Excel表格的25招必学之技docx.docx

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Excel表格的25招必学之技docx

七、把数据彻底隐藏起来

工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来

了。

1.选中需要隐藏内容的单元格（区域），执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中

“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中输入“；；；”（三

个英文状态下的分号）。

2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。

3.执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“确定”返回。

经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使

用Excel的透明功能也不能让其现形。

提示：

在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的

“∨”号，这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。

八、让中、英文输入法智能化地出现

在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中

文，反复切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调

整呢?

选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打

开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”

右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后，“确定”退出。

以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文

输入法（输入法列表中的第1个中文输入法）自动打开，当选中其它单元

格时，中文输入法自动关闭。

九、让“自动更正”输入统一的文本

你是不是经常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢?

那

就往下看吧。

1.执行“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。

2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”（也可以是其他字符，“pcw”用小写），在“替换为”下面的方框中输入“《电脑报》”，再单击“添加”和“确定”按钮。

3.以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw”字符?

此时可以

不考虑“pcw”的大小写?

，然后确认一下就成了。

十、在Excel中自定义函数

Excel函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。

我们可以自

定义一个函数，来完成一些特定的运算。

下面，我们就来自定义一个计

算梯形面积的函数：

1.执行“工具→宏→VisualBasic编辑器”菜单命令（或按

“Alt+F11”快捷键），打开VisualBasic编辑窗口。

2.在窗口中，执行“插入→模块”菜单命令，插入一个新的模块——模块1。

3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码：

FunctionV（a,b,h）V=h*（a+b）/2EndFunction

4.关闭窗口，自定义函数完成。

以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。

提示：

用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。

十一、表头下面衬张图片

为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表

头下面呢?

1.执行“格式→工作表→背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需要作为背景的图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个工作表下面。

2.在按住Ctrl键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格（区域）

中拖拉，同时选中这些单元格（区域）。

3.按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后出

现的“调色板”中，选中“白色”。

经过这样的设置以后，留下的单元

格下面衬上了图片，而上述选中的单元格（区域）下面就没有衬图片了

（其实，是图片被“白色”遮盖了）。

提示?

衬在单元格下面的图片是不支持打印的。

十二、用连字符“&”来合并文本

如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小

小的连字符“&”就能将它搞定（此处假定将B、C、D列合并到一列中）。

1.在D列后面插入两个空列（E、F列），然后在D1单元格中输入公

式：

=B1&C1&D1。

2.再次选中D1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到D列下面

的单元格中，B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。

3.选中E列，执行“复制”操作，然后选中F列，执行“编辑→选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定”按钮，E列的内容（不是公式）即被复制到F列中。

4.将B、C、D、E列删除，完成合并工作。

提示：

完成第1、2步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删

除B、C、D列，公式会出现错误。

故须进行第3步操作，将公式转换为

不变的“值”。

生成绩条

常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题，有不少人采取录制宏

或VBA的方法来实现，这对于初学者来说有一定难度。

出于此种考虑，

我在这里给出一种用函数实现的简便方法。

此处假定学生成绩保存在Sheet1工作表的A1至G64单元格区域

中，其中第1行为标题，第2行为学科名称。

1.切换到Sheet2工作表中，选中A1单元格，输入公式：

=IF（MOD（ROW（），3）=0，″″，IF（0MOD?

ROW（），3（=1，sheet1！

Aū，

INDEX（sheet1！

$A：

$G，INT（（（ROW（）+4）/3）+1），COLUMN（））））。

2.再次选中A1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到B1至G1

单元格中；然后，再同时选中A1至G1单元格区域，用“填充柄”将上

述公式复制到A2至G185单元格中。

至此，成绩条基本成型，下面简单修饰一下。

3.调整好行高和列宽后，同时选中A1至G2单元格区域（第1位学

生的成条区域），按“格式”工具“框”右的下拉按，在随后出的框列表中，中“所有框”，中的区域添加框（如果不需要框，可以不行此步及下面的操作）。

4.同中A1至G3元格区域，点“常用”工具上的“格式刷”按，然后按住鼠左，自A4拖拉至G186元格区域，所有的成条添加框。

按“打印”按，即可将成条打印出来。

十四、Excel帮你函数

在用函数理数据，常常不知道使用什么函数比合适。

Excel的“搜索函数”功能可以帮你小范，挑出合适的函数。

行“插入→函数”命令，打开“插入函数”框，在“搜索函数”下面的方框中入要求（如“数”），然后“到”按，系即刻将与“数”有关的函数挑出来，并示在“函数”下面的列表框中。

