行政部部门及岗位职责之欧阳科创编.docx
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行政部部门及岗位职责之欧阳科创编
行政部部门及岗位职责
时间:
2021.02.05
创作:
欧阳科
一、前言
行政部作为公司的管理与服务职能部门,主要负责公司行政人事管理工作,行政方面对内做好各部门日常服务及后勤保障工作,对外做好职能部门招待及协调;人事方面做好员工的职业规划、招聘、培训、考核、薪酬、员工关系等模块工作,监督各部门工作计划执行情况,打造公司企业文化。
二、行政部部门职能
1、负责对公司有关工作进行综合协调。
2、统筹公司人力资源管理,制定人力资源规章制度,参与制定公司人力资源发展战略。
3、为公司吸引、选拔、保留优秀人才,为公司发展提供优质人才保障。
4、协助组织实施绩效考核,制定激励政策,充分调动员工工作积极性。
5、代表公司,与政府各职能部门沟通协调,树立公司对外良好形象。
6、组织签订劳动合同,处理劳动争议,解决劳动纠纷。
7、与运营部合作,不定期举办各类培训及主题活动,提升员工对企业的认同感。
8、保管公司印章,存档公司重要合同、文件。
9、管理固定资产、办公用品及劳保用品。
10、对公司车辆进行管理。
11、上传下达,与各部门沟通协调,提供后勤保障服务。
三、行政部组织结构
四、行政部岗位职责
㈠、行政部副总经理岗位职责
1、行政隶属
直接上级:
总经理
直接下属:
行政经理、司机
2、主要职责
⑴、负责公司行政、人事、后勤日常事务处理及相关外联活动。
⑵、制定并完善公司的工作程序和规章制度。
⑶、协调并支持配合公司各部门对人力资源计划、行政开支的管理工作,协调配合公司各部对人事、行政、后勤方面的支持。
⑷、制定本部门年度工作目标和工作计划。
⑸、制定公司绩效考核制度,组织实施绩效考核,及时解决绩效考评中出现的的各种问题,不断完善绩效管理体系。
⑹、向公司决策者提供有关人力资源战略、组织建设等方面的建议,致力于提高公司的综合管理水平,及时处理公司管理过程中的重大人力资源问题。
⑺、代表公司建立政府劳动、人事和相关公共关系的沟通渠道,及时掌握信息,改善管理,规避政策风险,妥善处理劳动争议。
⑻、审核部门职位设立,人员配置及职位说明书管理,把控人员招聘录用,提出录用人员岗位级别和工资的建议。
⑼、负责人员培训和开发,为主管以上员工进行职业生涯设计,确保公司员工能胜任当前和未来发展需要。
⑽、负责公司的社会保险缴纳及福利事项的统筹管理。
⑾、协助组织公司年会及公司各类活动。
⑿、完成领导交办的其它工作任务。
㈡、综合行政部经理岗位职责
1、行政隶属
直接上级:
行政部总经理
直接下属:
人事经理、前台文秘
2、主要职责
⑴、负责公司印章的管理及登记。
⑵、管理公司重要资质证件,办理公司所需各项资质年审、年检。
⑶、负责公司文件与合同的管理与备案,制定相关管理制度。
⑷、制定公司统一公文格式。
⑸、承办行政部副总经理交办的工作。
⑹、制定公司办公费用总开支计划并加以调控。
⑺、负责公司固定资产、办公用品的统筹管理。
⑻、负责与政府职能部门的协调、沟通、联系工作。
⑼、协调公司内部行政、人事、后勤等工作。
⑽、协调公司行政、后勤服务、办公设施和车辆的管理,为公司提供各类相关统计数据。
⑾、完成领导交办的其它工作任务。
㈢、行政部人事经理岗位职责
1、行政隶属
直接上级:
行政经理
直接下属:
无
2、主要职责
⑴、协助制定公司人事管理制度,参与人力资源战略规划。
⑵、协助制定职位说明书,并根据公司职位调整进行相应的变更,保证职位说明书与实际相符。
⑶、办理缴纳社会保险事宜,并负责相关解释工作。
⑷、根据公司人员需求情况,提出人员调配方案(包括人员内部调入和调出),经上级领导审批后实施,促进人员的优化配置。
⑸、协助做好招聘与任用的具体事务性工作,包括刊登招聘信息、收集和汇总应聘资料、组织安排人员面试、跟踪落实面试人员的情况等。
⑹、管理员工信息资料及各类人事资料,填制和分析各类人事统计报表。
⑺、组织员工岗前培训,制定各部门的培训计划,经批准后实施。
⑻、组织签订劳动合同。
⑼、更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系资料
⑽、协助日常行政工作的组织与管理,提供后勤保障。
⑾、配合财务部门做好劳动报表月、季、年度的统计工作。
⑿、完成领导交办的其它工作任务。
㈣、行政部前台文秘岗位职责
1、行政隶属
直接上级:
行政经理
直接下属:
无
2、主要职责
⑴、负责前台接听电话,妥当应答,如有必要,做好电话记录。
