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商务接待细则
商务接待手册
Xxx办公室
2014年2月26日
一、总则
1、为规范公司商务接待活动,在保证商务接待效果的前提下,加强商务接待费用控制,特制订本手册。
2、商务接待工作是公司重要的对外窗口之一,参加接待的工作人员要遵守纪律,有礼有节、热情大方,树立公司的良好形象。
3、本手册规定了公司商务接待的管理职能、管理内容与要求、检查与考核,适用于公司的全部商务接待活动的管理。
二、管理职能
公关部是公司接待工作的管理部门,公司商务接待以及宴请用餐等均由公关部统一安排。
三、商务接待工作原则
1、对等接待、各负其责、相互配合的原则。
商务接待工作涉及面广,必须坚持重点、兼顾一般,按照对等接待、各负其责、相互配合的原则,上下一致,齐心协力,共同做好接待工作。
2、规范高效、安全节俭、服务一流的原则。
商务接待工作应规范服务,提高办事效率、热情周到,视客情适度接待,提倡节俭,反对浪费,注重思想情感交流,不推诿扯皮,不应付拖拉。
3、统一标准、预算管理、严格控制的原则。
按照公司商务接待标准,对各项商务接待费用实行预算管理,由公关部负责人根据核定的预算严格控制使用,商务接待费用原则上不得超过限额,如需追加预算,由管理中心另行审批。
四、接待职责分工
1、接待工作是公司窗口式工作,对于塑造企业良好形象、实现公司经营目标,具有十分重要的意义。
各相关部门及人员必须高度重视且规范行为。
2、接待内容包括:
迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍
及招待服务等。
分工如下:
①公关部:
提供一般接待良好环境的保障及备品准备,负责接待服务并陪同洽谈及参观介绍。
②前台秘书或总裁秘书:
负责来客引入及会议室的环境保持。
③商务接待秘书:
提供信息沟通保障及调度控制和来客记录,安排来宾行程、食宿等。
④商务接口部门:
负责接待洽谈并陪同始终。
3、公关部主任对接待工作负有全面责任。
五、商务接待标准
公司商务接待标准,根据来访者的人员级别及访问目的不同,
适用不同标准。
主要划分为4个级别:
普通接待、中级接待、高级接待、特殊接待。
1、普通接待
项目名称
说明
适合人群
普通商务类考察人员、技术人员、设计师、供应
商中层管理者以下人员等;
交通标准
按对方人员要求协助订购,公司不负担费用;
住宿标准
按对方人员要求,公司不负担住宿费用;
餐饮标准
简餐消费控制在20元/人以下,宴请消费控制
在50元/人以下;
接待陪同
人员
接口业务人员、部门主管;
接待车辆
商务车或由租车;
其他接待
1、公司会议室布置投影机、白板、饮品(饮用水、
茶、咖啡);
2、必要时于来宾临行时赠送纪念品,消费控制
在50元/人以下。
备注
2、中级接待
项目名称
说明
适合人员
企业领导、地方广电人员、地方广电部门经理等;
交通标准
按对方人员要求协助订购,公司不负担费用;
住宿标准
按对方人员要求,公司/、负担费用;
餐饮标准
简餐消费控制在_50—元/人以下,宴请消费控制在100元/人以下;
接待陪同
人员
接口业务人员、部门主管、主管副总;
接待车辆
公司轿车、商务车或由租车;
其他接待
1、必要时制作来宾接待手册;
2、公司会议室布置公司介绍PPT、宣传资料、
文件袋(信笺纸、笔)、饮品(饮用水、茶、咖啡)、
香烟、烟具;
3、可安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐;
4、必要时于来宾临行时赠送纪念品,消费控制
在_500_元/人以下。
备注
3、局级接待
项目名称
说明
适合人员
合作地区广电领导、行业相关部门领导、公司特
邀人员等;
交通标准
按对方人员要求订购,公司/、负担费用;
住宿标准
住宿标准三星级以上酒店,公司负担费用;
餐饮标准
简餐便消费控制在_100一元/人以下、宴请消费控
制在200元/人以下:
接待陪同
人员
接口业务人员、部门主管、主管副总、总裁;必要时安排董事长、股东;
接待车辆
公司轿车或租用专车;
其他接待
1、制作来宾接待手册,必要时安排酒店房间内布
置迎宾卡、鲜花、水果;
2、公司显著位置布置迎宾条幅等;
3、公司会议室布置公司介绍PPT、宣传资料、
文件袋(笔记本、笔)、饮品(瓶装饮用水、茶、
咖啡)、鲜花、水果、香烟、烟具等;
4、安排公司领导与来宾合影并制作相框;必要时
安排会谈记录、录音、摄影、摄像;
5、安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐;
6、必要时于来宾临行时赠送纪念品,消费控制
在500元/人以下。
备注
4、特殊接待
