会议管理办法最终版.docx
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会议管理办法最终版.docx
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会议管理办法最终版
XXX有限公司
会议管理办法
(最终版)
第一章总则0
第二章会议形式0
第三章会议组织2
第四章会议效率管理4
第五章会议室管理7
第六章附则7
第一章总则
第一条为使XXX有限公司(以下简称“公司”)的会议管理规范化和有序化,提高会议的效率,特制定本办法。
第二条公司会议本着精减、有效、节俭原则运行。
第二章会议形式
第三条公司总经理办公会
(-)出席人员:
公司总经理(常务副总经理)、行政总监、营销总监、技术总监、财务总监、印刷中心总监、纸品中心总监、总经理文秘等常设成员。
(二)周期:
每周一下午举行,或根据需要随时召开;
(三)会议内容:
公司经营计划事项,公司管理制度和管理办法的拟定和审核事项,人事管理事项,公司合理化建议管理事项,公司其他重大经营、生产管理问题等。
(四)主持人:
总经理(常务副总经理)。
第四条公司总经理办公会扩大会议
(-)岀席人员:
由公司总经理办公会常设成员和与议题有关的业务、职能管理部门的总监助理、经理、副经理、主任等中层干部;
(二)周期:
每月第一周周一下午召开,或根据需要随时召开;
(三)会议内容:
公司重大问题决策讨论,各部门工作汇报,工作安排,部门间工作协调等;
(四)主持人:
总经理(常务副总经理)。
第五条中心(或部门)工作会议
(-)出席人员:
中心(或部门)专员以上管理人员;
(二)周期:
每周一次,周一上午举行,为短会;
(三)会议内容:
本中心(或部门)上周工作总结、本中心(或部门)下周工作安排、公司情况传达;
(四)主持人:
中心总监或部门经理(主任)。
第六条全体员工会议
(―)岀席人员:
公司全体员工;
(二)周期:
每半年或一年、或不定期;
(三)会议内容:
公司生产、经营、管理情况通报,讨论职工关心的切身利益问题、与公司发展相关的合理化建议;
(四)主持人:
总经理(常务副总经理)。
第七条质量分析会
(-)内容:
通报上个月客户投诉及处理情况,上个月各制造中心质量情况(包括各项质量数据的公布,质量LI标的完成情况,上次会议提出的质量改善措施的落实惜况,上个月存在的质量问题及初步原因分析等),讨论如何采取措施防范质量事故的发生,以提高产品质量和提升质量管理水平;
(二)类别:
根据讨论的范围不同,分为公司质量分析会和制造中心质量分析会;
(三)出席人员:
公司质量分析会由总经理(常务副总经理)、营销总监、行政总监、各制造中心总监、总监助理、品质部经理、物控部经理、车间班长及相关机长参加;制造中心质量分析会山制造中心总监、总监助理、品质部经理、QA组长、车间班长、机长、相关生产人员参加;
(四)主持人:
公司质量分析会由总经理(常务副总经理)主持;制造中心质量分析会山各制造中心总监主持;
(五)周期:
公司质量分析会于每月第一周周四召开,纸品制造中心质量分析会于每月第一周周三召开,印刷制造中心质量分析会于每月第一周周二召开,具体时间山中心安排。
第八条销售会议
(-)内容:
通报上个月获得的订单以及完成的销售收入、回款的情况;
(二)出席人员:
总经理(常务副总经理)、营销总监、跟单组长、跟单员、相关业务员等;
(三)主持人:
总经理(常务副总经理);
(四)周期:
每月第一周周下午召开。
第九条工作汇报会
(-)内容:
下级向上级汇报指定内容;
(二)出席人员:
上下级或有关责任人:
(三)主持人:
上级主管;
(四)周期:
定期或不定期。
第十条专题会议
(-)内容:
某一问题讨论和商定;
(二)出席人员:
有关人员;
(三)主持人:
相关主管;
(四)周期:
不定期或定期。
第十一条各部门会期必须服从公司统一安排,各部门小会不应安排在公司例会同期召开,(与会人员不发生时间上的冲突除外)应坚持小会服从大会,局部服从整体的原则。
