清华大学体育馆管理与网上预约系统使用手册.docx

清华大学体育馆管理与网上预约系统使用手册.docx

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清华大学体育馆管理与网上预约系统使用手册

清华大学体育场馆管理与预约系统使用手册

一系统简介

1系统功能描述

清华大学体育场馆管理与预约系统包括场馆管理、网上预约、前台预约管理、培训管理、信息发布等模块。

系统管理员和场馆管理员设置体育场馆和场地的初始信息后，校内师生可以通过系统进行场地网上预约，同时，场馆管理员对预约信息进行统计和管理。

系统详细的功能和权限说明如下表所示：

模块

权限操作人

功能说明

场馆设置

系统管理员

添加、修改或删除场馆的基本信息和场馆内允许的运动项目的基本信息

本地用户管理

系统管理员

添加本地用户并设置初始登陆密码；修改或删除用户的基本信息

用户授权

系统管理员

馆长

系统管理员可以授予用户馆长、体育部领导以及场馆初级高级管理员的权限；馆长可以授予本场馆的初级或高级管理员的权限

场馆参数配置

系统管理员

场馆高级管理员

系统管理员可以配置大屏幕切换间隔、网上预订交费时限、注意事项等信息；场馆高级管理员只能配置大屏幕切换间隔、网上预定数量限制、开始收费时间等部分参数

信息发布

馆长

场馆高级管理员

添加、修改、发布或删除场馆动态信息、场馆通知、相册以及招生培训信息

场地管理

场馆高级管理员

场馆初级管理员

可以进行场地设置、场次划分、网上预约场地表格和禁止网上预约时段设置

网上预约

校内师生

校内师生可以网上预约场地（场地是否开放预约由管理员预先设置）

前台管理

场馆高级管理员

场馆初级管理员

场馆管理员在场馆前台进行业务办理：

对已预约的场地进行延期、换场以及退场的操作，查看当天大屏幕场地占用的情况；场馆高级管理员还可以进行大客户预约以及相应的管理操作

诚信管理

系统管理员

场馆高级管理员

通过违规者的证件号和姓名查询相关的诚信信息；添加、修改、查询或删除诚信记录；只有系统管理员可以维护各场馆的诚信记录和黑名单

统计

馆长

场馆高级管理员

场馆初级管理员

浏览场馆的收费记录和场地的使用记录

体育部领导

浏览各个场馆中各个场地的占用情况，同时还可以浏览各个场馆的收支情况

2系统工作流程

清华大学体育场馆管理与预约系统的工作流程如图1所示。

首先，系统管理员向系统中添加场馆信息和该场馆允许的运动项目信息，同时授权相关的用户为馆长、场馆初级管理员、场馆高级管理员或体育馆领导。

然后场馆高级管理员在场馆中添加相应的场地，并进行场次的划分、定价以及其他的相关设置。

信息设置完成后，校内用户可以在规定的时间内进行网上场地预约，场馆初级高级管理员对这些预约信息进行相应的管理。

详细的操作过程将在第二节介绍，这里不做详述。

图1系统工作流程

二操作说明

1场馆设置

实现场地网上预约首先要创建场馆，系统管理员负责创建和维护场馆信息。

管理员登陆系统后，点击导航栏的“场馆->场馆基本信息”，进入如图2所示的页面。

图2场馆信息管理页面

1.1添加场馆

点击图2的“添加”按钮，进入如图3所示的页面，系统管理员按要求填写基本信息后保存即可。

图3添加场馆页面

注意，在填写“XX地图位置”一栏时，直接点击“标注”链接，拖动地图中的红色图标“

”，移动到相应的位置后文本框中显示出相应位置的坐标。

图4地图位置标注

1.2修改场馆

点击图2的“操作->编辑”，进入与图3类似的修改页面，系统管理员根据需要修改相应的信息保存即可。

1.3删除场馆

点击图2的“操作->删除”，系统管理员确认后相应的场馆信息将删除。

2运动项目管理

系统管理员可以向系统中添加运动项目信息并进行维护。

管理员登陆系统后，点击导航栏的“场馆->运动项目”，进入如图5所示的页面。

图5运动项目管理页面

2.1添加运动项目

点击图5的“添加”按钮，进入如图6所示的页面，系统管理员按要求填写基本信息后保存即可。

图6运动项目添加页面

2.2修改运动项目

点击图5的“操作->编辑”，进入与图6类似的页面，系统管理员根据需要修改相应的信息保存即可。

2.3删除运动项目

点击图5的“操作->删除”，系统管理员确认后相应的运动项目信息将删除。

3授权管理

系统管理员可以授给用户馆长、场馆高级管理员等权限来管理系统中的场馆。

