论女秘书的形象塑造.docx

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论女秘书的形象塑造

论女秘书的形象塑造

韦中秋

（管理学院法律文秘）

摘要：

随着社会的发展，形象的包装已不再是明星的“专利”，普通职场人士对自己的形象也越来越重视，因为好的形象可以增加一个人的自信，对个人的求职、工作、晋升和社交都起着至关重要的作用。

当今社会是一个商业社会，急需大批训练有素能力卓著的职业秘书，企业的老板和职业经理人已经日益认识秘书职位的重要性。

秘书人员作为组织对外的“窗口”，其形象代表着秘书队伍的群体形象，代表着组织的整体形象。

秘书形象恰当与否在很大程度上决定着组织的成败。

本文从秘书形象的含义义、分析社会及个人对秘书形象的误区，最后就如何塑造秘书形象展开探讨。

关键词：

女秘书形象塑造

一、秘书形象

个人形象,简单的说,就是一个人的外表或容貌，也是一个人内在品质的外部反映，它是反映一个人内在修养的窗口。

但有一点必须认识的是：

个人形象并不等于个人本身，而是他人对个人的外在感知，不同的人对同一个人的感知不会是完全相同的，因为它的正确性被人的主观意识所影响，因此在认知过程中在人的大脑中产生不同的形象。

秘书形象是指秘书在公众面前树立的印象，它是通过衣着打扮、言行举止反映出你专业的态度、知识、技能等。

它具体包括外在形象和内在形象两个方面。

外在形象是指人的外观感觉，主要包括仪容仪表、行为举止、语言谈吐。

而内在形象实质指人的内在素养，主要包括道德情操、理想追求、心理状态、文化知识、身心健康、审美情趣等。

内在素养是外在形象的基础，外在形象是内在素养的外化。

因此，良好的个人形象是应是内外和谐美的统一。

二、女秘书形象的自我认识和定位

秘书职业是一个组织的窗口形象，其职业形象体现该组织的精神文化理念。

特别针对女秘书来说，某些组织在任用秘书工作岗位时，由于工作关系和舆论压力等原因造成了不喜欢、不敢录用女秘书的局面。

而很多女性秘书在面对这些社会误解的时候又不敢正视自己，往往低估了自己的能力，造成了不必要的压力，影响了工作的质量。

现立足于女秘书的角色认识和自身定位，从性别误解、差异方面作具体叙述。

（一）秘书的性别差异

秘书的性别差异是造成社会对女秘书产生误解的重要原因。

社会上很多人认为女秘书是花瓶，根本不具备秘书工作的能力。

这种偏见显得不够客观，以偏概全，大大贬低了女性秘书的社会价值和社会地位，造成了很多女性从事秘书这一行业的心理障碍。

在我国的秘书工作人员里，女性秘书占了很大比重，这一定程度上说明了女性更比男性适合和容易接受秘书这一工作，其实女性秘书的女性特征在秘书工作的一些方面还具有优越性。

1.女秘书的工作优越性

女秘书认真细心,耐心，善解人意，感性却更容易在工作中更能体谅别人,能为领导和同事着想,能拉近与领导的距离,因此也就更容易沟通。

男秘书往往不细心，也不懂得体贴,没有耐心做倾听者。

女秘书权力欲没有男秘书强，有上进心是好事,秘书做得好有可能成为领导,但有些男秘书为取得权力有时会不择手段,不惜牺牲身边人的利益.

2.女秘书在生活上的优越性

女性秘书由于生活模式的影响，对生活上的细节问题比较细心，能及时发现他人之需，在第一时间给予关怀与帮助。

在工作之余，女性秘书能充分发挥女性心思细密的这一特点，这样能在潜移默化之中拉近秘书所在集体的群体关系，创造良好的生活氛围，为顺利开展工作奠定良好基础。

（二）对女秘书角色的误解

秘书人员处在一个组织的中枢位置，要参与单位的众多活动，秘书人员对外要联系工作，接受文电处理信息等，对内要沟通、协调、组织会议、开展调研。

可以说是处在一种复杂的人际关系的枢纽中，有人这样形容秘书人员：

“眼观六路，耳听八方”。

如此可见，秘书职位有着复杂的公共关系。

由于秘书既要联系上层干部，又要协调一般工作人员，在人际交往中难免造成群体对秘书人员的误解。

随着社会发展，秘书这个职业逐渐呈现：

服务直接性、知识专业化、年龄年轻化和性别女性化的特点。

当然，随着改革开放初期，一些别有用心的商人为了达到自身的目的，利用身边年轻貌美的女孩子作为诱饵，不择手段的获取利益，使得社会对秘书，尤其是女性从事秘书职业产生了很深的误解。