第三章会议组织
第十二条会议程序
一般而言,公司的会议组织过程包括以下儿个步骤:
(-)确立会议议题;
(二)安排会议议程;
(三)发出会议通知;
(四)会务准备;
(五)做会议记录和摄像、录音;
(六)整理会议纪要、决议;
(七)相关领导阅改、签批:
(八)印发有关部门、人员,并归档。
第十三条确立会议议题
会议的议题可能有以下的来源:
公司领导提出和各部门提出,行政办公室收集等。
经主管领导同意,即可召开会议。
第十四条对定期的常规会议,在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。
对不定期的重要会议,承办人应提出会议企划报告,该报告包括:
1、会议名称;2、会议主旨和目标;3、会议议项;4、会议时间;5、会议地点;6、会议议程;7、会议主持人;8、出席人员(名单);9、会议财务(支出收入)预算;10、接待工作说明;11、现有筹备情况及进展;12、(可能)存在的问题、解决方案及要求;13、筹划备时间进度表等。
该报告批准后方执行。
第十五条提前发出会议通知
(-)通知内容包括:
时间、地点、出席人、议题、议程、编组等;
(二)方式:
由会议承办人通过口头或书面形式发出,注意口头仅适用于例会召开的确认;
(三)岀席会议的重要或主要人员,应通过电话等方式确认是否能如期岀席,并做出相应安排。
(四)通知时间:
根据会议要项拟订会议通知,并提前张贴或发送。
对重要会议须发儿轮通知的,应做好每轮工作。
第十六条会务准备
会务准备包括以下内容:
会议场所布置座次布局、会议需用设备的准备与调试、会议横幅、会场路线指引牌、出席者主宾座次铭牌、资料袋(内装铅笔和记录纸)、签到簿、备用桌椅、墨水、电源插头和延长线、麦克风和播放系统、录音、录像工具、茶水、饮料、水果或点心,会议礼品、停车位、贵宾接待室、投影仪、幻灯片和口板或黑板(必要时的翻译或辅助视听设备)等,应根据会议的内容和性质进行不同的准备。
第十七条各部门召开本部门会议,山本部门指定负责会议纪要的起草人。
儿个部门召开联席会议,由儿个部门协商指定一个部门负责起草会议纪要,且在会议室使用时间登记表上登记会议的召集人或主持人。
一个部门召集,其他部门参加的,111召集的部门负责会议纪要的起草工作。
第十八条各部门起草会议纪要的内容要求:
(―)必须全面记录会议的内容;
(二)必须准确记录与会人的意见,不能以个人的喜好、观点而增删内容,或加入记录人自己的观点;
(三)会议纪要必须做到全而精,要详略得当,重点突出;
(四)起草会议纪要应采用打印体(其正文部分字体要求是宋体小四号);时间紧急的情况也可釆用手写体;但为了长久保持要求用墨水笔写;同时要保持纸面清洁,且仅有一面打字或写字;
(五)会议纪要应在会后的三天之内提交行政办公室存档;
(六)会议纪要一般要由总经理或行政总监签发,重要决议必须经所有参会人员阅读签字后存档。
第四章会议效率管理
第十九条判断会议效率的高低有以下的标准:
(-)会议是否按预期进行
(二)LI的及议题是否清晰,是否彻底讨论
(三)会场准备是否完善
(四)资料是否齐全
(五)会议日程是否有计划性
(六)参加者是否预先了解主题
(七)讨论离题是否严重
(八)会议气氛是否热烈
(九)建设性发言数量
(十)参加者是否有所抱怨
(十一)闲谈、私语状况
(十二)是否得出结论或对策
第二十条提高会议效率的要领
(-)要严格遵守会议的开始时间;
(二)要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明;
(三)要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者;
(四)在会议进行中要注意如下事项:
1.发言内容是否偏离了议题?
2.发言内容是否出于个人的利害?
3.是否全体人员都专心聆听发言?
4.是否发言者过于集中于某些人?
5.是否有从头到尾都没有发言过的人?
6.是否某个人的发言过于冗长?
7.发言的内容是否朝着结论推进?
