业协调会
租户沟通开业事宜
TC、物业、推广、IT、财务
9
开业验收
验收租户店铺是否具备开业资格
TC、物业、IT
10
工程整改
对店铺装修施工中不符合要求部分进行整改
TC、物业
11
二装退场
租户完成整改,退还装修押金
TC、物业
第三部分流程描述
1.租户移交会
1.1市场部与租户完成租赁合同/租赁确认书的签署、工程技术条件的确定、并已向租户发出租户条件图后,由市场部拟移交MEMO至TC,并组织TC及租户方召开租户移交会,实现TC人员与租户方的对接,以便跟进租户的进场装修工作。
1.2招商移交TC的资料包括:
1.2.1租户方对接人员及联系方式
1.2.2租户签约信息
1.2.3租户条件图及所有工程技术条件
1.2.4与租户设计、装修有关的打印版及电子版文件
1.3TC提供租户的资料包括:
《沈阳华润中心·万象城租户设计指引》、《沈阳华润中心·万象城租户装修指引》
2.设计与装修协调会(可与租户移交会合并)
2.1“设计与装修协调会”与“租户移交会”可合并执行。
2.2如租户尚不具备移交条件,则前期的设计与装修协调(会)工作由市场部人员负责跟进(组织);如租户具备移交条件并完成移交,则由TC人员组织召开。
2.3由市场/TC组织设计部、项目部、物业管理部与租户方(租户、租户设计单位、租户装修单位等)召开设计与装修协调会,为租户提供装修指引等资料,并进行说明及口头答疑(如会议上无法解答,各部门需在会后三个工作日内将相应疑问回复汇总至TC组,由TC组书面回复租户),包括图纸设计、装修进场程序、装修进场需提供资料、万象城相关部门职能等事宜的沟通。
此环节中,各部门职责如下:
2.3.1设计管理部:
以设计角度提出设计要求及指引,如租户已有店铺装修方案设计或设计思路,应对店铺设计及效果图提出专业意见并提请租户完善设计方案,提请租户完善设计方案,并解答租户的相关疑问。
2.3.2华润中心项目部:
向租户方介绍装修工程消防报审、报验要求及所需资料和流程;如租户已有店铺装修方案设计或设计思路,应对设计效果及设计方案给出专业意见,提请租户完善设计方案,并解答租户的相关疑问。
2.3.3物业管理中心:
向租户介绍沈阳万象城装修管理规定、安全施工注意事项、店铺装修施工的配合事宜(安全保障、垃圾清运等)等;如租户已有店铺装修方案设计或设计思路,应以物业管理角度对设计方案给出专业意见,提请租户完善设计方案,并解答租户的相关疑问。
2.4TC提供租户装修进场资料包括:
《沈阳华润中心·万象城装修申请表》、《沈阳华润中心·万象城安全施工协议》、《沈阳华润中心·万象城商铺装修施工授权委托书》、《沈阳华润中心·万象城消防报审承诺书》、《沈阳华润中心·万象城租户装修用电用水容量申请确认书》等。
3.场地移交(可与审图、装修施工协调会并行)
3.1在租户进场前,如租户提出对租区进行面积测绘需求,则市场/TC组织设计部与租户方进行现场实际面积测绘,并市场部跟进租赁面积调整的补充协议签署工作。
3.2由TC牵头,组织市场部、项目部、物业管理中心在合同约定的场地移交时间内与租户(租户代表须持有租户公司的授权委托书)进行现场交接手续,双方签订移交凭据《沈阳华润中心·万象城店铺接场验收登记表》(一式四份)登载场地硬件情况及移交日期等信息,并盖章确认。
3.3如各方对场地交接无异议,则租户方、业主方在《沈阳华润中心·万象城店铺接场验收登记表》上签字盖章,TC签字确认,以场地移交日核算免租装修期。
该表由租户方留存两份原件,运营部留存两份原件,TC留存复印件归档至租户档案,物业留存复印件。
租户场地移交完成后,由TC组拟场地移交MEMO(包括移接时间、确定的面积、联系人联系方式等)至市场部、物业管理中心、华润中心项目部、设计管理部、财务部、IT。
