超市关于商品盘点的规定23.docx
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超市关于商品盘点的规定23.docx
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超市关于商品盘点的规定23
关于商品盘点的规定
商品盘点及库存管理是业务工作的重要内容,库存结构的合理,能促进商品的销售,减少损失,保证经营利润最大化;否则,库存结构不合理,将给企业造成损失,使经营效益减少,影响企业发展。
各门店负责人每月要对本门店经营的商品进行盘点,盘点是核对商品账、实物及微机是否相符,以及核查库存商品数量损益和库存商品的结构是否合理,商品盘点要做到账实相符,反映商品销售的真实动态,是提供营销决策的重要数据,能及时发现问题,并分析应处理商品的库存情况,做到及时、准确,商品盘点是营销管理的重要手段。
1、盘点目的。
盘点目的主要有两个:
一是控制存货,以指导日常经营业务;二是掌握损益,以便真实地把握经营绩效,并尽早采取防漏措施。
2、盘点原则。
为了确保商品盘点的效率、提高盘点的准确率,防止商品移动,应采用停止营业盘点原则。
3、盘点周期:
公司每季度末对各门店进行全面盘点。
备注:
无论当月是否进行全场盘点,生鲜、香烟必须于每月末进行盘点。
4、盘点作业流程。
一是做好盘点基础工作;二是做好盘点前准备工作(分店日结—审核单据—分店上传数据;总部日结—分店下载全部数据,弹出下载信息选择窗口选择—删除分店库存,同步总步库存);三是盘点中作业;四是盘点后处理(分店盘点初始化—做盘点录入单—分店盘点盈亏处理(不能把遗漏商品归零)—分店上传数据—总部——总部盈亏处理)。
5、盘点基础工作。
盘点基础工作包括:
盘点方法、盘点组织、盘点配置图、账务处理等内容。
(1)盘点方法。
盘点方法可以从以下三个方面来划分:
①以账或物来区别,可分为账面存货盘点和实际存货盘点。
账面存货盘点是指根据数据资料,计算出商品存货的方法;实际存货盘点是针对未销售的库存商品,进行实地的清点统计,清点时只记录零售价即可。
②以盘点区域来区别,可分为全面盘点和分区盘点。
全面盘点是指在规定的时间内,对店内所有存货进行盘点;分区盘点是指将店内商品以类别区分,每次依顺序盘点一定区域。
③以盘点周期来区别,可分为定期和不定期盘点。
定期盘点是指每次盘点间隔时间相同,包括年、季、月度盘点、每日盘点、交接班盘点。
不定期盘点是指每次盘点间隔时间不一致,是在调整价格、改变销售方式、人员调动、意外事故、清理仓库等情况下临时进行的盘点。
(2)盘点组织。
盘点工作一般都由店面营运部与信息部负责。
营运部与信息部沟通后,制作盘点计划,根据盘点区域配置表,明确各个区域的初盘、复盘、抽盘人员。
(3)盘点配置图。
超市开业前所设计的卖场商品配置图和仓库存货配置图可作为盘点之用。
但在盘点时还应另外制作一张配置图,应包括卖场的设施(冷冻冷藏柜、货架、大陈列区等)、后场的仓库区、冷冻冷藏库等,凡商品储存或陈列之处均要标明位置,以便分区负责实施盘点作业。
盘点区域的负责人负责对初盘、复盘、抽盘人员组织协调,以便使盘点人员确实了解工作范围,并控制盘点进度。
(4)赔偿规定。
商品盘点的结果一般都是盘损,即实际值小于账面值,但只要盘损在合理范围内应视为正常。
商品盘损的多少,可表现出店内从业人员的管理水平及责任感。
一般的做法是事先确定一个盘损率{盘损售价金额÷盘点周期的销售额},当实际盘损率超过标准盘损时,商场本部门或者相关各类人员都要负责赔偿;当实际盘损率不超过标准盘损时,本部门人员不用陪偿。