管理员登陆系统后，点击导航栏的“场馆->用户授权”，进入如图7所示的页面。

图7用户授权管理页面

3.1添加用户授权

点击图7的“新增用户授权”按钮，进入如图8所示的页面，系统管理员按要求查询用户并选中相应的权限即可完成用户的授权操作。

如果系统管理员希望以列表的形式查看所有授权的用户，点击“返回列表”按钮即可。

注意，系统管理员授给用户‘馆长’和‘高级管理员’权限时，系统将附带该场馆的‘信息发布信息维护’权限。

图8用户授权页面

3.2修改用户授权

点击图7的“操作->修改用户授权”，进入如图9所示的页面，系统管理员修改选中的状态即可。

图9修改用户授权页面

3.3显示用户授权

点击图7的“操作->显示已有授权”，系统管理员可以查看用户具体的权限，如图10。

若不需要显示具体的授权，点击“操作->隐藏已有授权”即可。

图10显示具体的授权

4系统配置

系统管理员可以根据实际情况对网上预约开放时间、退订时限、预约时间范围等参数进行配置。

管理员登陆系统后，点击导航栏的“场馆->场馆参数配置”，进入如图11所示的页面。

图11系统配置页面

注意，在配置预定颜色时，用户可以手动填写需要的颜色编码，也可以点击其后的按钮，选择相应的颜色，如图12。

图12系统配置颜色说明

5场地管理

设置场地信息后用户才能在网上预约场地，场馆初级和高级管理员负责场地的管理。

场地管理主要包括：

1）场地设置：

设置场馆内不同运动项目所使用的场地；

2）场次划分：

划分场地时间段，设置场地的价格。

对于不同的用户和不同的时间，管理员可以设置不同的价格；

3）设置网上预约表格：

在不同的时间显示划分时段不同的预约表格；

4）设置禁止网上预约时段：

禁止用户在某些日期使用系统网上预约场地的功能。

高级管理员登陆系统后进入如图13所示的页面，点击图中左上方的“系统管理”按钮，进入如图14所示的详细管理页面。

初级管理员进入管理页面操作类似，这里不再描述。

下面对各个功能块进行详细的描述。

图13高级管理员登陆后显示的页面

图14场馆高级管理员详细管理页面

5.1场地设置

点击图14中导航栏的“场地管理->场地设置”，进入如图15所示的页面。

图15场地设置管理页面

5.1.1添加场地

点击图15的“添加”按钮，进入如图16所示的页面，管理员按要求填写相应的信息后保存即可。

图16添加场地页面

5.1.2修改场地信息

点击图15的“操作->编辑”，进入与图16类似的页面，管理员根据需要修改相应的信息保存即可。

5.1.3添加场地分块

点击图15的“操作->添加场地分块”，进入如图17所示的页面，管理员按要求填写信息后保存即可，添加结果如图18所示。

点击相应的编号链接后，管理员可以修改相关信息或删除该编号场地，操作简单这里不做详述。

注意，场地必须添加场地分块，否则无法进行场地的预约设置。

图17场地分块设置

图18添加分块结果

5.1.4删除场地

点击图15的“操作->删除”，管理员确认后相应的场地将删除。

5.2场次划分

场地设置完成后，管理员必须进行场次划分，否则普通用户不能在系统中使用该场地预约。

点击图14中导航栏的“场地管理->场次划分”，进入如图19所示的页面。

图19鞍马场地的场次划分页面

5.2.1划分时间段

选择开始时间、结束时间和分段时间间隔，点击“重新生成时段”按钮，管理员确认后系统将为该场地划分时段，结果如图20所示。

图20鞍马场地划分时间段结果

5.2.2定价

点击“全选”链接（如果需要单独设置场块的价格，选中需要单独定价的时间段的场地）后，选中定价的对象和星期，填写相应的价格后，点击“批量定价”按钮，确认后定价成功。

管理员可以点击图14中导航栏的“场地管理->场地价目表”来查看各个场地设置的价格，图21显示的是乒乓球场地星期一家属预约时使用的价格表。

图21乒乓球场地星期一家属预约的价格表

5.3设置网上预约表格

需要在不同时间显示不同划分时段的预约表格时，点击图14中导航栏的“场地管理->设置网上预约表格”，管理员可以选择对“周一至周五”、“周末”和“节假日”这三个时间设置普通用户网上预约的表格。

“周一至周五”和“周末”这两个时间合并表格操作简单，按要求选中需要合并的时间段，点击“合并>>”按钮即可，如图22；设置“节假日”网上预约表格时，需要先设置假期时段，然后再合并时间段，图23显示的是某个假期的鞍马场地预约表格。