(五)应当引导在预定时间内做出结论;
(六)在必须延长会议时间时,应取得大家的同意,并决定延长的时间;
(七)应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认;
(八)应当把决议付诸实行的程序理出,加以确认。
第二十一条会议禁忌事项
(-)发言时不可长篇大论,滔滔不绝(原则上以3分钟为限);
(二)不可从头到尾沉默到底;
(三)不可取用不正确的资料;
(四)不要过多描述期待性的预测;
(五)不可做人身攻击;
(六)不可打断他人的发言;
(七)不可不懂装懂,胡言乱语;
(八)不要谈到抽象论或观念论;
(九)不可对发言者吹毛求疵;
(十)不要中途离席。
第二十二条会议管理技巧
(-)控制出席人数,与会无关者不参加;
(二)每次会议须明确主题,禁止漫无边际的泛泛而谈;
(三)对重大或有分歧的议题,有关人员在会前单独联络、沟通,而在会议上争执不下时,主持人应及时制止且搁置该问题,会后再议;
(四)会议发言应言简意赅,相对控制每位发言时间。
对发言精彩者可适时延时,对发言啰嗦或悄绪不稳定者应委婉、巧妙地处理;
(五)会议主持人要善于控制会场气氛,对不同发言风格的人员合理安排发言次序,形成一个个生动、活泼、气氛轻松的大小高潮,会议主持人自身不应过多发言,除注意发言者外,还要观察听众的反应;
(六)对多个议题的会议,每段时间只集中充分地讨论其中一个议项。
主持人可在每一议项或每隔一段发言时间做出小结,及时做出决定。
第二十三条参会者与会技巧:
(-)事先仔细阅读分发的会议资料,如有疑问可咨询主办人;
(二)细心准备自己的发言提纲、突出重点、留有弹性,并根据会议实况调整、补充;
(三)发言或演讲时尽量使用投影、幻灯、录像等设备和图表、报表工具;
(四)发言不要过分激动,要有幽默感,对提问不能敷衍或强词夺理,有些问题可会后切磋;
(五)学会敬锐地倾听各种发言意见,兼收并蓄;
(六)不要做出轻敲铅笔、剪指挖耳等小动作;
(七)视会场气氛可直截了当或委婉地提问;
(八)不急于发言表现自己,不妨让别人先发表意见,然后整合后提出看法或补充遗漏之处;
(九)对每一议题问题的发言或提问,前后不超过两三次,每次一两分钟,一
般发言时间控制在10-15分钟内。
第五章会议室管理
第二十四条会议室使用登记手续
(-)凡需用会议室的部门及人员须提前做预约登记手续;
(二)会议室预约登记手续山行政办公室办理;
(三)会议结束后将会议纪要送行政办公室备案。
第二十五条会议室的使用规定
(-)大会议室一般用于公司例会、业务部门例会之用;
(二)小会议室用于部门例会及接待客户之用;
(三)会议结束后将桌椅放回原位置并将窗户、电灯等关闭。
第二十六条会议室必备的物品、用品和环境
(-)会议室备有会议桌、椅;
(二)会议室备有饮水机和茶;
(三)会务准备有特殊要求的,请与行政办公室协商;
(四)会议室保洁。
第二十七条会议室使用环境卫生的要求
(一)注意保持会议室的环境卫生;
(二)严禁在会议室吃东西;
(三)严禁在会议室及桌面,堆放与会议室配套物品无关的设施;
(四)严禁在会议室吸烟;
(五)严禁在会议室处理与工作无关的事情。
第二十八条会议室维护费用山行政办公室编制预算并执行。
第六章附则
第二十九条本办法的拟定或者修改山行政办公室负责,报公司总经理(常
务副总经理)批准后执行。
第三十条本办法山行政办公室负责解释。
附录:
会议记录簿
时间
地点
主持人
记录人
1*11席人
缺席人
列席人
议题1
(记录内容)
决议■
执行部门
时间
核査
使用要点:
(1)重要会议,有言必录,详细记录,有时使用录音事后整理成文;
(2)一般会议,可摘其要点记录;
(3)日常事务性会议,简要记录;
(4)对于重要会议记录,与会人员须确认签字;
(5)本簿装订成册使用。
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- 会议 管理办法 最终版
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