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差旅管理规定
华美集团差旅管理规定
第一章总则
第一条为加强差旅工作的管理,规范出差审批的程序和权限,明确差旅费用的报销标准与报销流程,特制定本规定。
第二条本规定适用于集团各公司员工国内、国外因公出差。
第三条本规定中差旅费是指员工在审批同意的差旅途中所发生的交通费、住宿费、伙食补贴、交际费等。
第四条集团公司差旅管理的归口部门为集团公司总经理办公室,集团各实体公司差旅管理的归口部门为行政部(集团公司总经理办公室与各实体公司行政部统称差旅管理归口部门)。
第二章出差分类及审批程序、权限
第五条员工出差分为国内当日出差(指当日往返)、国内远途出差、国外出差(含当日往返)三种情况。
员工出差的业务类型有洽谈业务,参加会议、培训、招聘、考察等。
到深圳、东莞行政区以外地区办理业务,当日往返的为国内当日出差;非当日往返的为国内远途出差;到中国境外(含香港、澳门、台湾)办理业务的为国外出差。
第六条出差审批程序
(一)员工向差旅管理归口部门领取并填写《出差审批单》(详见附件一),明确出差人员、出差地点、期限、目的、交通工具选择等事项(国内当日出差的不需填写《出差审批单》);
(二)按第七条规定的权限进行审批;
(三)出差返回后按第四章规定进行销差和差旅费报销;
(四)《出差审批单》复印件按第十八条规定交差旅管理归口部门存档。
第七条审批权限
(一)国内远途出差审批权限如下:
1、集团各公司主管级(含)以下员工出差:
经部门经理、分管领导同意后,报公司总经理审批。
2、集团各公司部门(副)经理出差:
经分管领导同意后,报公司总经理审批。
3、集团各公司副总、总助、总监出差:
报公司总经理审批。
4、集团各实体公司总经理出差报集团公司总经理审批;集团公司总经理出差报集团公司董事长审批。
(二)国外出差(含当日往返)审批权限如下:
集团各公司所有员工国外出差,在国内远途出差审批权限的基础上,一律报集团公司总经理审批。
出国签证手续由集团公司总经理办公室负责。
第八条出差人需借支现金时,应根据实际需要凭核准的《出差审批单》和《借款单》,按相关规定办理借款手续。
第三章差旅期间薪资待遇及费用报销标准
第九条出差期间工资及效益工资按正常出勤计,但不计加班费。
假日出差酌情予以调休。
第十条国内当日出差按实际情况支给交通费及误餐费。
(一)乘付费交通工具的,交通费以票据核销。
误餐费按出差地的伙食补贴标准(详见附件二)支付。
(二)自备车辆的不报销交通费,车辆发生的费用由司机以汽车费报销。
误餐费按中餐15元、晚餐15元的标准计发。
(三)途中发生招待费的,不支付误餐费,且必须按第十三条规定办理相关手续。
第十一条国内远途出差费用报销标准见附件二《国内出差差旅费标准》,具体如下:
(一)国内远途出差交通费按标准核销,超标自付,欠标不补。
1、交通费包括往返路途交通费和出差地交通费。
出差地交通费原则上只报销乘坐公交车、地铁等发生的费用,不包括出租车费。
出租车费的报销凭出差地正式发票由各公司总经理酌情审批报销。
2、出差人员交通费要从严控制,应权衡各交通工具的性价比后确定交通工具。
集团各实体公司部门(副)经理(含)以下人员确因工作需要须乘坐飞机或动车组时,应事先报所在公司总经理批准,否则按乘坐火车的费用标准报销。
(二)国内远途出差人员的住宿费、伙食补贴原则上实行“总额包干、分项计算,节约归己,超支不补”的方法:
1、住宿费、伙食补贴实行包干的,出差地的住宿发票和出差地的餐饮发票仍作为报销凭据,超支不补,节约部分补发给个人。
报销住宿费或餐饮费不能提供发票的分别按住宿或餐饮包干标准的50%计发。
2、出差人员伙食补贴,不分途中、住勤,均按实际出差天数、地点计发。
出差天数以24小时为一个出差日计算,不足一个出差日但超过8小时(含)的,按一个出差日计算。
例:
1日上午6:
00出差,至3日下午15:
00返程,出差天数计为3天,至3日下午13:
00返程,出差天数计为2天。
3、工作人员出差返回时,对20:
00后、06:
00前出发者,可另计发半天伙食补贴及住宿费。
4、乘坐火车,从20:
00至次日06:
00之间,乘车6小时以上的,或全天连续乘车时间超过12小时的,可购同席卧铺票。
凡享受卧铺,并在车上过夜的人员,除第三款情况外,取消当晚住宿包干费。
5、乘船并在船上过夜者,按规定乘相应舱位的,取消住宿包干费。
