TEP010801调研清单采购管理上课讲义.docx

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TEP010801调研清单采购管理上课讲义

巴赛尔聚烯烃工程塑料苏州有限公司K/3项目

调研清单

（采购管理）

金蝶软件（中国）有限公司

咨询与实施部

二零一零年二月

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1

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调研计划说明：

请提前将此份调研清单发给客户项目经理，并将以下内容按需调研的客户公司实际情况填写好：

⏹调研内容及目标

A、对XX公司的XX部经营管理模式及与相关部门的接口等进行全面的了解；

B、了解XX公司XX部目前的运营状况；

C、实施人员通过调研，了解XX部门对系统的潜在需求，以便更好地制定实施方案；

⏹调研对象

XX公司XX部

⏹调研小组成员

XX公司：

XXX（项目经理）及相关部门人员

金蝶公司：

⏹被访人：

XX公司被访人：

电话：

Email:

⏹部门主管：

⏹调研时间（请单独提供详细的调研时间安排表）

⏹调研地点

XX公司会议室

⏹调研资料准备

调研时间表：

金蝶方起草，XX公司确认；

XX部门日常用到的报表：

XX公司提供；

⏹调研环境准备

会议室、白板、白板笔、投影仪

⏹特别说明：

如以下调研内容涉及公司需严格保密的资料，可以不用回答或填写

一、部门基本情况

1、公司是否有多个采购部门？

☐是；分别是：

☐否；

2、采购主管和采购人员名单，如有多个采购部门，请同时列出多个采购部门的人员名单。

采购主管：

采购员：

3、采购业务是否由统一的部门进行管理？

☐是；

☐否；分别是：

4、是否有计划由专门的人员负责录入采购订单？

☐是；分别是：

☐否；采购员负责各自的订单录入。

5、不同类的物料是否由不同采购人员负责？

☐是；请列出采购员各自负责的物料分类，分别是：

☐否；

6、不同的地区是否由不同的采购人员负责？

☐是；请列出采购员各自负责的地区，分别是：

☐否；

7、请列出采购部门的组织结构图及本部门的整体业务流程，包括审批流程和与其它部门的接口？

二、供应商情况

1、供应商的信息是否统一由专人维护？

☐是；维护人员是：

☐否；采购员负责各自的供应商信息录入。

2、公司有无统一的供应商编码？

☐有；编码长度共位，请说明编码原则：

☐无；

3、公司的供应商总数约为：

个，

A、国内供应商有家，主要分布在哪些地区：

经常往來的有家；占公司采购额：

%；

B、国外供应商有_家，主要分布在哪些地区：

经常往來的有_家；占公司采购额：

%；

C、大宗物料供应商有_家，分别是：

4、是否对供应商进行分类/分级？

☐是；如何进行分类/分级：

☐否；

5、采购订单中是否需带有供应商自身的物料编号（即供应商物料编号）

☐是；

☐否；

6、公司是否对供应商进行定期考核？

☐是；考核周期为：

；考核指标包括：

；考核的手段与流程如何？

☐否；

7、未通过审核的供应商是否允许交易？

☐是；为什么：

☐否；

8、一次性（临时）供应商是否录入系统？

☐是；□一次性供应商全部使用一个供应商编码进行采购；□分别给供应商编码进行采购；

☐否；手工下采购单；

9、对供应商的不满和投诉主要集中在哪些方面？

☐质量

☐交货及时率

☐服务

☐价格

10、如何选择一个新的供应商？

三、采购申请/价格管理

1.是否有完整的供应商价格资料库：

☐是；

☐否；

2.公司的物料，采购价格是否含税？

☐是；税率是多少，有哪几种税率？

☐否；

3.不同的供应商，针对同一物料，是否会有不同的价格？

☐是；控制部门为：

☐否；

4.与供应商签定的订单价格是否可以与价格表上不同？

☐是，采购人员可灵活掌握；

☐否，严格执行价格表的价格；

5.公司有供应商报价的物料大概有多少：

6.请描述报价的审批流程

四、订单管理

1、公司的可采购件中包含以下哪些类型的物品：

☐产成品（买进卖出，属于贸易）；

☐半成品；

☐原材料；

☐其他；

2、采购件是否有有效期控制？

□是；有效期是多长时间：

□否；

3、公司是否有同供应商签订长期采购合同？

☐是；一般长期采购合同签订多长时间？

主要内容有哪些？

☐否；

4、公司是否有成套采购/组装采购的物料？

