鑫亿集团费用管理制度0928.docx
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鑫亿集团费用管理制度0928
uykujh公司标志
鑫亿集团
文件名称
费用管理制度
文件编号
GA-FY2016100102-01
发文部门
财务部
接收部门
集团下属公司
执行时间
2016年12月1日
编辑人
审核人
签发人
费用管理制度
第一章总则
第一条为规范公司财务操作行为,合理控制各项费用开支,提高工作效率,同时结合公司实际情况,特制定本制度。
第二条本制度规定的费用是指差旅费、职工薪酬、业务招待费、通讯费、宣传费、办公费及其他费用等。
第三条费用管理实行“须先申请、严控预算、财务复核、领导批准”的原则。
一项经济业务发生的费用必须一次性申请报销,严禁“化整归零”的把超出权限的报销单拆分为若干不超出权限的报销单分次报销。
第四条本制度适用于公司本部,集团下属公司须遵照执行。
第二章费用的审批
第五条费用报销的审批程序
1、一般审批程序:
应在出差之前需要填写相关的《出差申请单》,经部门负责人、分管领导审批。
经公司批准后交由行政指定人员进行出行相关的预订及付费工作,行政指定人员或经办人凭有效单据填制《付款审批单》,经部门负责人签署审核意见,并视费用性质及金额情况,按公司审批程序权限报财务及分管领导审批。
2、费用报销的审批权限
(1)、审批金额
◆预算内发生的费用在1000以内(含)的,由经办人或行政部填写凭证经部门负责人签字确认后,报财务最终审批后支付。
◆预算内发生的费用在1000以上的,由经办人或行政部填写凭证经部门负责人签字确认后,报财务部由总裁最终审批后支付。
(2)、审批级次
◆经办人员发生的费用应由上一级领导审批,不能自己审批自己的费用。
◆部门经理及以下员工的相关费用报销由部门经理、分管副总(如有)审核确认,经财务审核后,根据费用审批权限进行审批;uil
◆公司总监级以上(含)的相关费用报销由财务审核后,分管领导审批;
◆分管领导的相关费用报销经财务审核后,报总裁审批。
第六条财务部为公司费用的审核监督管理部门,财务人员有权拒绝不符合公司规定的费用报销,待请示公司领导获批后再履行报销手续。
第三章差旅费的管理
第七条差旅费包括:
因公务所发生的外埠出差交通费、住宿费等。
第八条差旅费的审批办法出差人员的差旅费原则上应在所在企业报销。
差旅费发生前,出差人员需提前2天填写《出差申请单》,注明出差事由,人数、地点、行程时间安排、天数等必要信息,经部门负责人批准,报公司分管领导审签,由部门助理将审批过的《出差申请单》应交由行政部根据出差需求结合公司标准进行交通和住宿预订及付费工作。
项目
标准
职别
埠际交通费
住宿费
飞机
火车
轮船
汽车
一线城市
(北上广深)
直辖市、省会城市
一般城市
总裁、副总裁
经济
一等
一等
一等
700
600
500
总监
经济
二等
二等
二等
450
350
300
经理及员工
需批准
二等
二等
二等
350
300
200
差旅费用一览表
注;机票,车票,酒店预定需提前2日提交申请至行政部,否则费用自理。
注:
因个人原因产生的机票退/改签费用自行承担,公司一律不予报销。
第九条为降低交通费用,除有时间要求外,鼓励出差人员乘坐火车。
第一十条差旅交通费,机场和火车站的往返出租车费及出差地的因办事产生的交通费进行实报实销(须标明事项、地点、人员)。
第一十一条市内交通原则上员工使用公共交通工具,因特殊需要乘坐出租车需提前填写:
《乘坐出租车申请单》总裁级别和总监级别以交通补助的形式报销:
总裁级别允许报销交通补助1500元/月。
总监级别允许报销交通补助1000元/月,于报销日将本月交通费发票按报销规定黏贴好上交财务,如未到补贴金额则按实际金额给予报销。
凡公司派往外地学习、培训、参观、会议,对方已免费提供食宿、交通工具的,或食宿、交通费用已计入相关费用中的,则不再重复享受相关待遇。
第一十二条到国外出差的,国内行程中的差旅费按国内出差标准执行。
国外出差费用标准根据具体情况报分管领导批准后,方可报销。
第一十三条凡超出以上差旅费标准的,超出部分均由当事人自理。
第四章职工薪酬的管理