⑵、负责收发信件和报刊及相应的登记工作。
⑶、起草、打印、复印、登记和存档各类文件。
⑷、负责会谈、会务工作的安排与接待。
⑸、安排商务旅行,做好预订工作。
⑹、接待来访客人,并通报相关部门。
⑺、掌握公司领导的日程安排,为领导接见访客做好预约工作。
⑻、协助组织公司各类活动,协调与公司各部门关系。
⑼、完成领导交办的其它工作任务。
㈤、行政部司机岗位职责
1、行政隶属
直接上级:
行政部副经理
直接下属:
无
2、主要职责
⑴、做好公司领导的用车服务,服从领导,听从指挥,出色完成出车任务。
⑵、合理调配车辆使用,严格执行用车填单制度,做好用车统计。
⑶、负责车辆的年检、保险、保养等车务工作及相关证件和资料的保管工作,定期进行车辆检查、维修、保养,确保车况良好。
⑷、负责建立车辆维修、保养及行驶、费用档案,掌握车辆运行情况,出车前严格检查车辆,确保行车安全。
⑸、遵守交通法规,服从交通管理,安全行车,杜绝各种交通事故发生,确保人车安全。
⑹、保持良好的精神面貌,维护公司形象。
⑺、负责公司领导的安保工作,遵守保密原则。
⑻、协助与政府部门的沟通联络工作。
⑼、注意车辆的防火、防盗等安全工作,杜绝各种隐患发生,出车前严格检查车辆,确保行车安全。
⑽、完成领导交办的其它工作任务。
行政部管理制度
1、本部门负责公司的行政、人事、后勤等综合事务,上传下达,协调与各部门关系,并提供相应保障支持工作。
2、本部门全体工作人员须在行政部总经理领导下,高品质完成部门工作任务,忠于职守,按岗位职责要求,高效率做好本职工作。
3、遵守考勤制度,按时上下班,保持良好的工作面貌,如遇特殊情况不能按时到岗,需提前向主管领导请假。
4、严格执行公司的各类规章制度,服从领导安排,不得借故推逶。
5、爱岗敬业,随时维护公司形象。
认可企业经营理念,认同企业文化。
以企业利益为出发点,发扬奉献精神,树立“司兴我荣,司衰我耻”的主人翁观念。
6、团结同事,礼貌待人,部门内不得发生争吵、打架等纠纷事件。
7、不得打探他人薪资,不得私下议论他人,传播、散布小道消息。
8、不得利用公司电话打接私人电话,工作时间,不得上网访问与工作无关的网址,禁止聊天、吃东西、听音乐、玩游戏。
9、遵守保密原则,不得通过任何途径泄露公司商业秘密。
10、不得在工作时间串岗、闲聊、化妆等与工作无关的事情。
11、不得借办公事之机办理私事,不得冷淡、怠慢公事来客。
12、对于有关工作事宜的请示和报告,应循级而上,不可越级报告。
13、爱护公物、维护环境卫生,厉行节约、降低公司成本。
14、保证办公区域安全,下班后要将本部门所有门窗关严,切断电源,方可离开。
司机管理制度
为规范司机人员安全行车,保障车辆使用率,特制定本制度。
1、遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及法律法规,遵守公司规章制度,出车前必须认真做好车辆检查,确保安全行车。
2、爱惜公司车辆,保证车内卫生,严格执行车辆保养规范,保证车辆最佳状况,确保车辆正常行驶。
3、未经领导批准,不准私自出车或外借他人;凡私自用车要追究责任,所造成的一切车辆、人身事故由责任人负责。
4、驾驶员在驾驶车辆的过程中,须自觉遵守交通法规,确保安全行车。
5、驾驶员因违反交通法规而产生的行政处罚由自己承担。
6、严禁酒后驾车;禁止开车时接听手机,否则出现的后果当事司机负责。
7、服从命令,听从指挥,按时按点出车。
如遇特殊情况不能按时返回,应及时通知管理人员,并说明原因。
8、保持良好的个人形象,注意个人言行,礼貌待人、微笑服务,绝不允许在客户面前影响公司形象。
9、因公出车,所致交通事故(在保险范围内)一年内不能超过二次;若超出标准,每多发生一次交通事故,则由当事司机按保险定损费用的20%承担,依次类推30%;40%或根据事故情况扣发当月工资300元500元。
10、驾驶员在驾驶车辆的过程中,应随时留意车辆状况,发现异常要立即停车检查并及时上报主管领导。
11、司机有责任帮助后勤主管或司机班长提供并建立行车记录,车辆维修保养记录;其内容为:
车辆行驶里程、技术状况、维修保养日期,大、中、小修日期,车辆损坏程度及原因,零件更换情况,维修费用等。
12、妥善保管随车工具和各种证件,如有工作变动,做好交接手续。
13、保证通信畅通,手机07:
0022:
00处于开机状态,并保证充足的话费及电量。
14、车内不准吸烟,不准放置易燃易爆品,保证人车安全。
时间:
2021.02.05
创作:
欧阳科
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