商品损耗有直接责任人的,直接责任人负全责。
防损部门为了减少损耗,获得的营业外收入,扣除必要费用后,可以根据卖场各部门的销售额比率冲减各部门损耗金额。
项目
标准损
耗率
范围
卖场部门
柜台式
销售商品
无
一楼外区柜台销售商品、二三四楼柜台销售商品
外区烟酒、外区化妆、外区小百
开放式
销售商品
0.004
易丢失收银区商品和洗化商品
收银区、洗化
0.0025
不易丢失大包装酒水或者保健品
滋补酒水
0.003
一般商品
散装调味、百货
承担赔偿金额:
店长承担整个卖场赔偿金额的10%,店助承担整个卖场赔偿金额的5%,区长承担整个卖场赔偿金额的3%,防损部承担整个卖场赔偿金额的15%,组长承担普通员工(包括促销员)本部门赔偿金额的2倍,防损主管承担防损普通员工赔偿金额的2倍,员工承担剩余盘损金额的赔偿,员工不包括试用期员工,包括盘点当期辞职员工。
6、盘点前准备工作:
盘点前除应把握营运部所确立的盘点基础工作规范外,还必须做好盘点前的准备工作,以利盘点作业顺利进行。
盘点准备工作包括:
(1)人员准备。
在进行盘点工作时,商品管理人员不宜自行盘点,但由于品项繁多,差异性大,不熟识商品的人员进行盘点难免会出现差错,所以在初盘时,最好还是由管理该类商品的从业人员来实施盘点,然后再由后勤人员及部门主管进行交叉的复盘及抽盘工作。
各门店负责人成立3-6人组成的盘点小组,确立此次盘点各组织成员的工作职责和范围(见附表)
1)、由于盘点作业必须动用大批人力,通常盘点当日应停止任何休假,并于一周前安排好出勤计划,告知各岗位人员盘点日期及盘点准备事项。
2)、告知供应商业务员盘点日期及退货、收货截止日期。
(2)环境整理。
环境整理工作一般应在盘点前一日做好,包括:
检查商场各个区位的商品陈列及仓库存货的位置和编号是否与盘点配置图一致;做好货架、端架、地堆、小货架、收银台、精品框、仓库等区域的编号。
重点整理货架排面,保证排面的商品里外的一致性,并检查保质期,畅销品尽量补充排面,核对物价牌,保证一物一卡。
清除不良品,并装箱标示和作账面记录;清除卖场及作业场死角;将各项设备、备品及工具存放整齐,
(3)准备好盘点工具。
1、若使用收银机盘点,须先检查收银机是否可正常操作;
2、如采用人员填写方式,首先营业员将货架上的商品的条码抄好(一旦抄表,告知任何人商品位置不得挪动),交给电脑员,然后由电脑员输入其他单(泰格软件—仓库管理—单据—其他单),再打印出有商品名称及条码,无数量的其他单以待盘点。
必须准备足够数量红、蓝色圆珠笔,划分清晰的商品区域图,并准备足够的方块卡片,按照字母代表商品大类别,数字代表货架位置的方法来制作盘点区域卡,例如食品区A1„„A121百货区B1„„B89生鲜区C1„„C50仓库X1„„X33仓库Y1„„Y20等等,盘点区域卡片须安放在每个区域位置的左上角。
3、划定固定的区域用于存放报损、退货、非盘点商品等,并对该区域进行标识。
4.组织例会培训抄写盘点表的要求和规范,特别是新进员工,抄写盘点表的规范和要求.。
5.每一张盘点区域对应一份盘点表,盘点表上列出的所有对应项目
(4)盘点前指导。
盘点前一日最好对盘点人员进行必要的指导,如盘点要求、盘点常犯错误及异常情况的处理方法。
组织例会培训抄写盘点表的要求和规范,特别是新进员工,抄写盘点表的规范和要求:
1)、 每一张盘点区域对应一份盘点表,盘点表上列出的所有对应项目都需要填写,比如“第?
页,共?
