EXCEL重点功能学习.docx
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EXCEL重点功能学习.docx
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EXCEL重点功能学习
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1页面设置4
1.1设置页面设置4
1.2设置页眉页脚4
1.3冻结&隐藏&拆分窗格6
1.4绘制斜线表头6
1.5设置打印区域6
2文档设置7
2.1选择粘贴7
2.2符号/对象/分页符/图示/批注/超链接7
2.3设置单元格格式8
2.4文档设置密码8
2.5保护工作表、撤消工作表保护、保护工作簿、保护并共享工作簿9
2.6保护行列10
2.7拷贝可见单元格11
2.8自动更正(根据设定自动更正文档内容)13
2.9自动保存间隔时间设置及自动恢复文件14
2.10表格转置(实现行列互换)14
2.11套用表格样式或条件格式15
2.12“突显修订”或“接受/拒绝修订”15
2.13行高、列宽设置及隐藏/取消隐藏行或列16
2.14工作表重命名、工作表标签颜色、隐藏/取消隐藏工作表16
3函数使用16
3.1IF函数17
3.2Countif单条件函数18
3.3Sumif18
3.4Vlookup19
3.5CONCATENATE20
3.6LEFT20
3.7RIGHT20
3.8AVERAGE20
3.9SUM20
3.10DATE20
3.11DATEDIF20
4数据操作21
4.1数据有效性21
4.2导入外部数据:
将外部数据引入EXCEL表格21
4.3分类汇总–注意先排序22
4.4自动筛选22
4.4.1高级筛选23
4.4.1.1筛选不重复的记录:
23
4.4.1.2按条件筛选24
4.4.2组合及分级显示25
4.4.3删除重复记录:
25
4.5数据排序26
4.5.1快速排序:
26
4.5.2高级排序:
26
4.6分列27
4.7对引用区域数据进行合并计算28
5数据透视表29
5.1生成数据透视表:
29
5.2筛选数据:
30
5.3改变汇总方式:
30
6图表使用32
6.1生成图表32
6.2更改图表类型:
32
6.3添加次坐标轴:
33
7其他36
7.1设置文件保存时的默认目录36
7.2简易计算36
7.3EXCEL常用快捷键37
1页面设置
1.1设置页面设置
方法:
“页面布局”,可直接点击出现在相应功能工具,或者点击向下箭头。
“页面”中设置:
纸张方向、缩放比例、调整为一页宽一页高、起始页码
“页边距”中设置:
上下左右边距、水平垂直居中方向
“页眉页脚”中设置:
页眉页脚、首页不同、奇偶页不同
“工作表”中设置:
打印区域、打印标题(如打印顶端标题行)、打印顺序(先行后列、先列后行)、打印网络线、打印批注。
1.2设置页眉页脚
方法一:
如上图在“页面设置”中设置。
方法二:
“视图”->“页面布局视图”(或者直接单击窗口底部的“视图”工具栏
中间的按钮)
方法三:
插入->页眉和页脚;可以在“设计”工具栏中选择插入“页码”“当前日期”“文件名”等,也可以选择“首页不同”“奇偶页不同”。
(“设计”选项卡是在点击添加页眉或页脚时才出现的)
点击这两个倒三角形,里面有很多可直接用的页眉页脚信息。
退出方法:
视图->普通视图(在非页眉页脚编辑区随意点击,“普通”会由灰变亮)
1.3冻结&隐藏&拆分窗格
方法:
视图->冻结窗格&隐藏&拆分窗格(07比03更快捷,冻结首行或首列点击下图相应工具即可)
1.4绘制斜线表头
方法:
通过划线达到目的。
“插入”->“形状”->“线条”。
1.5设置打印区域
方法:
“选中需设置区域”->“页面布置”->“打印区域”->“设置打印区域”
2文档设置
2.1选择粘贴
方法:
“复制单元格”->“右键”->“选择粘贴”
2.2符号/对象/分页符/图示/批注/超链接
超链接/符号/对象
方法:
“插入”->“超链接/符号/对象”
分页符
方法:
“页面布局”->“分隔符”->“点击下拉框进行插入/删除分页符设置”
插入“SmartArt”图形
方法:
“插入”->“SmartArt”图形
插入批注
方法:
“审阅”->“新建批注”
2.3设置单元格格式
方法:
点击“开始”菜单下的“字体”、“对齐方式”、“数字”下的任意一个小三角即可找到全部的单元格格式设置的功能点
2.4文档设置密码
方法:
点击右上角按钮
