浅谈涉外秘书的会议管理.docx
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浅谈涉外秘书的会议管理
诚信声明
本人郑重声明:
所呈交的毕业项目报告/论文《浅谈涉外秘书的会议管理》是本人在指导老师的指导下,独立研究、写作的成果。
论文中所引用是他人的无论以何种方式发布的文字、研究成果,均在论文中以明确方式标明。
本声明的法律结果由本人独自承担。
作者签名:
年月日
摘要:
二十一世纪的今天,在市场经济的形式下,特别是我国加入WTO后,我国的秘书职业有了飞速发展。
秘书开始走向社会化、职业化。
而且秘书职业发展已有千年历史,积累了丰富的经验,这对于现代秘书很有借鉴与指导作用。
如今秘书工作已成为遍及社会生活各个领域的社会职业。
论文从会前准备、会中服务和会后工作三个发面分别来论述会议管理。
从中来了解秘书在会议中所扮演的角色,在不同场合下秘书所做的工作。
怎样才能把会议安排的妥当合理,让领导和上司刮目相看,本文都提出了具体的方法和理论。
关键词:
会议,策划,服务,总结
Abstract:
Twenty-firstcentury'stoday,marketeconomythattheformmovesdownwards ,OurcountryjoinstheWTOqueenespecially .Thesecretaryhashaddevelopingatfullspeed ,anditstartstrendsocialization,occupation-rization. ,Asweknow,Secretaryoccupationdevelopmentalreadyhashadhistoryin1000and,hasaccumulatedawealthofexperience, Thishasverymuchdrawinglessonswiththedirectivefunctiontomodernsecretary。
Frompreparingbeforethemeeting,mayworkafterbeinghitbyservicepeaceconference,threeconventionwholeavensdoughcomingtocommentthatrespectivelymanagesathesis,Cometoknowasecretaryoutofinjobdonebymiddleactedasrole,underdifferentoccasionsecretaryofconvention ,Howabilityholdstheappropriatereasonablenessthatconventionlayson,lettheleaderandthebossholdapersoninhighesteem,themainbodyofabookhavebroughtforwardconcretemethodandtheory.
Keywords:
conference,plan,service,summarize
目录
1.会议管理5
1.1会议概述5
2.会前准备5
2.1会议策划与准备5
2.2会议策划方案的内容及写作程序5
2.3制订会议计划5
2.4确定会议时间与地点6
2.5.准备会议资料与用品7
2.6发送会议通知和邀请嘉宾7
2.7预算与申请会议经费7
2.8会场布置8
2.8.1会场布置的方式8
2.8.2会场气氛的调节8
2.8.3主席台的布置8
2.9会议筹备情况检查9
3.会中服务与管理9
3.1接站工作9
3.1.1接待工作要素:
9
3.2报到与签到10
3.3会场服务工作10
3.4会议记录10
3.5会间的活动安排10
