快递收发管理制度.doc
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快递收发管理制度.doc
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快递收发管理制度
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TB-CG-03
快递收发管理制度
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1.目的
1.1为了进一步规范公司快递收发管理,控制公司快递成本并同时确保公司快递的收发及时、准确,特制定本规定。
2.范围
2.1本制度适用于公司所有部门及员工。
3.职责
3.1门卫负责对普通快递的收发和保管工作,但不负责记录和通知工作。
3.2各部门或个人负责快递的发送及领取。
4.程序
4.1相关规定:
4.1.1物流公司选择参照表:
序号
发货类型
快递公司选择
1
A类:
贵重件(票据、证件、样品等物品)
顺丰、EMS
2
B类:
紧急件(急需发送的物品,并有到货时间要求,且到货时间一般运输无法满足)
快递、航空
3
C类:
普通件(无到货时间要求,或到货时间一般运输可以满足)
普通物流
4.1.2选择快递公司的原则是合理、负责、安全、低成本。
发件人需根据所发物品的性质、到货周期等,合理的选择物流公司,相同条件下以最低成本完成发件,能走普通物流的不得发快递。
如因工作失误造成运输费用超标,超出部分个人承担。
4.1.3物品发运一定要选择有正规经营手续的物流公司,业务合作要有合同或协议,运输单价每年更新一次。
未经申请批准一律不得使用到付、空运、快递的方式发运和接收货物。
4.1.4A类:
贵重件。
所有发票、承兑、收据、证件、保密文件等均选择顺丰或EMS(优先)进行配送。
不得选择其他物流公司。
4.1.5A类:
贵重件的发送不需要申请。
4.1.6B类:
紧急件。
对于紧急件在不超首重的情况下优先选择顺丰快递,超出首重件优先选择一般快递或者航空运输。
因客户原因需要发快递的,需由客户付款。
4.1.7B类:
紧急件的发送必须填写《快递发货申请》。
由客户付款的不需要申请,不超首重的不需要申请。
4.1.8C类:
普通件。
必须使用已经合作且有协议的普通物流。
如需更换发运方式或物流公司的,必须填写《快递发货申请》。
成品发货、办事处不良品退回均必须使用普通物流。
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4.1.9如需发客运货物必须填写《快递发货申请》。
4.1.10严禁公费邮寄私人物品,一经发现按照寄件费用的10倍进行扣罚.
4.1.11所有公司快递发送和到付快递,均需填写《快递收发登记台账》。
台账中明确收发物品、数量、快递公司、费用、到货时间及发货类型。
严禁私自寄出公司产品,一经发现按照寄出件价值10倍进行扣罚,情节严重者视同偷盗并将追究其刑事责任。
4.1.12门卫负责快递的收发中转工作,只负责快递的接收、发出、保管工作,不负责联系通知事宜。
无论何种快递不得在门卫过夜,当天没取走快递门卫负责转交成品库。
4.1.13当天没发出快递由成品库负责通知发件人,重新发出快递。
当天收到没有领走的快递,由成品库通知收件人及时领走。
只署名公司名称、部门名称、领导人、负责人收的快递,成品库及时转到办公室落实相关收件人。
4.1.14所有快递收发均在成品仓集中填写《快递收发登记台账》,快递费用月底报销,需要附带快递底单和《快递收发登记台账》及《快递发货申请》复印件。
没有登记台账、底单或没做申请的快递费用。
不予报销。
4.1.15所有快递的收发,均在门卫进行,快递公司不得进入公司收发快递。
贵重物品或需装卸车的快递可进入公司,但需开具《出门证》才可出门。
4.1.16同城邮件,务必使用同城快递。
4.1.17员工个人快递可以通过门卫收发,但不受本制度约束,所有责任自负。
4.2快递发送
4.2.1门卫负责发送快递,发件人准备好发出物品后,将所发物品送到门卫发件箱并通知快递公司,快递取件时由门卫通知发件人结清费用,发件人自留快递底单并填写《快递收发登记台账》。
紧急快递需填写《快递发货申请》。
寄付方式的快递,均需填写《快递收发登记台账》。
《快递收发登记台账》《快递发货申请》月底采购部(成品库)留档。
4.2.2发件人需自行对所发物品进行清点、打包(需确保包装方式结实、牢固避免货运途中破损或丢失情况)并需详细填写快递单(收件地址、联系人、联系电话等)快递单填写字迹需清晰、准确。
4.2.3《快递底单》(底单可复印)《快递收发登记台账》《快递发货申请》需统一由采购部(成品库)保存,月底统一进行核对,核对无误后需财务经理及总经理签字确认,确认后由财务部统一付款或报销。
4.3快递接收:
4.3.1门卫负责接收快递,并将快递存放于收件箱中。
收件人按照到件时间,及时到门卫领走快递,并填写《快递收发登记台账》。
到付快递由收件人自行保留底单以备报销使用。
4.3.2门卫负有快递保管工作的责任。
下班后没有及时取走的快递,下班前门卫
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负责转送成品库。
4.2.3《快递底单》(底单可复印)《快递收发登记台账》《快递发货申请》需统一由采购部(成品库)保存,月底统一进行核对,核对无误后需财务经理及总经理签字确认,确认后由财务部统一付款或报销。
5.相关文件:
5.1《成品库管理制度》
5.2《原材料、零件仓管理制度》
5.3《25天准时化生产管理制度》
6.相关记录:
6.1《快递收发记录表》
6.2《快递发货申请》
6.3《快递发货单》(底单)
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