公积金专办员操作及办理流程版.docx

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公积金专办员操作及办理流程版

公积金业务知识培训系列

——专办员操作和办理流程

前言

单位专办员为本单位及职工办理公积金相关业务，因此根据《深圳市住房公积金缴存暂行规定》第二章的规定，专办员的五项职责中最重要的是：

为本单位及职工办理住房公积金缴存等有关业务；协助公积金中心对本单位职工进行住房公积金缴存、提取和贷款等业务知识的宣传和指导。

专办员作为职工与中心之间的沟通桥梁。

中心通过培训和中心网站专办员园地（近期开通）等渠道可以将公积金知识和信息传递给专办员，专办员有责任将掌握到的权威知识和最新信息以最直接的沟通方式传递给本单位职工。

通过专办员培训工作的开展，既可以从一定程度上减轻中心与职工之间的信息不对称状况，也可以督促专办员当好职工的公积金第一老师和贴身服务员。

第一章公积金中心网站介绍

第一节公积金中心网站功能概述

网址：

网站首页如下：

进入“网上办事大厅”页面如下：

第二节网站客户端安装

在了解公积金中心网站各项业务功能办理流程之前，您还需要做一些准备，您必须了解如何登录网站及如何安装客户端。

为了方便您访问公积金网站，减少控件安装和认证的繁琐，考虑到不同浏览器的差异，建议您安装客户端于本地，用客户端登录，提高您的工作效率。

需要说明的是，客户端安装程序包括密码控件安装、打印控件安装、证书软件安装和公积金中心客户端安装四类程序。

下面我们就来详细介绍如何安装网站客户端吧。

首先登录公积金中心门户网站系统

点击进入“网上办事大厅”

进入‘操作指南页面’或‘系统登录页面’页面下载安装控件。

点击“操作指南”后，显示登录页面：

点击‘网上办事大厅客户端下载’：

安装文件下载解压后，就可以进入客户端安装过程了。

此时，双击，进行安装：

点击“下一步”，选择安装目录：

点击“下一步”，生成“开始——程序”中的快捷方式：

为客户端创建桌面图标：

然后点击“安装”进行安装：

此时，选择您要安装的控件，然后点击“完成”即可开始安装相应控件。

要注意的是，如果先前已经安装了某个控件，在此可以不用安装，将复选框的勾点去掉即可。

第三节安装密码控件

在安装了公积金管理中心客户端后，勾选“运行安装密码控件”，您就可以开始密码控件的安装操作了。

选择控件语言，建议选择简体中文；并点击“确定”：

点击“安装”进行密码控件安装

由此，密码控件安装完成：

第四节安装打印控件

在安装了公积金管理中心客户端后，勾选“运行安装打印控件”，就可以开始安装打印控件。

准备安装，并一直选择“下一步”：

★温馨提示：

此时用户姓名和单位可以选择不填，直接点击“下一步”进入安装类型选择页面即可。

选择“安装类型”时，建议您使用“完整安装”，然后点击“下一步”：

由此，打印控件安装完毕：

第五节安装Ukey驱动

网站客户端程序安装完成时，你还可以勾选“运行安装Ukey控件”，然后通过下面的操作安装Ukey驱动；出现鼠标操作完成安装的动画即可。

点击“完成”则Ukey驱动安装成功。

第二章业务办理方式

业务办理方式是指专办员通过哪几种方式办理公积金业务。

由于深圳住房公积金开通了网上申报的形式，故一项业务可能存在2种至3种的业务办理方式，专办员可选择最为便利的方式进行办理。

3种具体办理方式如下：

方式1——网上直接办结

专办员通过使用数字证书（密钥Ukey）自行登录“深圳市住房公积金网上办事大厅”即可办结业务，无需再到公积金业务银行网点柜台。

（温馨提示：

数字证书采用第三方机构（深圳CA）认证的方式，是否购买数字证书由单位自行决定；数字证书的详细使用及操作课程请参看“选修课程“。

）

进入“单位登录”页面如下（使用数字证书登录页面）：

方式2——网上申报后携带规定材料到公积金业务银行网点办结（简称网上申报柜台办结）

专办员通过密码（专办员注册登记时自行设置）登录“深圳市住房公积金网上办事大厅”填写所申报业务的相关信息并提交上传，按规定携带相关纸质材料到公积金业务银行网点柜台办结。

