6公文管理.docx
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6公文管理
第6章公文管理
6.1用户使用
iO公文管理模块结合了灵活的流程和office控件的强大通用功能,使公文发文、收文、督办、远程公文等工作及管理十分简便、易用和安全。
公文管理模块共分为5个子模块:
收文管理、发文管理、远程公文、待办公文、公文查询(如图61)。
图61公文管理功能树
五个子模块之间有密切的联系(“呈文信息”作为一个单独的模块在另一章中进行说明)。
6.1.1收文管理
有收文管理查看或以上权限的用户可以在收文管理中查看相关收文信息,包括等待处理的收文、处理中的收文以及已完成的收文流程,有写入或以上权限的用户还可以新增收文。
点击『我的办公室-公文管理-收文管理』(如图62)。
图62收文信息列表
新增收文步骤相当于收文登记人进行收文的登记过程。
⏹收文登记
点击收文信息列表右上方的
,进入收文信息编辑页面(如图63)。
图63收文信息编辑页面
操作提示:
Ø根据“公文管理系统设置”中的相关设置,收文信息页面中可以显示或隐藏收文编号或主题词字段;
Ø输入“收文编号”前,可以点击上图中“收文编号”后的“查看”按钮,验证要输入的收文编号是否会与已存在的编号相冲突;
Ø新增附件有两种方式:
按模板新增时,必须在该收文流程定义时设置好流程模板,点击“按模板新增”时,流程模板将作为附件上传保存到附件信息中;新增附件:
直接指定路径上传文件;
用户还可以直接连接扫描仪,将收到的纸质公文添加到附件中。
连接好扫描设备,点击收文信息编辑页面的[扫描公文]按钮,进入[文件扫描]页面(如图64)。
图64文件扫描页面
操作提示:
Ø[扫描]:
扫描一个新的纸质公文,形成一个新的附件;
Ø[扫描(追加)]:
将扫描的内容添加到当前已扫描的公文内容后,形成同一个附件;
Ø[扫描(插入页)]”,将扫描的内容添加到当前页之前,形成一个TIF格式的附件;
Ø[是否彩色]:
如果纸质公文为彩色,可以勾选[是否彩色],则生成的附件为彩色;
Ø[导出]:
将当前页导出,保存在本机;
Ø[删除页]:
删除当前页。
除了直接在收文管理界面新增收文进行登记方式,还可把收到的公文邮件发送到收文管理进行收文的签收。
点击『我的办公室-邮件管理-收件箱』,打开“收件箱”页面,再点击打开要发送到收文管理的邮件(如图65)。
图65收件箱
在上如图中的“发送到其它模块”下拉列表中点击“收文信息”。
在该“收文信息”界面中,会把邮件主题和附件自动套到公文标题及公文附件中,只需补充登记其他收文信息,点击“提交”按钮即完成把该邮件签收,并提交到收文管理进行流程处理(如图66)。
图66收文信息
6.1.2发文管理
点击『我的办公室-公文管理-发文管理』(如图67)。
点击下图中的“发文管理”,数据列表中显示当前登录用户有权限查看所有发文信息,包括已发起正等待处理的,处理中和已完成的发文流程,用户还可以新增发文。
图67发文信息列表
操作提示:
Ø
:
已由拟稿人发起,正等待处理的公文;
Ø
:
(处理中)已有流程步骤的执行人处理,但流程尚未结束的发文流程;
Ø
:
已完成的发文流程;
Ø拟稿人已发起,正等待处理的公文,拟稿人有权限删除或撤消;签发后的发文流程拟稿人不能删除但可以撤消;已完成的公文流程拟稿人不能进行任何操作;
Ø已撤消的流程可以在流程管理/我的申请/撤销申请中,进行重置,实现流程的重新启动。
点击“发文管理”界面数据列表右上角的新增按钮,打开“发文信息”页面(如图68)。
图68新增发文信息
操作提示:
Ø如果在后台公文管理的系统设置中选取了不显示编号规则,上图中将隐藏“编号规则”,用户可以在“发文字号”中手工输入发文字号;
Ø点击上图中的“选取”可选取基本设置中定义好的模糊编号,手工录入发文字号时也可以选取模糊编号进行编辑;
Ø选择[编号规则],根据所选的编号规则的字号类型不同,右边的[部门代字]选择框将显示或隐藏;
Ø点击“获取编号”按钮获取一个发文编号。
为了确保文号的唯一性和正确性,建议在点击“提交”前进行一次获取编号。