图22鞍马场地周一至周五预约表格时间段合并（部分）

图23鞍马场地某个假期的预约表格时间段合并

5.4设置预约禁止时段

由于特殊原因不能开放某个时段的预约场地时，点击图14中导航栏的“场馆管理->设置预约禁止时段”。

先选中禁止时段的场地，然后选择禁止日期，点击“确定”按钮设置完成。

设置禁止时段后，点击“已禁止网上预约时段”链接，可以查看相应的禁止时段，如图24，管理员可根据需要删除不适合禁止的场地。

普通用户登录系统时看到的预约表格如图25所示，相应的场地显示已被占用。

图24预约禁止时段页面

图25普通用户看到的禁止时段的场地预约表格

5.5场馆参数配置

场馆高级管理员可以根据实际情况对大屏幕切换间隔、网上预定数量、开始收费时间等部分参数进行配置。

点击图14中导航栏的“场馆管理->场馆参数配置”，进入如图26所示的页面，管理员按需要修改相应的值保存即可。

图26场馆高级管理员负责的场馆参数配置

6网上预约

系统为校内用户提供四个预约场地的入口：

1）校内用户登陆系统后，选择场馆、场地和日期，用户可以看到某场地的占用情况。

用户可以根据自己的需要预约未占用的场地，预约结果如图27。

对于未交费的预约场地，用户可以点击“操作->退订”取消场地的预约。

对于已交费的场地，普通用户无权操作，只有管理员可以进行有效操作。

图27校内用户登陆系统预约的场地

注意，如果需要预约当天的场地，用户不能在系统中进行预约，只能到现场预约。

2）在系统首页“场地情况”处查询场馆、运动项目和时间，用户点击“详情->预约”即可预约场地，如图28。

图28中“详情”下的“4余4”表示该时段该场地的4个场地分块中还有4个剩余，若显示“4余0”，则表示该时段该场地全被占用，用户可预约其他时段的场地。

图28系统首页——场地情况

3）在系统首页“场馆预约”处选择相应的筛选信息，如图29。

点击“预约”按钮进入与图27类似的页面，选择相应的时间段预约即可。

图29系统首页场地预约页面

4）在系统首页的“场馆”标签页中选择相应的场馆，进入具体场馆的管理页面，如图30。

点击图30中的“场地预约”标签并选择筛选条件，如图31，点击“预约”按钮进入与图27类似的页面，选择相应的时间段预约即可。

图30具体场馆的管理页面

图31具体场馆的场地预约页面

注意，由于场馆高级管理员（或系统管理员）对场馆网上预约数量进行了设置，如图26（或图11），用户未付费的预约记录不能超过相应的数量限制，否则系统将给出提示。

对于未付费的预约场地，用户可以退订。

点击图32的“操作->退订”，用户确认后即可退订场地。

对于未付费且已过期的预约场地，系统将把此次未付费的预约信息记录到诚信记录中，过期未付费的场地时间段累计到一定量时，该用户将被记录到黑名单中，具体描述详见第9节。

图32用户预约场地信息

7前台管理

高级管理员负责的预约主要分为两部分：

普通用户预约管理和大客户预约管理，初级管理员只负责普通用户预约管理。

另外，对于系统中已经过期的预约场地，初级管理员无权负责管理，这部分只能由高级管理员负责。

注意，系统中只有已交费的预约可以进行换场和延期操作。

下面主要以高级管理员的身份对预约管理进行详细描述。

7.1普通用户预约管理

对于没有过期的场地预约记录，初级和高级管理员都可以对预约的场地进行管理，但对于已过期的场地预约，系统只允许高级管理员对相应的场地进行管理，初级管理员无权进行操作。

另外，只有高级管理员可以对已交费的场地进行取消预约的操作。

7.1.1普通用户预约

当天预约或者由于某种原因不能登陆系统进行预约的用户可以通过场馆管理员进行预约。

场馆高级管理员登陆系统后，进入如图33所示的页面。

管理员可以在此页面进行普通用户预约场地的操作。

此外，管理员可以根据实际要求选择普通用户预约的表格是否需要启用网上预约表格（第5.3节描述的合并表格）。

图33高级管理员的预约页面

管理员可以先根据证件号的后四位查询预约场地的用户，再选择预约的场地，也可以先选场地再填写用户信息；如果查询的用户信息有误，管理员可以进行相应的修改；如果需要取消选中的场地，管理员直接取消场地的选中状态即可；校内用户可以选择使用POS机交费。

图34显示的是某用户预约场地时管理员的操作页面。

图34某用户预约场地时管理员的操作页面

点击图34的“预定”按钮，系统弹出如图35所示的打印票据页面。

当预约的场地较多时，票据单页不能显示出所有预约场地的记录，可以点击图中的“

”按钮查看其余记录。

至此，通过管理员进行普通用户预约场地的操作完成。

图35打印票据页面

注意：

1）对于价格非零的场地，若将图34中“金额”文本框的内容清空，再点击“预定”按钮，管理员查看相关场地时，页面显示场地被占用，且系统用‘未交费’字段标识该场地未付费，如图36。

