Access.docx
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Access
Access2003
笔
记
目录
第一节熟悉Access20034
1.启动Access20004
2.退出Access20004
3.基本操作4
4.了解Access窗口5
5.菜单操作6
6.使用Access的工具栏6
7.使用帮助信息7
第二节创建数据库8
1.数据库的基本概念8
2.数据库的基本操作8
第三节创建表和查询10
1.浏览表窗口10
2.创建表:
10
3.管理表:
10
4.使用查询:
11
第四节创建窗体和报表12
1.创建窗体12
2.创建报表13
熟悉Access2003
Access是个数据库管理程序,主要用于管理某个特定主题的信息的集合。
比如维护和管理若干个人的档案资料,管理和维护某一个单位全体人员的工资管理和维护同学通迅录等等。
在Access数据库中,在到管理某一企业集团的人事、财务、营销、库存等,建一个集成化综合信息管理系统。
小到应用到家庭,建立家庭财务管理,通信录等。
1.启动Access2000
(1)开始|程序|MicrosoftofficeAccess|
(2)双击桌面上的快捷方式
(3)开始|运行,弹出一个“对话框”,然后输入“msaccess”命令,后按“回车”键
(4)一个打开任意一个“数据库”文档
2.退出Access2000
(1)单击“X”
(2)文件|关闭(Alt+F4)
(3)双击“标题栏”上的“控制图标”
(4)单击“标题控制图标”|“关闭”
3.基本操作
3.1创建新的数据库
(1)文件|新建,右边弹出“新建”的“任务窗格”
(2)单击一个“新建项目”
提示:
关于“任务窗格”里的“项目介绍”,这里不再介绍,如同Word、Excel一样。
3.2打开数据库:
(1)文件|打开,弹出一个“打开”对话框。
(2)单击一个以前保存的数据库
3.3保存数据库:
(1)文件|保存
(2)“常用”工具栏中的“保存”钮
3.4关闭数据库
文件|关闭(Ctrl+W)
4.了解Access窗口
4.1浏览Access窗口
(1)标题栏:
在标题栏上显示的是当前执行的应用软件名(MicrosoftAccess)和当前数据库(默认文件名为“db1”)。
(2)菜单栏:
显示可用下拉菜单的名称。
(3)工具栏:
包含几个图标、按钮和下拉列表,提供到常用命令和特性的快速访问
(4)状态栏:
显示有关当前活动的信息,提供有关选中命令或操作进程的信息。
(5)数据库窗口:
对数据库进行设计的界面
(6)对象栏:
显示有关当前活动的信息,提供有关选中命令或操作进程的信息。
4.2浏览数据库窗口:
Access数据库程序是由若干个对象组成的,每种对象完成一种功能,这些对象包括:
表、查询、窗体、报表、页、宏、模块,设计Access数据库程序,实际上必须首先从设计这些对象开始。
以下图显示了这些对象:
(1)表:
是一种特定实体的数据的集合,例如人事档案和通信录。
每一种实体使用不同的表,表用行(记录)和列(字段)来存放数据。
(2)查询:
是数据库的基本操作。
通过建立查询对象,可以从数据库中找到满足某一条件和某几个条件的记录,来为我们使用。
查找数据库中的满足条件的记录,是数据库的基本功能之一。
(3)窗体:
是人体交互的界面。
是用户输入数据和显示记录、信息和查询结果的屏幕。
窗体功能很多,通过窗体建立菜单、命令菜单,数据录入窗口,使数据从窗体中直接输入到数据库表中,也可通过窗体显示基本查询的表记录信息等。
(4)报表:
是使用打印格式显示数据的最有效的方法。
可以在报表中控制每个对象的大小和显示格式,并从打印机上输出其报表。
5.菜单操作
5.1使用菜单
鼠标直接单击要执行的菜单命令