亦或有些女秘书想走捷径达到某种目的，而自贬身价、自毁形象，做出让大众所不耻的事情，让大众、社会对女秘书的印象大打折扣。

其实，秘书这个职业本身，只有社会分工的不同，并没有社会地位的贵贱好坏之分。

现代秘书，尤其是女性秘书，并不是人们观念中的花瓶，或者老板酒桌上的情感催化剂。

作为秘书专业的女学生，职场上的女秘书，我想我的目标是要争做一名自尊、自爱、自强、自信的时代新女性。

（三）女秘书角色的正确定位

女秘书这一职业究其到底，其实质性工作还是秘书工作，在组织当中担任的还是秘书角色，对领导的管理活动起到辅助作用。

其职业形象与其他职业形象相比较，最突出的特征就是具有窗口形象这一特点。

女秘书是一个组织的窗口形象，职业形象体现着企业精神文化。

从女秘书的职业形象就很大程度上看出组织的形象，女秘书塑造良好的职业形象有助于为自己所在的组织增添光彩，从女秘书个人角度来看，塑造良好的职业形象，能增加他人对自己的第一印象，赢得好感，从而有利于开展工作，提高绩效，取得事半功倍的效果。

作为当代的女性秘书应该明确自身的工作职责，摆正自己在公司或企业中位置，明确自己的形象定位，从而以较高的职业操守来约束自己，认真踏实地做好自己的本质工作，才能不被社会偏见制约，塑造良好的女秘书职业形象。

三、如何塑造秘书良好形象

（一）塑造秘书外在形象

1、恰当的着装

服饰是人体形态的外延。

俗话说“人靠衣装马靠鞍”，商业心理学的研究告诉我们，人与人之间的沟通所产生的影响力和信任度，来自语言、语调和形象三个方面。

但它们的重要性所占比例是：

语言只占7%；语调占38%；视觉（即形象）占55%，由此可见形象的重要性。

在当今激烈竞争的社会中，一个人的职业形象远比人们想像的更为重要，你的形象，你的职业着装就是你的未来。

职业着装这个无声的符号力量在商务交往中的影响力越来越大，它可以传达出你所在的职业、行业信息、职业化程度、受教育程度等信息。

选择着装要因时、因地、因人而异。

不必追求时髦倒要体现自身气质，不必昂贵华丽倒要优雅大方。

不用名牌来装点高贵，不用昂贵的价格来提升优雅之感，不用时髦来增加魅力，合适的着装自会给人舒适之感。

恰当的场合，恰当的着装，一举手一投足，高贵优雅之气随之而来。

因此，我将恰当着装归纳为：

（1）整洁和谐——永远正确的着装风格。

整洁，代表着工作态度与工作效率；和谐，代表着工作质量与公司品味。

（2）穿出个性，树立风格。

当然，这需要以下几个因素的共同支持：

与公司形象和谐统一；不让上司、同事反感；与本人气质、性格相吻合；长时间保持这种风格。

2、合适的妆容

秘书的仪表反映了秘书的文化修养和格调，在日常工作中着装应该是大方得体的职业装。

并且我认为秘书重视仪表，并不是为了获得他人的赞美，而是为了更好树立企业的形象，有助于位领导服务开展工作。

所以秘书应时刻保持一个较为干练、能干的外观形象，给公众以正面观感。

我认为作为秘书首先要保持整洁的发型、清爽的面孔、并且女秘书可以适度化妆，在工作岗位上宜施淡妆，白天的社交活动也应是淡妆。

浓妆只适合晚上的娱乐性活动，如舞会等。

3、适合的行为举止

秘书的一举一动都反映着企业的形象，因此，注意行为举止是十分必要的。

秘书要做到行为举止美，就要做到行为守规范，合乎法纪，合乎道德，合乎人情。

要明白哪些可以为，哪些不可以为，以及应该怎样为。

这个我倒是有切身体会。

比如，谈话中我会无意识地摸后脑勺，就是尴尬不自然的动作，老总说这是是拘束和怯场的表现，会被认为不善言谈、没见过大世面、交际经验贫乏；还有，我听人讲话时表情比较丰富，老总说这容易暴露我是初入职场的新手；不过老总也说过，我走路时抬头挺胸这是一种自信的表现。