财务部在收到场地移交MEMO后,负责核算免租装修期,及收取管理费、推广费等费用。
3.4如租户对场地交接存在异议(如场地与提供给租户的租赁条件图不符),则项目部负责协调总包尽快对场地进行整改直至租户接受并在《沈阳华润中心·万象城店铺接场验收登记表》上签字盖章(移交日以签字当日为准);若无法进行整改或超出租赁条件要求时,则由市场部与租户进行谈判磋商。
3.5根据品牌实际情况,特殊店铺将安排内部预接场环节,该环节由市场/TC负责发起,具体操作与正式接场相同。
4.设计施工图审核
4.1租户应在TC规定的时间内(距离接场日期不少于60天)提交方案设计图(一般比例为1:
50)、图纸说明书及其电子文件进行审批。
4.2在设计方案图通过审批后,租户应在TC规定的时间内(距离接场日期不少于30天)提交装修施工图(一般比例为1:
50)、技术说明书及其电子文件进行审批,而这些资料应严格依照《沈阳华润中心·万象城租户设计指引》、《沈阳华润中心·万象城租户装修指引》的要求准备,并应当是对认可的初步设计方案的深化设计。
4.3在收到方案设计图、装修施工图和技术说明之后,由TC拟审图MEMO,组织市场部及审图小组成员部门(设计部、华润中心项目部、物业管理中心)对图纸进行审核,除市场部对效果图审核外,审图小组的图纸审核采用平行审图方式进行,其中设计部负责对效果图进行最终审核及审核结构设计部分,华润中心项目部负责机电设计图纸,物业管理中心负责审核除结构、机电外的其他图纸。
4.4图纸审核时间要求
4.4.1主力店百货、电影院、超市审图时间为5个工作日。
4.4.2次主力店、餐饮类租户审图时间为4个工作日。
4.4.3除上述两类店铺之外,其他类店铺审图时间为2个工作日。
4.5审图小组协调人(设计管理部李姝、华润中心项目部张峰、物业管理中心祝常青)负责将本部门意见汇总并在规定时间内反馈给TC,由TC汇总各部门专业意见并反馈至租户,租户需根据我司修改意见在5个工作日内重新提交新方案,直至图纸最终获准。
4.6租户装修图纸获我司批准后,由TC拟审图意见函(对外发文)至租户,并抄送市场部、设计管理部、华润中心项目部、物业管理中心,即知会各部做好租户进场手续及出入证办理、租户装修现场服务及管理等后续工作。
4.7如果租户在规定时间内通过图纸审批,项目部、物业管理中心协助租户向相关政府部门(如消防局)申报装修施工图,以便办理相关证照(如消防验收意见书),租户自行支付相关费用,由于租户的原因造成图纸审核或装修工作延迟,由租户自行负责。
5.工程技术条件、设计方案变更
如果租户在审图、装修期间对工程技术条件或设计方案有所变更,TC人员须将变更情况通知对应市场部对应人员,由市场部对应人员与租户进行协调并审批变更条件。
6.办理装修施工许可证(由物业办理)
6.1租户及装修公司填写《沈阳华润中心·万象城装修申请表》,加盖双方公章,向业主提交。
6.2租户及租户装修施工方准备下述材料《沈阳华润中心·万象城店铺接场验收登记表》、《沈阳华润中心·万象城安全施工协议》、《沈阳华润中心·万象城商铺装修施工授权委托书》、“装修公司资质”、“装修公司营业执照”、“施工保险单”、“施工进度表”、《消防验收意见书(或消防报审承诺书)》、“全套合格施工图”、《沈阳华润中心·万象城租户装修水电容量申请确认书》、“图纸最终审核意见”,并提交业主审核,审核要求如下:
6.2.1《沈阳华润中心·万象城安全施工协议》一式三份,由物业公司、租户方、租户装修施工方三方签署,并加盖公章。
6.2.2《沈阳华润中心·万象城商铺装修施工授权委托书》由租户签
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