户籍档案管理制度.doc

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SINOSUN兆日行政人事部工作指南

深圳市兆日实业有限公司

户籍、档案管理制度

第一章总则

第一条为给员工提供一个良好的工作与生活环境，解决员工因户籍和档案问题而引起的困扰、规范人员调配与档案管理方面的工作行为，维护公司与员工双方的权益，根据深圳市有关劳动人事调动的法律法规，并结合本公司的实际情况，特制订本制度。

第二条本制度适用于将户籍、档案调入或调出公司集体户的所有行为，包括从市外调干、招调工、接收应届毕业生、市内调动、公司集体户转出等事宜。

第三条本制度由行政人事部组织实施，未尽事宜按深圳市政府有关法规办理。

第二章调配原则及条件

第四条人员的调配应建立在培养现有人员的基础之上，并尽可能地引进符合公司发展需要的各类管理人才和专业人才，建立合理的人才储备，为公司的可持续发展提供有力的人才保障。

第五条无论何种形式的人员调配，其基本前提是公司享有市计划局、人事局、劳动局签发的相应的调配指标。

如遇公司调配指标限制而造成供需矛盾时，由公司领导根据综合评审对拟调人员作出适当调整。

第六条调入人员在调入前、调入中或调入后如与原工作单位的任何纠纷均须由该员工自行解决或自行处理。

第七条新调配人员应在公司工作表现突出，且必须具备下列条件：

1、调干

a、本科以上学历，干部身份；

b、属深圳市人事调动非控制专业，从事岗位与专业对口；

c、政治表现良好；

d、档案材料完整且无不良记录；

e、身体健康；

f、遵守国家计划生育政策；

g、参加市人事局统一组织的调干考试并合格，或符合规定的免考条件；

h、市人事局规定的其它条件。

2、招收合同式员工条件

a、具有城镇商品粮户口；

b、现实表现好，无犯罪记录；

c、年龄在18周岁以上，25周岁以内；中级以上职称或本科以上学历的可放宽到30周岁；

d、在深圳工作届满一年；

e、未婚；

f、属紧缺、优先工种须高中以上学历；属控制工种须中专以上学历；

g、本人所学或从事工种（专业）与招入拟安排的工种（专业）对口；

h、身体健康；

i、参加深圳市劳动局统一组织的招工考核合格，或符合规定的免考条件；

j、市劳动局规定的其它条件。

3、从市外调工条件

a、现实表现好，无犯罪记录；

b、原来从事或所学工种（专业）与调拟安排的工种（专业）对口；

c、属紧缺、优先工种须高中以上学历；属控制工种须中专以上学历；

d、具有大专以上学历的毕业后参加工作1年以上，中专毕业后参加工作3年以上，高中毕业后参加工作4年以上；

e、中级技工年龄有超过35周岁，高级技工、本科以上学历或中级以上职称的年龄不超过40周岁；

f、身体健康；

g、已婚员工，其配偶必须符合从市外调工基本条件和计划生育规定，随迁子女原则上为1名；办理单调时，原则上先调男方，后调女方；

h、调入前在地级市以上单位或大中型企业工作；

i、工人档案齐全；

j、参加深圳市劳动局统一组织的调工考核合格，或符合规定的免考条件。

4、接收应届毕业生

a、国家教育部和其它部属院校及广东省直属院校毕业生；

b、本科以上学历；

c、属财经类、理工类以及深圳市社会经济发展所急需的其它专业；

d、计划内毕业生；

e、从事工作岗位与所学专业对口；

f、市人事局规定的其它条件。

5、市内调入

a、公司在职的正式员工；

b、档案材料齐全；

c、户籍关系清楚；

第八条为提高调配工作的透明度，所有调配人员必须经过公司内部审核程序：

由被调配人填写《户籍调动申批表》提出书面申请，经部门经理推荐后，由公司领导审核。

第九条经审核批准后的拟调配人员须按类别到行政人事部领取并填妥《市内调动信息采集表》、《调干信息采集表》、《调工信息采集表》等相关表格，以备办理调配手续时作为参考。

第十条所有从市外新招调入人员必须与公司重新签订为期三年的劳动合同，在合同期内如员工要提前解除劳动合同，除按深圳市政府新调配人员的有关规定处理外，公司保留收取一定数额违约金的权利。

