财务管理系统参考.docx
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财务管理系统参考
管理信息系统——财务管理系统开发报告
(一)
系统规划
1 项目背景
XX大学财务处分为会计核算科,计划管理科,公费医疗科,国有资产管理科,基建财务科,结算中心,住房资金管理办公室等组织。
财务处的职能是收集,统计,管理,发布学校各个方面财务活动的现金流。
通过有序的财务管理,合理安排学校的资金流动情况,使资金流向对学校,对师生最有利的方向,实现资源的合理配置,以最小的成本实现学校更好的教书育人的目的。
目前,我校在财务管理方面存在着许多问题与不足,如数据的冗余,各种资源的浪费,准确性差等,而这些问题的存在主要归结为存在大量的手工核算。
手工核算需要逐步加工、步步存储。
各步骤所形成并存储的都是由记账凭证派生出来的中间结果,或由凭证分类汇总而形成,或由凭证分类顺序而形成。
因此,从信息量来看,各步骤存储的会计信息只不过是对记账凭证的重复存储而已。
这种逐步转抄,重复存储,不仅浪费资源,而且极易导致数据的不一致性。
可以说,手工核算中经常出现的账证不符、账表不符的现象与这种同一信息的重复再现有密切关系。
由于手工工作固有的缺陷,使得会计在财务处理部分不仅劳动强度大、重复数据多而且及时性、准确性差。
这些严重阻碍了财务管理功能的实现,而计算机的参与完全可以突破会计核算形式的界限,一个计算机系统完全可以提供手工核算形式下所有会计核算形式所能提供的全部信息。
它具有根据原始凭证和记账凭证按需要瞬时生成所需要的账表的能力,只要有了原始数据和加工数据的程序指令,在此基础上生成其他派生数据,对计算机来说是轻而易举的事情。
因此,我校亟待建立财务管理信息系统,来提高财务管理工作。
财务活动的各个环节相互联系、相互衔接,实现了由财务数据到财务信息的转换过程。
其每个步骤都有信息处理任务,每一步都服从于一个统一的目标,所有步骤以及在各步骤中所采用的方法和程序加起来就形成了一个财务活动的有机整体,这个有机整体就是财务管理信息系统。
XX大学财务管理信息系统是北京科技大学管理信息系统的一个子系统,它的建立有利于财务管理目标的实现,同时可以完善整个北科大的管理信息系统。
2 系统目标
学校财务管理的目标是使资金得到更加合理、有效地使用,提高学校工作人员工作的效率与准确性,方便学生的日常生活,进而达到提高学校的教务教学水平,改善师生的学习生活环境,以最少的代价获得最多收益的目标。
目前,我校还存在着财务管理效率不够高,有效性偏差等问题,亟待解决。
因此,我们根据需求建立财务管理信息系统来改善财务管理现状来跟上时代的需求,更好的达到财务管理目标。
制定财务管理信息系统的具体目标为:
1. 充分参考、采纳国家或部委颁布的相关标准。
在财务管理信息系统中统一财务各种标准与口径,使财务管理更加统一化标准化。
2. 建立相应的财务管理数据库,进行自动化数据处理,通过统一的计算机管理进而剔除冗余的工作,运用财务管理信息系统减少手工工作,节省大量的人力物力资源同时提高工作效率与工作的准确性。
达到减少成本的同时加强管理的目标。
3. 设置保密程序和使用权限,提高财务管理的安全性、可靠性。
为师生构造一个安全的私人化平台。
4. 实现财务管理的信息化网络化,以便对外提供更多,更准确的信息,面向更多的客户,使用户通过浏览的方式迅速了解学校状况。
5. 根据财务管理系统的各个方面,实现学生管理、教师管理、软硬件管理和经费管理达到全面统一,形成一个有机整体。
实现收缴、发放、投资的有序进行。
通过财务管理信息系统最终形成一套对学校财务活动进行专门收集、存储、传输和加工会计数据,输出财务信息的信息系统。
它运用本身所特有的一套方法,从价值方面对学校的经营活动和经营成果,进行全面、连续、系统的定量描述。
进而更好的达到财务管理的最终目标。
