物业企业招标文件模版.docx
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物业企业招标文件模版
某物业
协同办公软件及物业业务软件
采购招标书
北京某物业公司公司
****年**月**日
目录
一、招标文件……………………………………………………4
二、投标的准备…………………………………………………5
三、投标…………………………………………………………7
四、评标…………………………………………………………8
五、定标…………………………………………………………10
六、招标内容与要求……………………………………………11
七、附件…………………………………………………………22
华宇物业公司物业管理系统及协同办公管理系统采购的设计及实施进行国内邀标,希望收到本标书的系统供应商仔细研究需求,积极准备投标工作,如期递送投标资料。
招标内容:
华宇物业公司物业管理系统及协同办公系统采购及实施、服务
投标截止时间:
*****年**月**日16:
00
现场进行唱标,唱标完毕后投标人签字确认后离场(唱标确认书见附件一),择日进行评标。
交标地点:
邮编:
华宇物业公司管理有限责任公司
评标时间:
以招标人通知为准。
招标人提前两天通知投标人,原则在唱标后一星期内进行评标。
联系人:
联系电话:
投标时必须提交密封的投标文件,包括壹份正本(报价单独封装)和肆份副本。
为便于评标委员会随时查看和评标,请投标者在*****年**月**日16:
00
16:
00前将投标书刻成光盘,文件中有关报价等涉及商业秘密部份可酌情删去。
一、招标文件
1.招标文件
1.1本文件中的招标人:
北京著名集团不动产事业部
1.2招标文件:
《华宇物业公司协同办公软件及物业业务软件采购招标书》
1.3投标者应详细阅读招标文件中的所有条款、格式、表式、条件和规范,按招标文件要求提供投标文件(详见附件二)和资料。
2.招标文件的核实
招标人在7月4日举行一次答疑会,所有投标人均需参加。
具体时间另行通知。
投标者如需核实招标文件的疑点,可用信函、传真等形式通知招标人,通知应确保招标人在截标日期前收到。
招标人将用信函、传真等形式做出答复,招标人将答复内容分发给所有取得同一标书的投标者。
以保证投标人对疑点、问题的统一考虑。
3.招标文件的补充或修正
3.1在截标日期前3天的任何时间,招标人不论由于自己的考虑或由于对投标者提问的核实,可以对招标文件用书面补充的方式进行修正。
3.2对招标文件的补充或修正,将传真并加盖公章的形式通知所有投标者。
3.3为使投标者在准备投标文件时有合理的时间考虑招标文件的修改,招标人有权决定推迟投标的截止日期和开标日期,并将此变更以传真并加盖公章的形式通知所有的投标者。
二、投标的准备
1.投标文件的语言
1.1投标文件以及投标者与招标人之间的函电往来和一切文件、资料都应以中文书写。
1.2投标者已印刷好的产品说明等可以用其他语言,但其中要点应附有中文译文。
技术指标必须有中文译文。
2.投标资格文件
投标人需要根据下列要求作资格介绍,并作为投标文件的一部分递交给招标人。
.投标者全称、地址、邮编、电话、传真、E-Mail、营业执照副本复印件(需加盖公章),投标人授权代表证明书;
.主要历史、开发的主要产品、承建过的主要相关项目;
.组织机构和主要技术人员;
.最近一年来的主要客户名单;
.本项目合作伙伴(如果有的话,即指在本项目实施中须使用的专有硬件或软件的提供厂商)的简介和经验(如公司情况等);
.介绍本项目参与者情况,包括人数、组织结构、主要人员经历(注:
参加本项目人员必须是直接参与过同等或更大项目的相关工作);
.投标人认为必要的其他陈述。
3.报价的格式
按招标文件要求的格式填写对所提供产品的价格、数量和简要描述等(参照附件二)。
