第三章事务文书.docx
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第三章事务文书
第三章事务文书
第一节事务文书概述
一、事务文书的概念
广义:
指党政机关、企事业单位以及社会团体或个人,在日常工作或生活中经常使用的种类文书。
狭义;
指法定公文和专用文书之外的公务文书,是公务文书的一大类别,具有实用价值和惯用格式。
二、事务文书基本特征
事务文书实际上也是公文,但不属于法定的13种。
事务文书使用频率很高,只是在法律效力上比13种公文次要一点,更加具体一些。
其特点也是相对13种法定公文而言的。
(一)对象比较具体
事务文书虽不像公文那样必须写明主送机关,但它的对象也比较明确,一份事务文书为哪些人写的,要求哪些人了解和使用,都很具体,写作具有针对性。
(二)格式比较固定
事务文书在格式方面虽然没有法定公文那样非常严格规定,但是在长期使用中也逐渐形成了较为固定的惯用格式,各种事务文书的构成要素以及各构成要素的写法,一般都有一定的规则。
(三)写法比较实际
事务文书就是为解决实际问题、处理实际事务而写的,所以写作要满足实际要求。
(四)时限比较紧迫
在规定的时间内,一事一办,都有时间要求。
三、事务文书的作用
1、贯彻政策,指导工作
2、沟通情况,联系工作
3、积累和提供资料
4、宣传教育,检查督促
第二节计划
一、基本概念
计划是某一个单位、部门或个人,对预计在一定时期内所要做的工作或所要完成的其他任务加以书面化、条理化和具体化的一种文书。
计划一般也称为“工作要点、打算、工作意见、工作部署”等。
计划的作用主要是为了有效地指导工作。
有了计划,工作就能有条不紊进行,就能提高自觉性,减少盲目性,增加成功的可能性。
二、计划的特点
(一)预见性
制订计划时,要对今后可能出现的问题和遇到的困难,要进行分析、判断,并提出相应的对策和措施。
(二)针对性
结合实际制订的计划才是可行的计划。
(三)约束性
一经制订,计划就要认真执行,即使是个人计划也要具有自我约束力。
三、计划的种类
按内容划分:
生产计划、建设计划、工作计划、科研计划、教学计划、学习计划等。
按范围划分:
全国计划、地区计划、部门计划、单位计划、班组计划、个人计划等。
按时间划分:
长期计划、中期计划、短期计划,短期计划又分年度计划、季度计划、月份计划等。
按性质划分:
综合计划、专题计划等。
按形式划分:
条文式计划、表格式计划、条文玫表格配合使用的计划等。
按作用划分:
指令性计划、指导性计划。
指令性计划一般是由国家决策机关制订的计划,指导性计划则具有一定的灵活性。
四、计划的写法
(一)结构安排
由标题、正文、落款三部分构成。
1、标题
由单位名称、时间、事由、文种构成。
2、正文
基本情况:
主要写明制度计划的依据。
目的和要求:
是指分条列项写明目标、任务及其完成时限等。
步骤和作法:
把要完成的任务所要经过的阶段、各阶段所要采取的措施及人力、物力、财力的安排等写得具体明白。
结语部分:
指总结全文,提出今后努力的的方向和目标等,发出号召,或指明注意及检查修订的办法等。
3、落款
包括制订计划的单位名称和日期。
五、制订计划的要求
(一)要符合政策
(二)要从实际出发
(三)要具体明确
(四)要留有余地
第三节总结
一、基本概念
总结是指对某一阶段的工作或某项工作的完成情况加以回顾和分析的一种书面材料。
其作用在于,回顾过去,总结出规律性的东西,为今后工作提供借鉴和帮助。
总结还有多种名称:
如回顾,有的甚至在标题中并不出现“总结”的字样。
二、总结的种类
比较常见的分法是按性质和内容划分:
