印章管理制度.docx
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印章管理制度.docx
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印章管理制度
公司印章管理制度
2002-06-11实施
2002-06-11发布
起草部门:
主要起草人:
公司印章管理制度
1.总则
1.1目的为加强公司印章管理,规范公司印章的刻制、发放、保管、使用,以及停用和作废,特制定本制度。
1.2公司印章的定义本制度中所指印章是在公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上,需以公司或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。
2.公司印章的种类
2.1公司公章公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后,在所在地公安部门登记备案,对外具有法人效用的公司正式印章。
公司公章名称为“深圳市中兴通讯股份有限公司”,图形为含五星的圆形。
2.2公司业务专用章代表和行使某项专业内容和权力的印章,包括人事章、合同专用章、财务专用章、报关专用章等。
2.3公司钢印用钢材制作,加盖于各种证件,等同于公司正式印章。
2.4法人章刻有公司董事长名字具有法人效应的法人专用章。
2.5总裁或总经理章刻有公司总裁名字的印章。
2.6事业部章刻有公司各事业部名称,含五星图案的圆形印章,事业部章不具备法人效力。
2.7总裁办、中心、部门、各事业部办公室方形章刻有总裁办、中心名称、部门名称、各事业部办公室名称,只对内使用的方形章。
2.8其它专用章因工作需要代表公司对外行使某项专业权力的圆形印章,包括法律办公室章、基建办公室章、培训中心章、工程部章、标准化专用章。
增刻此类印章的申请必须在申请时列明印章使用管理规定并报公司主管领导批准。
2.9戳记带有标识性的印章,常加盖在显要位置上,起提示作用。
如“急”、“秘密”、“绝密”等字样。
3.公司印章的申请与刻制、废止
3.1申请必要的业务用章:
支出合同、销售合同、财务、人事用章可以书面形式向总裁办行政部提交“刻制印章申请表”。
(附件二)申请表必须由部门领导与主管三层领导确认并经公司主管领导批准。
其他印章申请应严格控制。
3.2刻制公司印章的刻制由总裁办行政部统一负责。
刻制标准应符合国家相关规定。
3.3散失、损毁、被盗公司印章在受到散失、损毁、被盗的情况时,各管理者应迅速向行政部递交说明原因的报告书,报告书须经部门领导和总裁办、中心一级的领导的确认。
行政部根据情况依本制度办理改制。
3.4废止由于机构变更或其他原因废止的印章,由使用部门及时将印章交行政部处理。
除特别需要,由行政部将废止印章保存三年,然后在征得原使用者的意见后再行处理。
4.新制印章的登记
印鉴档案申请刻制好的印章应在行政部进行登记。
行政部应将每个印章登入“印章登记卡”(附件三)内,建立公司印鉴档案,并将此档案永久保存。
5.管理
5.1公司印章由总裁办行政部归口管理。
其主要职责包括:
根据公司需要,确定公司印章的种类、范围、数量;组织印章的刻制、发放、停用和收回、销毁;管理公司印鉴档案;管理公司公章、负责公司公章用印;制定公司印章管理的规章制度和监督、检查印章管理制度的执行情况。
5.2公司有关职能单位对所分工管理的法人章、公司钢印、公司业务专用章负管理的责任,承担用印的后果。
法人章主要用于公司法人代表授权证书;人事劳动合同;招标书和投标书。
法人章的用印由总裁办法律部负责管理,用印时须与公司公章同时使用。
公司钢印主要用于公司正式员工工作卡,由总裁办法律部护卫队按人事中心提供的转正人员名单执行用印。
人事章由人事中心主任按公司人事管理的有关规定负责管理。
财务专用章(含公司财务专用章、公司工会委员会财务专用章、公司物业部财务专用章、公司食堂财务专用章和法人章各一枚),由财务中心综合部按公司财务管理制度规定使用。
合同专用章由质企中心计划部、总裁办招标部及各产品事业部计划部分别保管使用,合同专用章的管理由以上各部门按照公司合同管理规定执行。
报关专用章由康讯公司进口部保管使用,主要用于原材料及设备的进口报关。
5.3各事业部章,即各事业部的圆形印章,由各事业部领导指派专人负责管理。
5.4总裁办、中心、各事业部办公室及其所属各部负责本单位方形印章的管理。
原则上本款所列印章只能对内使用,不具备对外效力。
5.5其它专用章的管理由有关部门按申请时批准的使用管理规定及在公司印鉴档案中登记的使用范围(参见附件一)执行并负直接责任。
5.6公司公章用印应严格执行用印审批和登记手续,填写“用印审批单(附件四)”。
用印申请单位应根据用印的性质、重要性以及用印后果由相应领导审批。
