Word使用技巧.docx

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Word使用技巧

目录

一、自动生成目录说明

1．修改标题样式的格式

在菜单栏上点“格式——样式和格式”，在“显示”后面的下拉列表框中选择“所有样式”，点击相应的标题样式，然后点“更改”。

可修改的内容包括字体、段落、制表位和编号等，按论文格式的要求分别修改标题1－3的格式。

2．在各个章节的标题段落应用相应的格式

章的标题使用“标题1”样式，节标题使用“标题2”，第三层次标题使用“标题3”。

使用样式来设置标题的格式还有一个优点，就是更改标题的格式非常方便。

假如要把所有一级标题的字号改为小三，只需更改“标题1”样式的格式设置，然后自动更新，所有章的标题字号都变为小三号，不用手工去一一修改，即麻烦又容易出错。

关于如何应用样式和自动更新样式，请参考Word帮助。

设置好各章节的标题样式后，可以通过“视图——文档结构图”查阅文档结构。

3.提取目录

“插入——引用——索引与目录”，打开“索引与目录”对话框，选择“目录”选项卡，进行相关设置。

按论文格式要求，目录一般放在正文的前面。

在正文前插入一新页（在第一章的标题前插入一个分页符），光标移到新页的开始，添加“目录”二字，并设置好格式。

新起一段落，菜单栏选“插入｜索引和目录”，点“目录”选项卡，“显示级别”为3级，其他不用改，确定后Word就自动生成目录。

若有章节标题不在目录中，肯定是没有使用标题样式或使用不当，不是Word的目录生成有问题，去相应章节检查并修改。

此后若章节标题改变，或页码发生变化，只需更新目录即可。

4.更新目录

选中“目录”，右击“更新域”即可，或者选择大纲工具栏上的“更新目录”即可。

（按Ctrl键选择目录内容，就可以连接到相应内容。

）

二自动生成目录说明

具体步骤：

（以下内容在WORD2003中操作，其它版本WORD略有差别，但大同小异。

）

　　1．在[格式]中选[样式与格式]

　　2．出现右边的一条“样式格式”栏，这里面主要就是用到标题1，标题2，标题3。

把标题1，标题2，标题3分别应用到文中各个章节的标题上。

例如：

文中的“第一章制冷概论”我们就需要用标题1定义。

而“1.1制冷技术的发展历史”就用标题2定义。

如果有1.1.1×××那就用标题3来定义。

　　3．当然标题1，标题2，标题3的属性（如字体大小，居中，加粗，等等）可以自行修改的。

修改方法：

右键点击“标题1”选“修改”，会弹出修改菜单，您可以根据自己的要求自行修改。

　　4．用标题1，2，3分别去定义文中的每一章节。

定义时很方便，只要把光标点到“第一章制冷概论”上，然后用鼠标左键点一下右边的标题1，就定义好了；同样方法用标题2，3定义1.1；1.1.1；依此类推，第二章，第三章也这样定义，直到全文节尾。

　　5．当都定义好后，我们就可以生成目录了。

把光标移到文章最开头你要插入目录的空白位置，选[插入]--[引用]--[索引和目录]

　　6．选第二个选项卡[目录]，然后点右下的确定。

就OK了。

　　上图就是自动生成的目录

　　7．当你重新修改文章内容后，你需要更新一下目录，方法是：

在目录区域内，点右键，选[更新域]

　　8．当选[更新域]后，会出现上图的选框，选第二个“更新整个目录”点确定。

就OK了。

三批注处理

1、如何添加批注？

选中要插入备注的字，点插入——批注。

2、如何修改批注？

在word中所加的批注中的[番茄花园]表示安装word软件时注册的名字是“番茄花园

如果你想显示你的名字，可以点击

工具－》选项－》用户信息－》姓名缩写

改成你的名字，再加批注就会变成你的名字。

3、如何修改批注的颜色？

工具→选项→修订→批注颜色：

选择你需要的颜色→确定

4、如何删除批注？

在“审阅”工具栏上，单击“拒绝修订/删除批注”旁边的箭头，然后单击“删除文档中的所有批注”。

5、如何隐藏批注？

在“审阅”工具栏上，显示—＞批注前面不加勾就可以了。

6、图例显示Word2003如何添加和删除批注

1、添加批注

　　首先，打开Word2003文档，选中需要加以批注的词语或者段落，然后依次单击菜单栏的“插入”里面的“批注”。

　　2、批注中输入内容

　　这时就会出现（如上图）中的红色区域，我们在右边的“批注”中输入说明内容即可。

　　3、隐藏和显示批注

　　在我们打开批注的同时，菜单栏上就会同时出现一个“审阅”工具栏，来给我们调整或修改批注，若要隐藏文章中的批注，我们单击“审阅”工具栏的“显示”旁边的下拉三角形按钮，然后单击将“批注”前面的钩取消即可隐藏。

此时，文中所有批注就会隐藏起来，若需要他们再次显示，我们只需将“审阅”-->显示-->“批注”前面的钩钩上即可重新恢复显示。

　　4、删除批注

　　删除批注的方法非常简单，我们只需右键单击文章加以批注的地方，然后在弹出的右键菜单中选择“删除批注”即可删除。

四、电脑自带截图

1、截获屏幕图像

按下键盘上的PrtSc键（PrintScreen（打印屏幕）），可以截取当前活动窗口，自动保存在剪贴板上，然后打开“画图”工具或者Word和PPT粘贴（Ctrl+V）即可。

2、抓取当前活动窗口

Alt+PrtSc键，同样也是保存在剪贴板上，然后打开相关工具粘贴即可。