综合性总结和专题性总结。
综合性总结是对总结对象在一定时间内的所有情况进行全面反映和评析的总结。
专题性总结是指,对某项工作的情况或总结对象在某个时期的某个方面的情况,进行专门反映和评析的总结。
三、总结的写法
(一)结构安排
一般由标题、正文、落款三部分构成。
1、标题
两种写法
单位名称+时间+总结对象+文种
新闻式的标题,概括核心内容的标题
2、正文
由基本情况、成绩与经验、问题与教训、今后意见等四个部分构成。
(1)基本情况
即前言部分,主要简要交待工作背景、开展工作的条件、工作的结果等情况。
(2)成绩与经验
主要总结取得的成绩与经验,在叙述事实的基础上,要分析归纳规律性的东西,取得成绩的原因等。
(3)问题与教训
主要把工作中存在的失误、错误、不足等问题实事求是地写出来,并分析其原因,指出应汲取的教训。
(4)今后意见
提出进一步改进工作的办法或下一步努力的方向,有的还可以表决心,展望前景。
3、落款
即署名,同计划。
可写前面,即标题下面,也可写在后面。
(二)写作要求
1、要善于分析材料,找出规律性的东西来。
2、要合理地取舍内容,突出重点。
3、要深入研究问题,写出特色。
六、计划与总结的区别
写作时机不同:
计划写在工作前,总结写在工作后。
功用不同:
计划为了指导未来,总结为了回顾过去,但最终仍是指导未来。
第四节调查报告
一、基本概念
调查报告是对某一个社会情况、某一个社会问题、某一个典型经验事件、自然现象等,进行深入细致的调查研究之后,用书面形式向有关部门或群众报告调查研究的情况和结论的一种实用性文体。
调查报告三部曲:
先调查,后研究,最后形成文字材料,其中研究是最重要的一环。
因为调查报告常在报刊上发表,所以又被看作是新闻文体。
二、调查报告的作用
1、理论联系实际的桥梁作用
调查报告是人们认识世界、改造世界、探索社会发展规律的一种实践活动,同时也是理论联系实际的桥梁。
2、总结经验
优秀的调查报告既能真实地反映客观事物的发展规律,如实地反映人民群众的呼声和意愿,又能总结出经验,指导全面工作,找出失败的教训,为正确制定各项政策和领导决策提供重要依据,为解决社会实践活动中的各种问题找到有效途径。
所以,一篇好的调查报告,通过事例的分析,能够揭示事物发展的规律,总结带有方向性和普遍性的经验,从而对工作直到一种推动作用。
2、揭露问题
揭露某一方面的问题,或者探明某一个事件的真相,使社会公众了解,起到辩明是非的作用。
3、介绍情况
调查报告还可以如实反映出某个客观事物的发展过程,增加人们了解大自然和改造大自然的知识和认识。
三、调查报告的特点
1、真实性
即用事实说话,说明问题。
以叙述事实为主,把调查的情况和结论向们报告。
调查报告的事实要求具有新闻的真实性,事实的真相、事件、数据、数字等都要准确可靠。
2、针对性
为了解决实际问题,要有很强的针对性,针对性,避免了走马观花,效果才会越好。
3、典型性(揭示规律)
调查报告的目的所在,就是要通过大量事实材料,提练出鲜明有力的观点,通过对事实全面分析、归纳,达到对事物规律性的认识,从而总结出经验,找出问题和教训。
4、指导性
调查报告兼有应用和新闻文体的特点,它不但要透过现象揭示事物的某些本质规律,而且往往就当前社会生活中比较重要的问题,提出经验和办法,探求解决问题的途径,或揭露问题,引起社会关注。
因此,调查报告的政策性、方向性、现实感较强,具有较普遍的指导意义,能在较长时间内,指导推动各项工作的开展。
四、调查报告的种类
按内容分:
1、社会情况调查报告
反映政治、经济、商贸、军事、文化、教育、人口、外贸、等社会生活各方面情况的调查报告。