6、跟随实报实销的人员享受相关政策后,不得报销和领取伙食补贴和住宿补贴。
第十二条国外出差费用报销标准见附件三《国外出差差旅费标准》。
第十三条招待费的相关规定
(一)除各公司董事长、总经理及集团公司副总经理外,其他人员事前未经批准不得报销烟酒费和招待餐费。
(二)确属工作和业务需要招待的,必须加以说明,并经原出差审批领导同意,未经原出差审批领导同意的,一律不得报销。
第十四条司机人员的出差补助
(一)司机人员指根据出差人员需要驾驶车辆的集团各公司行政专职司机。
未驾驶车辆的行政专职司机出差不适用本条款,相关费用的报销按本规定中“其他人员”的标准执行。
(二)司机因公长途行车,按以下情况发给出车补助:
1、需要在外住宿的,视不同情况办理:
(1)随出差费用包干人员出车的,按本规定“其它人员”的标准执行附件二《国内出差差旅费标准》,另增加行车补贴30元/天;
(2)随出差费用实报实销人员出车的,不再享受伙食补贴和住宿费报销(费用由实报实销人员承担),另增加行车补贴30元/天。
2、长途行车当天往返的,发行车补贴30元,另发误餐补助中餐15元、晚餐15元。
如跟随实报实销人员出车或有招待,不再发放误餐补助。
3、本标准提及的长途行车是指行车到达深圳、东莞行政区以外的任何地点。
4、司机人员在法定工作日期间出差,按本规定享受住宿费、伙食补贴、行车补贴后不再计发加班费,但出发之日和返程之日可根据实际出发或到达时间计算加班费;司机人员出差期间逢法定休息日、节假日,按规定享受住宿费、伙食补贴、行车补贴后,以不超过8小时计算加班时间。
(三)司机因公短途行车,按以下情况发给出车补助:
1、司机人员前往宝安区以外深圳行政区内的地点,每天发行车补助10元。
2、司机人员因公办事,中午确不能回公司用餐的,由部门经理给予证明,按15元/次发放误餐费。
(四)上述出差补助在财务报销时,需备有相关的《出差审批单》或《用车申请单》作为报销依据。
第四章差旅费报销流程及销差
第十五条出差员工回公司后应于上班首日向主管领导汇报出差情况。
第十六条若出差系考察、会议、培训活动,出差员工应于1周之内书面提交培训总结、考察经过及观感心得后方可报销费用。
第十七条差旅费报销流程
(一)出差人员返回后1周内填具《差旅费报销单》,先由财务部门复核经部门经理确认后提交差旅归口管理部门;
(二)差旅归口管理部门根据本规定核定报销金额,填写《出差审批单》“备注栏”有关项目,同时存档《出差审批单》复印件;
(三)出差人员凭差旅归口管理部门核定的《出差审批单》和《差旅费报销单》,按财务报销及权限审核相关管理规定办理报销,并结清借支款;未于一周内报销者,财务部门应于当月工资中先予扣回,待报销时再行核付。
第五章特别规定
第十八条多人出差
多人出差分三种情况:
同一公司多人出差;若干公司的人为某一公司公务出差;若干公司的人共同办理公务出差。
(一)同一公司多人出差按第二章、第三章、第四章有关规定办理。
(二)若干公司的人为某一公司公务出差的特别规定
1、由办理公务的公司负责填写《出差审批单》,并按第七条的规定,由每位出差人员的相关领导在该《出差审批单》上签字审批。
2、所有人的差旅费用由办理公务的公司负责承担。
3、出差返程后由办理公务公司按《华美集团权限审核暂行管理办法》或集团各实体公司制定的相应制度,经该公司有关领导审批后,由该公司列支差旅费用。
(三)若干公司的人共同办理公务出差的特别规定
1、相关公司联合确定出差牵头公司、牵头人。
2、出差牵头人负责填写《出差审批单》,并按第七条的规定,由每位出差人员的相关领导在该《出差审批单》上签字审批。
3、牵头公司、牵头人负责界定出差期间差旅费用的分摊原则和分摊金额。
4、出差返程后由出差牵头人按集团权限审核相关规定或各实体公司的相应制度,经每位出差人员的相关领导审批后,在牵头公司报销费用。
报销公司的财务部门根据界定的分摊金额向有关公司开具《转账通知单》,并及时进行财务结算。
第十九条以下几种情况归口管理部门可酌情制定不高于附件二、附件三规定的报销标准:
(一)经常到固定地点出差的人员;
(二)长驻外地的出差人员;
(三)公司认为不宜实行总额包干或负有特殊任务的人员。
第二十条派往外地参加培训、会议、招聘、外出考察
(一)参加会议或外出考察等,所交(会务、考察)费用中如已含餐饮、住宿或市内交通费,则不予报销;若所交费用仅包含一餐或两餐,伙食补贴分别按标准的60%或30%计发;所交费用中不含餐饮、住宿或市内交通费,相应费用原则上以不超过本制度规定的报销标准办理实报实销。