图36系统标识未付费场地

2）对于不同类型的用户预约场地，系统将用不同的颜色标识场地占用情况，如图37。

这些颜色可以在系统中进行修改，详见第4小节系统配置。

图37系统用不同颜色标识不同类型的用户预约的场地

7.1.2预约交费

系统中普通用户预约场地出现未付费的情况有两种：

校内教职工或学生登陆系统预约场地时未付费，通过管理员预约场地时可能出现未付费情况。

针对未交费的场地，系统为管理员提供三个可交费的方法，下面分别进行描述。

1）查看未交费场地

管理员登陆系统后，在如图33所示的页面中可以查看各个场地的占用情况，系统用“未交费”字段标识场地预约未付费，如图36。

对于单块未付费的场地，直接点击未付费的场地，系统弹出该场地预约的详细信息，如图38。

点击“交费”链接，确认付款后该场地付费成功。

图38未付费场地的详细信息页面

2）点击“网上预定交费”按钮

对于预约场地未付费的校内用户，如果希望一次性付清自己所有未付费的预约场地，点击图33的“网上预定交费”按钮，按要求输入工作证号，查询结果如图39。

点击“交费”按钮后，系统弹出与图35类似的收费小票页面，同时，该用户付清了所有未付费的场地。

图39网上预约交费页面

3）普通预约管理中的操作

系统为管理员提供了普通用户场地预约的管理功能。

点击图14中导航栏的“预约管理->普通预约管理”，进入如图40所示的页面。

图40普通用户预约管理页面

管理员可以根据证件号或姓名查找用户预约的所有场地。

若“缴费”一栏为“已付”，表示该预约场地已付费。

若“缴费”一栏为“未付”，表示该场地未付费，点击“操作->查看”，系统弹出与图38类似的预约场地详细信息页面，点击“交费”链接，确认付款后该场地付费成功。

7.1.3换场

系统为管理员提供了两个可以进行换场操作的地方：

1）在图33中，点击需要换场的场地，系统弹出该场地的详细预约信息，如图41。

点击“操作->换场”，系统弹出如图42所示的表格。

图41已付费场地预约的详细信息页面

图42换场表格

如果用户在该场地一次只预约了一个场块，图42中的表格只有一个短彩带，直接拖动单元格中的短彩带移动到所换场地，点击“保存”确定即可；如果用户在该场地一次预约了多个场块，图42中的表格将显示出用户在该场地预约的所有场块，选中“仅操作选中的单元格”后，表格中只剩下当前选中需要换场的单元格，之后换场的操作前面已经描述，这里不做详述。

注意，短彩带不能停靠在已标注占用的单元格内。

2）进入如图40所示的页面，点击“操作->查看”，进入与图41类似的预约详细信息页面，换场的操作与1）描述的相同，这里不再详述，图43所示的是图40中第一条记录换场后的详细预约信息。

图43用户test乒乓球C场（15:

00-16:

00）换场后的详细预约信息

7.1.4延期

系统为管理员提供了三个可以进行延期操作的地方：

1）在图33中，点击需要延期的场地，系统弹出与图41类似的详细预约信息页面。