第一十四条根据公司规定,定员、定岗、定额、按月发放员工工资。
公司人力行政部在每月5日前根据上月职工考勤情况编制当月员工异动表,财务根据员工整体考勤编制《工资发放表》,报分管领导批准后于当月16日发放上月工资。
涉及应交个人所得税的由公司于本人工资中代扣代缴。
遇薪资调整的,需报分管领导和董事长批准。
第一十五条职工薪酬中除了员工的工资、奖金、补贴外,还包括按实列支的职工养老保险基金、职工基本医疗保险基金、职工失业保险基金、工伤保险、生育保险等。
这部份费用由人力行政部按照国家政策的具体规定负责办理计缴,财务部负责会计核算。
第一十六条公司负责按月缴纳职工养老保险、职工基本医疗保险、职工失业保险、工伤保险、生育保险等社会保障基金,所需费用中应由企业承担的部份由公司支付,应由个人承担的部份由公司从本人工资中代扣代缴。
第五章业务招待费的管理
第一十七条业务招待费包括接待费、礼品费等,各部门应本着“必须、合理、节俭”的原则使用业务招待费,做好每项业务招待工作。
第一十八条业务招待费的审批程序
3、招待费报销应严格按审批程序执行。
部门及经办人员在发生前需要填写《业务招待申请单》,完整填写招待的事由、人数、地点及预计费用等必要信息,由部门负责人审批签字报分管领导审批签字报总裁终审。
报销时,填制《费用报销单》且附《业务招待申请单》原件及发票和消费明细单,按公司审批程序权限报分管领导或董事长获批后交由财务统一付款。
4、节日或重要活动需购置礼品的,部门及经办人应根据需要填写《礼品申购单》,报人力行政部统一审核,报分管领导批准后,财务部方能办理付款。
礼品由人力行政部统一管理,设专人做好申购、领用的台账登记工作,并对库存礼品定期清点,做到账实相符。
第一十九条业务招待费标准是根据来宾单位或个人状况,进行分级接待,具体招待标准详见公司对外接待一览表(附件1)。
第二十条业务招待费用总裁级别和总监级别以每个月招待补贴形式报销:
集团总裁、董事允许报销招待补助10000元/月。
子公司总裁级别允许报销招待补助5000元/月。
总监级别允许报销招待补助2000元/月。
于报销日将本月招待费用发票按报销规定黏贴好上交财务,如未到补贴金额则按实际金额给予报销。
其他员工业务招待费用按业务招待费的管理制度执行。
第二十一条总裁级别和总监级别凡超出以上招待费用标准的,超出部分均由当事人自理。
第六章通讯费的管理
第二十二条通讯费主要指公司固定电话、传真机、互联网等发生的电信费用。
通讯费归口人力行政部负责管理。
第二十三条通讯费管理及报销规定
5、公司固定电话使用应本着节约开支原则,长话短说,严禁用公司电话聊天。
固定长途电话费由公司人力行政部统一登记、管理。
经公司领导同意,人力行政部可以对话费异常的固定电话到电信部门打单查询。
6、人力行政部设专人负责按月及时归集通讯费账单,填制《费用报销单》,按公司审批程序权限报分管领导审批。
第七章品牌宣传费的管理
第二十四条品牌广告宣传费主要是因公司活动产生的费用。
公司所有品牌宣传费用根据发生的具体金额报公司分管领导或董事长审批后实施。
第二十五条凡是公司的印刷品或相关物料均应与供应商签订合规的供应合同,财务根据审批单和合同约定付款条件进行相应的支付工作。
第二十六条涉及到批量印刷由品牌部上报嘉兴分公司,由嘉兴分公司安排印刷。
(必须提前10天上报)。
第八章办公费的管理
第二十七条办公费是公司行政管理部门在日常办公过程中发生的费用,主要包括文具用品、文印耗材、卫生清洁用品以及专业的、特殊的零星办公用品等开支。
第二十八条办公费归行政部负责管理,所需办公用品由行政部统一采购,并设专人做好收发登记和库存保管工作。
办公用品发放领用时,应按部门及领用人进行签名登记。
办公用品应本着珍惜节约的原则,不得随意处置和损坏。
第二十九条每月25日前各部门根据需要上报办公用品需求计划,经人力行政部审核确认,结合库存和耗用的实际情况,逐月编制采购计划,填写《办公用品申购单》报公司分管领导批准后进行采购。
第三十条购入的办公用品须经过人力行政部保管人员验收(采购人员不得同时办理验收工作),在品种、数量、质量、发票记录内容等验收合格后在《入库单》上签字确认。
采购发票的抬头、品名、单价、数量、金额大小写等须书写准确,如采购品种较多,一张发票无法开全,则可附商品销货清单。