4.产品的价格
招标人对物业软件以及协同办公软件的采购接受单个或整体报价,该报价应是开具发票的价格。
5.报价的币制
除有特殊说明外,投标者提供的产品和服务,最终应以人民币报价。
6.投标保证金
本次招标不收取投标保证金。
7.投标书的有效期
7.1在招标人决定的包括推迟的开标日期起60天内应保持有效,有效期短于此规定的投标书将被拒绝或视为无效。
7.2在特殊情况下,招标人可与投标者协商延长有效期,此类要求和答复都应以信函、传真、E-Mail等形式进行。
投标者可以拒绝接受延期的要求而放弃投标;同意延期的投标者不需也不能修改投标文件。
8.投标文件的组成
8.1按上述第2条规定,提供证明投资者是合法的、有投标资格的并在中标后有能力执行合同的证明文件。
8.2系统总体方案及其特点、实施计划和用户培训计划。
8.3按第3条和第4条规定,提供投标书的投标价目表。
8.4其他说明。
9.投标文件签署及其形式
9.1投标者对投标文件须准备一式两种,并分别标以“正本”壹份和“副本”肆份,如果它们之间有任何差异,则以正本为准。
如电子版与正副本有差异,也应以加盖公章的正本为准。
9.2投标文件的正、副本都应以用打印机或不退色墨水书写,且经正式授权代表签署,授权代表的授权书应附在投标书文件内。
9.3投标文件一般不应有涂改、增删之处,但如有错误必须修改时,修改之处必须由原授权代表签字。
三、投标
1.投标文件的密封及标记
1.1投标者应分别把正本、副本投标文件和开标一览表都用封套加以密封,并在封套上标明“正本”和“副本”。
唱标时,只开启“开标一览表”使用。
1.2封套上均须按投标人要求写明:
招标人:
华宇物业公司管理有限责任公司
招标人地址:
北京北三环东路36号B座5层508室
招标项目名称:
华宇物业公司协同办公软件及物业业务软件采购
投标者的名称、地址、电话、传真和E-Mail,并写明开标时启封。
1.3投标时已启封的标书将作为废标。
2.投标截止日期
2.1投标截止日期为:
2008年7月11日。
2.2投标文件必须在招标人规定投标截止日期之前,派人递送到指定的地点。
2.3招标人可以补充招标文件的形式推迟投标的截止日期。
在这种情况下,招标人或投标者的权力和义务都以新的截止日期为准。
2.4投标文件由于人力不可抗拒的原因遗失和损坏,招标人不负任何责任。
3.过期投标文件
在投标截止日期以后收到的投标文件招标人可以拒收或不启封退回给投标者。
4.投标文件的修改及撤回
4.1投标以后,如果投标者书面的修改或撤回要求应保证招标人在截标时间前收到,招标人可以接受投标者对投标文件的修改或撤回。
4.2投标者的修改或撤回通知,必须在封套上注明“修改”或“撤回”字样送给招标人。
4.3除上述第4.2项情况外,任何招标文件不得在投标截止时间以后进行修改。
四、评标
1.投标文件的澄清
为有利评标,在开标后,可随时请投标者就投标文件中某点加以澄清。
以书面形式表达并加盖公章的答复经评标委员会认可后,可作为投标文件的一部分参与评标。
2.初步审查
2.1凡遇计算错误应按下列原则修正:
.如果单价乘以数量不等于总价,利益归于招标人;
.如果以文字表示的数据和以数字表示的数量有差别,利益归于招标人;
.如果投标者不同意以上修正,投标文件将不予考虑。
2.2招标人应检查每本投标文件是否符合文件的需求,招标人决定符合的程度只能以投标文件本身内容为依据,不考虑外来因素。
2.3招标人认为严重不符合招标文件要求的投标文件,作废标处理。
2.4对于投标文件中少量不符合要求之处,如实质差别不大,经招标人同意,投标者可以参加评标。
3.评标
3.1评标委员会
招标人负责组织包括招标方信息化项目组人员以及聘请的相关方面负责人及专家等组成的评标委员会,该委员会负责审议所有投标文件并确定中标方案。