进入“单位登录”页面如下（使用密码登录页面）：

方式3——携带纸质材料直接到公积金业务银行网点办结

专办员按规定携带相关纸质证明材料到银行网点柜台办结。

（温馨提示：

申请表及相关复印件需加盖单位公章）

请务必熟记上述三种办理方式，我们会在后面的业务办理课程中反复提到这三种方式。

此外，单位其他员工也会有登录系统的需求，所以您也应该掌握其他登录方式，如“个人登录”进行缴存职工个人公积金账户余额或缴存明细的查询，以便指导他人根据自己的情况选择适合的登录方式。

进入“个人登录”页面如下：

第三章业务模块及业务流程

第一节网上申报和预约

一、网上申报和预约的操作流程

专办员在选择前述方式2办理业务时，其业务办理操作流程为：

登录网上办事大厅——专办员密码登录——填写需申请业务的相关信息（如单位信息变更业务）。

此步骤叫做网上申报——针对申报的业务进行预约——按预约时间和地点前往公积金业务银行网点办结业务

（温馨提示：

网上填写信息申报后请在10个工作日内到网点办结业务；先申报才能预约；预约为选择性步骤，申报后不预约直接到业务网点也可办结）

二、预约的规则

专办员网上申报后可预约日期为次日起的5个工作日。

申请人同时办理多项业务的，可将多项业务预约在同一时间办理，也可预约不同时间分项办理。

申请人按预约时间到预约的业务网点后，刷本人联名卡在排队机上取号排队。

三、预约的解除

单位专办员、个人预约成功后，因故无法到网点办理业务的，可以提前解除预约；须在预约日期的前一日下午4：

30之前取消该预约。

四、对未按预约时间办结业务的处理

申请人未按预约的时间地点到柜台办理业务的又未提前解除预约的，网上预约失效，不再享受网上预约优先办理的权利。

同时2个工作日内，不能再对此项业务进行网上预约，但可在柜台直接排队办理。

五、预约的好处和作用

先网上申报信息，后预约，既可省去专办员等待柜员录入单位信息的时间，缩短柜台业务办理时间；又能通过网上系统自动审核专办员填报的信息，避免在柜台审核信息出错。

预约可灵活选择业务办理的时间和地点，利于避免业务繁忙时排队时间过长。

▲操作流程图解

第一步：

网上申报

登录深圳市住房公积金网上办事大厅系统：

选择“专办员密码登录”方式进入系统：

点击『辅助功能』→『申报预约』，进入“申报预约”页面：

查询出已申报的信息，查询条件创建‘开始日期’到‘终止日期’，点击“查询”按钮。

（温馨提示：

申报是预约的前提，没有申报信息不会产生预约，就好比无源之水。

申报后才能对所申报的业务进行预约。

）

旁白：

点击右上角“查询”,完成本次操作。

（温馨提示：

如果输入信息有逻辑错误，系统将自动提示原因，根据提示进行修改，之后再进行提交。

）

第二步：

网上预约

首先选择要预约的申报，点击“下一步”进入“预约机构”操作页面

在‘预约机构’操作页面选择要预约的机构

点击“下一步”，进入“预约时间”操作页面

选择要预约的时间，然后点击“完成并打印”按钮

进入打印预览页面

打印成功并完成本次申报预约

（温馨提示：

您只要按预约时间和地点前往公积金业务银行网点即可办结业务。

）

第二节归集业务

一、单位登记业务

（一）单位缴存登记及专办员注册登记

专办员可选择办理的方式（方式2、方式3）

单位缴存登记是指单位在公积金专户中开立单位公积金户。

专办员注册登记是指专办员将填写6项本人信息进行注册登记。

（温馨提示：

这两项业务为关联业务，即两项必须一次性连续性办结，不得分开办理；该流程仅能注册登记1名专办员，单位有多名专办员的现在这里登记一名，其他专办员在“新增专办员注册登记”办理，详见下页。

