活动执行范例手册同样适用展会.docx

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活动执行范例手册同样适用展会

公关活动策划与执行培训

说在前面的话

前期准备－目的

前期准备－确立目标的程序

前期准备－预算

前期准备－构思

•摒弃头脑中所有杂念，全心全意地想象活动的全过程，这个想象应至少重复三次，

并将你想象的全过程详细地说给你的团队，以便获得补充：

–每个环节可能出现问题的地方

–每个环节所需用到的物料

–每个环节是否可以再优化

–每个环节是否给人惊喜

•在构思完成后，再次检查你的目的是否达到？

•在构思完成后，再次检查你的预算是否足够？

团队构成和时间表－团队

团队构成和时间表－项目推进表

•项目推进表（为可控因素预留必要时间：

比正常时间多1/3）

–项目执行：

为每个成员制定每日工作协调内容

–物料清单：

列举已有物料及需要准备的物料

–人员分工：

列出每个子项目负责人

•

•必须首先确定不可控因素：

障碍来自哪里？

–场地：

如果不及时确定可能租不到合适的场地

–重要来宾：

他们的时间、行程是不确定的

–其他不可控因素

•预定的检查时间通报:

–向所有成员报告每日工作的完成情况,分享你的完成快乐,也分享别人的完成快乐

–使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么?