招标人如认为有必要可举行演示答辩会,由投标单位演示讲解(约50分钟)和答问(约20分钟)。
3.2评标原则
.公开、公平、公正。
.投标文件不是作为评标的唯一依据,招标人有权作综合考察。
.最低报价不能保证中标。
3.3评标委员会将从以下几方面评审投标文件:
.系统供应商对本项目的理解能力;
.成功范例和相关经验;
.产品在业界的口碑以及市场影响力;
.投标人对整个项目的重视程度;
.对本招标书各项要求的满足程度;
.性能/报价比;
.售后服务及培训;
.是否适应著名物业所在地区所需的服务与支持;
.系统的开放性、标准性、安全性、可靠性、可扩展性(产品本身功能的升级以及异地的扩展和复制)、先进性及运行效率等;
.系统的易懂、易操作性、易维护性;
.项目组成员组成,项目负责人的经验、背景等。
(详见附件三)
五、定标
1.最后审定
1.1通过评标并进一步检查投标者根据本标书第二部分(投标的准备)中第8项规定提供的各类文件资料,检查结果无误,才具备中标的先决条件。
1.2招标人在合同执行的过程中有适当变更数量的权利。
1.3招标人在签合同之前有权选择中标人,并有不解释原因的权利。
2.中标的通知
2.1在投标书有效期内,招标人以书面形式通知所选定的中标者。
2.2如投标人要求,可提供未中标通知书,但不解释未中标原因。
3.签订合同
3.1在招标人完成合同谈判并同意签订合同时,将确定中标者并通知对方,中标者应在指定时间内以指定的方式与招标人签订合同。
3.2招标文件中合同特殊条款、投标书、投标内容价目表、其它费用价目表和技术要求及有关协议等,均应作为合同附件。
3.3若中标者未能按规定签约,将导致中标被撤消。
在这种情况下,招标人可以另选中标者或另行招标。
六、招标内容与要求
华宇物业公司采购物业管理系统及协同办公系统介绍
1.项目背景
此次采购的物业管理软件和协同办公软件需适用于著名集团不动产事业部体系内的著名地产经营公司、著名物业公司以及著名物业下属的分公司,要求软件适用于物业管理下的写字楼、住宅、公寓、别墅多种业态,同时满足经营租赁业务需求以及符合异地办公的要求。
2.应标要求
要求系统采用集中式操作,实现同步传输数据,总部可对分公司经营运作情况实时掌控,软件的部署方式为集中式部署。
软件系统可以整合多套子系统,做到业务系统与行政办公审批流程互联互通,同时实现与财务软件的数据衔接,本系统要求支持PDA无线报修、PDA综合巡查、短信平台功能,并同时与业务系统进行有效的数据传递,客户网上投诉报修、VPN软件的无缝连接。
物业管理系统及协同办公系统采购主要包括以下大致要求:
2.1信息化软件系统:
此次投标的软件为北京著名集团不动产事业部所辖企业使用,但投标人需注明日后集团其他企业使用此软件的优惠政策和购买方式。
2.2硬件设备:
投标人需要负责应用了物业管理系统及协同办公系统的服务器和数据库的搭建工作;负责保障PDA、VPN等相关硬件设备的无缝连接;
2.3网络搭建:
提供硬件解决方案被协助搭建,包括服务器网络的搭建、数据的同步传输、各管理处的网络组网;
2.4保障网站的通讯畅通,有义务协助招标人进行网站的维护、更新。
以上应标者可以对全部或部分进行应标,并可单独报价。
2.5PDA的要求:
此软件需包含PDA软件(含硬件设备)。
PDA最基本的要求为可进行日常的综合巡查、移动服务、移动报事,移交验房并实现数据同步回传。
遇未处理的报修可有条件的逐级上传,直至流转到最高领导。
PDA数据流转的方式必须支持GPRS和WiFi通讯(如使用其他传输方式在应标时需注明)(此项为应标必选项,但可单独报价)。
3.招标软件详细的功能要求:
3.1业务系统优先级及跨部门业务的需求:
业务与行政办公系统流程必须整合,同一审批事件,必须且只能有一套审批流程;
业务管理系统必须满足当前不动产事业部所辖各公司的业务需求,且必须考虑到未来新增异地项目的数据统一。
