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公文格式doc
沈阳xx有限公司文件
沈x字[2005]004号签发人:
公文管理规定(试行)
为使公司公文管理更加制度化、规范化、科学化,结合公司的
实际情况,特制定本规定。
第一条公文种类
一、决定:
适用于重要事项或重大决策,奖罚有关单位及人员,变更或撤销下级单位不适当的决定事项,人事任免等。
二、公告:
适用于宣布重大事项。
三、通告:
适用于公布有关知悉性或遵行性事项。
四、通知:
适用于颁布、公布、批示有关文件,布置有关任务,告知一定事项的文书。
五、通报:
适用于表彰先进,惩戒错误,传达重要精神或情况的周知性文书。
六、报告:
适用于向上级汇报工作,反映情况,提出建议、答复询问的陈述性文书。
七、请示:
适用于事前向上级请求指示、答复、审核、批准的有关事宜的报请性文书。
八、批复:
适用于上级用于答复、处理下级请示事项的指令性文书。
九、报备:
根据相关制度规定的必须上报上级单位知悉但尚未执行的文件,若上级单位在五个工作日内无异议,并在五个工作日内不作出答复,上报单位即可执行;若有异议上级单位必须在五个工作日做出答复,上报单位需按批复内容执行。
十、意见:
适用于对重要问题提出见解和处理办法的指导性文书。
十一、函:
适用于不相隶属单位之间,商洽公务,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项,需相关人员知悉的书面非正式文书。
十二、会议纪要(见附件1):
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
十三、内部通启(见附件2):
适用于公司内部门间协调、商议工作的文件。
十四、传真(见附件3):
适用于说明的所要传送文件的具体特点,或进行简单沟通的书面文件。
十五、备案:
根据相关制度所规定正在或已执行完毕,必须上报上级知悉,但不需上级批复或提出意见的文件。
第二条公文编号
一、编号格式
XXXX字[XXXX]XXX号
文件顺序号
年度号
发文部门拼音字母代号
公司名称缩写
沈阳xx有限公司名称缩写为“沈x”
举例如下:
公司发文
沈x字[2005]第001号
文件顺序号
年度号
公司名称缩写
公司决定、公告、通告、通报及公司颁布规章制度等文件编号为“沈联字”(见附件4);公司定期召开的会议所形成的会议纪要需单独编号。
例如:
将经营班子成员扩大会纪要编号为“沈x经会字”,干部定期例会纪要编号为:
“沈x干会字”,公司组织的其它不定期的会议纪要编号为“沈x会字”;以公司名义下发的各类通知编号为“沈联通字”,以公司名义形成的请示编号为“沈x请字”;以公司名义形成的报告、批复、意见、函及报备和备案等文件编号为“沈x综字”。
年度号及文件号依照编号格式由总经办负责确定。
二、部门名称缩写
公司各部门名称缩写
工程部—————GC计财部————JC
经营部—————JY客服中心———KZ
前期开发部———QK设计部————SJ
行政部—————XZ预算部————YS
营销部—————YX总经办————ZB
如部门名称仍有未列或不同,可以部门名称所含汉字的拼音首字母(两个)或部门名称所含词的首字的拼音首字母(两个)作为部门代号。
举例如下:
部门名义发文(以工程部为例)
沈xGC字[2005]001号
文件顺序号
年度号
发文部门拼音字母代号
公司名称缩写
以部门名义形成的通知、通启、请示、报告、意见、会议纪要和备案等文件需按上述规定进行编号,并可参照公司分类编号的方式进行分类。
年度号及文件号依照编号格式由部门档案管理员负责确定。
四、年度号
如文件的拟稿日期和正式发文日期跨年度时,以总经理签发日期为准。
五、文件顺序号
公文编号以流水号编号形式,实行一文一号;文件顺序号需连续编排,文件顺序号不得重复或跳漏;各部门的公文按部门流水号编号形式,分别编排。
六、公文密级代号:
绝密为——G机密为——J秘密为——M
第三条文件每页的正下方居中的位置需标注“第几页共几页”。