->另存为->“工具”->“常规选项”->设置密码。
(”另存为”快捷键为F12)
2.5保护工作表、撤消工作表保护、保护工作簿、保护并共享工作簿
方法:
“审阅”——“更改”组中选择“保护工作表”或“保护工作薄”或“保护并共享工作薄”
2.6保护行列
方法:
选中整个表->右键->“设置单元格格式”->“保护”->将“锁定”前勾去掉->
然后将需要锁定列按前述方法“锁定”(将勾勾上)->“审阅”->“保护工作表”->可以设置密码保护。
(注,“选定锁定单元格”的勾去掉时,已保护的那列既无法编辑也无法选中)
2.7拷贝可见单元格
方法一:
1、首先添加快捷键,点击“自定义快速访问工具栏”
->“其他命令”->“自定义”->“所有命令”中将“选中可见单元格”添加到自定义快速访问工具栏中。
2、选中需要复制的单元格,点击“选中可见单元格”快捷键
->复制(Ctrl+C)->粘贴(Ctrl+V)即可。
方法二:
选中数据后->定位(快捷键Ctrl+G)->“可见单元格”->“确定”->复制(Ctrl+C)->粘贴(Ctrl+V)
定位也可以在“开始”->“查找和选择”中找到(在最右边)
2.8自动更正(根据设定自动更正文档内容)
方法:
“自定义快速访问工具栏”->“其他命令”->“较对”->“自动更正选项”进行相关设置。
2.9自动保存间隔时间设置及自动恢复文件
方法:
“自定义快速访问工具栏”->“其他命令”->“保存”->“保存自动恢复时间间隔X分钟”进行相关设置。
2.10表格转置(实现行列互换)
方法:
选中后复制->右键->“选择性粘贴”->“转置”,如下图
2.11套用表格样式或条件格式
方法:
“开始”->“套用表格样式”或“条件格式”。
2.12“突显修订”或“接受/拒绝修订”
方法:
“审阅”->“修订”->“突出显示修订”或“接受/拒绝修订”。
2.13行高、列宽设置及隐藏/取消隐藏行或列
方法:
选中所需设置的行或列,右击进行“行高”或“列宽”设置。
同时,右击鼠标后,也可进行隐藏或取消隐藏行列设置。
2.14工作表重命名、工作表标签颜色、隐藏/取消隐藏工作表
方法:
选中所需设置工作表,右击鼠标,进行相关重命名、工作表标签颜色选取、隐藏/取消隐藏工作表等设置。
3函数使用
07版新增功能:
记忆式键入,在你键入所需函数第一个字母时,系统会自动联想出,选择函数后,系统自动会提示每一个参数名字,当前需要输入的参数会用黑体粗体显示,如下图:
3.1IF函数
说明:
IF函数用于执行真假值判断后,根据逻辑测试的真假值返回不同的结果,因此If函数也称之为条件函数
语法:
=IF(逻辑判断值,真值,假值)/IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)
1)其中Logical_test表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。
本参数可使用任何比较运算符。
2)Value_if_true显示在logical_test为TRUE时返回的值,Value_if_true也可以是其他公式。
Value_if_falselogical_test为FALSE时返回的值。
Value_if_false也可以是其他公式。
3)IF函数可以嵌套七层
4)Excel还提供了可根据某一条件来分析数据的其他函数。
例如,如果要计算单元格区域中某个文本串或数字出现的次数,则可使用COUNTIF工作表函数。
如果要根据单元格区域中的某一文本串或数字求和,则可使用SUMIF工作表函数
例:
下表中,对C列进行等级判断,当“总分”大于210时,为“A”级,否则为”B”级。
以此处应该书定的公式为:
=IF(B2>210,”A”,”B”)
(提示:
在IF函数时,如果有文本出现,必须使用英文状态的双引号表示引用。
该规则适同样适应于Excel所有的函数)
3.2Countif单条件函数
说明:
计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目。
语法:
=COUNTIF(条件范围,条件)/COUNTIF(range,criteria)
1)Range为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域。
2)Criteria为确定哪些单元格将被计算在内的条件,其形式可以为数字、表达式或文本。
例如,条件可以表示为32、"32"、">32"或"apples"
例,在下表中,统计“B”员工的销售记录有几笔?