3 系统总体功能结构
系统总体功能结构分析:
根据学校财务管理系统使用者的身份不同,可将财务管理系统分为4个模块,分别为:
写生管理模块,教师管理模块,校园建设管理模块,经费管理模块,非别面向学生,教师,员工,及财务管理人员。
下面通过对这四个模块的介绍来分析财务管理系统的具体功能。
1学生管理模块具体实现:
(1)学费管理功能:
包括学生学费的缴纳日期查询,缴纳情况查询,以及相关法律法规查询。
(2)奖学金助学金管理功能:
包括个人获奖情况查询,奖学金发放规定查询,奖学金发放情况查询。
助学金申请,助学金审批情况查询,助学金发放情况查询。
通过对这一模块,使学生实现,对自己学费及奖,助学金的情况的查询。
2教师管理模块具体实现
(1)工资及退休金管理功能:
包括工资退休金金额查询,发放日期查询。
(2)医疗保险管理功能:
包括个人医疗保险信息查询及修改,医疗保险申请,记录查询。
(3)公积金管理功能:
主要包括个人住房公积金信息查询及修改,公积金发放情况及日期查 询,公积金申请。
通过对这一模块,使教师实现个人信息修改,查看,公积金申请及发放情况查看。
3基础设施功能模块具体实现
(1)建设购买:
基础建设包括:
教育基础建设投资,教学楼,综合楼,实验楼投资,塑胶跑道、学校图书办公综合楼和田径场等建设项目相继竣工投入使用。
教育技术中心全年完成采购和装备计算机、电教设备、仪器设备、图书等。
安全设施支出:
消防用具,对于灾害的防护工具支出。
教育设施购买费用:
教育技术中心全年完成采购和装备计算机、电教设备、仪器设备、图书等,网络结构支出
教育成本支出:
水电支出,杂费支出。
(2)维修维护:
设施维护:
基础设施维护维修,操场维护,楼体维护建设。
设备维修:
教学设备维护,网络维护,设备管理支出,图书整理维护。
机械维修:
大型教学设备整合指出,工程建设维护。
设备养护:
系统设备养护支出,公共管理系统整合支出。
(3)出租借用:
教学设施:
教学楼,机房。
文体设施:
操场,多媒体教室,礼堂。
4经费管理模块具体实现
(1)收支管理功能:
主要包括前三个模块中的学费,租金以及国家拨款的收缴,记录,奖学金,工资公积金,医疗保险的划拨,记录。
以及各种费用的收支情况记录,银行凭证记录等。
(2)财务报表管理功能:
主要包括根据各项收支记录及银行凭证,生成并储存财务报表,并可根据财务人员的不同权限,实现查询,修改等不同功能。
(3)财务预算及审核管理功能:
财务人员可依据不同权限对学校财务预算进行查询,上报,修改。
学校领导及上级部门可通过学校财务部的网站对学校财务表进行审核。
在这一模块中,财务管理者可实现资金划拨,报表生成及查询等管理业务,学校领导及上级部门可通过这一模块对学校财务情况进行检查与审核。
当然,这些功能的实现均根据不同的权限进行。
4 主要业务流程及其可能的变革
1、学费收缴:
向相关银行确认信息 → 确认学生已交纳学费
2、奖学金及助学金发放:
奖学金及助学金评定结果 →确定每个等级涉及金额 →发放
3、工资及退休金:
确定教师身份等级 →确定工资或退休金金额 → 发放
4、医疗保险:
确定教室赔偿等级鉴定结果 → 确定赔偿金额 → 赔偿相关费用
5、公积金:
确定教师身份等级 → 确定教师需缴纳的公积金费用 →从教师工资中扣除相关费用
6、建设购买:
审核有关部门提出购买或建设申请 → 对申请进行评价及可行性分析 → 评定及审核预算 → 拨款
7、维修维护:
各学院提出维修或维护申请 → 申核相关情况 → 评定预算 → 审批预算→ 拨款
8、出租租用:
确定出租项目 → 审核项目可行性 →评估出租费用 → 调研后审批→ 收取相关费用
9、收支:
收集每天原始凭证→ 制作会计分录→制作每日的会计报表→定期整理对账
10、财务预算:
预算目标的确定及下达 → 预算草案的编制及上报 → 审核下达
11、财务报表:
财务数据统计→ 财务数据整合分析→财务报表生成→财务报表上交审核
5 系统软硬件相关技术总结
1.硬件
主服务器采用:
服务器、交换机、网络集线器,传输介质采用10M屏蔽双绞线为介质的星型网络拓扑结构,服务器作为系统功能实现和数据共享中心,应具有较好的性能和可靠性。
在此基础上再配上一台提供web服务的服务器和一台Oracle8.0数据库服务器即可实现对本系统的全部物理支持。
2.软件
(1)数据库服务器:
网络操作系统:
Windows2003Server
数据库服务器软件:
Oracle8.0
(2)Web服务器:
网络操作系统:
Windows2003Server
Web应用服务器软件:
IIS5.0
(3)客户端:
B/S模式
操作系统:
WindowsXp,Win7
应用开发工具:
ASP
浏览器:
IE7.0,IE8.0
6 系统的经济、技术、法律可行性分析
1.经济上的可行性
我们财务管理系统涉及资金的收付与使用,因此对数据的准确性与安全性有很高的要求,而管理性信息系统的使用大大提高了这两方面的需求,减少错账与坏账的机率,是资金的使用更加合理高效,减少不必要的损耗,进而提高了部门的经济效益。
此外,如果采用信息系统会提高职员的工作效率,精炼业务流程,进而减少维护成本,避免人员冗余,也说明其经济可行。
另一方面,我们对根据现行市场上管理信息系统的开发及设备的基本价格的调查发现,费用完全在我们可接受的范围内,而且其带来的未来效益远远超过开发与维护费用,因此,财务管理信息系统的开发在经济上是可行。
2组织可行性分析
现有组织的业务流程需要进行再造以及新系统的使用,已达到学校管理的规范化,系统化,科学化,在这方面会有显著提高和进展。
3时间可行性分析:
在当前技术下整个技术开发,系统规划与整合需要经过四个阶段,大致25天时间。
4法律可行性分析:
1)开发系统是符合国家相关规定的。
已经过审核。
2)在知识产权方面,尊重《物权法》有关规定,加快自主创新步伐。
7 系统开发进度
开发时间:
20XX-12-3到20XX-12-31
工期分配:
一期工程(前三周)
第一周:
系统规划(可行性分析、业务需求分析、系统功能结构图制作等);
第二周:
系统分析(业务流程图制作、数据流图制作、数据字典制作、系统E-R图制作);
第三周:
系统设计(系统总体设计、系统详细设计);
二期工程(第四周)
第四周:
完成前一期未完成工作,系统实施与运行维护及评价
管理信息系统——财务管理系统开发报告
(二)
系统分析
1 组织机构及目的、任务分析
根据建立业务管理信息系统的需要,我们小组对我校的财务系统通过对财务处高层人员的重点访谈,对业务人员发放调差问卷及进行了详细的调差分析,我们得到了以下信息,并根据出现的新问题及要求进行了如下业务需求分析。
我校财务管理系统是全校运作管理的一个重要组成部分,是所有有关财务问题的汇总中心,目的是使资金得到有效的管理和使用,主要与之联系的用户有以下几类:
第一,在职及退休教职员工。
他与财务系统的联系主要是工资奖励的领取,相关教学、差旅等费用的报销以及各项公积金保险费用的领取与缴纳。
第二,在校学生。
此类用户与财务系统的联系主要是各项费用的缴纳(包括学费、书费、住宿费等),奖学金及助学金的领取以及保险报销等费用的收支。
第三,后勤人员。
此类用户与财务系统的联系主要是相关教学办公及生活用品设备的采购与维修方面资金的申请领取。
根据以上业务联系,对其进行归纳总结,加上我们对已有系统的相关方面的采访调差,得出了财务管理系统的系统功能结构的内容,主要分为学生管理模块,教师管理模块,基础设施管理模块以及经费管理模块。
其中,学生管理模块包括学费收缴及奖助学金的发放;教师管理模块包括工资及退休金发放、医疗及公积金管理;基础设施管理模块包括建设购买、维修维护以及出租借用管理;经费管理模块包括收支、财务报表及财务预算审核管理。
各模块既相互区别又相互联系使系统功能结构形成一个有机整体。