☐是；请列举范例，并说明以何种收料方式：

☐否；

5、采购件采用主供应商，还是采用按比例分配供应商政策？

☐主供应商，同一物料，每次采购仅向一个供应商发订单；

☐按比例分配供应商；同一物料，每次采购都按比例同时发多个供应商；

6、采购的物料收料时，是否有搭配配件或组件一起收料的情况？

☐是；请列举范例：

☐否；

7、采购物料的同时是否会采购物料的增殖服务？

☐是；请说明是何种服务，是否收费：

☐否；

8、是否会有与供应商签定采购合同，但送货需直接发给指定第三方用户的情况

☐是；请说明流程：

☐否；

9、公司的各相关部门之间是否会有内部采购订单？

☐是；请举例：

☐否；

10、是否有外币订单？

☐是；请说明存在哪几种外币：

☐否；

11、采购单是否存在多次交货的情况，同一张采购订单价格是否经常变动？

☐是；请说明：

☐否；

12、公司采购订单的发出方式有：

☐传真；

☐邮件；

☐电话；

☐正式书面合同；

☐口头下单；

☐其他；

13、采购计量单位与报价单位、收货单位、发票单位、库存计量单位是否一致：

☐是；

☐否；一般都有多少种兑换关系，请列示：

14、订单交期：

最短天，最长天，平均天，紧急订单月平均张。

15、公司订单交期达成率如何？

☐≥98%；

☐90%~98%；

☐80%~90%；

☐70%~80%；

☐＜70%

16、公司所有采购订单的处理流程（从接单到收料、结算）是否一致：

☐是；

☐否（处理流程因□物料不同□供应商不同□其他原因出现差异）；

17、订单变更是否频繁：

☐是；变动订单占总订单量：

____%；订单变更流程如何？

☐否；

18、如何对采购订单的执行情况进行跟踪：

☐专人负责；

☐各采购人员自行跟踪；

☐PMC计划人员；

☐其他；

19、有无先开票后送货的情况发生？

☐是；为什么？

☐否；

20、采购件是否需要批号跟踪？

☐是；批号何时产生？

批号的规则如何？

请列示：

☐无；

21、固定资产采购，生产性物料采购，非生产性物料采购的部门分别是哪里？

流程如何？

22、公司如何对采购人员进行考核？

五、收料/退料

1、收料通知由哪个部门开出？

收料通知上有哪些主要信息？

☐采购部；

☐计划部；

☐货仓；

☐其他；

2、公司共有哪些物料仓库及物料仓库的管理部门：

3、是否有专门的部门执行收料

☐是；部门是：

☐否；

4、是否严格按采购单执行收料，有无超收、欠收比例？

☐是；订单不允许超收或欠收；

☐否；超收、欠收是否需经哪个部门批准？

5、收料控制：

☐无订单不可收料；

☐无订单可暂收物料，但需补充订单；

☐无订单也可收料；

6、物料收料时会有什么单据伴随？

☐送货单；

☐采购单；

☐发票；

☐其它单据；

7、物料收料时的运输方式：

☐供应商送货上门；

☐公司去供应商处提货；

☐通过第三方物流公司送货；

☐其它运输方式：

8、是否存在多个物料接收部门或接收地点？

☐是；分别是：

☐否；

9、退料给供应商后，供应商是否需要进行物料的调换？

☐是；需再单独补送或下次送货时补齐；

☐否；直接扣款；

10、退料给供应商后，供应商是否需要退回货款？

☐是；何时退款：

☐否；

11、物料检验不合格，退料给供应商后，是否要对供应商进行罚款？

☐是；如何罚？

☐否；

12、退料给供应商是否需要审批/检验？

☐是；哪个部门审批/检验：

☐否；

13、请描述物料收料流程：

14、请描述物料退料流程：

六、对账

1、采购订单是否都需要供应商开具发票？

☐是；□票到付款□月结发票天；

☐否；

2、公司是否有预付货款的情况

☐是；一般预付货款的比例是：

☐否；

3、公司是否允许同一供应商，在其即是客户同时又是供应商的情况下，用其应收款核销应付款？

☐是；有此种业务发生的供应商所占比例：

☐否；

4、财务部根据什么进行付款？

☐采购订单；

☐供应商的送货单；

☐双方的对账单；

☐其它单据；

5、请描述财务日常付款流程如何进行？

6、对于物料已经入库但发票当月没到的情况如何处理?

7、采购费用和采购费用发票在公司是如何处理的？

七、日常使用表单

1、请列出本部门日常使用的表单，并请将每种类型表单附在本调研清单后，如请购单、采购订单、收料通知单、对账单等。

2、请列出本部门日常使用的报表，并请将每种类型报表附在本调研清单后。

如订单统计表、收料统计表、采购金额统计表等。

八、需求

1、采购业务中其他需要特别说明的问题？

2、希望使用系统之后，系统能够实现的关键功能？