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文秘论文

浅谈秘书口语表达魅力

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2012年12月20日

摘要

秘书，一个发展前景十分广阔的职业，它随着时代的前进而前进，随着社会的发展而发展。

企业对秘书人员办事能力的要求，是现代秘书培养工作的重点，现代社会对秘书人员工作的更高要求，让我们意识到只有不断加强自身能力的提高，才能适应时代发展的脚步，有了秘书对工作的有效协助，企业才能更有效的从事经营和管理。

企业秘书良好的职业素质是促进企业正常运行的基础,在新形势下提高企业秘书的综合素质是新时期企业管理工作的迫切需要。

成为一个多能手，以便胜任本职工作，成为一个复合型的人才，这对企业和个人来说都有良好的发展前景。

而秘书口语不仅仅是传达信息的工具，更重要的是用来协调人际关系，创造良好的工作氛围。

而良好的表达魅力可以赢得领导的赏识，可以纵横捭阖，合纵连横。

古人云：

一言之辩胜过百万雄师，可见语言的魅力在生活和工作中的重要性。

【关键词】秘书口语表达魅力重要性

目录

前言...............................................3

一、秘书口语表达魅力的重要条件.....................3

1.1渊博的学识.........................................3

1.2深邃的思想.........................................3

1.3灵动的智慧.........................................4

二、秘书口语表达魅力的重要技能和途径...............4

2.1口语表达魅力的重要技能..........................4

2.2口语表达魅力的重要途径..........................6

三、秘书口语表达魅力的重要方法和途径...............7

3.1口语表达魅力的重要方法..........................7

3.2秘书口语表达魅力的重要手段......................8

四、秘书口语表达魅力的审美要求....................10

4.1尊重而不奉承吹捧...............................10

4.2主动而不越位脱轨...............................11

4.3服从而不盲从附和...............................11

4.4补台而不挖角拆台...............................11

4.5沟通而不封闭堵塞...............................12

4.6挡驾而不阻拦干涉...............................12

五．秘书口语表达魅力的衡量尺度....................13

5.1问答艺术......................................13

5.2说服与劝阻的艺术...............................14

5.3拒绝的艺术.....................................15

六、结语..........................................17

致谢..............................................18

参考文献..........................................19

前言

有人说“能说会道”是秘书的看家本领，这话的确有一定的道理。

人在交往时要说话，要凭借语言表达出自己的思想和意思。

口语表达，作为交流思想，传达信息，调整人与人之间关系的重要工具，是秘书人员离不开的。

说话要分两个层次，一是要把话说清楚，让人听明白；一是要把话说得有魅力，能让人感动，给人启迪。

前一层要求把话说对，后一层要求把话说好。

把话说对一般人都能做到，但是把话说好，让所说的话有魅力就很难了，当然，每个秘书都希望不但能把话说对，更希望自己的口语表达更具感人的魅力。

秘书在工作中虽然很少去演说，但却经常要说话，汇报情况，提出建议，传达指示，接待来访，协调工作等等，大量使用的是口语表达。

因此口语表达在秘书工作中起着非常重要的作用。

一、秘书口语表达魅力的重要条件

1.1渊博的学识

秘书处于联系内外、上下、左右的中枢地位，要求秘书人员必须具备广播的文化知识、成为知识相对渊博的杂家和通才。

秘书人员的渊博学识，应该是“新而精、博而专”的，广播的知识面主要包含相关的社会科学知识，如经济、法律、政治、行政、社会学等；相关的人文科学知识，如哲学、历史、文学、艺术等；相关的自然科学知识，如数、理、化、生及自然辩证法等。

同时秘书人员要精通秘书工作，坚持深入秘书工作的第一线，充当秘书工作的行家里手。

同时还包括秘书学、心理学、社会学、口才学、管理学、经济学等知识。

要获得这些知识，秘书人员应该抱着“磨刀不误砍柴功”的思想和态度，坚持学习秘书理论，翻阅秘书报刊，网上冲浪，查阅资料，切实做好充电工作。

秘书的学识渊博，工作内行，将会为增强秘书的口语表达魅力打下坚实的基础，它是一种无声的号召，它将对其他同事产生潜移默化的影响，从而促进秘书人员更好地为其工作而服务。