再合看相关的帮助文件，即可快速确定所需要的函数。

十五、同看不同工作表中多个元格内的数据

有，我某个工作表（Sheet1），需要看其它工作表中（Sheet2、Sheet3⋯⋯）某个元格的内容，可以利用Excel的“窗

口”功能来。

行“→工具→窗口”命令，打开“窗口”，其中的“添加”按，展开“添加点”框，用鼠中需要看的元格后，再“添加”按。

重复前述操作，添加其它“

点”。

以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。

十六、为单元格快速画边框

在Excel2002以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，Excel2002对此功能进行了全新的拓展。

单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下

拉列表中，选“绘图边框”选项，或者执行“视图→工具栏→边框”命令，展开“边框”工具栏。

单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。

提示：

①如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后在错误的边框上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框。

②如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按

钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。

③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。

十七、控制特定单元格输入文本的长度

你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊!

要实现这一功能，对Excel来说，也并不难。

例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，我们希望“年份”都用一个四位数来表示。

所以，

我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。

在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。

然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”，且“长度”为“4”。

同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停

止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!

”和“请输入四位数年份。

”字样。

很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Excel就会弹出示的警告对话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。

神奇吧?

其实，在Excel的“数据有效性”判断中，还有许多特殊类型的数据格式可选，比如“文本类型”啊，“序列大小”啊，“时间远近”啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计

一种检测标准，让你的Excel展示出与众不同的光彩呢。

十八、成组填充多张表格的固定单元格

我们知道每次打开Excel，软件总是默认打开多张工作表。

由此就可看出Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协调工作。

要协调关联，当然首先就需要同步输入。

因此，在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内

容。

那么如何对表格进行成组编辑呢?

首先我们单击第一个工作表的标

签名“Sheet1”，然后按住Shift键，单击最后一张表格的标签名

“Sheet3”（如果我们想关联的表格不在一起，可以按住Ctrl键进行点

选）。

此时，我们看到Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字样，

我们就可以进行对工作组的编辑工作了。

在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么，我们发现，“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。

但是，仅仅同步输入是远远不够的。

比如，我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢?

首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单击“编辑”菜单的“填充”选项，然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。

这时，Excel会弹出“填充成组工作表”的对话框，在这里我们选择“格式”一项，点“确定”后，同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。

十九、改变文本的大小写

在Excel中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式，

也不是数据库，而是函数。

不要以为Excel中的函数只是针对数字，其

实只要是写进表格中的内容，Excel都有对它编辑的特殊函数。

例如改

变文本的大小写。

在Excel2002中，至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。

它们分别是：

“=UPPER（源数据格）”，将文本全部转换为大写；

“=LOWER（源数据格）”，将文本全部转换成小写；“=PROPER（源数据

格）”，将文本转换成“适当”的大小写，如让每个单词的首字母为大

写等。

例如，我们在一张表格的A1单元格中输入小写的“excel”，然后在目标单元格中输入“=UPPER（A1）”，回车后得到的结果将会是“EXCEL”。

同样，如果我们在A3单元格中输入“”，然后我们在目标单元格中输入“=PROPER（A3）”，那么我们得到的结果就将是“”了。

二十、提取字符串中的特定字符

除了直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对是一种省时又省事的方法，特别是对一些样式雷同的信息更是如此，比如员工名单、籍贯等信息。