页”、部门区域号、抄盘人(每张都要签名)、条码等等,除:
仓库盘点表不需要填写“单价”,“盘点日期”待实际盘点日再写。
2)、 盘点数量和保质期截止日期待盘点时再进行填写,保质期截止日期的填写要求是:
该商品最后到期的时间,例如某商品的生产日期是2008.2.5,保质期是9个月,那么填写的日期就是2008.11.5日。
3)、特别注意“货号”栏位不允许出现空白,尤其是散称的商品,也不允许填写电脑无法扫描的无效外箱条码。
4)、“单位”处不允许书写“件”“箱”,单位必须和货号的条码和品名相呼应,避免出现抄了整件的条码,写的又是最小单位的品名,另外所有散称商品的单位都须填“公斤”或者“千克”。
5)、请勿使用“两点”来表示同上一行,所有的“条码”和“品名名称”不允许使用缩写。
6)、货架“S”型抄表,只要是条码不一样的商品必须分行抄写盘点表,一层抄完作个标记。
7)、对于抄错或者误写的商品请将整行涂改掉,并需要涂改非常清楚,禁止在原基础上改改写写或使用涂改液。
8)、以区域的货架为单位,抄写盘点表的顺序是从上而下,从左到右,避免颠倒次序,东填西写,以方便盘点时清点数量。
9)、所有的盘点表需在盘点前2天抄写完毕,并请妥善保存好已经抄写完的盘点表,以免丢失造成工作浪费。
7、盘点工作分派。
在进行盘点工作时,商品管理人员不宜自行盘点,但由于品项繁多,差异性大,不熟识商品的人员进行盘点难免会出现差错,所以在初盘时,最好还是由管理该类商品的从业人员来实施盘点,然后再由后勤人员及部门主管进行交叉的复盘及抽盘工作,强调盘点期间的盘点纪律:
1)、盘点期间员工不可请假或者申请调休,必须全部参与盘点。
2)、盘点期间不计算加班,盘点用餐或者夜宵由人事部统一安排。
3)、盘点工作所有员工必须认真执行,若发现人为操作失误而导致数据错误的,公司将给予处罚。
4)、盘点期间所有盘点员工需服从盘点小组成员的安排。
8、盘点单据整理。
为了尽快获得盘点结果(盘损或盘盈),盘点前应将进货单据、进货退回单据、变价单据、销货单据、报废品单据、赠品单据、移库商品单据及前期盘点单据等整理好并让信息部入账。
1)、电脑管理员将在盘点结束5天之内完成盘点单的录入工作并打印“盘点损溢表”,盘点小组召开会议讨论差异表产生的原因。
2)、如发现盘点人员出错的商品,初盘人,复盘,抽盘人员分别按2元、5元、10元一个单品数予以处罚。
对出现重大差异部分的商品,要根据情况追究相应的责任。
3)、如因部门负责人的管理而造成重大数量差异,追究责任主管及负责区域员工的责任。
4)、盘点结束一周内盘点小组必须上交盘点报告,对本次盘点进行评估和总结,包括盘点差异原因说明和处理意见,盘点费用明细(加班时数、用餐情况、费用报销等),指出不足、总结经验,为下一季度的盘点提供参考。
5)、将所有盘点过程的资料进行分类保存,供下次参考,盘点表保存至下一季度盘点时方可销毁。
9、盘点中作业。
盘点中作业可分为三种,即初点作业、复点作业和抽点作业。
盘点期间的商品注意事项:
1)、盘点期间禁止员工停写要货单,盘点前两天所有的商品进行正常的出入库业务,盘点期间因少写缺货单造成商品严重断货的,公司将追究员工责任并进行处罚。
2)、抄盘点表时必须进行保质期和商品包装的检查,并做好标识,待盘点之日统一清理退库。
3)、盘点期间检查货架和仓库中所有的破损商品,并协助报损处理。
4)、仓库抄盘点表时需先整理仓库,将同类商品进行拼箱、重叠存放,所有商品必须用纸箱存放,不得零散堆放,并按大类区域摆放,标识外箱是否和内物一致。
5)、对于空纸箱(象电器)请做好标记,并注意单独码放,以免重复盘点。
6)、整理货架上的商品,包括卫生是否干净\排面和堆头是否排列整齐\标签价格签和商品是否对号入座\货架和柜台下面的存货是否已经整理\商品是否按条码陈列等等,以方便盘点时清点数量。