1.2深邃的思想。

深邃的思想孕于广博的知识之中，它具备思维的全视角、多维性，能高屋建瓴，造就有准备的头脑。

深邃的思想能给人敢打敢拼的活力、百折不挠的毅力、夺金折桂的魄力。

深邃的思想，对于一个人来说是很重要的，对于一个秘书人员来说就更加重要了。

如果一个秘书表达的内容没有多少思想内涵，是很难想象出他的口语表达具有什么魅力了。

那么，秘书人员要怎样才能使其口语表达具有深邃的思想呢？

首先，秘书人员要努力学习好理论知识，用理论知识武装头脑，提升自己的思想内涵。

比如马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想，以及必要的专业知识、行业知识、社会知识。

当然，秘书要有深邃的思想，在于努力学习好理论知识的同时，应重点把握好两个方面：

一是认识要深。

认识不能停留在表象所迷惑，要能透过纷繁的外在现象看到问题的本质，不仅了解事物的现状，还能根据事物发展趋势有所预测。

认识事物最重要的一点，就是把看到事物诸多方面的现象，连贯起来思索，从整体上加以分析。

二是观点要新。

新的思想和观点不是“闭门造车”，别出心裁，更多的还是在实践中提出的问题有所提炼、概括和升华，使之成为自己的思想，从而提升自己的思想内涵，并在口语表达中灵活运用。

其次，秘书人。

员要积极向社会名家、口语名流学习，积极汲取他们的思想以及创新，把它们吸收、消化、提炼为自己精华，并进行必要的思考的思想，从而提升自己的思想内涵，并在口语表达中灵活运用。

1.3灵动的智慧。

拥有智慧的秘书，他不仅可以发现许多不为人知的人世背景以及世界最神秘的知识，而且还可以增强其口语表达的魅力。

智慧是一套严密的知识体系而被称为神秘的成果，并与人类已经拥有的知识体系密切相关。

它告诉我们：

灵活的人类是一种具备灵魂、充满灵性与情感的生命，是拥有认知能力、思维能力、判断力、记忆力、想象力、忍耐力与审美能力等在内的高级智能型生命。

二、秘书口语表达魅力的重要技能和途径

2.1口语表达魅力的重要技能

（一）精美的修辞

中国现代修辞学大师陈望道先生在《修辞学发凡》中指出：

“修辞以适应题目情境为第一要义。

”成功的言语交际，往往是在“适应题目情境”下完成的。

在秘书的口语表达中掌握一定的修辞艺术，会有效地提高口语表达能力，从而实现有效的沟通。

精美的修辞是口语表达的绿叶，精美的修辞是口语表达的精神与灵魂，它能使你的口语表达放出耀眼的光芒。

精美的口语表达，是经过精心加工、美化了性语言，是一种更高层次的口语表达，它是具有魅力的口语表达。

如果秘书人员的口语表达没有精美的修辞来美化它，再高明的口语表达也会显得空洞而乏味。

而具有魅力的口语表达总是少不了精美的修辞来衬托的，绝妙、恰当的修辞，能使口语表达发出夺目的光彩，能够给听者带来更多、更好、更深、更新的体验与感受，是打动听者内心深处的美妙乐曲。

因此，秘书人员一定要学习好修辞，并在实际的口语交际中灵活运用，积极把精美的修辞融入到自己的口语表达中，切实为自己的口语表达增添一道魅力的光彩。

（二）悦耳的语音。

声音是一项非常重要的沟通工具，作为秘书人员，一定要认识到声音能够清楚地表明你是谁，并且决定了外界如何倾听你以及怎样看待你。

许多秘书人员，不仅有着前进的能力，而且有着前进的动力，但却因为一个普通的“口语表达”问题阻碍了自己的成功之路。

秘书如何使用自己的声音，可以让听者对秘书留下两种完全不同的印象，可能是果断、自信、可靠、讨人喜欢的印象，又或者是不可信、软弱、讨厌、无趣、粗鲁，甚至是不诚实的印象。

