意涵广告有限公司公司制度.doc
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福州意涵广告有限
公司
规
章
制
度
总章
为了加强公司规范化管理,完善各项工作制度与机制建设,促进公司早日发展壮大;逐步改善各部门配合从而提高经济效益与实现团队共同理想;最终确保顺利完成公司下达的各项任务、经营目标、管理目标,根据国家有关法律、法则及公司章程规定,特制定本规章制度,供员工查阅与遵守。
全体员工必须遵守公司章程、各项规章制度和决定。
公司规章制度主要包括:
员工行为守则、员工上下班制度、公章管理制度、报销制度、财务制度、卫生制度、销售管理办法、设计师管理办法、业务流程、日常费用开支制度、设计流程、沟通流程。
员工行为守则
第一条遵纪守法,遵守公司的各项规章制度。
第二条遵循公司利益第一的原则,自觉维护公司利益,不做有损于公司的事,不说有损于公司的话,维护公司形象。
恪守职业道德,保守公司秘密。
第三条尊重领导,服从上级指挥,不推诿,不扯皮,不顶撞上级。
第四条艰苦奋斗,勤俭节约。
第五条热情待人,讲究礼仪。
对客户及来访者均应热情接待,讲究文明用语言行得体。
第六条保护好公司配发给个人的电脑及一些办公用品,保护办公桌面的清洁。
第七条工作时保持形象整洁,大方得体。
第八条保持办公场所秩序,不做与本职工作不相关的事,不玩电脑游戏,不大声聊天喧哗或做其它妨碍工作秩序的事。
第九条爱护公司办公用具和生产设施、设备和其它公物。
妥善保管本人办公用品,桌面物品摆放整齐有序,下班前必须将所有文件、物品放置妥当;防止遗失、泄密。
第十条未经允许不得在公司打印、复印个人资料,不得使用公司设备、工具干私活、办私事。
第十一条未经总经理批准,不在外兼职或以其它形式从事与本公司业务相关的活动。
第十二条关心公司各项工作,对公司经营管理活动积极提出合理建议。
员工上下班制度
第一条本公司员工上下班,悉依本细则行之。
第二条本公司员工应按作息时间之规定准时到退。
第三条上班时间5分钟后30分钟内为迟到,迟到每次扣三十块钱。
30分钟到12点扣半天工资,12点以后,则算旷工一天。
早退者一律按旷工半天处理,事假,病假应提前告知本部门主管及人事部。
违者按旷工处理。
第四条迟到早退按下列规定:
1.迟到次数的计算,以当月为限。
2.当月第一次迟到不计,第二次起按上述规定处理。
当月超过五次迟到早退者,处警告一次。
警告三次,自动离职。
第五条旷工按下列规定办理:
1.旷工当日不发日薪资。
2.连续旷工三天或一个月累计六天,开除。
第六条工作时间内,因公事外出,须告知部门领导。
如果未告知去向,以旷工论处。
第七条请假回公司,应到人事处补填请假条。
第八条第二天早晨不直接进公司外出办事的人员,应提前一天向部门领导做好报备手续。
如果人未在公司,以短信为依据。
财务制度
支出审批制度
一、目的
1、为简化支出审批手续,提高工作效率。
2、防止因私占用公司财产。
二、适用原则
使用商业单位制,经营计划和财政预算内,授权行使终审权。
(经理/部门负责人对该单位之营业指标负全责)。
部门经理可适当的将其权限或部份权限,以文字性形式,授权给其副经理或部门主管等。
三、审批程序
1.计划内报销:
经手人、证明人(持原始凭证)、分管经理(部门负责人)、财务部
2.超计划报销:
经手人、证明人(持原始凭证和超支报告)、分管经理(部门负责人)、财务
四、计划审批内容
1.购买日常办公用品、计算机的外设配件和耗材之支出计划,由行政部收齐汇总,报公司总经理审批。