7)、对于电脑已经生成出库单,但尚未取走的商品或尚未丢弃的报损商品不记入盘点范围。
8)、盘点小组制定各营业员负责抄写的盘点表区域图并宣读和张贴。
9)、24日前抄写盘点表。
10)、31日将卖场的缺货商品补齐,31日晚开始封库,封库后禁止从仓库取货和入库。
11)、31日收缴所有已经抄录完毕的盘点表总数并交部门主管清点,30日晚开始通知配送中心停止发货到盘点门店,(生鲜蔬菜除外)。
12)、附采购注意事项:
采购部必须注意控制所有的商品必须在盘点前一天或者盘点后入库,包括托运货和外采商品及本地供应商送货。
(1)初点作业应注意:
盘点小组开始摆放盘点表,按区域放置在各货架的位置上,一般为货架的第三层。
1)、先点仓库、冷冻库、冷藏库,后点卖场;
2)、最好两人一组进行盘点,一人点,一人记,盘点时遵循“从上往下,从左往右,见货盘货”的原则。
3)、每一台货架或冷冻、冷藏柜都应视为一个独立的盘点单元,使用单独的盘点表,以利按盘点配置图进行统计整理。
4)、盘点单上的数据应填写清楚,以免混淆;卖场盘点时要注意盘点商品与商品价签、盘点卡相对应,以防串货,不同特性商品的盘点应注意计量单位的不同;盘点时应顺便观察商品的有效期,过期商品应随即取下,盘点人员盘点时只填写“盘点数量”和“保质期”(食品类)栏位。
5)、“盘点数量”栏位,必须遵照相应“单位”正确填写,如果需要涂改请将之前的数字划掉,并在旁边重新写上正确的数量,不允许在原来的基础上重新涂改填写或使用涂改液。
6)、对于盘点数量为零的商品行,需在“盘点数量”栏位写上“0”或者打“X”,不允许留下空白不填写。
7)、盘点整箱商品时要检查是否每一箱都是满的,特别是仓库盘点时需要特别注意,避免出现多盘。
8)、初盘点时禁止使用铅笔和红色笔填写和更改数量。
9)、盘点完后每张盘点表均需在“初盘人”处签名,并将盘点表放回原处(货架的第三层),没有盘点小组的允许,任何人不可收集或者乱放盘点表。
10)、对于盘点单上没有抄写的商品,须按实际的“条码、品名、单价”等登记在盘点单中并记录实盘数量。
11)、如抄盘表上出现错误的商品和条码,须进行相应的修改并签名。
12)、无论商品是属于何种区域,盘点时均不允许挪动商品的位置,必须本着“见物盘物”的原则。
13)、盘点时应查看商品的有效期,对于临近过期或者已经过期的商品,需整理出来登记后一并存放在指定的退货处理区。
14)、请注意以下几种比较容易漏盘的商品和区域:
收银台前的区域,货架侧面的挂件商品,促销台下面的存货,高端货架上的存货,顾客选购但未进行付款的商品,没有归位的商品。
15)、盘点时必须认真负责,不可敷衍了事,对于因失误而造成数据错误的员工将给予扣分处理。
(2)复点作业应注意:
仓库复点可在初点进行一段时间后再进行,复点人员应手持初点的盘点表,依序检查,把差异填入差异栏;复点人员须用红色圆珠笔填表;复点时应再次核对盘点配置图是否与现场实际情况一致;卖场复点要注意价签要与商品相一致,复点与初点有差异时,要及时处理。
1).盘点小组成员需随时关注盘点的进度,并注意进行人员调度和协调。
2).当初盘快结束时,盘点小组组织人员进行复盘,复盘比例为每份盘点单的10%,,复盘的原则是选择体积小、单价高、量多和容易点错的商品。
复盘的商品一定要使用红色笔进行标注,对于有错误的数量除需要使用红色笔进行更正外,同时需要在更改处签名。
复盘结束时,复盘人员需在每份盘点单上签字,并将盘点表放回原处(货架的第三层)。
3)复盘将近结束时,总部支援盘点的人员开始进行抽盘,抽盘比例为1%,抽盘流程和复盘类似,抽盘的重点是精品部、家电部、烟酒柜、纺织品和容易出错的商品。