点击“操作->延期”，确认后该场块空出，原预约信息将被调整到图14中导航栏的“预约管理->被调整场地管理”中，如图44。

图44延期场地管理页面

点击“操作->查看”，系统弹出如图45所示的页面。

管理员可以指定其他场地，操作与换场类似，这里不再详述；管理员也可以取消该场块的预约，详细的操作见7.1.5节。

图45场块延期的详细预约信息页面

2）进入如图40所示的页面，点击“操作->查看”，进入与图41类似的预约详细信息页面，延期的操作与1）描述的相同，这里不再详述。

3）需要延期某一天的多个预约场地时，点击图33的“批量延期”按钮，选中需要延期的场块，如图46，点击“延期选中的场地”按钮确认即可。

图46选中需要延期的场地页面

7.1.5取消预约

由于临时事件用户需要取消已交费的预约场地时，系统为高级管理员提供了两个可以取消预约地方：

1）在图33中，点击需要取消预约的场地，系统弹出与图41类似的详细预约信息页面。

注意，“退费金额”和“普通缴费”两栏中都存在取消预约场地的操作，显示的金额有时相同有时存在差异。

“退费金额”对应的金额是取消当前预约场地后应退的费用，点击“取消当前场地预约”链接，确认后系统将取消用户在此处的预约，该场地空出；“普通缴费”对应的金额是用户在该时间点预约场地所缴纳的费用，点击“退订所有场地并退款”链接，确认后系统将取消用户在该时间点预约的所有场地。

2）进入如图40所示的页面，点击“操作->查看”，进入与图41类似的预约详细信息页面，取消预约的操作与1）描述的相同，这里不再详述。

7.2大客户预约管理

用户批量预约多个时间段的场地时，采用普通预约方式操作繁琐。

为方便这样的用户预约场地，系统提供了大客户预约功能。

用户可以根据自己的需要单次或周期预约多个场地，高级管理员负责相应的场地预约和管理，下面对这部分的各个功能进行详述。

7.2.1大客户预约

需要同时预约一个场的多个场地或周期预约同一时段的场地时，点击图13的“大客户”按钮，进入大客户预约场地页面，图47显示的是乒乓球场地的大客户周期预约页面，图48显示的是乒乓球场地大客户单次预约页面。

注意，大客户预约表格是最初场次划分的表格，这里的表格不是网上预约表格。

图47乒乓球场地的大客户周期预约页面

图48乒乓球场地的大客户单次预约页面

如果大客户预约的场地已被占用，系统提供两种处理场地占用的方式：

‘禁止冲突’和‘强行预约’。

‘禁止冲突’表示如果大客户预约的场地已被占用，那么在预约单合计时系统将跳过此场地。

‘强行预约’表示被占用的场地将合计到预约单中，而场地的原预约将被延期，原预约信息会记录到“被调整场地管理”中。

注意，更换场地被占用的处理方式时需要重新点击“预约生成”按钮，这时显示的预约单才是更换被占用处理方式后的预约单。

管理员按照顺序选择场地和预约时间后，点击“预约生成”按钮，页面显示出所选场地各预约时间段的预约单，管理员输入预约人信息后，预约单中的价格随之改变，图49显示的是单次预约使用‘禁止冲突’的占用方式形成的预约单。