原则上由行政部统一购买并库存,各部门登记领用,并进入各部门的费用。
每月底由行政部向财务部提供有关方面的明细表(经各部门签字确认)。
2.固定资产与办公家具(包括机房与OA设备):
其购买由各部门报申请计划,经部门负责人签字,公司总经理批准,行政部统一协调核准后,对协调或购买情况写出需求报告,报公司总经理批准统一购买,金额在1万元以上的固定资产购入必须报总经理审批。
3.差旅费:
各部门根据工作需要,制定出差计划,应注明出差地点、事由、时间、人数、由部门经理审核出差的必要性和借款的合理性、经理签字后交财务付款。
各部门经理凭出差报告先由公司总经理审批后方可借款。
4.工资、奖金的支出:
由公司人事部核准每月考勤,财务部编制发放表,经理签字确认,并报公司总经理批准后财务发放。
5.业务费用:
业务费用包括业务交通费(含油费、保养费、过路费、搬运费)、快递费、礼品费及业务招待费。
经总经理批准的计划内业务费用由部门经理审批;计划外业务费用报公司总经理审批。
报销审核制度
一、原则
1.严格财务收支审批制度,公司发生的各项开支都必须由经手人填写费用报销单,注明支出事由、项目、发票张数、报销金额、和经办人签名、部门经理签字、财务经理审核(按照有关规定办理)、分计划内和计划外相关程序审批后,出纳方可付款。
2.加强报销管理,当月帐,当月25日前填写报销单,交由部门经理审核签字,月底由部门经理交由财务部审核,财务部审核无误后交由总经理签字,出纳方可付款。
当月的报销最迟不得超过下月15日。
3.为了分清责任,进行部门核算,不同人员支出的业务费用不得混淆在一张报销单上。
二、支出相关部门审核
对所有报销内容,相关部门经理必须就其合理性及必要性进行审核。
三、财务部门审核
财务部门对所有报销票据,依据相关财经法规及内部财务制度对其合法性进行审核。
四、报销手续
严格执行财务报销制度,款项支出时填写报销单并将收据或发票(所有票据须开明细发票,经手人须在票据背面签字)交给财务。
计划内报销必须提供原始凭证:
1.办公用品、低值易耗品:
凭发票填写费用报销单,经总经理审批后签字,财务审核无误后付款。
2.差旅费:
于返回3天内必须报销,由总经理审核票据的合理性并在报销单上随同差旅者签字认证,后至财务核销借款。
对3天内无故不及时报销的,财务部应催办一次,仍不办理者,财务部有责任从其当月工资和奖金中扣除。
3.业务费用:
所有业务费用票据须开明细发票,经手人须在票据背面签字。
各单位应本着勤俭节约的原则使用业务费用,任何人不得用于除业务需要以外的个人消费。
4.业务招待费须有两人以上签字并注明时间及招待客户名称;
5.加班用餐费须有全体用餐人签字;
6.交通费须注明起始、地点及原因;
7.礼品费须注明所送人名及礼品名称、数量;
8.快递费单据上请注明客户名称。
未按规定填写说明或签字的,财务人员应将报销凭证退回并说明原因。
超计划报销手续必须有审批报告,其它同计划内报销手续一样。
往来帐务管理制度
一、应收帐款管理
二、
(一)收款方针
1.业务人员在公司为其客户提供了相应的服务或劳务后,应及时开具发票和催收款项。
2.回款期限:
财务部每月最后1天,汇总所有客户在本月下单制作的明细发邮件于相关的销售人员,销售人员负责与客户核对明细及总金额,核对无误后于次月5日前通知财务部开具相应的发票。
公司规定回款期限为开票日起1个月内。
3.如超出期限未到账,财务部以邮件形式通知相关销售人员(并抄送给销售主管),要求在次月15日前到账,如不能在规定期限内到账,需以邮件形式说明理由和预计到账日。
4.回款方式:
转帐、支票、现金;严禁业务员垫付业务款,否则公司除追收客户款,没收业务员所垫款项。
(二)未回款考核办法
1、未回款处罚
1)由于业务人员失职造成的未回款,扣全额;
2)由于公司内部原因造成的未回款,分相关责任扣罚;
3)由于外部不可抗力(如客户倒闭、破产等)造成的未回款,持相关部门证明,只扣业务成本。
4)未回款额于发票开出后1个月内结款,销售提成按7%核算
5)未回款额于发票开出后2个月内结款,销售提成按4%核算
6)未回款额于发票开出后3个月内结款,销售提成按2%核算
7)若第3个月仍未回收该款项,该业务员停止业务,专职收款。
无提成。
3、未回款项不计入业绩。
4、3个月(含3个月)以上的未回款如申请坏帐,则扣除该业务员该笔应收款30%的成本,并处以30%的罚款,其直接主管或经理督帐不利,同时处以10%的罚款。
5、若业务员连续两个月无未回款且业绩均在部门任务额(以销售部每月销售计划任务为准)以上,则酌情给予奖励。
由业务主管申报,总经理审批,财务部审核后在工资中发放。
6、财务部对部门未回款进行监督。
对3个月以上部门未回款财务部上报总经理。
二、应付账款管理
(一)付款时间:
1、业务款项由部门申请填写“请款单”,经过审批后执行;
2、印刷费、制作费等,次月10日左右支付;
(二)付款方式:
1、转帐支票,非远期、空头或错误支票;
2、银行转帐;
2、现金;
(三)其他:
非本公司人员领款时,必须由我公司相关人员带领。
票据管理制度
一、发票管理
(一)申领
1.由申请人在《开票通知单》中详细填写部门名称、申请日期、合同号(右上角填写)、
企业全称、业务发生具体日期、开票金额、业务内容、申请人姓名等,交部门经理审批、会计审核后开具。
2.杜绝开无企业名称发票。
3.杜绝开企业名称不全发票:
任何人无权把企业名称缩减至2-3个字。
4.若业务实际发生与合同不符,业务员需持有企业的附加合同或加盖公章的证明方可开票。
5.丢失发票一切后果由业务人员自负,在对方企业提供相关证明文件(标明发票号及金额并加盖公章)后,我公司可提供加盖公司发票专用章的发票存根联复印件,业务人员因丢失发票或其他原因需要借出发票时,需有书面申请并由各部门经理人员签字,财务人员对于借出发票应进行登记,并及时取回。
6.发票复印件盖章需由部门经理人员、公司总经理批准,财务人员应进行登记并由当事人签字。
7.开发票时遇到的其他特殊情况,财务人员均应取得公司领导的批准后,才能开具发票。
(二)具体规定
1、已提供劳务并签订合同的,业务员凭认可的合同及开票通知单,与财务人员核对无误后开具发票。
2、未提供劳务已签订合同但又未收款的,业务员根据部门经理认可的业务内容,填写开票通知单,由部门经理或以上级管理人员签字,方可开具发票。
若此项合同终止又收不回原发票视同未回款处理。
3、未提供劳务,已签订合同且已收款的,业务员可凭开票通知单开具发票。
4、已提供劳务,但未签订合同且已收回款的,业务员根据认可的业务内容,填写开票通知单开具发票。
5、未提供劳务且未签订合同的,禁止开发票。
特殊情况如预收款项等,须部门经理专门说明。
工资及提成管理制度
一、基本原则
(一)一般程序
1.以出勤日计算每月应发工资;
2.每月15日发放上月基本工资,由公司财务部统一存入员工个人账户(遇节假日顺延);
3.自动离职人员工资待办理完移交手续后于次月15日到财务部结算;
4.每月14日前由人事部统一上报公司人员考勤、人员岗位及相应社保异动表、奖罚等情况到财务部,部门人员
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