综上所述，我觉得适当的行为举止对一位秘书来说是相当重要的。

4、得体的语言

说话是一种艺术,语言是人类最重要的交际工具。

秘书在秘书活动中，应注重自身的语言美。

语言美不同于其他形态美，从内容到形式，再到结构，秘书语言的美都有着自己的特点。

“看菜吃饭，量体裁衣”，是讲要根据不同的场合、对象确定相应的表现方式，使用最合适的言语以引起对方的共鸣，收到理想的效果。

秘书说话一定要把握分寸、注重措词，对重要问题的说明，特别是对人和事的定性，用语一定要慎重；要掌握“火候”，看准语境，当讲时必须讲，不当讲时一定不讲；注意增强语言的亲和力，切忌武断、生硬，以免影响人际关系。

我自己就有这方面的问题，以前说话总是很直接，不知变通，还认为真是真我、豪爽。

工作后，发现有些话还是要思量这说，前一阶段和办公室主任聊天，没注意就直接问了人家孩子多大，实际是主任没有孩子，当时那个情景叫尴尬啊！

我当时理所当然地认为，主任那么大年纪，有孩子很正常。

我当时根本就没去想特殊情况，所以得体的言语对于秘书来说也是很重要的。

（二）怎样塑造秘书的内在形象

1、加强知性美的修养

作为一名秘书应该丰富自己的文化知识，提高内在修养。

良好的外在形象是建立在自身的文化修养基础之上的，知识给人智慧，知识使人完善，知识造就美德，知识使人豁达，知识使人善辩。

日常生活中，我通过看书、向身边有修养的人学习来提升自己的修养。

我只有具备了一定的文化修养，才能使我自身的形象更加丰满、完善。

2、培养良好的职业道德

职业道德是对从事一定职业的人的特殊的道德要求，是人们在职业活动中必须遵循的、与其特定的职业相适应的行为规范。

首先秘书要有一种敬业精神，要做好本职工作，要对组织衷心耿耿，要对工作认真负责。

其次秘书需要廉洁奉公，秘书经常接触领导，与领导的关系密切。

因此，秘书要秉公办事，奉公守法，坦诚清白，不以权谋私，不索受贿赂，尤其不能借领导的名义打电话、拉关系、谋私利。

这点我觉得自己做的还算不错。

之前在学校担任班长、部长期间，我就会尽自己的最大能力服务大家，从不滥用自己的职权；工作以后，我依旧保持这种作风，做好上司和同事之间的连接工作。

3、个人思想

俗话说：

没有规矩，不成方圆。

爱人者，人恒爱之；敬人者，人恒敬之。

作为职场上的一名女秘书，我想，我要时时谨记自己的职业操守，守住自己的道德底线，培养拒绝一切诱惑的能力，在这个五光十色的社会中，做一朵出淤泥而不染的洁白无瑕的雪莲花。

从而改变整个秘书行业风貌，用事实来纠正公众对女秘书的认知偏差。

只有这样，女秘书才能在秘书这个岗位站稳脚跟，秘书队伍才能进一步发展壮大。

（三）社会方面要改变社会认知偏差，只靠女秘书自身的努力是不够的。

针对文艺作品对女秘书不良形象的渲染所造成的负面影响，相关行业组织应该掌握舆论主动权，构筑并大力宣传先进的秘书文化。

先进秘书文化的构建，必须科学地继承中国传统秘书文化，吸收其精华，摈弃“官本位”观念，融入时代精神，弘扬先进的秘书文化，可以向社会展示真实的秘书世界，让社会了解秘书的工作、生活，进而尊重秘书的人格，营造一种有志者、有才者争做秘书的社会氛围。