首页上方需注明签发人,最后一页下方需注明主送单位(个人)、抄报单位(个人)、抄送单位(个人)。
第四条公文格式
一、公文一般由秘密等级、紧急程度、发文编号、标题、主送单位、正文、附件、发文单位、成文日期、印章、抄报单位、抄送单位等部分组成。
(一)涉及公司机密的公文需标明密级和保密期限,其中,绝密、机密级公文还需标明份数及序号。
(二)紧急公文需根据紧急程度分别标明特急或急件。
(三)招议标文件必须注明签发人、会签人姓名。
(四)公文标题需准确简要地概括公文的主要内容,并标明公文种类。
公文标题中除公司规章制度外,一般不用标点符号。
(五)行文需使用全称或规范化简称。
上行文不以上级单位中的部门为主送单位。
(六)公文如有附件,需注明附件顺序和名称。
(七)公文需加盖印章或由签发人签发。
(八)成文日期以最终签发人签发的日期为准,联合行文以主办部门经理的签发日期为准。
(九)公文如有附注(需要说明的其他事项),需加小括号标注。
(十)公文文字从左至右横写、横排,正文原则上使用楷体-GB2312四号字。
二、公文用纸采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。
张贴的公文用纸大小根据实际需要确定。
三、向主管单位呈报的请示,需采用公司文头纸打印,文件编号靠右侧。
第五条行文规则
一、行文需确有必要,注重效用。
二、行文关系根据隶属关系和职权范围确定,不得越级请示和报告。
三、各部门不得代表公司向公司以外行文。
四、属于部门职权范围内的事务,需由部门自行行文或联合行文,联合行文需明确主办部门。
五、请示需一文一事。
六、除上级单位主管直接交办的事项外,不得以单位名义向上级单位主管报送请示、意见和报告。
第六条发文办理
一、发文办理是指制发公文的过程,包括草拟、核稿、核准、复核、签发、用印、登记、分发等程序。
二、草拟公文的要求
(一)符合国家的法律、法规和公司的各项规章制度。
(二)情况属实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(三)公文文种需根据行文目的、发文单位职权和主送单位行文关系确定。
(四)紧急公文,需体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
紧急程度分为:
“特急”、“急件”。
在文件签发后,由发文单位在文件右上角加盖相应的印章。
(五)人名、地名、数字、引文准确。
引用公文需先发文单位、发文编号,后引标题。
引用外文需注明中文含义。
日期需写明具体的年、月、日。
(六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“
(一)、”,第三层为“1、”,第四层为“
(1)”。
(七)需使用国家法定的计量单位。
(八)文内若使用非规范化简称,需先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式,需在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,需使用阿拉伯数字。
三、以公司名义的发文,由公司总经理审批后签发(用印);以部门名义的发文,需由分管副总经理审批后,部门经理签发。
四、公文草拟由部门或主办部门负责,草拟人将按公文格式草拟的公文,送交打印,初校后交部门经理或主办部门经理核稿(由多个部门共同发文的文件还需分送其它会稿部门经理核稿),填写《发文处理专用单》(见附件5),经公司分管领导核准,经总经办复核,报公司总经理审批。
五、以公司名义行文,公文未送总经理审批前,总经办需进行复核。
复核的重点是:
行文方式是否妥当;是否符合行文规则和拟制公文的要求;公文格式是否符合规定;审批、签发手续是否完备;附件材料是否齐全等。
经复核确需对文稿进行实质性修改的,需重新按程序办理。
如无异议,由总经办专人交总经理审批。
六、经总经理签发的文件,由总经办专职人员标注文号、打印、登记、盖章后按确定的报送范围发送。
