集中采购管理.docx
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集中采购管理.docx
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集中采购管理
集中采购管理:
在业务流程方面,支持集中订货、分开收货、分开付款的采购流程;支持集中订货、分开收货、集中结算的采购流程;支持集中采购而后分拨的采购流程,从而适应多种集中采购的管理操作模式;
集中采购模式
面对激烈的市场竞争,集团制造企业需要实现集中采购,构建集团监控下低风险、低成本和高效的供货体系。
依据采购决策、商流、物流及凭证流的不同,分为以下四种集中采购模式:
■ 集中决策、分散采购、分散结算模式
集团总部负责供应商选型、管理和评估工作,并负责制定价格和批量等采购政策。
各分公司分别负责自己范围内的采购订货工作,下达采购订单给供应商。
供应商接到订单后按期交货至各分公司,分公司根据收货通知单或采购订单进行收货及入库,并与供应商结算货款。
■集中订货、分开收货、分开开票模式
集团总部负责管理供应商及制定采购政策,并且负责采购订货业务处理。
分公司提出采购申请,由总部进行汇总、调整,并根据调整结果下达采购订单给供应商,同时发出收货通知单给各分公司。
供应商接到订单后向各分公司送货,分公司根据收货通知单或采购订单进行收货及入库,并与供应商结算货款。
■集中订货、分开收货、集中开票模式
集团总部负责管理供应商及制定采购政策,并且负责采购订货业务处理。
分公司提出采购申请,由总部进行汇总、调整,并根据调整结果下达采购订单给供应商,同时发出收货通知单给分公司。
分公司根据收货通知单或采购订单进行收货及入库,再由集团总部汇集分公司的入库单与供应商结算货款,并根据各分公司的入库单与分公司进行内部结算。
■集中订货、集中收货、内部调拨、集中开票模式
集团总部负责管理供应商及制定采购政策,并且负责采购订货工作。
分公司提出采购申请,集团总部进行汇总、调整,并下达采购订单给供应商,供应商送货至总部,由集团总部完成后续的收货、入库、外部货款结算处理。
集团总部根据各分公司采购申请,制定调拨订单并调拨出库,后者根据调拨订单作入库处理,最后由集团和分公司进行内部结算处理。
集团供应链应用架构图
集团集中采购管理解决方案
1.关键目标
本解决方案重点解决集团企业集中采购管理中的如下问题:
1) 如何建立集团企业有效的集中采购管理模式;
2) 如何对供应商进行统一规范、准确评估;
3) 如何发挥集中采购规模优势,降低采购成本;
4) 如何获得合理采购价格,有效控制采购成本;
5) 如何掌控集团全局库存,合理控制库存,降低资金占用;
6) 如何有效地规范和控制集中采购业务流程;
7) 如何及时、准确地掌控集团采购业务执行情况。
2.解决方案
以企业全局库存为基础,通过对主要供应商、关键采购业务环节的集中统管,构建集团企业集中采购管理应用平台。
图注:
1) 集团总部制定采购管理、物资管理、集中采购物资目录等管理制度;
2) 主要供应商选择、评估及重要物资的采购合同等关键业务环节由集团总部统一掌控;
3) 下属企业根据业务需要提出采购申请,并把集中采购的物资提交到集团总部;
4) 集团总部根据全局库存情况及采购策略,选择供应商进行采购,下达订单;
5) 供应商直接送货到各工厂,有些企业是要求供应商送货到总部,然后由总部再调拨到各工厂;
6) 根据企业管理要求不同,与供应商的采购结算可以由总部集中结算,也可以由各工厂分别与供应商结算。
2.1.建立集团企业有效的集中采购管理模式
2.1.1.集中采购、集中收货、集中结算、内部调拨
主要特点:
1) 总部负责收集下级公司采购申请,统一向供应商下达订单;
2) 供应商统一送货到总部,总部收货质检,与供应商的物流在总部完成;
3) 总部收货后,根据各公司物资需求申请以及实际采购到货情况,向各公司调拨物资;
4) 总部与供应商统一结算;
5) 总部和下级公司进行内部结算。
2.1.2.集中采购、分散收货、集中结算、内部收付
主要特点:
1) 总部负责统一向供应商下达采购订单;
2) 下级公司分别进行收货质检与入库业务;
3) 集团总部与供应商统一结算;
4) 总部与下级公司内部结算。
2.1.3.集中采购、分散收货、分别结算、各自使用
主要特点:
1) 总部负责统一向供应商下达订单任务;