如果获得的文号的序号不正确,可以到相关的[发文机关代字]或者[发文部门代字]调整[当前序号],直到获取的文号是自己所需的;
Ø在签发后如果发现获取的文号不正确,还可以在“编号”的流程步骤中进行修改。
点击上如图中『发文稿纸』按钮,出现选取模板框(如图69)。
图69发文稿纸模板列表
注意:
,只在第一次点击“发文稿纸”按钮时才出现“选取模板”(如上图),以后将会自动套用用户自己所选取的模板。
在上如图中选择要进行草拟的发文模板,套用该模板并打开“iO文档管理”进行正文的草拟,出现“iO文档管理”窗口(如图610)。
图610(发起人)编辑发文稿纸
操作提示:
Ø在“iO文档管理”窗口中,所选择的模板里面的书签已自动套入在“发文信息”界面中录入的相关公文体信息,如主题词、拟稿人、公文标题等,发文拟稿人只需进行公文初稿的草拟;
Ø在书签“[公文正文]”的“[]”中录入发文的初稿;
Ø点击iO工具栏中的“保存文档”保存所作的编辑,如果未点击“保存文档”将不会保存当前的编辑;
Ø点击iO工具栏中的“保护文档”,任何人都不能对已编辑后的文档进行任何修改。
除了书签自动套入的拟稿人姓名的方式外,拟稿人还可通过文档管理提供的以下多种方式进行个性签名或签批。
点击“文档管理”窗口工具栏中“我的签名”,出现如下提示(如图611):
图611确认对话框
点击确定,将预先设置好的签名图片插入当前窗口。
注意:
预先设置的签名图片是指在iO首页工具栏的[设置]的[签名图片]中上传的图片。
2.点击“文档管理”窗口工具栏中“签名印章”(如图612):
图612签名印章
操作提示:
Ø点击“电子签章”,输入密码,将插入预先设置好的“电子签章”图片(预先设置好的“电子签章”是指在[控制面板-基本设置-电子印章]中上传的图片);
Ø点击“手写签名”界面的编辑区,则会出现一只小笔,通过按住鼠标左键移动小笔,签写自己的个性签名,点击“确定”按钮在当前稿纸光标所在的位置插入手写签名的图片并可进行手工调整图片的大小及点击键盘“Delete”键删除该图片,通过界面上方的颜色、笔宽和重写功能,可以改变签名的颜色和笔画粗细,以及清空编辑区的签名重写;
Ø点击“文字签批”,可直接在编辑区光标处输入签名内容。
点击iO管理器中的工具栏中的“验证签章”(如图613)。
图613验证签章
注意:
当成功插入一个预先设置的签名、手写签名或文字签批的图片,系统会在“签章验证”窗口自动添加一条印章记录,而且记录了该印章记录的签章人员、印章时间、客户端IP及状态,确保印章的有效性及安全性。
当将插入的印章删除,则其印章记录的“状态”将显示为无效。
6.1.3远程公文
iO公文管理模块支持安装在不同服务器上的iO系统的公文收发,通过这种方法以解决不同的机构、上下级的部门之间的行文。
只要设置本地服务器的对外地址、安全密码和设置实现互通的远程服务器的地址、安全密码,就可使iO之间实现远程的公文收发。
远程公文模块主要存放由iO的远程服务器发送过来的公文。
在该模块可进行远程公文的签收。
⏹远程公文的发送
图614公文分发步骤
在公文流程进入分发步骤时,点击“流程处理”(如图614),进入流程分发页面(如图615)。
图615流程分发
选取流程分发页面的“远程服务器”选项,确定后进入选取远程服务器页面(如图616)。
图616选取远程服务器
选取要远程传输的附件和要发送到的远程服务器。
发送成功后,在远程服务器列表的“发送状态”中会显示“成功完成对远程服务器的信息发送”(如图617)。
图617成功完成对远程服务器的信息发送
⏹远程公文的处理
有远程公文更改或管理权限的人员可以进行远程公文的签收,签收后该公文自动进入收文管理子模块,开始一个新的收文流程。
点击『我的办公室-公文管理-远程公文』(如图618)。
图618远程公文数据
点击上图中的“公文标题”链结,进入收文信息页面(如图619)。
图619收文信息页面
操作提示:
Ø在该“收文信息”页面选择流程选用,手工输入收文编号,及进行收文附件公文正文的更改或修订,点击“提交”按钮,即实现该公文签收。
签收后,该公文会自动转到收文管理模块中。