这类报告广泛地反映社会各方面的现状、发展动向,分析各种社会矛盾,帮助人们认识客观世界。
例,恩格斯的《英国工人阶级状况》,毛泽东的《湖南农民运动考察报告》等。
2、典型经验调查报告
是确定典型,并对之进行深入细致地了解基础上,着重总结经验,探寻规律的调查报告。
3、研究问题调查报告
针对社会生活中出现的矛盾,把调查研究问题的经过及其看法,写成书面材料的调查报告。
这类报告反映人民群众的普遍要求,以期政府和有关部门重视、解决。
4、揭露问题的调查报告
揭露社会矛盾和问题,批评某些不良倾向、不正之风,以澄清事实,分清是非,并分析其危害和原因,引起人们的关注和重视,促使矛盾的转化和问题的解决。
5、反映情况调查报告
这种调查报告也称基础性调查报告,是比较全面系统地反映某一方面的情况的调查报告。
近年来,在报刊上经常看到一种叫做“调查附记”,有的就是一篇短小的调查报告。
另外,还有一种科研调查报告,因不属于事务文书,因不列其中。
五、调查报告的写作准备
要写好一份调查报告,事先要做大量的准备工作。
准备工作要从“调查”和“研究”两个方面入手。
(一)调查
深入调查,占有材料,要求要有计划、有目的进行。
但不能主观定调、画框框,不能按调子采风,照框框填例,否则很难实现调查的最终目的。
例,赵丽蓉的小品《英雄母亲的一天》。
如何占有大量材料呢?
要深入调查,在调查之前,要做好充分准备,有备而去。
需要做的准备工作有:
1、拟定调查提纲
调查提纲主要包括以下内容:
调查的课题及目的;内容与项目;方法与方式;时间与安排;设计科学合理的调查问卷和表格。
2、选择有效的社会调查方法
调查不仅要求要有满腔热忱,而且还要有正确的方式方法。
常见的调查方法有
(1)普遍调查:
如全国人口普查。
(2)典型调查:
有意识、有目的从许多对象中挑选有代表性的单位进行调查。
(3)重点调查:
诸多对象中选一个重点,进行周密详细的调查。
(4)抽样调查:
在调查对象中,对部分对象进行调查,它运用的是概率论和大数定律的原理,根据抽样调查的样本资料,对整体的数量特征作出测算、判断。
(5)统计调查:
运用统计学的原理和方法,搜集各方面的数据资料,通过对这些资料的数量分析,推断其发展趋势。
3、选择有效的社会调查方式
(1)开调查会
这种方式简单易行。
但要注意选择调查对象,准备好调查内容,并事先通知与会者。
(2)现场调查
(3)个别访问
个别访问主要是针对,有些情况和资料不易在调查会上得到,这时就需要选择知情者进行个别采访。
采访前要预先设计好所要提出的问题,采访中,还要揣摩对象的心理,及时获得反馈,以便及时调整谈话方式,谈话态度要真挚诚恳。
这就要求采访者必须具有虚心求教的态度和满腔的求知热忱,要求采访者做到:
人近和心近。
①人近
指因为而异,设法迅速接近不同的调查对象,因为调查对象中有各种职业、各种地位、各种脾气秉性的人,要接近他们,就得见机而作,寻找机会,迅速开展采访调查。
例如,对工作繁忙或脾气急躁的人,要见缝插针,单刀直入,直截了当地提出问题,要不绕圈子,因为他们时间宝贵,没耐性和你拉家常、泡磨菇。
你若慢条斯理、东拉西扯,很容易引起他们的反感,甚至对你不理不睬。
邵逸夫就是这样,他对下属的汇报常常打断,说“说最重要的”。
例如,对胆怯、拘谨或冷漠、居傲的对象,他们往往对调查采取回避或冷遇的态度。
这时调查者要设法“拆墙”,拉家常,寻找对方感兴趣的话题聊天,创造融洽的气氛,消除他们的紧张、戒备或傲慢的心理。
然后再展开调查采访。
如《触龙说赵太后》,秦攻之,求助于齐,但齐要求用长安君做人质,赵太后不肯……
②心近
心近是指接近调查对象以后,要进一步注意感情上的交流和贴近。
要做到:
以礼相见,以诚相待,主动向对方交心,和对方交朋友,让对方敢于畅所欲言,乐于倾吐肺腑。
对不同身份地位的调查对象,从感情、态度、礼仪上都应该一视同仁,对明星、名流、富豪、官员,不卑不亢,对一般群众要平等对待,不应有丝毫的轻视和怠慢。
调查者自己本身也要注意风度、修养,要冷静、沉着,信守诺言,遵守约定,这样,会使调查对象对你产生信任感。
要落落大方,谦虚礼让,亲切自然,这样会使调查对象对你产生亲切感。
要拘小节,要时时尊重对方,例如,采访时,要做笔记,先要征得对方同意,如果对方谈话不得要领,调查者不可烦燥、漠视,更不能形之于色,如果到了学者专家的书房,遇有许多珍贵的书籍,不可乱翻。
等等,做到了这些,都会缩短与调查对象之间的感情距离。
更要注意谈话技巧。
要擅长问话、谈话,如,善于提问,提出的问题要具体,要有启发性,越具体越便于回答,不宜提笼统的问题。
有启发性,越是有启发性的问题越是能打开思路,打开记忆的大门,越能诱导和发挥调查对象心底的话和独到见解。
尽量启发调查对象多说,不随便打断对方的话头,要多作赞许性的反应。
如果谈话离了题,要有礼貌地自然地把话题引回来。
(二)研究
在大量调查基础上,占有了大量第一手资料,就要对所占有的资料,用科学的观点和方法,进行分析、综合比较,归纳,以总结成功的经验,发现存在的问题,探求事物的本质和规律。
1、提炼鲜明主题和观点
所谓鲜明的主题是指,旗帜鲜明,态度明朗,有针对性,有时代感,有新意。
2、拟写提纲
六、调查报告的写法
在做好以上准备工作后,就开始动手撰写调查报告了。
(一)结构
调查报告的结构一般包括标题、正文、署名等几个部分。
1、标题
有单行标题:
西北地区机关、事业单位工资、收入分配调查报告
有双行标题:
支持农业社会化服务促进农村经济发展
——四川省财政支持农业社会化服务试点情况调查报告
2、正文
(1)前言
又称导语、导言。
主要概述情况,如对调查的范围、对象、目的、方式、内容等作扼要介绍,以使读者对调查情况有一个大致的了解。
(2)主体
是全文的重要内容。
主要应写清楚以下几个内容:
叙述调查主要过程和主要收获,以及所取得的事实资料和具体数据;对所获得材料的研究分析研究,表明作者的观点和看法;指出存在的问题和教训。
(3)结尾
力求简短,提出解决问题或改进的意见和建议。
3、署名
(二)写法
调查报告的笔法是“叙议结合”。
1、叙
陈述事实,介绍情况。
要清楚、明白、简洁。
2、议
对事物本质和规律的揭示,对观点的阐述,但要以叙述事实为基础,要求精要、节省,画龙点睛,不能长篇大论,随意展开。
总之,调查报告的写作要从主旨需要出发,以叙述为主,夹叙夹议,叙议结合。
第五节简报
一、基本概念
1、概念
顾名思义,简报就是情况的简要报道,是指国家机关、社会团体及企事业单位内部用来通报情况、交流信息的一种简短的文字材料。
实际上,简报是一种内部新闻,强调的是“内部”和“简短”两个方面。
简报的名称还有“简迅”、“内部参考”、“情况反映”、“情况交流”等。
2、历史渊源
简报最初始于1955年。
1955年6月9日国务院在《关于所属各部门工作报告制度的规定》中提出写“工作简报”的要求:
“各办、外交、计委、建委、体委、民委、侨委,每两周向总理写一次工作简报,明白、扼要地报告所掌管的范围内重大问题的处理、工作中的重要情况和经验。
”当时,编发简报是为了向领导同志反映情况和问题,随着机关工作发展的需要,简报应用的范围变广了,行文方向变得多样了,它已成为机关或其他单位使用频率较高的文书种类之一。
二、简报的作用
沟通情况:
编发简报能够迅速准确地向上级机关反映情况,以便上级机关及时了解下情,作出正确的工作决策。