如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话，最好使用

“=RIGHT（源数据格，提取的字符数）”函数，它表示“从A4单元格最

右侧的字符开始提取2个字符”输入到此位置。

当然，如果你想提取姓名的话，则要使用“=LEFT（源数据格，提取的字符数）”函数了。

还有一种情况，我们不从左右两端开始，而是直接从数据中间提取几个字符。

比如我们要想从A5单元格中提取“武汉”两个字时，就只须在目标单

元格中输入“=MID（A5,4,2）”就可以了。

意思是：

在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符，也就是第4和第5两个字。

二十一、把基数词转换成序数词将英文的基数词转换成序数词是一

个比较复杂的问题。

因为它没有一个十分固定的模式：

大多数的数字在变成序数词都是使用的“th”后缀，但大凡是以“1”、“2”、“3”结尾的数字却分别是以“st”、“nd”和“rd”结尾的。

而且，“11”、“12”、“13”这3个数字又不一样，它们却仍然是以“th”结尾的。

因此，实现起来似乎很复杂。

其实，只要我们理清思路，找准函数，只须编写一个公式，就可轻松转换了。

不信，请看：

“=A2&IF（OR（VALUE（RIGHT（A2,2））={11,12,13}）,″th″,IF（OR（VALUE（RIGHT（A2））={1,2,3,},CHOOSE（RIGHT（A2）,″st″,″nd″,″rd″）,″th″））”。

该公式尽管一长串，不过含义却很明确：

①如果数字是以

“11”、“12”、“13”结尾的，则加上“th”后缀；②如果第1原则无效，则检查最后一个数字，以“1”结尾使用“st”、以“2”结尾使用“nd”、以“3”结尾使用“rd”；③如果第1、2原则都无效，那么就用“th”。

因此，基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷。

二十二、用特殊符号补齐位数

和财务打过交道的人都知道，在账面填充时有一种约定俗成的“安

全填写法”，那就是将金额中的空位补齐，或者在款项数据的前面加上

“$”之类的符号。

其实，在Excel中也有类似的输入方法，那就是

“REPT”函数。

它的基本格式是“=REPT（“特殊符号”，填充位数）”。

比如，我们要在中A2单元格里的数字结尾处用“#”号填充至16

位，就只须将公式改为“=（A2&REPT（″#″,16-LEN（A2）））”即可；如果

我们要将A3单元格中的数字从左侧用“#”号填充至16位，就要改为

“=REPT（″#″,16-LEN（A3）））&A3”；另外，如果我们想用“#”号将

A4中的数值从两侧填充，则需要改为

“=REPT（″#″,8-LEN（A4）/2）&A4&REPT（″#″）8-LEN（A4）/2）”；如果

你还嫌不够专业，要在A5单元格数字的顶头加上“$”符号的话，那就

改为：

“=（TEXT（A5,″$#,##″（&REPT（″#″,16-LEN（TEXT（A5,″$#,##″）））

）”，一定能满足你的要求。

二十三、创建文本直方图

除了重复输入之外，“REPT”函数另一项衍生应用就是可以直接在

工作表中创建由纯文本组成的直方图。

它的原理也很简单，就是利用特

殊符号的智能重复，按照指定单元格中的计算结果表现出长短不一的比

较效果。

比如我们首先制作一张年度收支平衡表，然后将“E列”作为直方

图中“预算内”月份的显示区，将“G列”则作为直方图中“超预算”

的显示区。

然后根据表中已有结果“D列”的数值，用“Wingdings”

字体的“N”字符表现出来。

具体步骤如下：

在E3单元格中写入公式

“=IF（D30,REPT（″n″,ROUND（D3*100,0））,″″）”，也拖动填充柄至

G14。

我们看到，一个没有动用Excel图表功能的纯文本直方图已展现

眼前，方便直观，简单明了。

二十四、计算单元格中的总字数

有时候，我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣，需要计算单

元格中的总字数。

要解决这个问题，除了利用到“SUBSTITUTE”函数的虚拟计算外，还要动用“TRIM”函数来删除空格。

比如现在A1单元格中输入有“howmanywords?

”字样，那么我们就可以用如下的表达式来帮忙：

“=IF（LEN（A1）=0,0,LEN（TRIM（A1））-LEN（SUBSTITUTE（TRIM（A1）,″,″,″″））+1）”

该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串，并且利用“TRIM”函数删除其中字符间的空格，然后计算此字符串和原字符串的数位差，从而得出“空格”的数量，最后将空格数+1，就得出单元格

中字符的数量了。

二十五、关于欧元的转换

这是Excel2002中的新工具。

如果你在安装Excel2002时选择的

是默认方式，那么很可能不能在“工具”菜单中找到它。

不过，我们可

以先选择“工具”菜单中的“加载宏”，然后在弹出窗口中勾选“欧元

工具”选项，“确定”后Excel2002就会自行安装了。

完成后我们再次打开“工具”菜单，单击“欧元转换”，一个独立

的专门用于欧元和欧盟成员国货币转换的窗口就出现了。

与Excel的其

他函数窗口一样，我们可以通过鼠标设置货币转换的“源区域”和“目

标区域”，然后再选择转换前后的不同币种即可。

所示的就是“100欧

元”分别转换成欧盟成员国其他货币的比价一览表。

当然，为了使欧元

的显示更显专业，我们还可以点击Excel工具栏上的“欧元”按钮，这样所有转换后的货币数值都是欧元的样式了。