有时，糟糕的声音会轻易地毁掉一个秘书的职业生涯和人际关系网络。

在秘书工作及社交场合中，如果一位秘书拥有良好的举止仪态，说话的声音也很悦耳，那他将会更加充满感染力，增添他的个人气质，增强其口语表达的魅力。

秘书要使自己的声音有吸引力、让人爱听，就要“包装”自己的声音，塑造出悦耳的声音。

秘书往往有这样的经历，同样的话，从不同人的口中说出，效果可能大不一样。

但说话与发声是门艺术，除抑、扬、顿、挫节奏适中、强弱得当、高低和谐、感情丰富、外，还要求转折自然等。

秘书要拥有悦耳、耐听的声音，必须要注意节奏感、音量以及说话的速度，语气要和缓，声调要有抑扬顿挫，速度不应太快或太慢，吐字要清晰，应尽量让自己的声音更加悦耳，让自己的口语表达更具不一样的魅力。

2.2口语表达魅力的重要途径

（一）涉猎群书

毛泽东主席挑选秘书一个重要的标准就是“读好书，有学问”。

他认为：

“有了学问好比站在山上，可以看到很多很远的东西：

没有学问，如在暗沟里走路，摸索不着，那会苦煞人。

”由此可看出涉猎群书对于秘书人员的重要性。

读书是丰富秘书人员语言的重要途径，读书要广泛阅读中外佳作，要多读书，读好书，从中吸取语言营养，借以丰富自己的语言。

学习语言，增强秘书口语表达魅力，需要日积月累。

积蓄语言，应随时留心，广泛阅读，见到有用的就记、就学，坚持下去，必将成为口语表达的行家。

秘书要通过广泛的阅读，从古今中外的佳作中学习好语言，为增强秘书口语表达的魅力打下良好的语言基础。

（二）广泛的阅读。

读书是丰富秘书人员口语表达的重要途径，秘书要广泛阅读中外佳作，要多读书读好书，从中汲取语言营养，借以丰富自己的语言。

汉语尽管是极其丰富的语言，但其语言有时仍不够用，这时就需要借助外来语，但要在借用中注意大众化，不符合群众习惯说法的，就不要用。

学习语言，增强秘书口语表达魅力，非朝夕之功，它需要日积月累。

积蓄语言，应随时留心，广泛阅读，见到有用的就记、就学，坚持下去，必将会成为口语表达的行家里手。

秘书要通过广泛的阅读，从古今中外的佳作中学习好为增强秘书口语表达的魅力打下良好的语言基础。

（三）向人民群众学习

秘书人员整天被封闭在办公室中，不接触火热的生活，不接触群众，是难以提高说话能力、增强口语表达魅力的。

因此，秘书要在生活和工作中向人民群众学习语言，而群众语言极其丰富、生动、活泼，富于表现力，每一个有志于提高说话能力和增强口语表达魅力的秘书，要利用一切可能的机会，多接触群众，多留心群众语言，吸收、记忆、消化，使它融于自己的语言中，切实增强口语表达的魅力。

（四）在秘书实践中学习

秘书要增强口语表达魅力，不仅要广泛阅读、向人民群众学习，还要在秘书实践中学习。

在秘书实践中，秘书经常需要用口语表达的方式来处理事情，传达信息，这就更需要秘书人员在秘书工作实践中积极学习好、利用好增强口语表达魅力的途径和方法。

一是向具有良好口语表达能力的同事、前辈学习，学习他们口语表达的特点，学习他们口语表达的精华，并结合好自身实际，在秘书实践中增强口语表达的魅力；二是要在秘书实践中自我探索，积极进行自我改进和自我完善，让自己的口语表达具有吸引人、感染人的魅力。