交流信息:
在平级机关之间,简报可以起到加强联系、利于合作的作用。
对于下级来说,简报则能及时反映上级机关的工作动态,使人们对上级机关的工作意图有所了解。
三、简报的格式
机关单位编发的简报一般有固定的格式,大都由报头、正文、报尾三个部分构成。
在报头和正文部分之间要用横线隔开,在正文部分和报尾部之间,也要用横线隔开。
(一)报头
由名称、编号、编印单位、印发日期、密级和保存要求等项目组成。
1、名称
在简报第一页上方居中位置,为使简报名称醒目,一般要用套红大字。
例
教育部简报
2、编号
指简报的期数,即“第××期”。
编号通常单独印在简报名称的正下方。
期数多按年度依次排列,也有的是按总期数排的,还有的既有总号,又有分号。
如果是增刊,应当单独排列。
3、编印单位
印在编号的左下方。
也有的写在报尾“发送”下面,用一条横线隔开。
4、印发日期
在编号的右下方。
5、密级和保存要求
密级主要分“内部参考”、“秘密”、“绝密”等几种。
密级和保存要求应印在简报名称右上方。
6、在报头部分与正文部分之间,用细双红或粗单红线隔开,以使两个部分界限更加清晰。
(二)正文
包括标题、正文两个部分内容,有时要加编者的“按语”或“内容提要”。
1、标题
要能概括简报的中心意思。
2、正文
最好采用新闻消息的写法,即把最重要的内容写在最前面。
3、按语
“按语”一般是对正文内容的评述,应印在标题的前面。
4、内容提要
“内容提要”则是对正文内容的提示,应印在标题的下面。
字体应与正文相区别。
5、打一条横线,与报尾部分隔开。
(三)报尾
包括发送单位、印发份数。
写在简报的最后一页末端。
1、发送单位
一般要分别标明报、送、发单位名称。
“报”是对上级单位,“送”是对同级单位或不相隶属单位,“发”是对下级单位。
也可不加区别,一律写成“发送”。
因为简报的发送单位是固定的,所以,如果有临时增加分发的单位,要注明“本期增发××份“,排印在发送单位的右下端。
另,会议简报如只限于发给与会者,可省去报尾部分,不写发送单位和印发份数。
2、印发份数
例1
教育纪检监察
第十期
教育部纪检组监察局编1999年5月15日
教育部直属机关纪检监察工作会议简报
××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
送:
中央纪委、监察部、部党组成员
发:
各省、自治区、直辖市、计划单列市高校(教育)纪工委,教委、教育厅(高教厅)纪检组、监察室,教育部直属企事业单位、直属高等学校党委、纪委、监察处,部内各司局
例2
教育部简报
[1999]第21期
[编者按]××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
初中入学高峰问题及对策
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
(河南省教委供稿)
报:
政治局、书记处各同志、国务院总理、副总理、国务委员,人大常委员长、副委员长。
中央办公厅、国务院办公厅、人大常委会办公厅、全国政协办公厅
送:
中央和国务院各部委。
各省、自治区、直辖市人民政府,教委、高教、教育厅、高校工委,各计划单列市教委,有关新闻单位
发:
本部部长、副部长,各司局办,各直属单位,委属各高等学校
教育部办公厅一九九九年六月十日印
四、简报写作要求
(一)选材要精当。
(二)事实要准确。
(三)编写要迅速及时。
(四)内容要简明扼要。
2010222
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