(二)外出参加培训,根据《华美集团员工培训管理规定》,由人力资源管理部门负责签订培训合同。
其中由公司承担住宿、餐饮、交通等费用的,报销标准以不超过本制度规定的国内出差差旅费报销标准为限;符合第一款的,参照第一款执行。
(三)招聘发生的差旅费按本制度规定的报销标准报销,费用计入招聘费项下。
第六章差旅期间注意事项
第二十一条国内远途出差人员到达目的地后,应及时与上一级领导取得联系,告知住宿地点及联系方式。
第二十二条出差途中除因病或遇意外灾害或因工作实际需要,电话联系请示批准延时外,不得因私事借故延长出差时间,否则除不予报销延长时间的差旅费外,并依情节轻重给予相应处分。
第七章附则
第二十三条股东派员可享受调回工作时的单次交通费补贴,集团对外派驻员工可享受外派、调回工作时的双程交通费补贴。
交通补贴标准参照相应级别的差旅费标准执行。
第二十四条差旅费应按规定的标准和办法报销,如发现有虚报、多报、未经审批超标准报销的,除追缴相关费用外,并视情节轻重予以惩处。
第二十五条差旅管理归口部门需对本公司每季度的差旅情况进行统计分析(具体分析报表见附件四),每季度第1个月末向集团公司总经理办公室提交上一季度分析报表。
第二十六条集团各实体公司可结合本公司实际,在遵循本规定的前提下,自行制定内部管理办法,内部管理办法需报集团公司审批后实施。
第二十七条本规定自2011年8月1日起施行,原《华美集团差旅管理规定》(编号:
HMJT-XH-002,版次:
2008年04月第1版)同时废止。
本规定解释权在集团公司总经理办公室。
附件一:
华美集团公司出差审批单
日期:
年月日
部门
姓名
出差地点
出差期限
交通工具
出差类型
□国外出差□国内(省外)出差
□国内(省内)出差
事由
费用预算
审批意见
公司
部门经理
分管领导
总经理
集团
总经理
董事长
备注
(由差旅归口管理部门填写)
计划出差天,实际出差天。
本次出差实际发生差旅费元;按集团(公司)现行制度,应报销元,其中交通费元,住宿费元,伙食补贴元,接待费元,其他元。
签名:
日期:
备注:
本表格原件作为报销凭证之一,差旅归口管理部门以复印件存档。
附件二:
国内出差差旅费标准
包
干
职务内
类别容
火车
船
飞机
其它交通工具
住宿标准
伙食
补贴
市内
交通
省会及直辖市和特区
其他
地区
集团公司董事长、总经理
软卧
头等
头等
实报
实报
实报
实报
实报
集团公司副总级
软卧
一等
普通
实报
实报
实报
实报
实报
集团公司总助、总监;各公司董事长、总经理
软卧
二等
普通
实报
实报
实报
实报
实报
集团公司各职能部门(副)经理、各公司副总经理
硬卧
三等
普通
实报
360
260
100
实报
各实体公司部门(副)经理
硬卧
三等
批准
实报
300
200
80
实报
其他人员
硬卧
四等
批准
实报
220
120
60
实报
附件三:
国外出差差旅费标准
出差区
港澳地区
其他国家
包干内容
职务类别
交通费
住宿费
伙食补贴
综合补助(含短途交通、伙食补贴、小费)
集团公司董事长、总经理
实报
实报
500
$100
集团公司副总经理、总助、总监;各实体公司董事长、总经理
实报
实报
400
$100
集团公司各职能部门(副)经理、各实体公司副总经理
实报
实报
300
$80
其他人员
实报
实报
200
$60
注:
1、到国外(港澳地区以外)商务考察,除往返机票、考察费和住宿费实报外,根据不同职务类别每人每天给予60—100美元的综合补助。
2、到国外培训学习人员,除往返机票、培训费实报外,根据实际情况每人每天给予适当补助。
3、参加社会专业社团组织的学习、参观、会议类的出访活动,费用一次支付的,不再享受其它补贴。
附件四:
华美集团出差费用统计表
报告期间:
年(季度)
填报单位:
集团编号:
HMJT-XZ-N02-04
填表日期
姓名
部门
职务
出差事由
出差地点
出差期限(月、日、时)
交通工具
实际发生费用(单位:
元)
应报销费用(单位:
元)
出发时间
返回时间
交通费
住宿费
伙食费
交际费
其他
小计
交通费
住宿费
伙食补贴
交际费
其他
小计
小计
总计
填表说明:
应详细填写出差事由,如:
参加××会议(考察、培训等)。
审批人:
复核人:
制表人:
填表日期:
年月日
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