在“收文管理”界面的数据类标中点击打开该已签收的收文,其收文中的附件上传人员姓名及登记人变为远程公文的签收人(如图620)。
图620收文信息页面
6.1.4待办公文
待办公文中显示当前登录用户参与的待办发收文流程,用户可根据公文流程定义的步骤要求进行公文处理(如图621)。
图621待办公文列表
点击上如图中的公文标题链结,进入公文信息页面,进行流程处理(如图622)。
图622待办公文信息页面
6.1.5公文查询
公文查询页面中,可以按自己的需要进行查询。
可以按公文的性质来查询,如选择“收文”或者“发文”。
也可以按公文的状态来查询,如“草稿”、“处理中”等。
如图623。
图623公文查询页面
6.2发文处理案例说明
发文起草人提交初稿后,按发文流程的设置步骤,流程将流转至流程中指定的执行人,由执行人进行相应的流程步骤处理,直至流程处理完毕。
以下案例将说明各流程动作在流程处理过程中如何操作及如何对公文稿纸和公文正文进行编辑和处理。
⏹发文
发文流程的发起人录入发文信息的步骤。
在该步骤中可录入相关发文信息,在公文稿纸中录入正文内容,修改正文格式。
点击『我的办公室-公文管理-发文管理』,点击新增按钮,进入发文信息页面(如图624)。
图624发文信息页面
操作提示:
Ø发文字号可手工输入,也可以选编号规则后在签发或调整数据步骤时由系统自动生成。
上图中采用的是自动编号的方式。
如果需要手工编号,请系统管理员或公文管理员按照管理员手册中的公文管理“基本设置-系统设置”中的说明选择“不使用编号规则”,在发文信息页面将隐藏“编号规则”这一项;
Ø点击“发文稿纸”,录入正文内容后,在发文信息的附件列表中将自动添加公文稿纸。
点击上图中的“发文稿纸”,在公文稿纸中录入公文正文(如图625)。
图625录入公文正文
操作提示:
Ø上图iO文档管理页面中,在正文书签中录入正文并设置格式;
Ø除“正文”标签外,在公文稿纸中录入或修改其它标签中的内容都是无效的,只有在发文信息页面中录入或修改后,再点击“公文稿纸”按钮套入才生效。
⏹发文审核
领导对发文初稿的审核步骤。
在该步骤中可在公文稿纸中进行手写批注,插入签名图片或签字印章,以及进行公文信息进行修改。
点击『我的办公室-公文管理-待办公文』,在待办公文数据列表中点击要审核的公文标题,进入发文信息页面(如图626)。
图626发文信息(审核)页面
1.公文体信息修改。
在“发文信息”界面中,可对发文机关、公文标题、公文种类、签发人、主题词、主办部门、主送机关、抄送机关、抄送机关等公文体信息进行修改。
审核人修改发文稿纸后,在上图“附件信息”列表中将显示更改时间。
2.稿纸的修改(如图627)。
图627文档管理页面
操作提示:
Ø在上图iO文档管理页面中,除正文内容外,修改其它书签中的内容都是无效的,如果需要修改必须在发文信息页面中操作,然后点击“公文稿纸”按钮才能套入公文稿纸;
Ø如上图所示,可以在公文正文书签中修改正文内容,调整正文格式。
⏹公文会签
添加其它部门领导或人员对发文初稿进行审核的步骤。
在该步骤中可添加其它部门领导进行会签,由添加的人员进行公文正文的批注、点击『我的办公室-公文管理-待办公文』,签名和签批意见。
在待办公文数据列表中点击相应的公文标题,进入公文信息处理页面。
点击下如图中的“会签/知会”可添加其他部门领导或人员参与对初稿的审批(如图628)。
图628公文会签
操作提示:
Ø在公文会签步骤中,执行人无权修改发文信息,只能对发文稿纸的正文内容进行修改,批注,签名或插入电子印章;
Ø会签步骤的执行人点击上图中的“会签/知会”按钮可以添加会签人员,新添加的会签/知会人只能对公文正文进行签批而不能决定流程的走向,会签人必须等待新添加的会签人处理完毕后再进行处理,否则流程将直接跳转至下一步,不会等待新添加的人员进行处理;
Ø还可以在稿纸中插入签名,电子印章,详细使用方法请参照[用户使用-发文管理]中的说明。
⏹发文签发
对发文的签发步骤。
在该步骤中可对公文稿纸进行最后的批注修改、进行个性签名及签批意见。
如果在[控制面板-基本设置-系统设置]中,设置了发文时显示发文稿纸,则公文只有流转到“公文签发”步骤时,才能显示“正式公文”按钮,通过点击“正式文件”可生成正式的公文,及在正式文件中加盖印章。