）

（二）单位缴存登记注销

专办员可选择办理的方式（不申报不预约直接到中心管理部柜台办结）

单位缴存登记注销适用于单位因合并、分立、撤销、解散或者破产的，无法继续存续或为职工缴存公积金的情况。

（温馨提示：

单位办理登记注销前，本单位公积金户下全部职工需办理转移或集中封存；中心管理部地址目前为：

深圳市福田区侨香路2008号侨香村1栋裙楼[香格丽苑东边、翠海花园北边]，今后逐步会在深圳8个行政区分别设置。

）

二、专办员业务

（一）新增专办员注册登记、专办员注销登记

专办员可选择办理的方式（方式2、方式3）

新增专办员注册登记适用于：

单位需增加专办员的；单位指定多名专办员的，1名在前述“单位缴存登记及专办员注册登记”流程办理，其余的在“新增专办员注册登记”办理。

专办员注销登记适用于：

单位需减少专办员的；变更专办员的，须办理原专办员注销登记与新增专办员注册登记，可由新增专办员同时办理注销和注册登记。

（二）专办员信息变更

专办员可选择办理的方式（方式1、方式3、专办员使用密码操作的也可直接网上操作变更）

专办员信息变更适用于：

专办员需变更姓名、固定电话、移动电话、电子邮箱和是否购买数字证书。

（温馨提示：

①专办员变更身份证号码的须通过前述“专办员注销登记”和“新增专办员注册登记”来完成，如上图所示；②专办员的6项信息和专办员作为缴存职工的个人账户中的信息在系统中分别管理，没有关联，如专办员变更了身份证号码后，须再办理“个人信息变更”以变更自己作为缴存职工的个人信息，两者之间不会关联变动。

）

三、个人账户设立业务

专办员可选择办理的方式（方式1、方式2、方式3）

个人账户设立申请办理的环节为：

单位缴存登记及专办员注册登记—专办员参加培训并考试通过—进行个人账户设立。

每个职工只能设立一个住房公积金个人账户。

（温馨提示：

①专办员为职工做个人账户设立时，请务必仔细核对并确保每个职工的信息准确无误，以避免由于信息错误，如职工缴存基数、个人启用年月等提交错误而导致员工缴存额错误。

由此，所产生的差额，若实际缴存额小于应缴额，不足的部分可通过“少缴补缴”（详见少缴补缴业务）补足；若实际缴存额大于应缴额，多余的部分应严格按照退缴申请流程办理。

②由于退缴申请要求严格，流程复杂，请专办员尽量避免使用。

）

▲操作流程图解：

您可以根据提示填写“姓名”、“证件类型”、“证件号码”“社保电脑号”等个人信息。

按照要求填写完成后，选择“提交”。

进入打印页面。

在此时您可以根据自己的需要选择是否“预览”、“打印”或“导出”；点击‘预览’按钮，进入打印预览页面；点击‘导出’按钮，导出excel格式数据；点击“打印”按钮，打印“申请单”。

点击“提交”按钮。

★操作技巧

（1）在操作职工明细导入时，尽量选择文本格式，EXCEL关闭后才能导入，否则系统提示报错；

（2）导入明细的纵向序列须和系统要求一致，如B列为姓名，C列为证件类型……；

（3）请使用简体办公系统，否则提交后姓名等会产生乱码；

（4）社保电脑号如暂时采集不完全的，可暂用9个0填写，但请务必记得在采集到后及时进行个人信息变更，同时请注意区别社保电脑号与社保卡号；

（5）户籍状况等信息请按要求填写相应代码，直接填写汉字的无法提交；

（6）启用年月是用来区分职工本人首次缴存公积金月份的，如果职工是2010年12月前就在岗的，请录入201012，如果职工是2011年1月入职的，请录入201101，不同时间入职的职工通过不同的启用年月来区分补缴的时间。

（7）缴存基数注意小数问题，特别是拷贝过来的信息，有可能显示的是11000.08，但实际在EXCEL中为11000.0……，EXCEL自动隐藏了后面的小数，会导致缴存额不准确。

（8）由于公积金的提取和贷款是以配偶或家庭为单位的，婚姻状况请如实申报和录入。

（9）个人账户设立可能出现“身份证号重复”的报错提示。

有两种可能，一种可能是身份证号确实重号，重号身份证开户需准备《深圳市住房公积金个人账户设立申请清册》、专办员身份证原件和联名卡原件、职工身份证原件及复印件、公安部门开具的身份证明原件到中心管理部办理。