四、结语

拿破仑曾说过，不想当将军的士兵不是好士兵。

在这里，我想说，不想做全能的秘书不是好秘书。

当今，就业形势非常严峻，应聘人员仅仅具有专业知识，是远远不够的，秘书岗位也同样如此。

在大学期间，我学习的是法律文秘专业，大学毕业以后找到“学以致用”、“人尽其才”找到一份专业对口的行政工作算是比较如意的了，可是，很多时候，事情的发展并不如我们想象和期待的那样美好。

仅仅具有秘书专业知识就够了吗？

这显然是不现实的。

因为社会对人才的要求越来越高，用人单位需要的不再是一个萝卜一个坑的专业人才，而是需要全能人才。

这就要求秘书不仅要掌握专业知识，懂得一定的财务知识以及其他一些技能。

首先专业知识是我们的核心竞争力，秘书只有真正扎实地掌握办文、办会、办事等能力才能抓住更多专发展机会。

秘书的工作性质就要求秘书不但要能说会做，能得心应手处理本职工作中所遇到的各种问题，而且要能当好领导的参谋助手，为领导提供所需求的工作信息，协调处理好本单位的内外事务。

所以，作为一个合格的秘书，就必须具备多方面的能力

1、表达能力是秘书的“看家本领”，它包括书面和口头两个方面。

我这两方面的能力得利于我的应用文写作、沟通技巧以及秘书实务专业课的学习。

一般说来，上司的讲话精神上出自于领导，但必须形成在我们秘书工作之中。

因此，我们必须要能充分领悟上司的思想，并将其形成为书面语言。

这主要考验的是我们的写作能力，我们不仅要写得好，还要写得快，要求能及时迅速的反映出领导的思维。

口头表达能力主要体现在上传下达、汇报情况、接人待物等情况之下，这些时候就要求秘书讲究说话艺术，说话时要清楚明白，注意分寸。

2、组织协调能力秘书的组织协调作用主要是由秘书的辅助性决定的。

组织协调工作做得好，结果可能是一加一大于二，事半功倍；否则可能事倍功半。

秘书处在上司和其部属之间的一个枢纽位置，上下、左右、内外各种关系的沟通，虽不能说百分之百，但在很大程度上要通过秘书这个中间环节。

因此，秘书必须要有超强的组织协调能力。

这方面我在学校协助组织或组织活动中有了一点经验的积累，在连接上司和同事工作中还算比较得心应手。

3、操作能力秘书活动具有强烈的事务性特征，办实事成了秘书的一项基础性、经常性的工作。

特别是现在，主要决策者主要是集中精力研究带关键性、全局性的战略问题，而把务实的一些琐碎工作都交给了秘书部门。

因此，秘书的实际操作能力是一种最基本又是最重要的能力。

操作能力是由多种能力综合而成的，包括理解和领会能力，分析能力，应变能力等。

在日常工作中，我不仅要处理一般的办公软件，如，WORD、PPT、EXCEL等，有时还要处理一些临时拜访或参加一些会议并将相关内容形成文件等等。

4、沟通交际能力也是一个关键。

秘书每天都要接触各种人，与他们相处。

秘书只有善于交际，才使人容易接近，也容易被人信赖，办事的成功率才高。

所以秘书必须要处理好与领导、与同事、与下属之间的各种关系。

秘书需要有才能，但不必有心计。

坦诚待人，谦虚谨慎，便是赢得尊重与赏识的最佳途径。

就像我前面提到的我的直接问题，还有很多沟通细节需要我们去注意学习。

5、心理承受能力。

秘书应付日常工作一般说来当不是什么难事，但是秘书还有一个任务，就是要能及时妥善的解决突发事件。

因此，秘书必须要有超强的心理承受能力。

在遇到紧急情况时，要处之泰然，要求做到宠辱不惊。

诱惑当前，危难当头，正是秘书施展其才华的大好机会。

而此时的秘书应当保持清醒的头脑，以敏捷的思维和准确地判断能力及时果断地处理好各种突发事件。

我经常也是一件事还没做完，又会有一堆事情或突发事情要马上处理，这时就不能乱、不能急，要分清轻重缓急，有条理地去一一解决。

其次是懂得财务知识。

我经常要接触财务，如：

日常办公中零用现金的管理，上司或同事出差差旅费的管理，简单的抄税工作，这些事情都需要我去很好的落实。

因此秘书人员要具有良好的财务管理和支配能力，这样工作才能有条不紊地进行。

再者有驾照或摄影技巧等对工作也会有不少的帮助。

时代在发展，社会在进步，作为秘书要适应社会的发展，使自己成为契合社会需求的全能人才。

我相信，我们只要努力完善自己、提高自己，职业前景会很广阔，未来就会更美好。