根据上述系统功能结构,我们对相关业务及部门职能进行了细化及分配,使各部门机构间更好的配合,共同为财务管理信息系统服务。
于是,系统的组织结构图如2.2所示。
2 系统功能结构图
3 业务流程图
3.1 工资及退休金管理功能
3.2 维修维护管理功能
3.3 奖学金发放管
3.4 财务报表管理
4 数据流图
4.1 工资及退休金管理功能
4.2 维修维护管理功能
4.3 奖学金发放管理
4.4 财务报表管理
5 数据字典
5.1 工资及退休金管理功能
表一 数据字典 数据类名称:
教师实发工资汇总表
数据项名称
内容举例
类型
取值范围
备注
工资月份
2010年12月
日期型
姓名
张三
字符型
最多10个汉字
职称
教授
字符型
最多10个汉字
职工号
12345678
字符型
8个字符
所在学院
经管学院
字符型
最多10个汉字
在职否
.T.
逻辑性
基本工资
2000.00
数值型
5位整数,2位小数
这些数据项可多次出现(多记录)
应扣公积金
100.00
数值型
5位整数,2位小数
应扣医疗费
100.00
数值型
5位整数,2位小数
实发工资
2000.00
数值型
5位整数,2位小数
制单人员
张三
字符型
最多10个汉字
表二 数据字典 数据类名称:
工资发放单
数据项名称
内容举例
类型
取值范围
备注
工资月份
2010年12月
日期型
姓名
张三
字符型
最多10个汉字
职工号
12345678
字符型
8个字符
账户号
193847877889900344555
字符型
20个字符
所在学院
经管学院
字符型
最多10个汉字
基本工资
2000.00
数值型
5位整数,2位小数
这些数据项可多次出现(多记录)
应扣公积金
100.00
数值型
5位整数,2位小数
应扣医疗费
100.00
数值型
5位整数,2位小数
实发工资
2000.00
数值型
5位整数,2位小数
制单人员
张三
字符型
最多10个汉字
\
表三 数据字典 数据类名称:
付款凭证
数据项名称
内容举例
类型
取值范围
备注
凭证日期
2010/12/31
日期型
凭证号
105
数值型
1~9999
每月重新编号
附单据
5
数值型
1~9999
摘要
付职工工资
字符型
20个汉字
借方科目
应付职工薪酬
字符型
20个汉字
贷方科目
银行存款
字符型
20个汉字
金额
15000000-
数值型
15位,两位小数
该2个数据项为多记录项
合计
15000000
数值型
15位,两位小数
会计
张三
字符型
最多10个汉字
制单
李四
字符型
最多10个汉字
审核
王五
字符型
最多10个汉字
注:
①每月约生产1000张付款凭证
②其中数据项“合计”有多个记录项中“金额”求和得到。
5.2 维修维护管理功能
表一 数据字典 数据类名称:
维修维护申请表
数据项名
内容举例
类型
取值范围
备注
申请日期
20101219
日期型
学院名称
经济管理学院
字符型
最多10个汉字
申请项目
灯管维修
字符型
最多20个汉字
这些数据项可出现多次
申请理由
灯管损坏
字符型
最多100个汉字
申请人
张三
字符型
4个汉字
制表
李四
字符型
4个汉字
审核
王五
字符型
4个汉字
表二 数据字典 数据类名称:
维修维护汇总表
数据项名
内容举例
类型
取值范围
备注
日期
201012019
日期型
项目
经济管理学院灯管维修
字符型
最多20个汉字
这些数据项可出现多次
预算金额
260
数值型
10位,2位小数
合计
260
数值型
10位,2位小数
审核人员
周一
字符型
4个汉字
表三 数据字典 数据类名称:
记账凭证
数据项名
内容举例
类型
取值范围
备注
凭证日期
201012019
日期型
凭证号
106
数值型
1-9999
每月重新编号
附单据
5
数值型
1-9999
摘要
经济管理学院灯管维修