3.6会间食宿工作10
4、会后工作11
4.1会场善后与安排与会人员离开11
4.2会议后的文书工作11
4.3会后总结11
4.4会议后的经费预算与结算工作11
4.5会议效果与评估方法11
5.总结12
参考文献13
致谢14
涉外秘书的会议管理
1.会议管理
1.1会议概述
会议是社会的某一组织为了工作需要而召集相关人员研究并决定重要事项的一种活动形式。
会议的作用主要有:
制订行政法规、庆祝纪念节日、开展学术交流、研讨商务活动、部署各项工作;推广先进经验、表彰英雄模范;协调化解矛盾;促进民众运动。
2.会前准备
2.1会议策划与准备
会议策划是指为了使会议达到预期目标,进行构思、设计,拟定出合理可行的方案的过程。
会议策划的内容主要包括主题择定、模式定位、议程安排、组织协调、公共关系、媒体报道。
2.2会议策划方案的内容及写作程序
会议策划的内容:
①确定会议的主题与议题②确定会议的名称③确定会议的时间与会期④确定会议所需的设备与工具⑤确定会议所需的文件范围与安排印制工作⑥确定与会代表的组成⑦确定宣传和模式⑧确定会议经费预算⑨确定会议餐饮安排⑩确定筹备机构与人员分工(针对大型会议)
会议策划方案的写作程序:
①根据要求,搜集资料②分析材料,写出提纲③集思广益,写成初稿④收集反馈,写出定稿。
2.3制订会议计划
2.3.1会议计划的作用
预先制订会议计划,可以保障整个会议计划有章可循,目的明确,并一步一步的进行,有利于一个一个的解决问题。
2.3.2会议计划的内容
会议计划的内容主要包括:
会议名称、会议议题、会议日程、议程和程序。
①会议名称:
一般由会议主办机构名称、会议主题、会议类型、会议的时间与范围。
例如:
“**电子有限公司2008年新春产品发布会”,其中,“**电子有限公司是会议的主办机构”,“新产品”是会议的内容,“2008年新春”表面会议的时间和范围,发布会是会议的性质与类型。
②会议议题指会议集中要讨论的问题。
通常,会议的议题必须体现出会议的目的与会议的主题。
③会议议程指根据会议议题对会议内容所作出的具体安排。
会议议程一般由主办单位的领导机构来确定。
④会议日程指以天为单位,对会议议程的各项内容做出具体的时间安排。
会议日程基本内容:
会议的具体时间、具体内容、会议地点、以及会议主持人或负责人。
如下图:
**公司关于提高企业核心竞争力的研讨会日程表
日期
时间
内容安排
地点
参加人
负责人
备注
6月18日
8:
30
报到
会议大厅
全体
黄秘书
9:
30-10:
00
总经理讲话
小会议厅
全体
刘秘书
使用投影仪
10:
20-11:
50
分组讨论
小会议厅
全体
黄秘书
副经理主持
12:
00
午餐
宾馆餐厅
全体
刘秘书
1:
30-4:
00
专题报告
小会议室
全体
组长
4:
20-5:
30
代表发言
小会议厅
全体
组长
6:
00
晚餐
宾馆餐厅
全体
刘秘书
⑤会议程序:
指一次会议的内容按照先后顺序依次安排下来的操作流程。
一般会议的主持人员应持有一份程序表,以便据此来主持整个操作会议的进程。
2.4确定会议时间与地点
2.4.1会议召开时间的选择,需要考虑以下几个方面:
1是否适合会议组织人员完成全部准备工作。
2是否方便与会人员(尤其是会议的核心人物)
3会议召开期间的自然因素④确定会期的长短
2.4.2考察选定会议地点,具体考察的项目主要包括以下几项:
1考察会场大小是否适中,主要包括:
会议的人数与会议室的间数
②考察会场规格是否合适,主要包括:
考察装潢设计水平、考察设施设备档次、考察会场服务水平。
③考察会场环境,主要包括:
保持温度适宜、保持空气清洁、保持会场干净与安静。
④考察会场交通条件,尽量避免选择偏僻山区、高寒地区和酷热地区。