抽盘结束后也需要签名并放回盘点单。
4).抽盘结束后盘点小组开始收集盘点表(没有发出通知以前,任何人都不可以进行此作业),清点盘点表总份数,一定要确保每份盘点表都已经收齐。
5).将盘点表单统一交给电脑管理员进行录入工作,电脑管理员需在5个工作日录入完毕。
6).所有盘点表均已收集以后,召集员工,宣布盘点结束,并安排员工进行货架整理,卫生打扫等日常工作,以迎接第二天的正常营业。
7).盘点小组安排相关的员工整理退货区和报损商品,对需要退货的商品进行登记并封装好,同时交由电脑部登打出库单。
8).卖场盘点进行的同时,电脑管理员和出纳必须将之前所有的票据和现金等整理清楚,审核电脑系统中所有会影响到库存的单据,确认收银机上的所有数据都已上传,并将当天的日常业务进行处理(比如报损单、领用单等等),综合日结后生成盘点批号,仓库复点可在初点进行一段时间后再进行,复点人员应手持初点的盘点表,依序检查,把差异填入差异栏;复点人员须用红色圆珠笔填表;复点时应再次核对盘点配置图是否与现场实际情况一致;卖场复点要注意价签要与商品相一致,复点与初点有差异时,要及时处理。
(3)抽点作业应注意:
抽点办法可参照复点办法。
抽点的商品可选择卖场内死角,或不易清点的商品,或单价高、金额大的商品;对初点与复点差异较大的商品要加以实地确认。
10、盘点后处理。
1)、资料整理。
将盘点表全部收回,检查是否有签名,并加以汇总。
2)、根据盘点结果找出问题点,并提出改善对策。
3)、做好盘点的财务会计账务处理工作,按赔偿规定进行处罚。
11、其他盘点。
盘点工作除了商品之外,还包括:
设备、用品(备品)盘点。
在进行商品盘点时可顺便对保鲜膜、标签纸、购物袋、饮料用纸杯、购物车、购物篮等用品进行盘点。
12、以上标准不仅适用于门店全场盘点,同时也适用于部分盘点、单品盘点、仓库盘点等。
13、以上标准如有变动将根据实际情况进行修改。
11、盘点流程盘点准备—整理单据处理账务—复核各种单据—检查各单据记账情况—结存台账数量——盘点—检查商品数量—登记盘点数量—填制商品盘点表—复盘—抽盘—合计复核盘存表—盘存表交信息部核查—出现差错调整—分析库存结构。
盘点小组组长和成员的岗位职责和工作范围
1)盘点小组为3-6人,一般由本门店负责人、店助、信息员和其他表现较好、有丰富的盘点经验的员工组成,由本门店负责人担任组长。
2)盘点小组组长负责执行超市的盘点程序和公司的有关政策,实施门店的盘点。
3)组长负责组建盘点小组,明确初盘人员、复盘人员、抽盘人员和各小组成员的分工,以及对盘点小组成员进行培训。
4)盘点小组负责制定盘点准备计划,制定盘点区域分配表,控制盘点进度,确保所有前期准备工作在盘点开始前全部准确、完整地完成。
5)组织盘点培训,负责将全部参与盘点的员工和其他部门的支援人员进行分组安排。
6)确保所有盘点资料的准确无误、完整无失。
7)现场控制仓库区和卖场的盘点,以及盘点结束后的收尾工作,掌握盘点进度,机动调度人员,并巡视各部门盘点区域,发现死角及易漏盘区。
8)坚守岗位,盘点期间不做与盘点无关的工作,及时汇报工作中发现的意外和错误。
说明:
1)盘点单据录入完毕后,盘点总负责人须打印盘点差异报表,按照下面格式追查差异原因,并给出处理意见供营运部经理审核。
2)常见的差异原因有:
漏盘,盘点单录入出错,清点数量出错,盘点单据丢失,多盘,盘点单写错,报损,被盗,条码混乱,电脑库存错误,未入库,未出库,上次盘点错误,非盘点商品,电脑单据未审核,商品混装,规格错误,赠品等等原因。
序号
条码
品名
库存数量
盘点数量
盈亏金额
原因调查
处理意见
盘点误差责任制度
1.盘点结束后,电脑员须在天内完成盘点单的录入工作,如超过天未完成的按照一天1分的标准进行扣分,信息部主管同样按此标准扣分;提前完成的按照一天一分的标准进行加分,信息部主管不加分;