另一种是由于该职工为存量职工，请向该职工本人进行确认。

存量职工的具体定义和操作如下：

存量职工是指曾在深圳市社保局缴存住房公积金的职工。

（深圳户籍、单位13%的比例）

非存量职工是指未曾在深圳市社保局缴存住房公积金的职工。

该部分职工的个人账户设立按照前述流程，直接导入明细设立。

存量职工“个人账户设立”的具体操作流程：

首先，专办员到公积金业务银行网点柜台通过提供单位社保编号查询并打印本单位全部“存量职工”的明细列表，列表中会显示职工姓名、余额以及新产生的个人公积金账号；

其次，专办员在“个人账户市内转移”模块中操作，转入单位公积金号填写本单位公积金号，下方明细列表中全部“存量职工”信息包括新公积金账号；

最后，转入操作完毕后，务必记得对存量职工进行“启封”。

（温馨提示：

由于存量职工现已全部转入我中心集中封存户且职工账户均为“封存”状态，故专办员须对转入的职工进行“启封”，否则封存状态的职工不制联名卡。

）

四、联名卡业务

（一）联名卡的申请

公积金联名卡是办理公积金业务的凭证，联名卡中有两个账户相互关联，住房公积金账户具有住房公积金账户查询、提取、还贷等功能，银行储蓄账户具有个人储蓄、结算和消费等功能。

专办员在为职工首次进行公积金个人账户设立后，系统中会自动为每位职工设立联名卡，不需专办员单单独申请办理。

（温馨提示：

个人账户设立成功后打印出个人账户设立回单和联名卡领卡回执，请将联名卡领卡回执保管好，以便领卡时提供。

）

（二）专办员需要单独申请办理联名卡的情况主要有：

1.因单位提交信息错误导致银行验证姓名身份证信息没有通过的；

2.未领卡重新申请制卡；

3.个人申请换领其他银行联名卡；

4.其他原因。

（三）联名卡使用方法：

1.联名卡是把两个账户关联合为一张卡，那么两个账户就必然有两个密码。

公积金账户的初始密码为身份证号码后六位，有X的以0代替；银行储蓄账户的初始密码来自密码函，可按照缴存银行的规定在柜台、自助终端或拨打客服电话进行修改。

2.职工本人登录网上办事大厅，进入“个人登录”—联名卡—必须先进行联名卡密码修改—方可操作查询或信息变更等其他业务

（温馨提示：

专办员务必将联名卡发放到每个职工个人手中，否则专办员要承担责任。

）

五、信息变更业务

（一）单位信息——备案类

专办员可选择办理的方式（方式1、方式2、方式3）

可变更的备案类信息包括单位地址、邮政编码、行业代码、所属行政区域、单位成立时间、公积金业务经办部门、资格类型、隶属关系、经济类型、上级主管部门联系电话、联系人姓名、联系人固定电话、联系人电子邮箱、联系人移动电话、法定代表人或负责人联系电话、上级主管部门全称等。

（二）单位信息——核准类

专办员可选择办理的方式（方式2、方式3）

可变更的核准类信息包括单位名称、组织机构代码、性质分类、法定代表人或负责人姓名、法定代表人或负责人证件类型、法定代表人或负责人证件号码、社保单位编号、工商注册号、初始缴存人数、缴存日、是否托收、公积金首次托收月、托收账户开户银行、托收账户银行账号、托收账户名称等。

▲操作流程图解

登录深圳市住房公积金办事大厅，点击“公积金业务”。

点击“信息变更业务”，点击“单位信息变更”，点击“单位备案类信息变更”或“单位核准类信息变更”