2.5.准备会议资料与用品
2.5.1会议资料
会议所需审核和参考的资料,包括来宾资料、会务资料和沟通资料。
2.5.2会议用品
根据会议不同规模而所需的各种设备和物品,包括必备用品中的特殊用品。
另外准备好黑板、白板、粉笔、指示棒、板擦等设施,摆放好姓名牌,在每人座位前摆放纸笔等文具、安放投影机、屏幕、录音等设备。
如果有选举、表决、表彰的议程、还需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品、安排好茶水饮料、提前检查线路等。
2.6发送会议通知和邀请嘉宾
2.6.1拟写会议通知
发送会议通知主要目的是为了让与会人员能清楚会议内容及安排,能在到会前做好充分准备。
会议通知一般包括:
被通知者、会议名称、会议日期和时间、会议地点、出席对象和会议日程、通知者或授权者、注意事项、企业名称、通知日期。
2.6.2会议通知形式
有会议式会议通知、备忘录式会议通知、请柬式会议通知、海报式会议通知与公告式会议通知。
会议通知的发送方式:
一般采用书面形式,以邮寄方式传达,临时的或紧急会议一般采用电话通知。
正式会议的通知,应在前一周或两周内发出为宜,以便参会人员有充分的时间安排好手头工作做好参会的各项准备。
通知附上回执,其好处是便于确认具体到会人数,便于安排落实诸如接站、食宿、交通等方面的会务接待工作。
2.6.3邀请嘉宾
会议嘉宾是指会议组织方的上级领导和政府官员、企业的重要客户和各种利益方、社会名流、对实现会议目标有潜在贡献的人。
2.7预算与申请会议经费
会议经费预算是指对会议收入和会议支出进行理性的预测,估算会议未来的收入额,并将这些收入合理的分配到各项会议活动的开支中。
2.7.1会议经费开支一般包括:
①会议费:
包括场地租金、设备租金、茶水饮料费等。
②资料费:
购买会议办公文具与印制资料等费用。
③食宿费:
包括会议期间与会人员的餐饮费和住宿费。
④交通运输费:
指会议期间接、送与会代表所使用的租车费、邮费、停车费、过桥费、司机劳务费等。
⑤宣传联络费:
指用于会议宣传、新闻发布、联络通信等方面的费用。
⑥其它杂费:
包括如安排会议合照、会见活动、雇用会场翻译、会场保安、礼仪小姐、购买大会礼品赠品等所需费用。
2.7.2会议经费的来源主要包括:
①会议主办单位或主管领导部门拨发的会议专款。
②与会者提交的会务费。
③商业赞助或捐赠。
除了以上几个会议经费的主要来源外,如联合主办单位的交费、会议陪同人员的交费、会议活动的收费、某些有偿服务的收费等。
2.8会场布置
会场布置是一项有明确意图的会务工作,其根本目的在于创设与会议主题、性质相适应的会场氛围,从而有利于会议目标的实现。
2.8.1会场布置的方式
①相对式:
弦月式、礼堂式
②全围式:
圆桌式、椭圆式、方形正空式、多边形式.
③半围式:
马蹄形、T字型和桥型
④分散式:
将会场分为若开个中心,每个中心设一个圆桌。
2.8.2会场气氛的调节
悬挂会标、悬挂会徽、安插旗帜、张贴标语、摆放花卉、调式灯光、调节音响、
2.8.3主席台的布置
会议主席台是领导人就座之处,也是与会者瞩目的焦点。
一定要根据会议的主题精心布置,大型会议的会场多设主席台,和与会人员成面对面的形式,主席台一般设在舞台上,如果设在舞台下要与与会者近一点,并且稍微垫高些,小型会议一般不设主席台,可在主席台前幕上方悬挂会标,主席台后幕悬挂会徽,主席台中央社座位并排座次。
主席台下或周围可适当摆放绿色植物或鲜花作为装饰。
会议主席台座次通常安排如下:
需要注意的是,凡是已固定的座次与座位,应在出席证和签到证上注明座号,并在会议桌上摆放座签,同时还应印制“座次表”发给与会人员。
当与会人员到场时,会议工作人员应做适当的引导。
主席台
5
3
1
2
4
主席台