Alt+F、E、V……
5.2菜单介绍
:
说明能弹出一个对话框
:
能弹出一个子菜单
:
选择与不选择说明显示与隐藏
:
有此线的说明是一组
:
有此按钮的说明一组中选中一项
Ctrl+X、Ctrl+C、Ctrl+V:
执行命令的快捷键
6.使用Access的工具栏
Access2000具有新的个性化工具栏,只显示最近使用过的工具,本节主要学习如何使用Access的工具栏来节省工作时间。
5.1使用工具栏
工具栏中包含带图像的按钮,也可包含菜单以及按钮和菜单的组合,Access2000中含有许多内
5.2工具栏按钮
1)为当前数据库创建自定义工具栏
2)显示与隐藏工具栏
3)移动工具栏
7.使用帮助信息
帮助|……
创建数据库
1.数据库的基本概念
1.什么叫数据库
数据库是关于某个主题成目的信息的集合,数据库的应用范围很广,比如记录维护一个通信录,记录一个客户订单,管理某一部门的人事档案,管理某一部门的财务,以及某一企业的生产、销售、库存等信息,都可以创建一个数据管理系统。
Access数据库系统是基于对象的它所包含的主要对象有:
表、查询、窗体、宏、模块。
因此,设计一个数据库系统。
实际上,也就是,要设计数据库的对象。
2.计数据库的原则:
(1)明确数据库要完成的功能,数据库是做什么用的,怎样用。
(2)确定数据库中需要哪些表,确定表中需要的字段。
(3)确定各个表之间的关系。
一般情况,完成某一个特定功能的数据库系统,可能会由几个表组成,表之间是有相互关系的,因此要建立表之间的关系。
(4)根据所建立的表,设计其他的数的库对象。
如查询,查询是基于一个或几个表所建立起来的;建立窗体,窗体是基于表或查询而创建的,是用于输入和维护数据的界面;如果需要打印输出数据库表格,就要创建报表;在开发数据库系统期间,可能要用宏或VisualBasic开发程序。
(5)使用Access的分析工具:
用“表分析向导”和“性能分析器”来优化数据库的设计。
2.数据库的基本操作
1.创建一个空数据库。
文件|新建,弹出“新建”的“任务窗格”,再单击“空数据库”项目
单击“常用”工具栏的“新建”钮
2.模板创建数据库:
文件|新建,弹出“新建”的“任务窗格”,再单击“本机上的模板”项目
3.打开数据库:
文件|打开
单击“常用”工具栏的“打开”钮
4.保存数据库
文件|保存
单击“常用”工具栏的“保存”钮
5.保存备份 (第二份)
文件|另存为(更改“文件名”)
5.关闭数据库
文件|关闭
“X”
创建表和查询
1.浏览表窗口
表是Access数据库的基础,所有窗体、查询、报表等都是以表为基础的。
当在表的窗口中,新建|设计视图,则打开一个表的设计视图。
表标题:
就是当前表的名称
字段名称:
字段名称最长为64个字符,可以为英文、中文。
字段类型:
数据类型决定用户能在该字段中所存储的数据类型的种类。
数
据类型有;文本、备注、数字、日期/时间、货币、字动编号、是/否OLE
对象、超级连接、查阅向导。
输入关于字段的说明:
说明是可选的,可在其中输入说明该字段的描述性
语句,来说明当窗体运行该字段时,在状态栏上也显示该描述性语句。
当前行:
行选定器:
字段属性:
指明字段类型、大小、有效性和默认值等一系列属性。
2.创建表:
使用设计器创建表
使用向导创建
通过输入数据创建表
3.管理表:
(1)编辑表:
1)在设计视图中修改表
2)选择行的方法
3)在表中插入一个字段
4)删除表中的字段
5)在表中移动字段
6)调整字段大小
(2)为表命名为主关键字:
所谓主关键字是指表中包含的一个或几个字段.用来区分有一条记录,且该字段是表中所保存的每一条记录的惟一标识.也就是说,当设置了主关键字之后,作为主关键字的字段不能有重复的值或空值。
设置主关键字的方法:
(1)在表的“设计视图”中,选择作为关于主关键字的字段。
(2)编辑|主键
4.使用查询:
所谓查询是把一个表或几个表,或表和查询中满足某些条件的记录通过建立查询,并其查询出来。
(1)创建查询:
◆在设计视图中创建查询:
通过指定输入表/查询、字段名称、过滤器、排序等属性所创建的查询。
◆使用向导创建查询:
向导提出问题,回答问题来创建查询。
(2)保存查询:
文件|保存
(3)编辑查询:
1)编辑查询的步骤如下:
①在数据库窗口中,选择待编辑的查询的名称(用单击的方法选择)。
②选择数据库窗口中的“设计”按钮,出现该查询的设计视图。
③在设计视图的QBE格线中,更改“字段”、“排序”、“准则”等。
2)插入字段:
3)删除字段:
4)调整字段的大小:
(4)打开查询:
①在数据库窗口中,单击对象栏的“查询”对象。
单击查询名称,来选择某一个查询。
③单击数据库窗口中的“打开”按钮,则屏幕上出现了查询窗口。
(5)关闭查询:
文件|关闭或单击“X”钮
创建窗体和报表
窗体是指数据库中用来输入和维护数据的人机交互的界面,而报表是指数据库中用来打印输出的窗体。
1.创建窗体
(1)创建窗体的三种方法:
使用自动窗体:
根据所给定的表或查询,自动创建窗体。
在设计视图中创建窗体:
通过指定记录源、控件和控件属性,手动的方法设计窗体。
使用向导创建窗体:
按照向导提出的问题并回答这些问题而自动地创建窗体。
(2)编辑窗体
当创建了一个窗体后,仍可以对其进行编辑。
编辑窗体的步骤如下:
①在窗体窗口中,选中某个窗体名称。
②单击数据库窗口的的“设计”命令,或选择菜单的“视图”|“设计视图”命令,则打开设计视图。
在设计视图中,编辑窗体的主要方法有:
●利用窗体、主体节、控件按钮的属性进行修改。
●利用菜单的“编辑”等命令进行修改。
●使用鼠标拖动来改变控件按钮的位置等。
●使用“格式”工具栏来改变字体的格式等。
(3)保存窗体
保存窗体的骤为:
1单击“窗体视图”或“设计视图”上的“关闭”按钮,出现“保存窗体”消息框。
2单击“是”。
3或选择菜单“文件”|“保存”命令。
提示如果仅用原来的窗体名称,保存窗体,采用菜单“文件”|“保存”命令是一种快速的方法,它不用提示任何保存消息框。
(4)打开窗体
1在数据库窗口中,单击对象栏的“窗体”对象。
2单击窗体名称,来选择某一个窗体。
3单击数据库窗口中的“打开”按钮,则屏幕上出现了窗体窗口。
2.创建报表
1.创建报表:
使用自动报表:
根据所给定的表,自动创建报表
在设计视图中创建报表:
通过指定记录源、控件和控件属性,手动的方法设计报表。
使用向导创建报表:
按照向导提出的问题并回答这些问题而自动创建报表。
2.打印报表:
(1)打印预览报表
1在数据窗口中,选择一个已经存在的报表。
2选择菜单“文件”|“打印预览”命令,或选择报表窗口中的“预览”命令,则出现报表的预览窗口。
3在打印预览窗口中,选择“关闭”按钮返回主页面。
(2)打印报表:
1在数据库窗口,选择一个已经存在的报表。
2选择菜单“文件”|“打印”命令,则出现“打印”对话框。
3在“打印”对话框中设置打印参数,单击“确定”
3.编辑报表:
选中要编辑的报表,然后单击“设计”钮,在设计视图中编辑报表。
(1)修改报表的布局
用键盘和鼠标改变报表的布局、增加、删除报表中的控件。
4.保存报表:
1单击报表视图上的“关闭”按钮,出现“保存信息”消息框。
2单击“是”
3或选择菜单“文件”|“保存”命令。
5.打开、关闭报表。
在数据库窗口中,单击对象栏的“报表”对象。
单击报表名称,来选择某一个报表。
单击数据库窗口中的“预览”按钮,则屏幕上出现了报表预览视图。
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