录入公式为:
=COUNTIF(A2:
A5,"B")
3.3Sumif
说明:
根据指定条件对若干单元格求和。
语法:
=SUMIFS(条件范围,条件,求和范围)/SUMIFS(range,criteria,sum_range)
1)Range为用于条件判断的单元格区域。
2)Criteria为确定哪些单元格将被相加求和的条件,其形式可以为数字、表达式或文本。
例如,条件可以表示为32、"32"、">32"或"apples"。
3)Sum_range是需要求和的实际单元格
4)只有在区域中相应的单元格符合条件的情况下,sum_range中的单元格才求和。
如果忽略了sum_range,则对区域中的单元格求和。
例1:
在下表中统计姓名为李四的销售记录总和
例2:
在下表中统计销售记录大于15的销售记录总和
3.4Vlookup
说明:
使用函数将工作表1中的某一列引入到本工作表中,插入到相应字段后。
语法:
=Vlookup(查询值,数据源,显示序列,匹配参数)
“查询值”,用于指定查询的条件;
“数据源”,是查询的原始数据;“数据源”中所包含“查询值”对象是唯一存在的;“数据源”的第一列必须是“查询值”对象内容。
“显示数据”。
用于指定要显示的内容,位于“数据源”的第几列,通常是一个数字;“显示数据”为“数据源”中相对第一列的位置,不是真实的列号;
“匹配参数”,用于指定查询时使用精确匹配或大致匹配,只有“FALSE”或”TURE”两个值。
3.5CONCATENATE
说明:
将若干文字串合并到一个文字串中。
语法:
=CONCATENATE(text1,text2……)
例:
第一行:
将姓名、工号、性别合并;第二行:
用“&”将姓名、工号、性别连接起来。
3.6LEFT
说明:
LEFT基于所指定的字符数字返回文本串中的第一个或前几个字。
语法:
=LEFT(text,num_chars)
3.7RIGHT
说明:
RIGHT基于所指定的字符数字返回文本串中最后一个或多个字符。
语法:
=RIGHT(text,num_chars)
3.8AVERAGE
说明:
返回参数算术平均值。
语法:
=AVERAGE(number1,number2,...)
3.9SUM
说明:
求和函数。
语法:
=SUM(number1,number2,...)
3.10DATE
说明:
返回代表特定日期的系列数。
语法:
=DATE(year,month,day)
3.11DATEDIF
说明:
计算两个日期之间的天数、月数或年数。
语法:
=DATEDIF(start_date,end_date,unit)
4数据操作
4.1数据有效性
方法:
“数据”->“数据有效性”(可在中设置出错警告等)
4.2导入外部数据:
将外部数据引入EXCEL表格
方法:
“数据”->“获取外部数据”
4.3分类汇总–注意先排序
方法:
“数据”->“分级显示”组中“分类汇总”
注意:
分类汇总前需要先对分类字段进行排序
4.4自动筛选
方法一:
“开始”->“编辑”组->“排序和筛选”->“筛选”
方法二:
“数据”->“排序和筛选”组中->“筛选”
注:
可以实现对文本、数字、日期或时间、按单元格颜色、字体颜色或图标集进行筛选。
4.4.1高级筛选
4.4.1.1筛选不重复的记录:
方法:
“数据”->“筛选”->“高级筛选”->“选择不重复的记录”
(筛选结果是在原区域显示还是复制到其他地方也在此操作)
4.4.1.2按条件筛选
方法:
“数据”->“高级筛选”->“选择筛选条件区域”->“确定”
说明:
在进行此项操作之前,在原数据上方或者下方至少增加三行,一行复制标题行,其余写入筛选条件,“且”关系,在同一行输入条件,“或”关系,隔行输入条件:
例1:
筛选出“英语”成绩大于80且“语文”成绩大于75的人员。
例2:
筛选出“英语”成绩大于85或者“数学”成绩大于83的人员。
4.4.2组合及分级显示
方法:
“数据”->“组合”->“取消组合”或“隐藏明细数据”“显示明细数据”
4.4.3删除重复记录:
方法:
“数据”->“数据工具”->单击“删除重复项”
4.5数据排序
4.5.1快速排序:
方法:
“数据”->“排序和筛选”->升序