在“修改后值”一栏填入需要修改的信息。

（三）个人信息——备案类

专办员可选择办理的方式（方式2、方式3、职工本人凭密码登录可网上办结本人备案类信息变更）

可变更的备案类信息包括职工本人的移动电话、电子信箱、职称、学历、等信息的变更。

（四）个人信息——核准类

专办员可选择办理的方式（方式2、方式3）

可变更的核准类信息包括职工本人的姓名、证件号码、户籍情况、社保电脑号、婚姻状况等信息的变更。

六、汇缴、补缴业务

（一）汇缴

专办员可选择办理的方式（方式1、方式2、方式3）

汇缴是指单位为其在职职工代扣及缴存住房公积金。

职工所在单位将应缴存的住房公积金按月汇缴到住房公积金管理中心在受托银行开设的公积金专户内。

（温馨提示：

①单位可选用托收、现金、支票方式进行汇缴，推荐选择托收方式,选择托收方式的在签订托收协议后不需每月操作“汇缴登记”业务，系统会在所选托收日（办理单位缴存登记及专办员注册登记业务时已填写）每月自动托收，无需操作汇缴登记；如需在托收日之前进行托收的，通过操作汇缴登记后可在托收日前托收，（如托收日为20号，需在18号托收的，可在18号操作汇缴登记，即可提前托收）；②单位选择现金、支票汇缴方式的，每月必须操作汇缴登记；③支票和现金缴存须到指定网点缴存，建行分行营业部[福田区益田路6003号荣超商务中心B座一楼]、招行分行营业部[福田区深南中路2号新闻大厦一楼]和中行上步支行[福田区华富路1006号航都大厦首层]。

）

▲操作流程图解

单位专办员登录深圳市住房公积金网上办事大厅系统，点击“公积金业务”，单击“单位汇缴、补缴登记”，单击“汇缴登记”，进入“公积金汇缴登记”页面。

手工录入“单位账号”、“缴交人数”、“金额”、“交款方式”等信息，根据填写的单位帐号系统会自动显示“单位名称”。

点击“提交”按钮

提交后出现下面的页面

点击‘提交’按钮，申报成功。

（二）补缴

专办员可选择办理的方式（方式1、方式2、方式3）

补缴是指单位为职工缴纳欠缴的住房公积金。

单位需办理补缴的主要情形包括：

因单位原因漏缴的住房公积金；因单位原因计算错误等原因少缴的住房公积金；补缴单位缓缴期间或降低缴存比例期间的住房公积金。

补缴类型分为补缴往月和部分补缴：

补缴往月适用于：

单位全部欠缴职工、全部欠缴月份的全部金额补缴。

举例说明：

单位共有缴存职工100人，已做个人账户设立共100人，100人需全部补缴2010年12月至2011年6月的公积金，可使用补缴往月。

部分补缴分为整月补缴和少缴补缴：

整月补缴适用于：

单位部分职工全部欠缴月份的全部金额补缴。

举例说明：

单位共有缴存职工100人，已做个人账户设立共100人，其中只有5人少缴了2011年3月至6月的公积金，需补缴时可用整月补缴。

少缴补缴适用于：

单位部分职工全部欠缴月份的部分金额补缴。

单位共有缴存职工100人，已做个人账户设立共100人，其中5人每月的月应缴存额为800元，因为足额缴存每人需补缴500元，补缴时可用少缴补缴。

所有补缴业务均可采用托收方式。

（温馨提示：

①补缴往月可选用方式1、方式2和方式3，部分补缴中的整月补缴和少缴补缴只能选用方式2和方式3；②专办员通过“少缴补缴”模块为某职工补缴公积金后，系统在补缴托收时仍然会自动发起补缴月份的托收，此情况会造成该职工补缴月份的缴存额重复缴交，请专办员在使用“少缴补缴”时注意该问题，由于退缴申请要求严格，流程复杂，请专办员尽量避免使用。

▲操作流程图解

单位专办员登录深圳市住房公积金网上办事大厅系统，点击“公积金业务”，单击“单位汇缴、补缴登记”，单击“补缴往月登记”，进入“公积金汇缴往月登记”页面。

手工录入：

“缴交人数”、“金额”、“起始年月”、“终止年月”、“交款方式”。

信息填写完毕后，点击“提交”