三、秘书口语表达魅力的重要方法和途径

3.1口语表达魅力的重要方法

（一）委婉含蓄的语言

秘书说话直来直去，固然是一种优点，但不分场合、环境、对象等去直言，就会变成缺点。

在某些情况下，表达的内容有可能对言语接受者的心理造成消极影响，此时，不采取直截了当而是另一种方式含蓄的将自己所要表达的内容说出来，以使语言接受者更易于接受。

语言不得不说，但又不能直说，还要让对方听得懂，这时就需要采用委婉含蓄的语言。

委婉含蓄的语言的作用不可低估，但说话时也要采用得体的婉言。

得体的婉言，能表明秘书对交谈对象的尊重，体现说话的策略和技巧，显示一种文明和高雅的风度，是一种受欢迎的说话方式。

体现说话的策略和技巧，当然，如果一味地用婉言，不管说话对象、场合，一律用婉言，该直截了当说话时，却在绕着弯子，就会适得其反了。

（二）幽默风趣的语言

说话风趣诙谐，幽默睿智，这是很高的艺术。

在口语表达中运用这种艺术会收到好的效果。

善于说话的秘书必须要善于幽默，幽默有“引人发笑并意味深长”的意思，幽默是对事物矛盾机敏的反映，并把看似平常的生活现象作喜剧化处理，让人们在笑声中受到启发，引起深思，是说话者智慧的闪现，也是充满自信的表现。

幽默不同于滑稽，滑稽只是插科打诨，贫嘴逗乐，让人笑笑而已；而幽默是智慧和思考的产物，它在引人发笑的同时，还具有促人思考和受到启迪的功效。

幽默的语言材料，往往是即兴发挥的，其技巧和方法也灵活多样，它需要借助语言的修辞方式，辅之以声调、姿态等手段，一般经过悬念、渲染、转换、亮底等几个环节，以获得出奇制胜的功效。

幽默是智力性创造，就不能按现成的模式去生搬硬套。

但不论采用何种方法，一定要得体。

不合时宜地去滥用幽默，故作姿态，为幽默而幽默，就会影响到交谈的效果，甚至影响人际关系，所以要恰当地使用幽默，秘书人员在使用幽默风趣的语言时要注意以下几点：

一是要注意分清场合和对象；二是要忌用歧视性的幽默；三是在运用幽默的时候不要事先暗示。

幽默风趣是智慧的表现，也是良好口才的标志之一。

一个有志于培养良好口才的秘书人员，应当注意培养自己的幽默感，努力把自己的口语表达得绘声绘色、生动形象，并具有表达的魅力。

（三）打动人心的语言

人与人之间进行思想交流，情感沟通，最直接最方便的途径就是口语表达。

一个善于说话的秘书，通过出色的口语表达，可以使人产生好感，结成友谊；可以使人际矛盾得到化解。

而一个不善于说话的秘书，往往得不到他人的认可，从而成为寂寞的人。

因此，秘书人员在必要时还需要成为一个说一些打动人心的话。

3.2秘书口语表达魅力的重要手段

（一）简明有力的概括

秘书要会说一口标准而且流利的普通话，要口齿清晰，不紧不慢。

对领导讲话语言要简明扼要，对群众讲话切忌罗嗦，更不要拖音带腔。

同样，思维清楚才能说话清楚。

要使说话有条有理，秘书要多思考，说话前要善于打腹稿，不要信口开河，滔滔不绝，也不能沉默寡言，问一句答一句。

口语表达有魅力，指所说的话有穿透力，要使话具有穿透力，就要一话中用，用最少的语言事物的实质，就是说，语言要具有极强的概括力。

这样的概括，必须具备三个条件：

一是要内涵丰富，二是要简练明确，三是要精警有力。

能用如此简明有力的概括语言表达思想，其魅力是不言而喻的。

（二）准确形象的比喻

比喻，不但是一种修辞方法，也是一种思维方法和思想方法，当然也是一种语言表达技巧.秘书人员在表达思想时，大多数情况下是通过概念，判断,推理来实现,但是,这样做很难真正表达思想，于是便借助打比方的方法来诠释思想.一个能把话说得魅力的无穷的人,一定是一个善于运用比喻的人.其实,无论是读文学作品,抑或听演讲,如果能看到或听到几个准确形象的比喻,便觉得甘之如饴,如沐春风.再想一下,古代的智者,他们所以智者,他们的许多名言至今仍能脍炙人口,都是因为他们通过准确形象的比喻来表达思想。