–应付意外情况、赢得补救机会

项目推进表的分解－－－正确制定并运用子目标

团队构成和时间表－工作说明书

•活动基本要素（时间、地点、参与人、主题、流程等）

•活动物料汇总

•部门工作（接待）流程和要求

•活动现场具体分工（人员位置和要求）

•文案准备

–新闻稿

–主持人台本

–领导讲话稿

–重要领导的现场文件夹内容资料

•通讯录

工作说明书的主要目的－－－确定活动基本要素/相互关系及检查点

场地选择－列出要求

•需要类型：

考虑活动类别、主题、品味要求

•来宾人数：

测算最小面积要求

•活动内容：

是否有特殊物品摆放，是否需特殊设施？

是否有顶高要求？

是否有破坏可能？

•周边环境：

交通、噪音、光线、用餐及住宿

•气候条件：

防雨、防寒、防暑、日落时间

•费用限制：

能够用于场地租赁的最高限额

场地选择－询问

•是否有档期？

•是否有足够的布展时间？

•场地需要清空吗？

场地清空需要付费吗？

•场地清扫需要特别安排吗？

•场地可容纳多少人？

•使用该场地是否需要办理特别手续？

•是否有噪音及安全、清洁方面的要求？

•场地能够提供什么设施？

它们是否收费？

•现场视觉效果如何？

是否有遮挡视线的装饰？

•场地有多少卫生间？

条件怎样？

需要装饰吗？

•是否有供贵宾和工作人员休息的地方？

•场地自身工作人员的素质如何？

是否有类似活动的服务经验？

•场地是否有存放杂物或资料的地方？

车辆安排－停车场

•停车场在哪里？

从停车场到活动场地步行需要多长时间？

通过哪些线路？

•停车场的开放和关闭时间？

•停车场需要什么凭证？

•是否可以专辟停车场？

•是否有VIP专用停车场？

•是否有“停车已满”标志牌？

•停车场是否有保安管理？

•工作用车停在哪里？

是否需付费？

车辆安排－活动班车

•来宾来自哪里？

何时启程？

正常何时抵达？

•以每半小时为单位，列出航班抵达时间表，并据此确定每班班车的间隔时间、发车辆数

•班车品牌？

新旧程度？

•司机素质如何？

会否迷路？

联系方式？

•班车途经路线是否有拥堵可能？

•预留至少一辆机动车辆

车辆安排－特殊来宾接待

•特殊来宾有多少人（正确职务）？

他们启程和抵达的精确时间表？

是否有陪同人员？

入住酒店？

入住时间和离开时间？

•特殊来宾的级别是否有差别？

他们是否要求乘坐不同档次的车辆？

•特殊来宾的行程安排（活动当天），征求本人或随从的意见；活动前是否观看场地并参加彩排？

•由谁接待？

期间是否有其他安排？

（会议？

用餐？

）

•特殊来宾的活动文件夹准备：

简易流程、讲话稿、行程提醒

来宾接待

•当来宾准备赶赴机场时，接待工作已经开始：

–来宾是否拿到了正确的机票？

–来宾是否方便抵达机场？

–当来宾抵达机场时是否安排工作人员办理手续？

–来宾是否知道下飞机后应该如何做？

•突发情况处理：

–航班延误

–个别来宾迟到

来宾接待

•当来宾走下飞机后：

–确保第一时间知道接站人位置

–在班车等候时间不能超过30分钟

–在班车行程中为来宾播放轻松音乐

•突发情况处理：

–班车损坏

–部分来宾延误

–班车迷路

来宾接待

•当来宾抵达接待区时：

–确保第一时间看到接待人员和接待指示牌

–预估每批来宾人数，保障足够的接待人力

–如果是入住酒店，最好提前拿到所有来宾入住房间，以节省来宾登记时间，并在登记完成后交酒店总台

–在接待区预备休息区

–如果是直接进入会场，应准备存衣处、行李寄存处，并有专人管理，预备存衣牌

•突发情况处理：

–因交通原因突然导致来宾人数剧增

来宾接待

•来宾登记时应了解什么？

–活动的日程安排

–活动所需佩戴证件及使用要求

–活动场地平面图及入口、出口、卫生间位置

–何时可以离开？

离开机票领取的时间和方式

–来程时的费用报销时间、地点、方式

–离开时是否有班车接送？

–用餐时间、地点？

用餐凭证？

•

来宾接待

•当来宾进入酒店房间休息：

–准备小型欢迎卡

–确保来宾能够迅速联络接待人员

–是否需要提前清空房间内的收费物品？

–房间内是否需要准备鲜花及水果？

–房间内应准备当地旅游手册及地图

现场布置

•来宾行走线路现场勘察：

–场地有多少入口？

是否可以确保来宾从指定入口进入？

–来宾人数有多少？

是否能够及时顺畅地通过入口？

–入口是否需要铺设红地毯？

–在抵达会场途中是否要穿越其他场地？

是否有明确方向指示？

–来宾进入会场后是否能够立即找到自己的位置？

–不同类别的来宾是否需要分别设定入口？

–是否有来宾需要特别休息室？

现场布置

•搭建施工

–保证施工期间的用电及保安

–保证施工用料的摆放位置

–检查施工单位用料摆放是否合理

–搭建完成时间应保障至少12小时的彩排时间

–务必进行最大负荷电量测试

–施工完毕后应清理一切施工痕迹

–确保用电线路安全隐秘

现场布置

•舞台布置

–保障上场及下场通道畅通

–后台有方便快捷且安全的物品存放处

–来宾上下舞台通道地板检查，是否有松动可能

–舞台布置的设备不能遮挡现场摄影摄像视线

–确保来宾无法进入后台

现场布置

•来宾区域

–贵宾席如何布置（座位安排图）？

是否需要名签或椅背签？

–为外籍人士座位的侧后方安排翻译人员座位

–来宾的通道是否畅通？

–是否要准备同传？

规格？

现场翻译？

–预留摄影摄像位置，是否需要架高？

–来宾取用饮料位置是否方便？

–当来宾退场时是否可能发生拥挤？

•

后勤安排

•安排专门工作人员负责用餐预订及送达

•指定工作人员用车和司机

•文件打印

•资料装袋、运输和存放

•物品领取登记

•视频、图片资料

媒体接待基础文件

•媒体接待基础文件

–邀请媒体名单

–新闻夹内容

–航班时刻表（接、送车辆安排）

–住房登记表

–媒介分工（活动现场位置）

–接待物料

–专访安排（名单、Q&A、陪同媒介、速录）

其他事项

•活动付款明细表

–供应商、额度、日期、付款形式、尾款结算日期

•

•现场指挥文件---根据确定流程

–AV、音响（上场音乐/出车音乐）、灯光配合

–摄影摄像预定位置和要求

–重要环节时的前后衔接、人员补位

–现场提问时的媒介人员位置

–主持人台本

•

•活动（专访）结束后

–汇集活动摄影摄像资料（速录文字？

）

–挑选图片或整理速录文字，客户确认后上传网络

–统计媒体对视频资料的数量

六一儿童节庆典活动

公司简介和六一儿童节庆典活动介绍-

活动执行手册

执行委员会架构

项目执行标准

活动前期准备

标准执行流程

附件

公司内部人员联络表

执行相关人员联络表

活动安排日程表

活动道具一览表

活动志愿者招聘细则

培训会细则

各项活动比赛细则

现场效果图

I、公司简介

。

。

。

。

。

公司是由一群热爱广告，年轻富有朝气，又在各自领域中有不同专长的年轻人创办。

公司创办人经过在中国本土多年的经营探索与磨练整合，形成了"客户为本（Client-focused）、活力维新（Vibrant）、先行是金（Proactive）"的经营理念。