6
4
2
1
3
5
2.9会议筹备情况检查
会议筹备要全面周到、注重细节、一丝不苟、又要眼见为实、实地检验、逐项落实。
会议筹备检查的主要内容:
①会议准备是否充分②会议环境是否合乎要求③会议用品准备是否齐全④文件材料是否备齐⑤会场布置是否妥当⑥会议保安工作是否落实⑦看接待、服务的人员是否经过培训、能否使用与会人员的提问。
3.会中服务与管理
3.1接站工作
接站是会议活动接待工作的第一个环节。
会议工作人员应尽可能安排专人、专车接站,让与会者能轻松顺利地到达会场参加会议,这也有利于会议按时召开。
3.1.1接待工作要素:
①掌握需接站人员的人数、身份、职务、级别、年龄、性别等情况
②确定需接待人员所乘的交通工具是飞机、火车、汽车还是轮船,弄清楚航班、抵达日期和具体时间,提前安排接待人员和车辆。
③在接站现场竖起醒目的标志,以便让与会者辨识。
④与会者抵达后,接站人员主动上前询问,握手致意,并介绍其它接站人员的姓名、身份、职务,对待来宾礼貌热情、细致周到,用语亲切自然。
让客人感受到自己被重视和尊敬。
⑤出站后要主动为客人提行李及引路。
⑥乘车返回时,需有主人陪车,工作人员要引导客人上车,为其打开车门,准确安排主客的座位。
在我国,一般原则:
让与会者坐在车的后排右侧,与司机成对角线位置,主人坐在后排左侧,秘书陪同坐在副驾驶的座位。
3.2报到与签到
报到是指与会者在到达会议所在地时办理的登记注册手续。
报到工作内容有:
设置报到处和路标、查验有效证见、登记与会人员的个人信息、接受和发放资料、预收费用、安排住宿。
签到是指与会人员正式进入会场要做的第一件事,会场签到就是为了能及时、准确地掌握到会人数,如实反映会议实际缺席情况,以便确定会议能否按时召开。
会议签到的工作要求:
认真准备、有序组织、及时统计。
常见的签到方法:
薄式签到、卡片签到、会议工作人员代为签到、电子签到。
3.3会场服务工作
会间服务工作中的一个重要环节是会场的服务工作,会场服务的质量好坏会直接作用到每一位与会代表身上,直接影响到会议的每一个具体流程,最终影响到整个会议的进程与质量。
会场服务的工作内容一般包括一下几项:
①引导座位,维持会场秩序②保持会场内外的联络③保持会议上下的沟通④做好会议值班,电话接听工作⑤操作与维护会议设备⑥会场保卫工作⑦会场的清洁卫生工作⑧会间茶水点心等的供应工作。
3.4会议记录
会议记录指在会议过程中,由记录人员把会议的基本情况、大会报告、代表发言、决议等内容记录下来形成的重要会议资料,是反映会议客观进程的原始而真实的信息记载。
会议记录不但能在会后更好的传达会议精神,使会议的各项决议在今后的工作中得到充分贯彻与执行,而且也能给以后的检查会议决议的执行情况提供依据。
会议记录的要求:
项目过程要完整内容真实准确,语言表达清楚简洁,格式名称规范,笔记快速,而且会议记录要使用统一的形式,应使用A4型纸记录,便于日后立卷归档。
会议记录的基本格式:
一般包括三部分①基本情况:
会议名称、会议性质、会议次数、开会的时间与地点、出席会议的人数与缺席人数、主持人、记录人②会议内容与会场情况③结尾
3.5会间的活动安排
会间活动形式:
组织观看电影、组织单位参观活动、组织外出考察、组织户外游览活动、组织户内自娱自乐活动。
3.6会间食宿工作
会议餐饮安排要量入为出,食品要安全卫生,在选菜上要注意体现顾全大局的原则,注意餐饮礼仪。
会议住宿要了解住宿宾馆的档次,了解房间的设备与设施,了解宾馆提供的相关服务,了解住宿者有无特殊要求。
4、会后工作
4.1会场善后与安排与会人员离开
会场善后工作是把会中的讨论决定布置下去贯彻执行的先决条件。
会场善后包括:
清理会场(拿走通知牌和方向标志、清理会场内的其它物品、通知配电人员和服务人员),归还所借物品,结算会议开支费用。