点击“提交”后生成下面的页面

七、缴存额调整业务

（一）缴存比例调整

专办员可选择办理的方式（方式1、方式2、方式3）

在一个住房公积金缴存年度（每年7月1日至下一年6月30日）结束之前办理下一缴存年度的缴存比例调整及核定手续，一个公积金年度只能调整一次。

单位调整缴存比例应符合年度调整文件规定，缴存比例在5%-20%之间，个人缴存比例与单位缴存比例保持一致。

（二）缴存基数调整

专办员可选择办理的方式（方式1、方式2、方式3）

在一个住房公积金缴存年度（每年7月1日至下一年6月30日）结束之前办理下一缴存年度的缴存基数调整及核定手续，一个公积金年度只能调整一次。

（温馨提示：

①月缴存额=缴存基数*单位比例+缴存基数*个人比例；②单位在一个公积金年度内为单位需要基数调整的职工办理基数调整；③缴存比例和缴存基数调整的生效时间为业务办理的当月，即办理业务的当月生效，专办员通过“补缴往月”模块补缴时会以缴存比例和基数调整前的比例和基数计算应缴额，由此产生的补缴金额的差额须严格按照退缴流程办理；④由于退缴申请要求严格，流程复杂，请专办员尽量避免使用。

）

▲操作流程图解

单位专办员登录深圳市住房公积金网上办事大厅系统，点击“公积金业务”，单击“缴存额调整业务”，单击“缴存比例调整”或“缴存基数调整”，进入“缴存比例调整”或“缴存基数调整”页面。

手工录入“单位比例”等信息输入完毕后，点击“提交”

点击“提交”后出现下面的“缴存比例调整”页面

或者“缴存基数调整”页面

在实际操作中，如输入信息有逻辑错误，系统将自动提示原因，根据提示进行修改之后，再进行提交。

八、个人免缴业务

（一）个人免缴的申请

专办员可选择办理的方式（直接到管理部办理）

职工按照本市最低工资标准领取工资的（2011年4月1日期调整为1320元），个人部分的住房公积金可以免缴，单位部分的住房公积金应当按照规定和正常比例缴存。

按照当地最低工资标准领取工资的职工，可由专办员申请为其个人免缴业务个人缴存比例为零。

（二）个人免缴恢复正常缴存比例

专办员可选择办理的方式（方式1、方式2、方式3）

个人免缴恢复正常缴存比例适用于职工本人工资水平提高到本市最低工资标准以上时，申请将个人缴存比例恢复到和单位同比例的正常状态。

九、降低缴存比例、缓缴业务

专办员可选择办理的方式（方式2、方式3）

因连续亏损两年等情况缴存住房公积金确有困难的单位，经本单位职工代表大会或者工会讨论通过后，经公积金中心审批同意后，可以降低缴存比例与缓缴。

申请降低缴存比例或缓缴的期限申请一次为两年。

★操作技巧

办理缓缴及降低缴存比例由于审批流程不能当场办结，建议先将托收方式改为不托收，待审批通过后再对前面月份进行审批后的比例补缴。

例如：

原单位缴存比例为5%，3月已申请降低为2%，至4月才审批通过，那么系统生效的时间已由3月份开始（柜员录入时是3月份），则3月份的公积金可按5%进行补缴。

例2：

若为申请的缓缴，当前月份为3月，则系统允许录入3月及3月以前月份。

十、封存、启封业务

专办员可选择办理的方式（方式1、方式2、方式3）

封存适用于职工因公出国、离职等原因，单位应当为所属职工办理住房公积金个人账户封存手续。

职工个人公积金账户由正常状态变为停止汇缴状态。

启封适用于职工因恢复工资发放可继续和单位共同缴纳公积金或单位接受新调入职工后。

（温馨提示：

专办员如遇到职工离职的情况，请及时将离职员工封存，避免因为封存而多托收该离职员工的缴存额，如专办员未及时封存导致该月为离职员工多缴存的须严格按照退缴流程办理。

由于退缴申请要求严格，流程复杂，请专办员尽量避免使用。

）

★操作技巧

1.启封和封存时，个人账户的封存和启封以业务办理时间为准，若在本月托收日前办结封存，托收包发送时不会包含封存职工的应扣缴金额，启封同理；

2.封存的办理须在本月单位托收日之前，如已超过本月托收日，将在下一月托收日托收时除去封存职工的应缴存金额。

3.启封须重新确定职工缴存基数。

十一、转移

（一）个人账户市内转移

专办员可选择办理的方式（方式1、方式2、方式3）

职工个人公积金账户在本市范围内不同单位之间的转移。

★操作技巧

转出单位先做封存，转入单位才能做转移；转移的前提是转出单位做封存，若为封存不仅会继续托收转出单位的汇缴额，同时转入单位无法办理转移。

▲操作流程图