第三章调配与落户

第十一条人员调配工作由行政人事部负责，行政人事部和被调配人在分工协作的基础上共同完成整个调配程序。

第十二条行政人事部的调配职责包括但不限于以下事宜：

1、员工调配意向的收集；

2、申报调配计划；

3、整理并向市计划局、人事局、劳动局、财政局等相关部门报送调配材料；

4、整理并向公安机关报送入户登记手续及申领新身份证；

5、接收并保管档案材料

6、向市粮食部门办理粮食登记；

7、代办深圳市社保局社保转入手续；

第十三条被调配人的义务包括但不限于以下事宜：

1、提出书面调配申请；

2、提供详尽的个人基本信息及家庭情况；

3、报名参加并通过相应考试考核；

4、协同其原单位提供《商调干部审查表》、《商调函》、现实表现鉴定等材料；

5、提供计划生育证明及近期体检表；

6、办理调出公安机关迁移证明、调出粮食部门粮油证明；

7、办理档案转出手续；

8、办理原单位社会保险转出手续；

第十四条公司为从市外调入的人员提供落户本公司集体户籍并免费管理的待遇。

第十五条公司按规定为新调入人员办理粮油关系、社会保险的转入手续。

第十六条因员工本身原因不符合进入深圳市有关条件的，前期办理的相关调配材料（如档案等）均须按深圳市政府的有关规定退回原发函单位，如因员工本人的原因导致档案材料丢失或无法退回的，其后果由该员工自己负责。

第十七条员工因购房、结婚等情况符合申请家庭户口簿时，公司可为其户籍转出提供方便。

第十八条因集体户口簿、粮籍证均为公司多名员工共同登记的法定凭证，非员工本人不得借用此证件。

借用时借用人须提前一天向行政人事部预约。

第十九条借用户口簿、粮籍证时借用人须填写《证件借用申请表》，并交缴证件借用押金1000元整，该押金在如期归还所有借用证件时全额退回；非在职员工或已离职人员借用集体户口簿、粮籍证时除执行以上程序外，还须找一位本公司的正式员工为其担保方可。

第二十条为方便其他人员的使用，无论何人以何种形式的借用，其借用期限最长为一周，特殊情况超过一周的应办理续借，办理续借手续时视同重新借用，且每次限续借一次。

超期不归还又未办理续借的，行政人事部除追缴所借证件外，可没收该借用人全部押金。

第四章档案管理

第二十一条公司在享有人事计划单列权的基础上为员工提供档案管理工作，档案托管的对象为本公司在职正式员工中的深户人员；

第二十二条户籍挂靠公司集体户的在职员工其档案必须由公司统一管理；非公司集体户籍的在职员工应尽可能地将档案转入本公司托管，如因档案不在本公司且在必要时又不能提供有关凭据时，公司将不能保障其正当权益得到保全。

第二十三条行政人事部负责档案的日常维护工作、如实地记录该员工在公司期间的工作表现，如有对该员工有重大影响的事项必须整理后归档。

第二十四条行政人事部指定专人负责保管员工档案，保管人应有高度的责任心并对档案采取必要的安全措施；

第二十五条员工档案一般仅限于公司领导和行政人事部相关办理人员查阅。

第二十六条员工离职后，必须从离职之日起三个月内将其户籍关系及人事档案调出公司，否则公司有权参照市人才交流服务中心的收费标准收取一定数额的档案保管费。

第五章费用结算

第二十七条调配指标作为一种福利措施，公司尽可能地为有需要的员工提供最大的便利与周到的服务，除计划申报及相关资料费与工本费由公司承担外，其余费用如增容费、登记费、工本费、制证费、考试报名培训费、体检费、调配来回路费等个人相关费用均由员工本人承担。

第二十八条公司作为高科技企业在享受市政府减免城市基本建设增容费期间，尽可能地为符合减免条件的员工办理增容费减免申请。

第六章附则

第二十九条由于本公司正处于成长和发展阶段，且深圳市有关的调配政策每年也不断变化，公司将根据市政府的有关规定和公司自身的经营发展和实际工作需要及时地调整、完善本制度，并将以公司正式文件的形式公布实施。

第三十条本制度解释权归行政人事部，并由公司领导批准后生效，修改时亦同。

行政工作指南之三户籍档案管理制度

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