安排与会人员离场:
首先了解外地与会人员对时间的安排、交通工具的要求,根据会期的长短,外地与会人数的多少等实际情况,及早安排他们的回程事宜。
其次,编制与会者离开的时间表与安排好送行车辆。
4.2会议后的文书工作
会后文件要及时清退,点清剩余份数,逐号核对。
同时也要及时做好会后文件的立卷归档工作。
会议文件的立卷程序:
收集资料→甄别整理→分类组卷→文件编目→拟写标题→填写封面→案卷排列。
4.3会后总结
会议总结目的:
是通过对本次会议的优点与缺点的回顾分析,吸取经验教训,并把感性认识上升到理论认识的高度,以便做好今后的工作。
会后总结结构:
标题、正文、落款。
会后总结形式:
座谈会、表彰会、书面总结。
会后总结程序:
征求意见、拟写总结、领导审阅、修改定稿、大会总结报告、归档。
4.4会议后的经费预算与结算工作
会议经费的结算是指办会者在会议结束后对整个经费使用情况即会议开支费用的结算。
会议经费的结算程序:
清点费用支出和核实发票通→知与会人员结算的时间与地点→填写报销单→将发票按财务上的规定粘贴好签上姓名→主管领导签字→到财务部门报销相→关部门及人员结清费用。
4.5会议效果与评估方法
会议评估是指与会人员对会议的评价,这有助于对会议组织实施过程进行总结,以便改进会务工作,实现有效会议的目标。
会议评估的主要内容:
目标评估、时间评估与主持人评估。
会议评估的程序:
分析影响会议效果的主要因素→设计会议效果评估表→评估→汇总评估结果。
会议评估方法:
数据与图表分析法、座谈分析法、表格分析法。
5.总结
通过浅谈涉外秘书的会议管理来了解秘书在会议管理中的工作进程与安排。
对于企业来说,这能够给参加会议的会务人员提供一个良好的环境,是会议顺利开展的外部条件。
对于秘书人员来说,这不仅能够丰富他们的专业知识,提高协调能力、沟通能力以及处事能力。
现代会议的形式翻新,种类繁多,加之科学技术的进步更实现了开会手段的现代化、新颖化和便利化。
人们越来越多地参与各种会议,可与此同时会议的弊端和矛盾日益突出,然而任何事物都有其两面性,会议也不例外,因此作为为领导服务的秘书,更应充分认识会议管理的重要性,改进会风和提高会议效率的长期性和艰巨性,从现实角度提高认识问题的高度,只有在现实工作中灵活地利用会议,秘书人员和部门才能辅助领导者进行成功的会议管理,真正发挥会议的巨大效能。
参考文献
[1]王凌、肖传亮主编新编商务秘书实务【J】.电子工业出版社,2009
[2]谢世洋编著秘书实务与实训【M】.清华大学出版社,2010年5月第1版
[3]傅西路中华秘书全书【M】.北京:
人民日报出版社.2006
[4]葛红岩.秘书与会议组织和服务【J】.北京:
人民出版社.2007
[5]孙荣等.秘书工作案例【M】.上海:
复旦大学出版社.2005
[6]张丽莉.商务秘书实务【M】.北京;中国人民大学出版社.2004
[7]高海生.秘书基础【M】.北京:
高等教育出版社.2000
[8]陈合宜.秘书学【M】.广州:
人民大学出版社.2005
致谢
本文写作的整个过程都是在王尊亚老师的统筹安排和悉心指导下完成的,从论文的选题、思路的启发、资料的搜集到最后论文的写作和修改,都凝聚着王老师的大量心血。
王老师严谨的治学态度、开拓创新的意识,以及温和的形象给我留下了深刻的印象,这都将对我的人生之路产生重要而持久的影响。
在此,谨向王老师表示衷心的感谢并致以崇高的敬意!
感谢我的同学和朋友在大学期间给予的无私帮助,或在论文的撰写过程中提出的宝贵意见和建议,使我不断的进步。
最后,衷心感谢各位老师耐心地审阅我的论文,并提出宝贵意见!
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