在待办公文数据列表中点击相应的公文标题,进入公文信息处理页面(如图629)
图629公文签发(生成正式公文前)
操作提示:
Ø在签发步骤的发文信息界面中,“发文字号”自动生成,而且界面比之前的步骤界面多了个“正式文件”按钮。
根据系统管理员或公文管理员在“系统设置”中“正式公文正文内容与稿纸同步”的设置,同步时正式公文将自动套入正文内容,否则不同步时需要用户将发文稿纸中的正文内容复制然后粘贴到正式公文的正文标签中;
Ø对自动生成的“发文字号”也可以手工调整,下次发文时将会按照调整后的顺序编号;
Ø如果手工调整了“发文字号”需点击“发文稿纸”与“正式文件”两个按钮以完成“发文字号”的同步;
Ø在“签发”后,自动生成“成文日期”和“签发印章”,并自动将执行签发步骤的人员设为“签发人”;
Ø在签发这一步骤中,生成的正式文件将自动保存在附件列表中(如图630)。
图630公文签发(生成正式文件后)
⏹打印
登记打印纸质公文份量的步骤。
点击『我的办公室-公文管理-待办公文』,在待办公文数据列表中点击相应的公文标题。
下面就与发文打印相关的内容进行说明(如图631)。
图631发文打印
在“发文信息”界面共印份量、份量(发)和份量(存)输入框中录入打印纸质的正式发文文件的份量,然后点击“发文稿纸”和“正式文件”以将相关数据同步
操作提示:
Ø在“iO文档管理”窗口中可见印发机关、共印份量、份量(发)和份量(存)的等数据会根据发文稿纸模板中的书签,相应地自动套入到发文稿纸里面,打印步骤不能录入或修改印发机关、共印份量、份量(发)和份量(存)之外的其它数据;
Ø签发后的打印步骤的执行人只能录入共印份量、份量(发)和份量(存),不能编辑修改发文稿纸和正式文件。
⏹公文分发
在公文管理模块中提供了直接将电子公文分发给其他用户或通过远程公文的功能分发给其他的iO系统。
在公文分发之前为防止用户篡改正式公文内容,应对公文使用“保护文档”的操作。
在分发步骤中可通过iO的传阅信息、通知公告、任务管理、远程服务器、收文管理的方式把电子公文正式文件分发到相应模块中。
点击『我的办公室-公文管理-待办公文』,在待办公文数据列表中点击相应的公文标题,进行发文分发的处理(如图632)。
图632发文分发
点击上图的“调整正式文件模板”,弹出如下提示(如图633)。
图633调整正式文件模板
点击“确定”,进入选取正式公文模板页面(如图634)。
图634选择模板
选择要调整的模板,原正式公文的内容将自动套入新选取的模板中。
点击发文信息页面的“退出”按钮,再点击『公文管理-待办公文』,在待办公文数据列表中点击相应的公文标题,进入发文信息页面,可以在附件列表中看到正式公文的更改时间发生变化,说明正式公文已成功调整(如图635)。
图635已调整正式文件模板
点击上图的『流程处理』,进入流程分发页面(如图636)。
图636流程分发
操作提示:
Ø在传阅信息界面中,发文的[公文标题]和[公文正文]、[处理签]已经相应地加载到传阅信息的标题和附件中,只需手工增加人员;
Ø在公告信息界面中,发文的[公文标题]、[公文正文]、[处理签]和当前分发执行人所属部门已经相应地加载到公告信息的标题、附件和发布单位中,只需把其它内容录入齐全,并点击“保存退出”按钮则可把该发文的正式文件通过通知公告公布;
Ø在任务管理界面中,发文的[公文标题]、[公文正文]、当前执行人和当前分发执行人所属部门已经相应地加载到任务管理的任务标题、附件、承办人和承包单位中,只需把其它任务内容录入齐全或修改,并点击“保存退出”按钮则可把该发文的正式文件通过任务管理分发给相关人员进行执行,并且可以进行任务的监督。
在公文管理的分发步骤中,也可以在公文之间互发,如将“发文”转为“收文”,“收文”转为“发文”等等,在公文的相互转发过程中,可选择套用不同的流程。
在上图中点击“发文管理”或“收文管理”选项,并在下方选择公文流程,点击“下一步”按钮弹出如下图提示框:
已成功将该公文复制到[发文管理]中或已成功将该公文复制到[收文管理]中!