参考文献：

[1]杨剑宇著《涉外秘书学概论》，湖北科学技术出版社，2000.8，第1-3和39-40，

[2]蔡超，杨锋《现代秘书实务》，南大学出版社，2006.12，第15-17和69

[3]赵朝霞编著《秘书》，中国社会保障出版社，2009年[4]谭一平李永民编著《秘书基础与实务》，清华大学出版社，2007年

[5]温祥主编<<秘书人员修养与队伍建设>>，档案出版社，2000年第2版

Shallowconversationonhowtoimprovetheimaginationofthesecretary

Withthedevelopmentofsociety,theimageofthepackagingnoonlyisastarofthe"patent",butalsoareordinaryworkerswhopayattentiontotheirimage,becausegoodimagemayincreaseaperson'sself-confidenceandit’simportanttopersonaljobsearch,work,andsocialpromotion.Today'ssocietyisacommercialsociety,whichneedalargenumberofoutstandingabilitytobetrainedwithregularityofoccupationsecretary,theimportanceofenterprisebossandoccupationmanagershaverecognizedthepositionofsecretary.Secretarialstaffastheorganization's"window",whichrepresentstheimageofsecretaryteamgroupimage,representingtheoverallimageoftheorganization.Secretaryoftheimageareappropriateornot,toalargeextentdeterminesthesuccessorfailureoftheorganization.

Keywords：

FemalesecretaryImageFigure出师表

两汉：

诸葛亮

　　先帝创业未半而中道崩殂，今天下三分，益州疲弊，此诚危急存亡之秋也。

然侍卫之臣不懈于内，忠志之士忘身于外者，盖追先帝之殊遇，欲报之于陛下也。

诚宜开张圣听，以光先帝遗德，恢弘志士之气，不宜妄自菲薄，引喻失义，以塞忠谏之路也。

　　宫中府中，俱为一体；陟罚臧否，不宜异同。

若有作奸犯科及为忠善者，宜付有司论其刑赏，以昭陛下平明之理；不宜偏私，使内外异法也。

　　侍中、侍郎郭攸之、费祎、董允等，此皆良实，志虑忠纯，是以先帝简拔以遗陛下：

愚以为宫中之事，事无大小，悉以咨之，然后施行，必能裨补阙漏，有所广益。

　　将军向宠，性行淑均，晓畅军事，试用于昔日，先帝称之曰“能”，是以众议举宠为督：

愚以为营中之事，悉以咨之，必能使行阵和睦，优劣得所。

　　亲贤臣，远小人，此先汉所以兴隆也；亲小人，远贤臣，此后汉所以倾颓也。

先帝在时，每与臣论此事，未尝不叹息痛恨于桓、灵也。

侍中、尚书、长史、参军，此悉贞良死节之臣，愿陛下亲之、信之，则汉室之隆，可计日而待也

。

　　臣本布衣，躬耕于南阳，苟全性命于乱世，不求闻达于诸侯。

先帝不以臣卑鄙，猥自枉屈，三顾臣于草庐之中，咨臣以当世之事，由是感激，遂许先帝以驱驰。

后值倾覆，受任于败军之际，奉命于危难之间，尔来二十有一年矣。

　　先帝知臣谨慎，故临崩寄臣以大事也。

受命以来，夙夜忧叹，恐托付不效，以伤先帝之明；故五月渡泸，深入不毛。

今南方已定，兵甲已足，当奖率三军，北定中原，庶竭驽钝，攘除奸凶，兴复汉室，还于旧都。

此臣所以报先帝而忠陛下之职分也。

至于斟酌损益，进尽忠言，则攸之、祎、允之任也。

　　愿陛下托臣以讨贼兴复之效，不效，则治臣之罪，以告先帝之灵。

若无兴德之言，则责攸之、祎、允等之慢，以彰其咎；陛下亦宜自谋，以咨诹善道，察纳雅言，深追先帝遗诏。

臣不胜受恩感激。

　　今当远离，临表涕零，不知所言。