注明密级的文件按公司《保密制度》有关规定发送。
七、所有公文的盖章原稿、签发原稿、打印样稿及行文过程一起存档备查。
第七条收文办理
一、收文办理包括签收、登记、拟办、审批、承办、催办等程序。
二、收到上级的来文、或其它公司发来的平行文,由总经办填写《收文文处理专用单》(见附件6)。
并由总经办统一负责签收、登记、复核、拟办、催办。
三、收到部门上报需要办理的公文,总经办需进行复核。
复核的重点是:
是否符合公文规则;需由何部门办理。
四、经复核,对符合规范的公文,总经办主任提出拟办意见,经总经理审批后,转交有关部门承办,需要两个或两个以上部门办理的需明确主办部门。
紧急公文需明确办理时限,按时限要求办理。
确有困难的,需及时予以说明。
经复核,对不符合本规定的公文,由总经办主任批准后,可以退回原单位并说明理由。
五、承办部门收到交办的公文后需及时办理,不得延误、推诿。
对不属于本部门职权范围或不宜由本部门办理的,需及时退回总经办并说明理由。
六、只需各部门经理或相关人员知悉的公文,由总经办登记,总经办主任签批后,送相关人员传阅。
七、公文办理中遇有涉及其它部门职权的事项,主办部门需主动与有关部门协商;如有分歧,当意见不能取得一致时,可以报请上一级协调或裁定。
八、总经理批示和交有关部门办理的公文,总经办要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。
第八条公文管理
一、公文复印件作为正式文件使用时,应当加盖公司公章。
二、公司员工离职时,需将本人借用的公文按照有关规定移交、清退。
第九条附则
一、本规定由总经办负责解释与修改;
二、本规定经总经理批准后,自颁布之日起实施。
沈阳xx公司
二00五年三月十七日
附件:
1、公司会议纪要格式
2、公司内部通启格式
3、公司传真格式
4、公司文件格式
5、公司发文处理专用单
6、公司收文处理专用单
附件1:
密级:
沈阳xx有限公司
×××××××××会
会议纪要
沈x会字[2005]×××号
签发人:
会议时间:
2005年×月×日:
会议地点:
会议主题:
参加人员:
记录整理:
会议内容:
抄报:
抄送:
附件2:
沈阳xx有限公司
内部通启
致:
客服中心编号:
GC2005-031
由:
工程部日期:
2005年4月29日
通启实效:
是否需要回复:
否
事由:
关于KZ2005-010的回复
内容:
经核查,176#1-9-1由xx建筑二次维修过程中成品保护不利,给业主造成一定的损失所述内容属实。
起草人:
签发人:
抄报:
抄送:
附件3:
沈阳xx有限公司
SHENYANGHUAXINLUENMEIPROPERTIESCO.,LTD.
中国·沈阳·号Tel:
Fax:
No.
收件人:
传真:
电话:
发件人:
沈阳有限公司
电话:
日期:
2005年8月29日
关于:
加晒图纸的说明
抄报:
E-mail:
页数:
(含此页)1
√紧急□请审阅□请批注□请答复□请传阅
因四期配电箱招标,需加晒四期电气施工图一套。
起草人:
签发人:
密级:
附件3:
沈阳xx公司文件
沈x字[2005]×××号签发人:
沈阳xx有限公司
二OO五年×月×日
主送:
抄报:
抄送:
附件5:
沈阳xx有限公司
发文处理专用单
发文时间:
2006年3月14日
发文标题:
四期页岩空心砖砌块调查报告
发文字号:
沈xGC请字2006[007]号发文密级:
M紧急程度:
发文部门:
工程部、设计部
总经理审批意见:
拟稿人:
发文部门经理核稿:
公司主管领导核准:
总经办复核:
会签:
主送:
地产集团成本管理中心
抄报:
抄送:
打字:
校对:
审核:
共印()份
附件6:
沈阳xx有限公司
收文处理专用单
收文第[]号收文时间:
年月日
来文名称:
来文字号:
附件:
拟办:
批示:
传阅人签字
传阅人意见
传阅人签字
送阅日期
退还日期
处理意见:
总经理:
年月日
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