选收文流程,点击“确定”按钮完成分发到收文管理中(如图637)。
图637发文转收文
点击『我的办公室-公文管理-收文管理』,在“收文管理”界面的数据列表中可查看到发文分发转到收文的公文,且该收文当前状态为未处理(如图638)。
图638收文列表
点击公文标题链结进入收文信息页面(如图639)。
图639收文信息页面
当前公文为收文流程选发文流程,点击“确定”按钮完成分发到发文管理中。
进行流程分发后,点击“发文分发”页面中[完成]按钮,流程将进入下一步(如图640)。
图640完成分发
⏹公文归档
把生成的电子公文自动归档的步骤。
在该步骤中根据在流程归档步骤中设置的归档位置而实现自动归档,归档步骤是不需要执行人,系统直接把正式文件作为档案的附件归档到之前设置的归档位置中。
⏹其它处理步骤
在公文流程当中,可根据不同的机构的具体情况进行设置发文流程,iO除了提供上述常用的公文流程动作外,还提供了如下介绍的流程动作,用于公文处理的灵活流转。
1.审批
审批执行人进行公文审批的流程步骤。
提供同意和不同意两种选择,通常用于公文复核。
2.拟稿
公文流程申请人重新进行发文初稿做实质性修改的流程步骤。
多数用于公文审核不通过需拟稿人重新拟稿的情况。
3.自动编号
系统提供的自动编号的流程步骤。
自动编号可作为一个独立的步骤供用户灵活调用在流程的任何步骤,而不局限于在签发步骤的自动编号。
4.签付印
和排版打印一样可以录入印发机关,共印份数,份量(发),份量(存)
5.传阅(知会)
给相关人员进行通知知会的流程步骤。
该步骤只起通知知会作用,不可进行正式文件的修改、保存。
6.发文机关判断
根据发文机关判断步下一流转方向的流程步骤。
7.发文方式条件判断
根据发文方式(按机关或按部门)判断步下一流转方向的流程步骤。
8.公文种类条件判断
根据公文种类判断下一步流转方向的流程步骤。
9.调整数据
执行人可以对所有公文相关信息包括正文内容进行修改和调整的步骤,同时在这一步骤用户可以调整正式公文模板(凡动作编码为Edit的流程动作都可以对数据进行调整)。
6.3常见问题解答
为什么在发文稿纸中设置好的格式,签名,批注等套入正式文件后未能保存?
发文稿纸与正式文件性质不同,iO不支持格式的套入。
签发步骤生成的正式文件中不会保存发文稿纸中设置的签名,批注等。
但发文信息的附件列表中会自动保存发文稿纸的内容。
为什么在发文稿纸中的表格,套入正式文件后未能保存?
有两种解决方式:
a)手工将发文稿纸中的表格复制后,粘贴到正式文件中;
b)系统管理员在『控制面板-公文管理-系统设置』中,将“正式文件正文内容自动与稿纸同步”和“发文时使用发文稿纸”设为0(如图641)。
进行如上设置之后,在发文管理中只使用正式文件且能够保存表格。
调整正式文件模板后,正文书签中的内容为空?
请手工将原来的正式文件正文书签中的内容复制后粘贴到现在的正式公文书签中。
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