项目名称
说明
适合人员
主要行业主管领导、地方行政领导、公司特邀领
导、其他特殊人员等;
交通标准
按对方人员要求订购,公司可负担费用;
住宿标准
住宿标准四星级以上酒店,公司负担费用;
餐饮标准
不设定具体标准;
接待陪同
人员
接口业务部门主管、公司副总、总裁、董事长
必要时安排董事长、股东;;
接待车辆
公司高级轿车或租用高级专车;
其他接待
1、制作来宾接待手册,酒店房间内布置迎宾卡、
鲜花、水果;
2、公司显著位置布置迎宾条幅等;
3、公司会议室布置公司介绍PPT、宣传资料、
文件袋(笔记本、笔)、饮品(根据来宾喜好安排)、
鲜花、水果、香烟、烟具等;
4、安排公司领导与来宾合影并制作相框,全程安
排会谈记录、录音、摄影、摄像;
5、公司安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐;
6、于来宾临行时赠送纪念品,不设定具体标准。
备注
六、商务接待流程
1、商务接待的申请与审批
①各部门实施商务接待前,应填写《商务接待申请表》,经部门
主管审核,主管副总裁审批后,报管理中心商务接待秘书申请安
排接待;
②申请部门在《商务接待申请表》内应明确来宾人数、级别、
接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议;
③公司高层领导的商务接待活动,由其助理、秘书填写《商务
接待申请》,并作为接待负责人;
④商务接待秘书接到《商务接待申请表》后,应根据公司商务
接待标准进行商务接待行程设计并核定接待预算后,填写《接待
行程安排表》,反馈至接待申请部门确认;
⑤经申请部门确认后的《接待行程安排表》,按接待标准进行审
批,审批层级如下:
接待标
准
管理中
心主任
审核
分管副
总
审批
执行副总裁
审批
总裁审
批
普通接
待
V
V
中级接
待
V
V
V
高级接
待
V
V
V
特殊接
待
V
V
V
V
⑥如接待申请部门要求部分或全面超标准接待,《接待行程安排
表》应按照相应接待标准进行审批;
⑦商务接待秘书将获批后的《接待行程安排表》报公司财务部,
作为预支、报销接待费用的预算凭证。
2、商务接待的实施
①商务接待秘书依据获批的《接待行程安排表》,落实各项接待安排的责任人及物品置办;
②商务接待秘书将《接待行程安排表》副本发至申请部门接待
负责人,以及接待活动相关领导,以便合理安排时间;
③商务接待秘书依据接待行程安排,协调接待负责人和公司车
辆或租用车辆的时间安排;
④商务接待秘书依据接待行程安排,制作《来宾接待手册》,交
由接待负责人,送至来宾;
⑤接待负责人或公司,应根据接待行程安排,前往车站、机场
接送来宾,并陪同来宾办理入住、结算手续;
⑥如接待负责人无法陪同,可由商务接待秘书或司机代为行使
接待负责人职责;
⑦接待负责人应严格执行接待行程安排,保证各项接待活动的
有序衔接;
⑧公司领导与来宾合影后,由商务接待秘书将照片制成相框,
交由接待负责人送达来宾,留作纪念;
⑨来宾送行后,接待负责人应适时致电来宾,在致以问候的同时了解来宾对公司各方面的意见,以及对公司接待安排的满意度,
并及时填写《商务接待总结报告》,以便公司进行改进。
3、商务接待行程的变更
①商务接待过程,如来宾要求对行程安排进行调整,现场陪同人员(接待负责人、司机及其他陪同人员)应及时将调整意见通知商务接待秘书;
②商务接待秘书收到行程调整意见后,应立即对《接待行程安排表》进行调整;
③如行程调整仅限时间安排调整,商务接待秘书应将调整后的
《接待行程安排表》报管理中心主任审批后执行,并将《接待行
程安排表》副本发至相关人员;
④如行程调整导致预算增加,商务接待秘书应将调整后的《接
待行程安排表》按审批流程重新进行审批后方可执行,并替换原
《接待行程安排表》正、副本;
⑤商务接待秘书应根据调整后的行程安排,重新制作《来宾接
待手册》,并送至来宾。
七、费用报销
1、商务接待结束后,参与接待人员应在5天内将相关票据全部交至商务接待秘书,统一办理报销手续,无故超过30天未提供票据的,不再予以报销,由财务部由责任人的工资中扣回预支费用;
2、实际发生费用在已获批预算额度内的,由商务接待秘书持发
票至财务部报销;
3、实际发生费用超由获批预算额度的,由责任人填写《费用超
额审批表》说明超额原因,按照商务接待审批权限进行审批,获
批后方可报销;
八、商务接待过程要求
1、接待人员须严格遵守公司相关规定,不准有任何越格行为发
生;
2、商务接待秘书于接待进行时,须密切注视接待动态,做好控制指挥工作,保证规范进行。
3、接待过程中遇有来宾提由办理限制事宜,须婉言解释。
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