孔子曰“岁风寒然后知松柏之后凋也”，“逝者如斯夫！

不舍昼夜”。

其丰富的思想和语言的魅力皆因比喻而成。

通过运用形象性、比喻性的语言。

这样可以帮助秘书把思想性、知识性、趣味性熔于一炉，使深奥的道理变得浅显通俗，易于理解和接受。

人们在平常的谈话里爱听那些富于哲理性的语言，因为它给人凝练、深远的美，令人回味无穷，发人深省。

同时，一个的语言是否含有哲理，也标志着说话者的思想成熟程度。

正所谓：

凡语生辉、点石成金。

（三）贴近生活的真象

秘书要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间工作上的矛盾和不平衡；要善于发现文件与文件之间政策、提法上的抵触或不一致；要善于发现领导与领导、干部与干部之间的误解和不合，并及时加以沟通、协调。

秘书的大部分工作都有章可循，并严格按照政策和规章制度办事。

但有些工作，尤其是事务性工作，在特殊的时间、地点、条件下，也常会出现意想不到的情况。

秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。

能简单地表达出事物的对与错，并不能引起人们对生活的联想，而表达有魅力的秘书，往往不这样做，而是通过贴近生活的真象来更好地对事物进行描述性的判断。

所谓贴近生活的真象是指能通过语言表达，让人感受到生活中的形象，给人一种冲击力。

贴近生活的真实形象化表达的，传达了他对这种错误做法的看法，正因为能运用真象性的表达，一是增强了形象性，二是增加了蕴蓄性，三是有了感染力。

这样的语言，当然是魅力无穷了。

（四）含蓄有致的暗示

暗示法在交际活动中是一种常用的手法。

对秘书人员协调能力更是很有必要。

暗示法可以通过手势、表情等副语言的表达形式或特定的语境等手法来实现。

生活中有许多话如果直截了当地说出来，会大煞风景，而换一种说法，虽然表达了同样的内容，但会有一种特别的韵致。

暗示法是口语表达中很有效的艺术。

暗示的技巧有很多，常见的有以下几种：

这里说几种不直接表达要说的内容，而是通过其他内容把要表达的意思暗示出来。

有行为暗示、反意暗示、正话反说，或者故意调换相关顺序而成暗示、语义双关暗示，即明言此而实指彼所形成暗示。

总之，语言交际中的暗示，是通过语言，行为等方式把自己的意向传递给别人，引起他人对事物的反应。

在日常生活中，作为一种多功能的语言技巧，暗示使用广泛，意义也是多方面的。

通过暗示，可以避免难堪，给予讽刺，表明态度，提出要求，提供帮助等。

但是暗示仅仅是手段,目的是要让人完全理解你的意思,如果误解,暗示则需变为明示,以免引起误会或者造成意想不到的后果。

四、秘书口语表达魅力的审美要求。

4.1尊重而不奉承吹捧

　理顺与领导的关系，是秘书工作者事事碰到，需时时注意、处处谨慎的事情，也是表现秘书口语审美要求的地方。

总的原则是以事业为重，从工作出发，从领导与被领导的地位出发，对正职和副职领导的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、协助。

　　如果某项工作，关于向正职请示、汇报，或向其他副职沟通情况，那是负责这项工作的副职的责任。

秘书如搞多头请示、汇报，就是多余，会把事情弄乱。

　　实践证明，不同领导者，就有不同个性特点或类型。

要根据领导者的性格类型相处，逆着来往往会出问题。

对内向性格的领导，喜欢独自思考问题与办理事务；外向性格的领导，善于人际交往，喜欢同别人一起商量工作。

对待前者，秘书最好是在事前当参谋，事后做助手，当领导在独立思考的时候，不要干扰他的思考。

对待后者，要及时协助他组织人员共同商量工作，秘书要有分寸地参与其中。

　　在与多位领导相处时，一定要以事业为重，从工作出发，尽力维护领导班子的团结和威信，不能从感情出发、看人行事；口语中不能表达出靠近谁、疏远谁，听从谁、不听从谁的行为；更不能当甲领导面吹捧乙领导，当乙领导面吹捧丙领导等。

要始终与多位领导者保持经得起考验的革命同志式的纯洁、真诚的友谊。

4.2主动而不越位脱轨　

　秘书工作的轴心是领导，要紧紧围绕这一轴心，进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。

辅助性决定了秘书工作的被动性。

怎样变被动为主动，有四个方面：

一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作；二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作，能够分清工作的轻重缓急，主动排除干扰中心工作的事项；三是研究领导工作的思路，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实，四是积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存。