3.1.1数据挖掘与展示
系统支持报表自定义功能,并能实现多层次、多方式、形象的展示图表;
3.1.2无线技术的应用
3.1.2.1系统可以支持工程部、客服部相关业务的移动技术应用需求(无线巡查、无线报修、反馈等);
3.1.2.2PDA业务可实现分条件的逐级上报功能;
3.1.2.3无线业务与物业系统必须无缝衔接。
3.1.2.4PDA移动业务处理需包含:
3.1.2.5综合巡查功能:
可根据公司要求等规范事先设置好巡查路线、检查项目及结果,发现的问题可与调度系统联动,提交调度解决;
3.1.2.6移动服务功能:
同时从调度系统中接受工作任务,包括巡查发现问题、客户服务任务等(内部事件);
3.1.2.7移动报事功能:
在移动工作时,随时可以接受业主、客户要求等,向调度直接提交报事,由总台执行派工(外部事件);
3.1.2.8移交验房功能:
发展商向物业移交房产,物业向小业主移交房产,租户入场、退场时的验收,以单个房间为单位,验收结果可与房产管理的房间验收联动,发现的问题可与调度系统联动,提交调度解决;
3.1.3数据集中管理
系统采用集中部署方案,总部搭建服务器集群,各个项目远程接入应用;
总部对各个分公司采取垂直管理、实时监控,在系统中为各个项目经理按照当地及项目的实际情况进行分权、流程授权管理方式;
权限设置需满足安全、方便、保密的原则。
3.1.4支持事业部多元化发展
系统应能支持事业部现有业务需求,还要能跟随事业部业务对外地不断发展而衍生出来的新需求,包括支持各类业态的个性化需求;
3.1.5短信平台
物业系统、协同办公系统均可提供短信发送功能,有专门的短信接收模块,
支持手写短信功能;
3.2常规业务需求的处理:
客服部门:
3.2.1建立CRM系统
3.2.1.1支持对客户进行分类、分级管理;
3.2.1.2支持对重点客户的重点跟进情况能及时了解;
3.2.1.3支持对客户事件、来访记录、客户需求、客户意向情况能及时了解;
3.2.1.4支持对客户日常事件的管理;
3.2.1.5支持相关客户资源信息的统计分析;
3.2.1.6支持从租赁部门自动取得客户资料;
3.2.2客户服务
3.2.2.1现有业务与客户交流的统一出口为客户服务中心,系统必须满足客户服务(对客户资料、服务等工作的管理)的相关功能。
3.2.2.2关注客户投诉、客户报事等业务的处理结果。
客户报事、投诉在限制时间内没有管理完成的,系统应自动逐级上报;
3.2.2.3能与企业门户中的相关数据无缝连接,比如:
报修、投诉、费用查询等。
3.2.3收费管理
外部数据导入、费用计算、预交款管理、收款登记、银行划款、财务软件接口、同时需考虑未来可能引入水、电、燃气表抄表功能,需具备三表抄表接口;
缴费通知单生成后的需准确无误。
3.2.4环境管理
清洁卫生及绿化管理;
工程部:
3.2.5设备管理
设备档案管理:
建立设备的档案库,做到可随时调阅、查询;
故障维修记录管理:
对于大中小修有明确的记录和跟踪,维修后有提醒功能提示进行复查等;
设备保养维修管理:
对于设备保养有提前提醒功能,可自由设定提醒的天数、次数,保养后提醒录入结果,最终形成设备保养闭环;
设备巡查:
提醒录入巡查结果,对于巡查时的记录进行跟踪等;
数据分析:
可对保养情况、维修结果进行图表相结合的分析。
安保部:
3.2.6停车场管理
系统应实现对车位的租赁、调换、到期等的业务信息化管理,可以达到客服、安保数据信息共享,及时掌握车位情况的变化;
系统应实现与现有停车场系统进行对接(此条可根据最终的实际情况确定是否连接现有系统,但是接口必须预留,在允许的时候进行不同系统的对接),以便可以对停车场收费进行按日、周、月、年的时间进行数据提取;
可对免费车辆、固定车位、零时车位的费用收费情况进行分析;
3.2.7安全管理