或降序
4.5.2高级排序:
方法:
“数据”->“排序和筛选”组中->“排序”,如下对话框,若有多个关键字,可点击“添加条件”增加“次关键字”,可点击选项,选择按行、列排序等功能。
4.6分列
说明:
在进行一列有一定规则的数据,将两部分拆分开时,采用分列的方法,可以有效提高工作效率。
方法:
“数据”——“分列”——在跳出来的对话框中,可选择按“分隔符号”或按“固定宽度”两种方式分列。
4.7对引用区域数据进行合并计算
若要汇总和报告多个单独工作表的结果,可以将每个单独工作表中的数据合并计算到一个主工作表中。
这些工作表可以与主工作表在同一个工作簿中,也可以位于其他工作簿中。
对数据进行合并计算就是组合数据,以便能够更容易地对数据进行定期或不定期的更新和汇总。
方法:
“数据”——“数据工具”组中“合并计算”命令
5数据透视表
说明:
数据透视表是一种可以快速汇总大量数据的交互式方法。
使用数据透视表可以深入分析数值数据,并且可以回答一些预计不到的数据问题
5.1生成数据透视表:
方法:
“插入”->“数据透视表”
可以看到数据透视表的布局区域及数据透视表的字段列表:
5.2筛选数据:
方法:
单击透视表标题旁的
,可以按“标签”和“值”两种方式来筛选:
5.3改变汇总方式:
方法:
在所要改变的数据上右键,选择“值字段设置”
如果想用百分比显示,可以在“值显示方式”中选择。
如下:
6图表使用
6.1生成图表
方法:
插入“图表”
如:
6.2更改图表类型:
方法:
如下图“点击英语(蓝色柱形)”->右键“更改系列图表类型”如下
“选择折线”->结果如下:
6.3添加次坐标轴:
方法:
点击折线,右击->“设置数据系列格式”->选择“次坐标轴”结果如下:
其他格式设置不一一讲解。
以下“图表工具”栏中“设计”“布局”“格式”中有很多工具已列出。
请考生在图表区域自行熟练如下功能点:
图表类型
选择图表类型
数据源
按行/按列数据的产生图表
系列名称/显示/值
图表选项
(标题)
图表/X轴/Y轴标题
标题边框的样式/颜色/粗细,阴影
标题区域的填充效果
标题字体
标题文本对齐和方向
(坐标轴)
坐标轴
坐标轴样式颜色粗细及是否显示坐标轴
刻度线的位置
刻度线标签的位置
设置刻度
刻度字体
刻度数字格式
刻度对齐
(网格线)
是否显示网格线
(图例)
是否显示图例
图例边框的样式/颜色/粗细,阴影/区域的填充效果
图例字体
图例位置
(数据标志)
是否显示数据标志
数据标志边框的样式/颜色/粗细,阴影/区域的填充效果
数据标志字体
数据标志数字
数据标志文本对齐/标签位置/方向
(数据表)
是否显示数据表
边框的样式/颜色/粗细/是否显示图例项标志/是否显示水平/垂直/外边框
字体
图表区
图表区边框的样式/颜色/粗细,是否圆角和有阴影/区域的填充效果
图表区对象位置
绘图区
绘图区边框的样式/颜色/粗细/区域的填充效果
7其他
7.1设置文件保存时的默认目录
方法:
点击右上角按钮
——“Excel选项”——“保存”——“默认文件位置”
7.2简易计算
方法:
当选中一组数据时,在表格的右下方会出现简单的计算。
右键状态栏空白处,可对计算方式进行更改。
7.3EXCEL常用快捷键
序号
快捷键
功能
1
Ctrl+;(分号)
输入当天日期
2
Ctrl+Shift+:
(冒号)
输入当天时间
3
Ctrl+Enter
用当前输入项填充选定的单元格区域(先复制需要“输入项”,再按住Ctrl键选定需“填充的单元格区域”,然后再点Enter,说的很玄实际上就是复制粘贴多个区域)
4
Alt+Enter
在单元格内换行
5
Ctrl+A
选定整张工作表
6
Shift+F11
插入新的工作表
7
Alt+;(分号)
选取当前选定区域中的可见单元格
8
Ctrl+K
插入超链接
9
F4或Ctrl+Y
重复上一次操作
10
Ctrl+F2
打印预览
11
F12
另存为
12
Ctrl+G
定位
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
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