涉及国际业务、一定数量货币支付,以及对公司的名誉和经济利益产生影响的用印必须由公司主管领导审批,特殊情况可由总裁办、中心主任一级领导审批,凡部门级领导签字的必须有上级领导的授权书,否则行政部有权拒绝用印,产生的后果由用印申请单位自负;一般性用印可由部门领导审批;常规大批量用印(如人事部门的劳动合同用印)可视情况由用印申请单位经办人直接填写“公司公章用印登记表”即可用印。
用印申请单位对所选印种负责,行政部有权对用印申请单位所选印种提出质询。
公司公章的保管人施印时必须认真核对“用印审批单”与“公司公章用印登记表”上的内容是否一致,严格把关。
5.7“公司公章用印登记表”(附表四)必须由用印申请单位经办人依照所附填表说明,认真、清楚、详细的填写。
5.8公司业务合同的用印,不允许使用公司公章,须由相关职能部门按规定程序使用合同专用章。
5.9需要使用公司公章的专业性较强的业务方面的用印,须由相关部门协同行政部进行管理。
5.10公司印章设专人保管,原则上印章的保管人也是印章的管理人和使用人。
印章管理人应坚持原则,工作细致,作风正派,严格执行印章管理制度,不得用掌管印章的权力为自己谋私利;对不合手续或不合法的用印,以及不正当的用印有权拒绝。
公司印章的使用必须登记记录。
行政部部长对公司各部的用章有监督权,应定期对印章管理使用情况进行监督、检查。
5.11公司印章的使用限在公司办公室内,不能将印章携带出办公室以外使用。
5.12公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明,如因工作需要或其它特殊情况确需开具的,必须经公司主管领导书面批准,行政部做特别登记、追踪管理。
持空白介绍信外出工作归来必须向公司原开具处汇报登记其介绍信的用途,未使用的必须交回。
6.使用范围
总裁办行政部在印章发放时,应书面确认该印章的使用范围,建立公司分类印章使用范围表(格式附后,见附件六)。
7.罚则
7.1严禁未经批准私自刻制公章,否则无论用于何种目的,都要严肃追究责任。
7.2违反印章刻制、保管、使用规定,视情节和后果追究责任人的行政和经济责任,触犯刑律者,提请司法机关依法追究法律责任。
8.本制度自发布之日起施行,由总裁办行政部解释并修改。
9.附件
9.1《其它专用章的使用范围表》
9.2《刻制印章申请表》
9.3《印章登记卡》
9.4《用印审批单》
9.5《公司公章用印登记表》
9.6《印章使用范围表》
附件一:
其它专用章的使用范围表
专用章名称
使用范围
法律办公室章
用于对证券公司开具职工提取保证金介绍信
基建办公室章
用于加盖整改通知单、开工令、施工现场签证单等文件
标准化专用章
用于加盖向信息产业部申报标准项目、与各标准化组织联系函、与技术监督局联络回函等文件
培训中心章
用于加盖新员工培训合格证
工程部章
用于以其部门名义向第二/三营销事业部办事处发放工程质量巡检通知、工程分包招标工作通知以及部分验收报告等
附件二:
刻制印章申请表
日期
部门
经办人
申请印章种类
名称
材质
形式
年月日
申请理由:
使用范围:
管理权限:
管理人:
部门领导:
年月日
总裁办、中心一级领导:
年月日
公司主管领导:
年月日
备注:
附件三:
印章登记卡
登记日期
年月日
登记号码
名称
印模
管理人
责任人
种类
形状
用途
制成日期:
年月日
印章材质
制印人
废止日期:
年月日
废止理由:
备注:
附件四:
用印审批单
部门
申请人
份数
内容
部门领导
年月日
总裁办、中心一级领导
年月日
主管
领导
年月日
备注
附件五:
公司公章用印登记表
序号
日期
申请人
部门
内容
份数
确认领导
审批领导
经办人
签名
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
填表说明:
1、本表由用印申请单位经办人持“用印审批单”到行政部填写后方可用印;2、填写必须认真、清楚、详细;3、本表“内容”栏的填写须依申请用印材料内容明细填写,不能笼统归纳。
附件六:
印章使用范围表
种类
名称
形状
材质
印章内容
管理负责人
办理责任人
备注
注:
本表计划在行政部完成“印章登记卡”及印章档案后,将现于公司内部使用的各种印章汇总制表,使各种印章的使用及管理人清楚列明,便于查询。
1
印章管理制度
第一章总则
第一条为维护有限公司(以下简称“公司”)印章刻制、保
管,以及使用的合法性、严肃性和安全性,从公司运作规范需要出发,避免印
章管理出现不规范行为,以有效地维护公司利益,特制定本制度。
第二条本制度所指印章包括公司印章合
同专用章、财务印鉴专用章、等具有法律效力的印章。
第三条除因财务、质量管理等特殊需要,公司原则上不设置“部门用章”。
第四条本制度适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、
统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。
第二章印章的刻制和启用
第五条印章的刻制由需刻印部门负责人根据工作需要提出雕刻印章的申请,报
公司批准后,由综合管理部负责办理,原有印章应及时缴销。