保安事件管理、消防责任区及器材管理、保安巡查管理、保安员管理;
综合管理部:
3.2.8库存管理
物料档案、库存管理、入库操作、出库操作、盘点操作、过账操作、月结操作;
支持采购流程审批功能,与协同办公软件无缝连接。
3.2.9供应商管理
供应商筛选、分包合同管理、分包工作考评、分包费用支付;
3.2.10资产管理
详细资料:
对资产的名称、当前使用状态、接管时间、所属部门、外承包商等情况进行登记;
资产事件:
对资产事件包括事件日期、变动数量、相关部门、相关票据、相关援用、事件类型等进行登记记录;
经营租赁部:
3.2.11经营租赁管理
3.2.11.1系统应提供相应模块不但要支持正常的租赁业务流程,还需要满足针对租赁业务的特殊需求:
3.2.11.2房间的灵活折合(先有合同,定下要租的楼栋、楼层、面积,自动拆分房间,检查和计算空余面积);
3.2.11.3多房间面积校准(避免合同总面积与几个房间总和因为四舍五入的原因不一致,造成租金合计与合同中不一致);
3.2.11.4灵活退租(客户退租部分实现灵活退租,可以将房间甚至部分面积进行拆分、合并之后进行业务操作);
3.2.11.5灵活的租金计算方式及免租期费用减免;
3.2.11.6房屋出租的月天数自由设定。
3.3协同办公系统:
3.3.1规范流程化管理
在信息系统中应实现设定规则/设定制度/计划管理/工作流程化管理;
流程可以自定义,权限可自定义转交等。
3.3.2管理机制的完善
系统应按照相应级别应实现对“计划及分解—执行落实—执行过程反馈(及指导)”,各个节点的监控及查询,在系统中建立全面的应急流程来应对各种突发事件;
3.3.3预算管理
通过系统提交各个部门预算;
预算执行情况查询和分析,掌握预算执行情况;
设置对应的预算上报审批流程;
预算内费用申请的流程自定义;
预算外费用申请的流程自定义;
3.3.4员工的绩效与考核管理
系统应提供相应考核与绩效模块,可根据部门员工业绩数据对其进行相应考核评比及提成绩效的计算;
3.3.5流程审批管理
系统支持公司日常工作的所有行政自定义流程及业务自定义流程;
系统支持流程绩效考核;
系统支持实时的电子手写批注、电子手写签名及网上授权实现内控审批;
3.3.6人事管理
系统应建立全方位的人员档案,方便管理层进行人员业绩考评、升迁、变更等工作;
系统应建立工资系统,可以结合考勤系统,与人员工资发放挂钩;
招聘面试记录表及流程;
培训管理计划制定及审核流程;
培训效果评价;
3.3.7考评管理
系统应支持多种考评方式(例如,背对背测评、民主测评)
3.3.8知识管理
建立内部知识库,每个员工可对其它员工发表共享的知识经验根据实际情况评分,根据员工在更新知识体系方面的贡献可按照用户名做好评积分并做适当的奖励)知识体系通过系统分类管理,方便各个岗位员工对本岗位知识的快速查询、学习及更新;
文本知识库(电子图书,培训PPT,影像资料,电子文档);
业务知识库(设备技术文档资料,设备维修经验分享,客户相关信息、自助考试题库,自动生成试卷);
岗位说明/规章制度;
质量文档和标准体系文档,如ISO9000/国优标准管理,文件的更改需要走审批流程,部门提出书面申请,审批记录也要归档处理);
文档层级管理和权限控制;
3.3.9行政管理
设置不动产事业部通知/新闻/公告分类,允许对外链接功能;
突发/临时事件的上报和处理;
流程中事务处理超时,系统会自动升级,逐级上报;
设置公文分类“行政文”和“党务文”;
设置发文流程、收文管理流程、传阅件流程;
3.3.10会议管理
会议起草、会议审核、会议通知、会议纪要及归档、会议通知自动弹出提醒框或手机短信提醒;
外租会议室管理,实现预定、审批、收费等功能
3.3.11活动管理
活动的策划、活动的组织(步骤及进度反馈)、活动安排/通知、活动成果总结(报告/总结等);