2.盘点单录入完成后,信息主管协助电脑员统计盘点误差表,由营运部牵头,组织店长、店助、电脑员、信息主管、财务主管、人资部主管等进原因核查,并限于3天内出具查找结果,逾期一天每人扣一分,提前完成不实行奖励;
3.盘点误差属于员工漏盘、误盘、多盘和盘点表出错的当事人按照如下标准承担责任:
1)、商品单价在10元以下的,按照误差数的10%的标准取整数执行(最低扣1分),如某商品单价为8.5元,员工漏盘24个,则该员工扣24×10%=2.4,取整数即2分;
2)、商品单价在10元以下的,按照误差数的10%的标准取整数执行(最低扣1分),如某商品单价为8.5元,员工漏盘24个,则该员工扣24×10%=2.4,取整数即2分;
3)、以上情况如有复盘人或抽盘人同样犯错的话,按照同等标准扣罚复盘人或抽盘人;
4)、盘点误差因为执行盘点流程不到位的,如货物没有归位、乱堆乱放、仓库和卖场混盘的、盘点前没有培训、新员工没有培训等等,责任由店长和领班承担,各自扣2分;
5)、盘点误差属于日常工作管控不到位的,如未按程序领用、报损、以非正常方式出入库的,由领班、店长承担责任,各自扣2分;
6)、盘点误差属于人为的电脑数据出错、录错单、未及时出入库、未审核、漏录单、价格不符等情况的按照以下标准承担责任:
A)单笔单据金额在100元以下的,电脑员扣1分;
B)单笔单据金额在100-500元之间的,电脑员扣2分,店长扣1分;
C)单笔单据金额在500-1000元之间的,电脑员扣3分,店长扣1分,信息部主管扣1分;
D)单笔单据金额在1000元以上的,电脑员扣5分,店长扣2分,信息部主管扣2分;
7)、误差中无法查找原因的按照以下标准承担责任:
A)误差率在0.5%以下的不予追究,并公司按照2分、4分、4分、5分分别给予普通员工、领班、电脑员、店长进行奖励,
B)误差率在0.5%--2%之间的,分别给予1分、3分、3分、5分的扣罚;
C)误差率在2%--5%之间的,分别给予2分、5分、5分、8分的扣罚;
D)误差率在5%以上的,分别给予4分、6分、6分、10分的扣罚;8.与上次盘点比较,误差率每降低1%,所有扣分均可减轻20%,一次性误差率降低5%,当次扣分全免;
8)、总部分派的支援小组成员同样实行责任制抽盘,标准如下:
A)奖励制度:
只要发现盘点有误差,无论误差率为多少均按照20%的比例进行奖励(四舍五入取整数),如某人发现8处误差,则8×20%=1.6%,该员工可奖励2分;
B)抽盘人员对抽盘工作不负责任的,如根本不重新点数、盘点工作未结束未经允许私自离开的、胡乱填写误差登记表、与盘点员工循私情、不服从领队安排等等,发现一次扣罚2分,并且该抽盘人的部门主管负连带责任扣罚1分;
C)经二次抽盘仍然存在误差的对抽盘人进行双倍扣分;
(4)根据盘点结果找出问题点,并提出改善对策。
(5)做好盘点的财务会计账务处理工作,按赔偿规定进行处罚。
整个超市只能有一套区域标号
标号时,应从超市收银台开始,按顺序排列。
n例如:
第一个货架标号是0001,依次顺延为0002,直至排列完毕。
所有排面的区域号粘贴在货架陈列面从上到下的第二层层板左边,堆头上的区域号粘贴在面向顾客正前方的卡板左角,柱子的区域号粘贴在正面面对顾客的墙面上,与商品最高位平齐,所有的区域号必须保存至盘点结束后第二天。
注意要以一节货架为一个单位进行编号。
你也可以自己设置编号,按类别或者部门加货架来编号;如31部门第一组货架的第一节编号为310101,还是从左往右来编,就不会错,不会盘漏了。
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