目前已在上海、杭州（制作工厂）、南京、北京设立了4个办事处。

。

。

是以品牌策划、平面设计、影视制作、广告制作代理、网站开发、及广告公关策划为主的综合性广告设计传播服务机构。

一直以高度专业化的精神，严谨的工作态度，在广告领域辛勤耕耘。

我们总是不断的思考思索，期望为客户的品牌提供更强大有力的能量来源，我们致力于为客户的互动沟通领域提供全面解决方案，提供给客户完善整合的沟通方案。

通过完美的创意表现，全新的平面技术处理，有效的媒体执行，可度量的数据监测并将之完美融合，从而给用户带来最具价值的广告宣传体验。

。

。

。

以“感性本土文化，理性国际潮流”为企业理念，人性化的管理，坚持策略性创意导向，视“给消费者带来利益，为企业带来市场”为己任，树立本土广告公司的形象，力求在国际竞争中发展壮大。

我们的定位：

品牌传播的个性化解决之道

II、六一儿童节庆典活动介绍

一、活动背景：

“大白兔”品牌在今年年初举办了“我心中的大白兔”小学生绘画大赛，在小学生中建立并巩固了我们良好的品牌形象。

此次活动将广场路演和绘画大赛颁奖仪式结合起来，进一步增强品牌的市场号召力。

本次活动旨在通过六一活动，以推出全新“FamilyDay”的概念，扩大“大白兔”品牌在目标受众中的影响力。

二、活动简介：

时间：

2006年5月27日

地点：

上海世纪公园银杏大道草坪

活动信息：

活动主办：

冠生园（集团）有限公司

品牌冠名：

大白兔

活动承办：

上海诺泰广告有限公司

活动介绍：

本活动引进全新“FamilyDay”的理念，通过举办在世纪公园的

大型户外“嘉年华”活动，在少年儿童心目中树立年轻的品牌形象，

同时又勾起家长对“大白兔”的美好回忆，达到活动目的。

咨询热线：

活动网站：

III、执行手册

一、活动执行项目组架构

工作人员要求：

身着统一服饰，挂统一胸牌，统一口号，组长及项目负责人以胸牌颜色区分，颜色越深，级别越高

小组负责人：

红色吊牌志愿者小组长：

黄色吊牌大学生志愿者：

蓝色吊牌

1、派发组（志愿者30名）

Leader：

✧活动资料派发人员安排表

日期

地点

数量

志愿者负责人

志愿者

电话

备注

5月1日—5月7日

市中心热闹商圈

8人

5月13日、14日

各区少年宫

4人

5月20日、21日

各区少年宫

4人

5月10日—5月12日

各区学校

5人

5月15日—5月19日

各区学校

5人

5月20日—5月26日

各区学校

5人

5月27日

活动现场

30人

✧派发人员工作内容：

活动前期——派发活动宣传DM，向路人告知本次活动内容

活动现场——身着统一兔子服，向游客派发DM，小旗帜，气球，将路人引至活动现场等

✧物资领用清单

序号

派发点

负责人

小旗帜

小气球

DM

领用人

备注

2、游戏组（志愿者20人）：

组织游客游玩，参与比赛，赢大奖

Leader：

✧志愿者安排及联系方式

活动区域

负责人

志愿者

联系电话

备注

休息区

展示区

手工坊

推铁环

民间表演

放风筝

二手义卖

摄影棚

活动物品义卖及捐赠

套圈圈

亲子游戏1

亲子游戏2

许愿树

才艺宝宝家庭报名及初赛

✧游戏组分为三块——休息区（志愿者3人）：

负责接待小朋友及家长休息等

展示区（志愿者3人）：

负责绘画比赛优秀作品展示及讲解，参与本次活动小朋友签名

游艺区（志愿者12人）：

负责各项游戏及亲子活动公平开展等

✧游艺区区域管理

1）手工DIY（水粉画、小植物）

时间：

10：

00——16：

00

内容：

以5元低价购买游戏材料，跟爸爸妈妈一起完成，作品可带回家

2）推铁环比赛

时间：

10：

00——16：

00（半小时一次）

内容：

以家庭为单位，每报名5组比赛一场，跟爸爸妈妈一起合作赢奖品

奖品：

大白兔毛绒大玩具12个小奖品48份

3）民间艺人绝活表演（剪纸、捏面粉人等）

时间：

10：

00——16：

00

内容：

低价销售，5-10元，可现场教小朋友制作，收入所得归艺人所有

4）放风筝

时间：

10：

00——16：

00

内容：

风筝5-10元低价销售，跟爸爸妈妈一起放风筝

5）二手义卖

时间：

10：