报销时,经办人员凭发票和入库单填制《付款审批单》,按公司规定程序办理报销手续。
第九章其它费用的管理
第三十一条其他费用主要包括董事会、股东大会费用、咨询费、审计费、财务费用,以及管理费用列支的税金等。
第三十二条董事会、股东大会费用,主要指董事会、股东大会会议期间发生的会务费和董事会成员日常行使职能发生的开支。
董事会、股东大会费用可由公司董秘处或人力行政部指定人员填制《付款申请单》按公司审批程序权限办理报销事宜。
第三十三条咨询费须由部门根据业务需要与有资质的咨询机构签订咨询协议,报销时应附所签协议、发票,按公司审批程序权限办理报销手续,财务部安排付款。
第三十四条审计费由财务部根据董事会决议与具备证券业务资质的会计师事务所协商,签订审计协议书,经公司审批程序后安排付款。
第三十五条财务费用包括经营期间向金融机构融资发生的利息净支出、金融机构手续费、汇兑净损益以及股东单位投入的超过注册资金的债权投资款所发生的利息。
第三十六条管理费用中支付的税金,包括印花税、车船使用税、房产税、土地使用税等,按照税法有关规定由财务部在办理纳税申报时报财务总监审批,经分管领导批准后支付。
涉及银行直接划扣的税费,应在银行划扣前由财务部在办理纳税申报时报财务总监审批,经分管领导批准。
第十章报销凭证单据的管理
第三十七条原始凭证(单据)要求
7、原始凭证的内容应具备:
填制凭证的日期;填制凭证单位名称或者填制人姓名;接受凭证单位名称;经济业务内容;数量、单价和金额。
从外单位取得的原始凭证如发票,抬头需完整填写正确的公司名称,开票日期应该为业务发生的当天。
财务部有权退回发票及附件不符合规范的报销单。
外来原始凭证背面必须有经办或报销人员的签名。
8、原始凭证印章必须齐全。
从外单位取得的原始凭证,必须盖有开票单位的“财务专用章”或“发票专用章”;从个人取得的原始凭证,必须有收款人的签名或盖章,并加盖个人手印、注明其详细地址;自制原始凭证必须有经办部门领导或其指定的人员签名或者盖章。
9、对外经济业务取得的发票必须符合财务规定。
取得的行政事业性收费收据必须是政府财政部门核发的统一收据;取得的外单位自制收据,除经国家财政税务机关认可的特殊行业外,其他均不得作为列入成本费用的原始凭证;资金往来收据、作废发票、超过规定使用期的发票不得作为列入成本费用的依据。
10、原始凭证记录要真实,计算要准确。
凭证摘要与实际经济业务内容相符;凭证填制日期与经济业务发生的日期相符;经济业务与合同、协议、订货单、物资申请计划等相符;经济业务的实物品种、数量、规格、单价填制正确;大、小写金额相符,大、小写金额不符原则上不得报销,若票据确实无法更替,可按金额小者报销,不足部分费用由经办人自行承担;购买实物或需确认的原始凭证,必须有验收证明或确认证明。
11、一式多联的原始凭证,只能以其中一联作为报销凭证,规定了“报销联”的,只能以“报销联”办理报销。
12、原始凭证发生错误,不得涂改、挖补、刮擦或消除字迹。
误开凭证应当由出具凭证的单位重开。
13、经上级单位或部门批准的经济业务,须将批准文件作为原始凭证的附件。
若批准文件须单独归档的,应将其复印件作为原始凭证的附件。
14、如果一张原始凭证所列费用支出需多个单位共同承担的,应取得对方单位原始凭证复印件及结算分割单。
结算分割单的内容应包括:
原始凭证所依附的记账凭证编号(对方单位已记帐),填制原始凭证单位的名称和日期,填制“原始凭证结算分割单”的单位名称、财务专用章、填制日期、分摊金额(或分割计算依据)、会计主管和经办人的签章。
15、原始凭证的提交时间,每月25号提交原始凭证,各部门必须提前3天将票据按要求整理好上交财务部统一审核,30号报销。
如
(1)遇节假日延至节后第一个工作日,
(2)无30日即按最后一天算。
第三十八条原始凭证的粘贴
16、原始凭证均应在粘贴单上逐张、顺序、均匀、平整地粘贴并在黏贴单注明具体消费明细。
17、若票据较少,可分类尽量粘贴在一张粘贴单上;若票据较多,可分类粘贴在多张粘贴单上。
18、办公性支出、差旅性支出等应单独粘贴,但业务招待支出必须单独粘贴;