字符型
最多20个汉字
借方科目
银行存款或库存现金
字符型
最多20个汉字
这些数据项可出现多次
贷方科目
管理费用——维修费用
字符型
最多20个汉字
金额
150
数值型
10位,2位小数
合计
150
数值型
10位,2位小数
会计
吴二
字符型
4个汉字
制单
刘七
字符型
4个汉字
审核
郑九
字符型
4个汉字
表四 数据字典 数据类名称:
维修维护表
数据项名
内容举例
类型
取值范围
备注
日期
20101220
日期型
项目
经济管理学院灯管维修
字符型
最多20个汉字
这些数据项可出现多次
金额
260
数值型
10位,2位小数
合计
260
数值型
10位,2位小数
维修人员
陈六
字符型
4个汉字
审核
赵八
字符型
4个汉字
5.3 奖学金发放管理
表一 数据字典 数据类名称:
奖学金发放单汇总表
数据项名
内容举例
类型
取值范围
备注
年度
2009年至2010年
字符型
学号
40970028
字符型
最多8个字符
此数据项最多只能出现一次
姓名
高绮鹤
字符型
最多10个汉字
加权成绩
84.88
数值型
大于等于0,小于等于100
年级排名
45
数值型
大于等于1,小于等于500
奖学金种类
人民三等奖学金
字符型
最多15个汉字
奖学金总额
500
数值型
150~10000
制单人员
赵丽
字符型
最多10个汉字
表二 数据字典 数据类名称:
奖学金发放单
数据项名
内容举例
类型
取值范围
备注
年度
2009年至2010年
字符型
学号
40970028
字符型
最多8个字符
此数据项最多只能出现一次
姓名
高绮鹤
字符型
最多10个汉字
奖学金种类
人民三等奖学金
字符型
最多15个汉字
奖学金总额
500
数值型
150~10000
银行卡账号
456351**********
字符型
19个字符
制单人员
赵丽
字符型
最多10个汉字
表三 数据字典 数据类名称:
记账凭证
数据项名
内容举例
类型
取值范围
备注
凭证日期
2009/12/21
日期型
凭证号
105
数字型
1~9999
每月重新编号
附单据
1
数字型
1~9999
摘要
发奖学金
字符型
最多20个汉字
借方科目
应付账款
字符型
最多20个汉字
贷方科目
银行存款
字符型
最多20个汉字
金额
500
数字型
150~10000
合计
500
数字型
150~10000
会计
惠京瑶
字符型
最多4个汉字
制单
常乐
字符型
最多4个汉字
审核
马小杉
字符型
最多4个汉字
注:
1.每年约产生5000张记账凭证。
2.收款凭证除了收款凭证的填写人外,只允许财务处处长可以查阅。
3.其中数据项“合计”由多个记录项中“金额”求和得到。
5.4 财务报表管理
表一 数据字典 数据类名称:
收付信息表
数据项名
内容举例
类型
取值范围
备注
日期
2006/05
日期型
表号
2
数字型
1~9999
每月重新编号
附单据
5
数字型
1~9999
项目
收款总金额
字符型
20个汉字
金额
5000000
数字型
15位,;两位小数
合计
15460000
数字型
15位,;两位小数
会计
王年
字符型
4个汉字
制单
李刚
字符型
4个汉字
审核
韩菁清
字符型
4个汉字
表二 数据字典 数据类名称:
收款凭证
数据项名
内容举例
类型
取值范围
备注
凭证日期
2006/05/06
日期型
凭证号
105
数字型
1~9999
每月重新编号
附单据
5
数字型
1~9999
摘要
收管理费用的贷款
字符型
20个汉字
借方科目
银行存款
字符型
20个汉字
贷方科目
管理费用
字符型
20个汉字
金额
15000000
数字型
15位,;两位小数
合计
15000000
数字型
15位,;两位小数
会计
王年
字
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