有了这四个方面的基础，口语表达中才能与领导者有一致的认识，才有共同情感和语言，商量工作时，补充和修正的意见，才能提到点子上。

4.3服从而不盲从附和　

秘书是上情下达、下情上报的枢纽，有调度、协调、综合加工的作用。

秘书人员处在这样一个重要位置，就得和领导拉同一马车，按领导者的意图前进。

但是，服从并不等于盲从和不加分析的附和。

其有两层意思：

一是从分析中加深理解领导意图，增强执行的信心；二是从分析中拾遗补缺，起进一步完善的作用。

按领导者的意见说话，也只能是执行正确的意见，对一些不正确的、违法乱纪、以权谋私的点子或行为，不仅不能说，还要坚决抵制和反对。

4.4补台而不挖角拆台

秘书与多位领导当参谋、协调、交流，首先，心里要有一杆平衡秤，要一视同仁。

在多位领导者面前，不论是在思想感情上，还是在行为活动上都不能表达出一种倾斜度。

其次，领导之间产生分歧时，只能被动地双向地劝慰、弥合、消除，不能主动地、单向地瞎掰扯、乱搅和，或者保持沉默。

对工作上的支持，关系上的爱护，感情上的友谊去做，这比什么都重要。

不能站在一边，冷落一边，更不能给一边提供反对另一边的材料，对某领导进行挖角、拆台，扩大分歧，加深矛盾。

4.5沟通而不封闭堵塞

秘书工作起上下达情、左右疏通作用。

上下达情也有艺术性，就是调换角度的艺术。

在下达的时候，要站在上级角度，把上情不漏地讲得清清楚楚；在上报的时候，要站在下级角度，把下情不贪地说得明明白白。

　　现实工作中，上下级领导不论是在看问题的观点和方法上，还是在解决问题的战略和战术上面，都会存在一些程度不同的差异。

这些差异的存在是客观的，可以理解。

但是能不能缩小差异、找出差异的结合点，与秘书日常的及时沟通、协调有着密切关系。

秘书与两级领导都不存在差异，才能去做协调上下级的差异的工作，缩小或化解上下级的差异，取得认识一致。

4.6挡驾而不阻拦干涉

挡驾的对象是找上门来的同志，其层次有别，事项的轻重有别。

秘书对来者要有正确的认识和态度及表达方式，它是秘书协助领导理顺工作，帮助下级或群众解决问题的机会，也是提高协调和社交能力的机会。

秘书人员要讲究说话的艺术，对来者都要热情接待，给予关照协助。

大致有三种情况：

一是属于领导审批和需要急办的事项，要立即协助上门的人找主管领导办理；如果领导不在一时又找不着，可将事留下，抽空再找领导，有了结果马上转告；二是属于职能部门管理的事项，协助上门者找到相关部门办理；三是涉及多方面的事项，应以开会方式解决为好。

挡驾工作是代表上级进行的，应该注意机关的良好形象，克服那种"门难进、脸难看、话难听、事难办"的作风。

对来者的态度要冷静、谦和、诚挚，要有好风度、好品德。

对一些缠身棘手的事项。

也要有耐力，别把事情弄僵了。

挡驾过程中，应注意口语表达和应变技巧，应变技巧要通过语言艺术表达出来。

接待的语言有规律可循，对平级或下级的同志，其语言的基调是谦虚磋商供参考的口气；但又不能离开大原则。

对上级的表达基调则是多用请示报告、探询的口气，且不可不懂装懂。

五．秘书口语表达魅力的衡量尺度

5.1问答艺术

回答是对提问的反馈。

问是一门艺术，答也需要高超的技巧。

真正巧妙的回答，决不是对方问什么，你就答什么；他怎样问，你就怎样答。

一个有经验的秘书在听到对方外界人员的提问后，会冷静思考并选择一个最佳的回答方法。

答问的总的原则是：

要有针对性，要礼貌周到。

有时对方的提问不都是直截了当的，要注意