第六条新印章要做好戳记,并留样保存,以便备查。
印章启用事先须发启用通
知,注明启用日期、发放单位和使用范围和启用印模。
第七条未经审批,任何部门和个人不得擅自刻制印章,擅自私刻印章或有意隐
瞒、拒绝登记者,一经发现,必须追究其责任,由此造成的民事、经济、法律纠纷
和后果,由当事人承担。
第三章印章的保管
第八条公司印章、法定代表人印章、印章、印章由综合管理部负
责管理和使用;财务印鉴专用章由资产财务部负责管理和使用;合同专用章由合同
审核部门负责管理和使用。
上述印章外的其他印章由公司总经理授权各相关部门管
理和使用。
第九条印章专管人员每天下班前应检查印章是否齐全,并将印章锁进办公桌或
保险柜内,妥善保管;第二天上班后,应检查印章所在办公桌或保险柜有无异样,
2
若发现意外情况应立即报告。
第十条印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时,印章应由印章专管人
员直接上级代管,印章专管人员要向代管人员交接工作,交代用印时的注意事项。
第十一条印章专管员印章管理情况须作为员工离职移交工作的一部分。
印章专
管员离职时,须办理分管印章的移交手续后方可办理离职手续。
第十二条因特殊原因需要停用印章的,由董事长决定并签字同意,由综合管理
部将停用原因、时间通知公司各有关部门,并收回停用的印章切角封存或销毁。
第十三条印章专管人员要坚持原则,遵守保密规定,严格照章用印。
未按批准
权限用印或用印件内容有误的,印章专管人员不予用印;经办人拒绝印章专管人员
审核用印内容的,印章专管人员可拒绝用印并报告领导处理。
第十四条印章专管人员不得擅自用印,一经发现,严肃处理。
由此造成民事、
经济、法律纠纷和后果的,由其承担相应责任。
第十五条公司印章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章、董事会专用
章、监事会专用章、公司其他印章等,所用印的文件、资料、附件资料及印章签批
单作为用印凭据由印章专管员留存,年末经整理后交综合管理部归档。
印章签批单
的保存时间另行规定。
第四章印章的使用
第十六条印章的审批程序:
(一)以公司名义发出的公文,由部门经理、综合管理部、分管领导审核并签署
意见,董事长或其授权代表批准后用印。
(二)公司发文的附件(如各类业务报表等)凭发文并按该文中限定发给附件
的单位、数量用印。
(三)对外签署的合同或协议,由部门经理、法务人员审核,分管领导批准,重
大事项合同由总经理批准后在合同或协议上用印。
(四)公司对外报送的各类业务报表(财务报表、统计报表)及其他需用公司
印章的文本等,由部门经理审核,分管领导审定,董事会秘书批准后在报表上用印。
(五)公司使用的存根类介绍信、便函开具,由综合管理部经理批准用印,业
务专用授权委托书由分管领导批准用印,其他授权委托书由总经理批准后用印,开
3
具时应按要求认真填写存根,严禁在空白介绍信、空白便函、空白证件、空白授权
委托书等文本上加盖印章。
(六)公司董事会用章由董事会秘书审核、董事长批准后用印。
(七)公司监事会用章由监事会主席批准后用印。
(八)上述未规定事项的印章审批程序,由申请用章部门经理、分管领导审核、
总经理批准后用印。
第十七条在董事长、总经理或其授权人出差期间,用印事项应经电话请示同意
并在印章签批单上记录后,印章专管人方可用印,事后补签字。
第十八条财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章的无须经
上述程序。
公司“部门用章”不对外使用,由总经理授权部门负责人审批用印。
第十九条印章原则上不允许带出公司,确因工作需要将公司印章、财务专用章、
合同专用章、董事会专用章等带出使用的,应由董事长或总经理批准,对用章事项
进行登记并在事后及时补办审批程序。
第二十条用印盖章位置要准确、恰当,印迹要端正清晰,印章的名称与用印件
的落款要一致(代用印章除外),不漏盖、不多盖。
第二十一条介绍信、便函、授权委托书要有存根,要在落款和骑缝处一并加盖
印章。
第二十二条对外签署的合同或协议、各类业务报表(财务报表、统计报表)及
其他需用公司各类印章的文本等,须在合缝处加盖印章。
第五章法律责任
第二十三条印章专管人必须妥善保管印章,如有遗失,必须及时向公司授权领
导报告。
第二十四条任何人员必须严格依照本制度规定程序使用印章,未经本制度规定
的程序,不得擅自使用。
第二十五条违反本制度的规定使用印章,造成丢失、盗用、仿制等,依情节轻
重,对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。
第六章附则
4
第二十六条公司子公司、分公司等印章的保管、使用,可参照本制度制定本单
位印章使用管理制度,并报公司备案。
第二十七条本制度由综合管理部负责解释、补充。
第二十八条本制度自公司董事会审议通过之日起生效实施。
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