用户不希望预约某一天的场地时，系统提供便捷的修改途径，即点击图49中的“日期筛选”链接，系统弹出如图50所示的对话框，取消日期的选中状态后，预约单中相应日期的场地不再被选中。

点击“确认预约”按钮后，大客户预约生成，系统弹出与图35类似的预约付费票据。

如果管理员在填写预约人信息时将“金额”对应的文本框中的内容清空，然后点击“确认预约”按钮，那么此时生成的大客户预约是未付费的，付费的操作详见7.2.2节。

图49单次预约使用‘禁止冲突’的占用方式形成的预约单

图50日期筛选修改页面

对于已生成的大客户预约，管理员可以在“大客户预约管理”中查看。

点击图14中导航栏的“预约管理->大客户预约管理”，进入如图51所示的页面。

管理员可以点击“预约详情->查看”检查预约的所有场地，如图52。

图51大客户预约管理页面

图52查看大客户预约的所有场地

7.2.2预约付费

点击图51的“操作->缴费”，系统弹出如图53所示的页面。

管理员确定金额后点击“保存”按钮即可完成大客户预约的付费。

图53大客户预约付费页面

7.2.3换场

系统允许大客户对已预约的场地进行换场操作，详细的操作过程与7.1.3节中的1）类似，这里不再详述，图54显示的是某场块更换后的大客户预约单。

图54乒乓球A场（17:

00-18:

00）换场后的大客户预约单

7.2.4延期

系统为管理员提供了三个地方可以进行延期操作，其中两个地方的延期操作与普通用户预约的延期操作相同，这里不再描述，详见7.1.4的1）和3）。

下面介绍大客户预约特有的处理延期的操作。

打开需要场地延期的预约单，如图54。

点击图54中的“操作->延期”，确认后系统将预约场地标识为‘被延期’（如图55），该场地空出，同时，原预约场地记录将调整到“被调整场地管理”中，其余操作与7.1.4描述的相同，这里不再详述。

图55系统标识被延期的场地

7.2.5取消预约

对于大客户预约场地，系统为了管理方便提供两种取消预约的方式：

一种是取消单个场地预约，这种方式比较方便用户临时有事而不想变动整个预约的情况，第二种是取消整个预约单。

下面对这两种方式分别进行描述。

1）取消单个场地

在图33中，点击大客户预约单中需要取消预约的场地，系统弹出如图56所示的详细预约信息页面。

该页面与普通用户预约页面（如图41）唯一的不同是在缴费记录的操作部分，大客户预约单的预约场地详细信息里没有“退订所有场地并退款”的链接。

点击图56的“取消当前场地预约”，确认后该场地空出，管理员不能对已取消预约的记录进行单独操作，取消预约部分场地后大客户预约单如图57所示。

图56大客户预约单中某块场地的详细预约信息页面

图57单独取消某场地后的大客户预约单

2）取消大客户预约单

点击图51的“操作->取消预约”，管理员确认后系统将取消用户在该时间点预约的所有场地。

7.3到场

系统提供两种标识用户到场的方法：

系统自动标识和管理员手动标识。

下面对这两种方法分别进行详述。

1）系统自动标识

系统不提供当天网上预约场地的功能，当用户希望预订当天场地时，需要到现场预订，管理员可以将这些用户的预订信息记录到系统中。

如果用户在开场前一个小时内预订相应的场地，管理员进行预订操作时系统将自动标识该场地的用户已到场，图58显示的是在开场前一个小时内管理员预订相应场地的结果。

图58在开场前一个小时内管理员预订场地的结果（当前时间为16:

04）

2）管理员手动标识

对于提前在网上预约场地且到场的用户，管理员需要手动标识用户已到场。

系统提供两个手动标识到场操作的地