3.3.12工作计划管理
工作计划管理(年工作计划/月报/周报);
工作日志等;
工作计划执行情况评估;
点工作/标准执行涉及的时间,分步骤/分阶段进行反馈,并且能提醒相关人员;
3.3.13公司车辆管理
车辆电子档案(牌照,车型等信息);
用车申请;
审批流程(填单—用车签字);
车辆使用纪录反馈;
油耗量统计;
维修纪录(维修时间,部位,维修发生金额);
3.4门户网站的建立
为著名不动产事业部各个项目对外的宣传门户作用;
内外结合(例如通过网站做满意度调查、解决客户报修、相关信息查询、对外公布信息等,通过信息化系统给现有客服的电话咨询的业务以补充);
以上内容为此次招标软件中必须实现之功能,请投标方认真阅读以上内容。
4.对软件应用的要求
4.1数据集中管理:
数据库放在总部指定地点,各项目共用数据库服务器;
4.2产品完好:
提供的软硬件产品设备均为合格产品,无质量问题,产品的各项出厂合格证书和资料齐全,对于软件出现的bug、数据丢失及延误或者硬件的质量问题,供应商应保证尽快解决。
4.3数据准确性:
所有历史数据错误率在万分之一以下;而对于近3年的数据,则承诺五万分之一的错误率,其中财务数据和物资库存等,则承诺十万分之一的错误率。
5.对产品供应商的要求:
5.1投标人指定全职专人负责接收招标方关于系统服务的新增需求和投诉,并在最短的时间内予以解决,解决时间依问题大小而定,不可解决或需要长时间才能解决的问题需要书面给招标方,征得同意后方可。
5.2问题处理:
对于招标方投诉的软件bug,硬件质量问题等,提供商承诺以最快速度响应处理。
根据问题的性质,出具书面报告征得招标方的同意后,界定提供处理具体时间标准。
6.驻场要求
6.1在开发过程中,投标人派专业工程师带队的技术团队驻场进行需求的调研,保证及时、准确、全面的收集需求;在实施过程和后期维护中,根据实际情况,决定是否派人驻场。
6.2投标人有义务为招标人培养一批系统维护人员,能够对软件进行基本需求的简单修改和设计。
7.后期维护与开发:
7.1投标人需注明维护的方式与免费期限,免费维护到期后需注明如何进行后续维护(包含方式、费用等)。
7.2对于招标人提出的个别零散的需求,投标人承诺指定专人或者专门团队在协商规定的工作日内,尽力完成收集整理并提供服务。
对于需要二次开发的,需要提供书面的需求分析报告、开发周期和费用,秉着优惠的原则进行二次开发。
8.软件实施方法及时间计划
信息化应用水平介绍
不动产事业部信息化建设工作大体分为两个阶段。
第一阶段,著名物业公司、地产经营公司、某分公司、某分公司、某分公司五个公司在此次信息化推进之前,除著名物业公司外均已有应用过信息化系统的经验,虽然目前应用的效果和服务情况各有不同,但是,各公司各岗位人员在前期应用信息化手段解决业务问题的同时,已经得到了相关的培训,可以说具有一定信息化应用能力,对信息化的期望值很高。
第二阶段,某分公司、某分公司、某分公司、某项目部四个公司在企业管理中对信息化软件的应用期望很高,但实际效果不是很明显,需要中标方投入更多的精力做好后续培训、保障等工作。
业务系统与OA系统的实现的方案
方案一
OA系统
在不动产事业部下属所有公司都全面应用,10月底全面验收上线,软件试用期间完善应用需求中差异化部分,以简单微调为主,整个OA工作年底前全部结束。
业务系统
分两期实现,第一期实施时间大约为5个月,08年底前结束,实施试点由事业部决定,第一期工作在10月底完成验收、培训交付试用,试用期间完善差异化需求。
第二期从0
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- 物业 企业 招标 文件 模版
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