2) 下级公司各自进行收货质检与入库业务;
3) 下级公司分别与供应商结算。
2.1.4.统签合同集采模式
总部与供应商统签采购合同,并控制下级公司采购业务模式。
主要特点:
1) 总部统一与供应商签订采购合同;
2) 下级公司录入采购订单,并受总部采购合同的控制;
3) 下级公司执行采购订单后,进入后续的采购业务流程。
2.2.建立工业企业采购管理模式,规范采购业务流程
2.2.1.大宗原材料类物资的采购业务
工业企业中,大宗原材料类物资占用了企业的主要采购资金,主要包括:
生产使用的直接原材料和主要的辅助原料,还有一些燃料等;例如:
钢铁企业的矿石类原料,化工行业的化工原料,烟草行业烟叶,机械行业的钢材、纺织行业的原棉、食品行业的最初农产品等;生产辅助性的材料、燃料:
如煤、汽油、包装物、添加剂等。
1) 企业质检部门:
定义该类物资每一种原料的检验项目和优质优价标准,定义哪些检验项目与结算数量和价格相关;
2) 大宗原料采购通常与供应商签订合同,依据合同采购,合同中具体定义该类物资与这个供应商的优质优价计算标准;
3) 采购员依据采购合同向供应商下达采购订单;
4) 大宗物资通常是火车或汽车运输,通常需要进行过磅计量,毛重减去皮重得到净重;
5) 质检部门根据质检标准抽样进行质量检验,仓房进行验收入库;
6) 根据质检结果进行扣吨计算,主要是除水、除杂计算,得到结算数量;
7) 采购部门依据质检结果进行结算价格计算,生成价格结算单与供应商确认,供应商依据确认的数量和价格开具发票;
8) 财务部门依据采购发票、采购入库单进行采购结算,确认采购应付款、采购成本;
9) 财务部依据应付情况进行付款。
2.2.2.备品备件类物资的采购业务
工业企业备品备件类物资主要包括:
设备维修备件、工模具、通用五金配件等。
1) 工厂和车间用料部门提出物资需求申请,采购部门进行物资需求汇总,库存平衡,计算需要采购的数量进行请购;
2) 根据用户管理要求,可以直接从请购或采购订单开始进行采购业务;
3) 备品备件类物资通常使用采购询价、报价、比价的方式选择供应商采购;采购员进行询价、报价、比价,确定供应商,由采购主管在比价结果中进行供应商选择;
4) 采购员依据审批结果向指定供应商下达订单;
5) 仓储部门验收入库;
6) 财务部门依据采购发票、采购入库单进行采购结算,确认采购应付款、采购成本;
7) 财务部依据应付情况进行付款。
2.2.3.依据生产计划进行物资需求运算的采购
离散制造工业企业特别是装配型的生产企业,主要原料的采购是依据物资需求计划进行采购的;企业通常制定每月的主生产计划,根据生产计划、BOM进行MRP计算,平衡库存,计算出净采购量进行采购。
1) 企业生产部门按月制定主生产计划;
2) 采购计划员根据主生产计划运行MRP计算采购净需求,产生请购单;
3) 采购员依据请购单向供应商下达采购订单采购,主要原料通常有采购合同的控制;
4) 该类物资通常要进行严格的质检;
5) 质检合格后库房进行验收入库;
6) 财务部门依据采购发票、采购入库单进行采购结算,确认采购应付款、采购成本;
7) 财务部依据应付情况进行付款。
2.2.4.消耗类物资采购业务
办公用品等消耗性采购业务特点:
采购完成通常即被消耗掉,记入企业经营或管理费用,一般无库存管理,也有企业进行实物管理,不进行存货成本核算;如办公用品采购、购买劳务等。
2.2.5.供应商寄存采购方式
供应商寄存方式的采购主要见于一些“核心、优势”企业,对其上游的供应商采取的一种采购策略,从而实现核心企业的零库存管理,转移库存风险,减少资金占用。
图注:
1) 通常企业与供应商签署协议,协商采购、库存管理及结算方式,系统定义为“供应商寄存”核算规则的业务类型和“外寄仓”的仓库进行管理;
2) 采购计划、订单、到货、质检、入库等流程与其他流程基本一致,可依据用户要求进行流程配置;
3) 采购入库后不进行采购结算,不记采购成本,物资所有权归供应商;
4) 企业根据生产需要从库房领料;
5) 企业定期进行物料领用消耗汇总,并与供应商确认,供应商根据确认的数据开票,价格通常根据协议价格执行;
6) 企业根据消耗汇总清单和发票进行采购结算,确认成本及应付款;
7) 财务部依据应付情况进行付款。
2.3.建立商业企业采购管理模式,规范采购业务流程
2.3.1.普通销售的商品采购
图注:
1) 请购单可以由商品部门手工填写,也支持由销售订单导入;
2) 采购订单参照请购单生成,同时支持对订单进行细致的业务状态管理;
3) 根据采购订单进行到货签收,生成到货单;
4) 库管员根据到货单中的合格品数量生成入库单;
5) 结算员根据入库单生成采购发票,生成采购发票后进行结算,生成成本确认单;结算员对采购发票进行确认,确认后生成应付单,形成供应商应付款。
2.3.2.受托代销方式的采购业务
受托代销是一种先销售后结算的采购模式,通常是根据销售数量进行采购结算。
图注:
1) 请购单、采购、到货、入库等业务环节与普通采购基本一致;
2) 采购结算:
查询销售发票,根据销售情况与厂家进行采购结算,系统自动生成采购发票匹配采购入库进行采购结算;
3) 根据采购发票确认应付,向厂家付款。
2.3.3.直运销售方式的采购业务
企业直运销售无需进行实物的收发,即完成购销业务,由供应商直接将商品发给企业的客户;结算时,由购销双方分别与企业结算,开具购销发票,进行资金的划转。
1) 直运采购是由销售驱动采购的采购业务,销售部门先在销售管理中录入销售订单,销售订单审核后将推式请购单;
2) 请购单、采购订单的处理与普通采购基本一致;
3) 直运采购无须入库,货物直接从供应商发给销售客户,因此没有入库处理;
4) 可以在实际结算的时候参照采购订单生成采购发票,直运采购的采购发票保存后,系统将自动生成一张结算单,传存货核算系统,确认采购成本;直运采购的采购发票审核后,会将数据传到应付系统,生成一张应付单,形成应付账款;
5) 直运销售业务发票结算,销售成本取自采购发票成本。
2.3.4.多配送中心收货方式的采购业务
跨地域经营的分销企业通常在全国有多个配送中心,支持区域市场的销售,但采购业务通常由公司一个采购部门进行统一采购;企业采购部就需要根据多个配送中心需求进行采购,然后分配到多个配送中心,通常可以通过订单到货安排,安排供应商在什么时间、送什么品种、多少数量到那个配送中心。
1) 通常销售部门根据销售计划制定采购计划;
2) 采购部门依据采购计划进行请购、向供应商订货;采购订单通常为按月执行的大订单,便于供应商的生产备货;
3) 采购部门或物流部门根据市场情况和配送中心的库存情况,制定到货计划安排,并通知供应商依据到货计划送货;
4) 配送中心可以依据到货计划进行收货安排工作准备;
5) 供应商统一开票,系统中发票和各配送中心的采购入库单匹配验证进行采购结算,确认应付,并依据应付进行付款。
2.4.供应商统一规范、准确评估
1) 建立供应商和存货关系,建立供应商评估基础;
2) 设置供应商评估标准,以标准评估供应商;
3) 查询已有历史采购交易中,查询供应商供货价格、质量及交货履约情况;
4) 冻结不合格供应商,控制不再与该供应商发生交易;
5) 供应商重新评估合格后,将会重新纳入企业候选供应商。
2.5.获得合理采购价格,有效控制采购成本
1)计划员提出请购申请;
2)采购价格管理员根据请购申请询价,同时,也可以自制询报价单;
3)选择询价供应商,供应商报价后,协商最终采购价格,形成价格审批单;
4)价格审批单价格除来自询报价单外,会获取采购合同价格,同时,也可自自制询报价单;
5)根据价格审批单价格形成采购订单价格;
2.6.掌控集团全局库存,合理控制库存水平;
为企业各领导层及相关岗位员工实时提供多角度的报表。
包括现存量查询、动态库存查询、多物料属性库存查询等。
2.7.有效地规范和控制集中采购业务流程
⏹ 规范流程:
建立规范业务流程,确保企业业务运作的规范性;
⏹ 流程可控:
企业在处理业务时,将会受到业务规则的控制;
⏹ 流程可调:
根据企业业务发展需要,实现业务流程及时调整。
2.8.及时、准确地掌控集团采购业务执行情况
为领导层及相关岗位员工实时提供多角度的报表。
3.应用效果
● 协助企业建立了集团级供应商管理平台,统一对供应商进行资质审核、评估,使得供应商的管理更加科学、合理;
● 充分发挥了集中采购的规模优势,降低了采购价格;
● 通过集中掌控主要物资的库存,使得物资调配更加合理,库存水平明显下降,资金占用更趋合理;
● 实现了对采购价格执行情况实时、动态分析,有效地控制采购成本;
● 采购业务处理流程更加规范、合理,采购漏洞逐渐减少。
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