19、对于定额票据,必须分清业务性质或用途粘贴,不得和业务招待费混淆,同时要在粘贴单上注明用途明细并附《业务招待申请单》。
20、粘贴原始凭证时,原始凭证之间至少应参差5mm,原始凭证边缘不得超出粘贴单边缘。
21、原始凭证大于粘贴单的应逐张折叠在粘贴单边缘内,折叠时应考虑便于翻阅和装订。
22、所有粘贴单均正面朝上粘贴,装订线外、报销信息栏和签批栏不得粘贴单据。
23、粘贴完毕需签批的原始凭证粘贴单,应由报销人(经办人)在粘贴单上注明日期、单据张数(包含原始凭证的附件)、金额、用途并签名。
对公付款的应注明收款单位全称、开户行、收款人账号。
合同单独保管的应注明合同编号。
24、经财务审核后需要报销人(经办人)或他人提供证明的,报销人(经办人)应提供证明或请相关人员提供证明;不应含糊,同时签名。
25、报销票据必须按月分清,票据用途必须按类别分别黏贴报销。
26、如不按上述要求黏贴报销者,公司一律不予报销。
第十一章附则
第三十九条本制度由公司财务部负责修订和解释。
第四十条本制度自颁布之日起施行。
附件:
1、出差申请单
2、业务招待申请单
3、公司对外接待一览表
4、礼品申购单
5、办公用品申购单
6、乘坐出租车申请表
附件1:
出差申请单
出差申请单
出差申请人
部门及职位
代理人申请人
部门
代理人签字
姓名
职位
身份证号
手机号
手机号
出差地点
出差时间
自年月日时起
至年月日时止
共天
交通方式
航班信息及金额
高铁信息及金额
出差要办事项
部门负责人
分管领导签字
总裁签字
备注:
如遇特殊情况自行订票者必须在2天内补写《出差申请单》),否则费用自行承担。
附件2:
业务招待申请
业务招待申请表
来宾
单位
人数
时间
接待级别A/B/
来访
事由
机票预定
□商务舱
□经济舱
住宿
□五星□四星□三星□普通
□其他
预计费用
接待
地点
会议
其他
陪同人员
部门负责人审批
分管领导审批
总裁审批
申请部门:
申请人:
业务招待申请表
来宾
单位
人数
时间
接待级别A/B/
来访
事由
机票预定
□商务舱
□经济舱
住宿
□五星□四星□三星□普通
□其他
预计费用
接待
地点
会议
其他
陪同人员
部门负责人审批
分管领导审批
总裁审批
申请部门:
申请人:
附件3:
公司对外招待一览表
公司对外招待表日期:
年月日
规格
级别
来访单位(个人)
陪同领导(如需)
其他陪同人员
宴请安排
会议安排
备注
A类
1、政府部门的重要领导;
2、金融合作单位或机构的重要领导;
3、重要合作(意向)单位或机构的领导;
4、社会名流、专家、重要新闻单位领导等;
5、投资方的重要领导或管理者;
6、经董事长批准的相关人员。
总裁,副总裁
业务对接人(根据需要安排)
每桌原则上餐标应不高于200元/人,不包含酒水。
公司会议室或高级场所进行会谈(应准备公司资料、纸、笔、鲜花、水果、茶或者矿泉水、桌签、欢迎牌等)。
重要会谈应有摄影、摄像或录音等资料留档,品牌部应及时将会谈情况撰稿经批准后发布在公司性平台。
B类
1、政府部门的主要业务人员;
2、金融合作单位或机构的主要对接领导;
3、重要合作(意向)单位和机构的对接领导;
4、重要人士、一般新闻单位领导等
5、投资方重要管理者
6、经董事长批准的相关人员。
项目负责人,分公司领导
业务对接人(根据需要安排)
每桌原则上餐标应不高于150元/人,不包含酒水。
公司会议室或高级场所进行会谈(应准备公司资料、纸、笔、鲜花、水果、茶或者矿泉水、桌签、欢迎牌等)。
重要会谈应有摄影、摄像或录音等资料留档,品牌部应及时将会谈情况撰稿经批准后发布在公司性平台。
附件4:
礼品申购单
礼品申购单
申请人
申请部门
申请时间
货品名称
数量
预计单价
总金额
用途说明
备注
申请部门负责人签字
分管领导签字
总裁审批签字
领用人签字
经办人签字
领用时间
附件5:
办公用品申购单
办公用品申购单
申购部门及姓名
申购时间
申购物品名称及型号
数量
预算
申购事由
合计
申请人确认签字
部门总监签字
总裁签字
附件6:
乘坐出租车申请单
乘坐出租车申请单
申请人:
时间:
申请原因:
分管领导签字:
- 配套讲稿:
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