00——16：

00

内容：

小朋友将自己收藏的小玩意拿出来义卖，义卖所得款捐赠儿童医院白血病患儿

6）摄影棚

时间：

10：

00——16：

00

内容：

跟兔宝宝一起合影，或穿着兔宝宝的衣服拍照，或造型板露脸，背景有企业活动宣传背板，照片可等活动结束后上网站存取

7）活动物品义卖及现场捐赠

时间：

10：

00——16：

00

内容：

本次活动产品无偿义卖及捐赠，活动T-shirt、气球、帽子1-10元不等，定点捐赠，所得款项全部捐赠给白血病儿

8）套圈圈

时间：

10：

00——16：

00

内容：

2元10次，套中任何奖品，奖品归小朋友所有

奖品：

大白兔奶糖、大白兔毛绒玩具、活动物品等

9）亲子游戏（踩气球、一二一踏步走等2个）

时间：

10：

00——16：

00（半小时一次）

内容：

以家庭为单位，5组一比，根据游戏规则开展比赛，赢取丰富礼品

奖品：

大白兔毛绒大玩具24个小奖品96份

10）愿望树

时间：

10：

00——16：

00

内容：

一元一张小卡片，绑着红色绸带，由小朋友写好愿望，爸爸妈妈抱起小朋友一起将愿望卡片挂在树上

11）才艺宝宝家庭报名及初赛

时间：

10：

00——11：

0013：

00——15：

00

内容：

凭活动DM后的调查问卷，领取纪念品一份，并可参加宝宝才艺大比拼活动，赢奖品

奖品：

大白兔明星宝宝、大白兔天才宝宝、大白兔快乐宝宝、大白兔快乐家庭等10个奖项，有纪念证书及价值300元大白兔大礼包等

✧物资领用清单

序号

活动区域

负责人

领用物

数量

领用人

备注

3、演出组（志愿者10人）

Leader：

✧现场布置及舞台搭建：

空飘气球及指引标志固定方位，活动海报张贴

✧舞台演出流程配合及演员安排

✧人员联系方式及安排

岗位

负责人

志愿者

联系电话

备注

✧演出流程

❒10：

00-10：

05主持人介绍本次活动

❒10：

05-10：

15少儿武术

❒10：

15-10：

35杂技表演

❒10：

35-10：

45少儿拉丁

❒10：

45-11：

05魔术表演

❒11：

05-12：

00互动游戏，少儿才艺表演

❒13：

00-13：

05主持人介绍本次活动

❒13：

05-13：

15少儿杂技武术

❒13：

15-13：

35变脸表演

❒13：

35-14：

00颁奖活动

❒14：

00-14：

10少儿拉丁

❒14：

00-15：

00互动游戏（童言无忌、简单有奖问答、抽奖）

才艺表演（家庭）

❒15：

30-16：

00评选才艺大奖及家庭大奖

4、物资组（15人）

Leader：

✧负责所有物品的运输、保管、分类、领取、统一回收等

岗位

负责人

志愿者

联系电话

备注

✧物资领用清单

序号

活动区域

负责人

领用物

数量

领用人

备注

5、信息组（10人）

Leader：

✧负责活动资料的信息与收集

岗位

负责人

志愿者

联系电话

备注

✧媒体接待等

6、保安组（15人）

Leader：

✧负责维持现场正常秩序

岗位

负责人

志愿者

联系电话

备注

IV、项目执行标准

Ø保证热烈的比赛现场气氛

Ø保证顺畅的活动物流管理

Ø保证合理的项目成本控制

Ø保证完善的数据信息搜集

Ø保证有效的人际关系沟通

Ø保证相关的人员人身安全

（附件一）公司内部人员联络表

（附件二）活动道具清单（统一准备）

类别

项目

描述

数量

备注

平面

现场

其它

物资分配表

海报

空白海报

DM

选票

推广手册

备注

前期推广

现场

活动道具清单（当地准备）

类别

项目

描述

数量

备注

照相机

备用电池2节

笔记本电脑

对讲机

无线话筒

配备备用电池

记事本

笔

桌子

椅子

插线板

干冰机

关键场次使用

球迷分流指示牌

垫子（擦鞋）

毛巾

垃圾筒

笤帚

拖把

工具包

农夫山泉

（附件三）人员招聘

途径：

当地大学招聘在校大学生

招聘方式：

节目RUNDOWN

时间

阶段

流程安排

地点

工作人员

工作内容

场景

灯光

音乐

配合方

备注