《企业内部控制流程手册》xxxx25.docx
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《企业内部控制流程手册》xxxx25
企业内部控制流程手册
(讨论稿)
***********有限公司
二○一○年十一月二十五日
第2章企业内部控制流程—采购
2.1请购审批与预算控制
2.1.1请购审批业务流程
1.请购审批业务流程与风险控制图
请购审批业务流程与风险控制
业务风险
不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分
阶段
总经理
财务总监
采购部经理
采购专员
相关部门
如果采购未经适当审批或超越授权审批,可能产生重大差错或舞弊、欺诈行为,从而使企业遭受损失
如果请购依据不充分、不合理,会导致企业资源浪费
如果相关审批程序不规范、不正确,可能导致企业资产损失、资源浪费或产生舞弊行为
权限外
审批
审批
审核
权限内
审批
否
审核
审核
否
采购范围内
是
6
5
结束
按照预算执行进度办理请购手续
是
预算内
3
4
2
填写“采购
申请单”
汇总、整理
采购申请
呈交“采购申请单”
检查库存物资储存情况
1
相关部门提出采购申请
开始
D1
D2
D3
2.请购审批业务流程控制表
请购审批业务流程控制
控制事项
详细描述及说明
阶段
控制
D1
1.生产部和仓储部等物资需求部门根据企业相关规定及实际需求提出采购申请
2.请购人员应根据库存量基准、用料预算及库存情况填写“采购申请单”,需要说明请购物资的名称、数量、需求日期、质量要求以及预算金额等内容
D2
3.采购部核查采购物资的库存情况,检查该项请购是否在执行后又重复提出,以及是否存在不合理的请购品种和数量
4.如果采购专员认为采购申请合理,则根据所掌握的市场价格,在“采购申请单”上填写采购金额后呈交相关领导审批
D3
5.如果采购事项在申请范围之外的,应由采购部经理、财务总监逐级审核,最终由总经理审批;如果采购事项在申请范围之内但实际采购金额超出预算的,经采购部经理审核后,财务总监和总经理根据审批权限进行采购审批;在采购预算之内的,采购部按照预算执行进度办理请购手续
6.采购专员按照审批后的“采购申请单”进行采购
相关规范
应建
规范
1采购申请制度
1请购审批制度
参照
规范
1《企业内部控制应用指引》
文件资料
1采购申请单
1采购预算表
责任部门
及责任人
1采购部、财务部、生产部、仓储部
1总经理、财务总监、采购部经理、采购专员
2.1.2采购预算业务流程
1.采购预算业务流程与风险控制图
采购预算业务流程与风险控制
业务风险
不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分
阶段
总经理
财务总监
财务部
采购部
相关部门
如果采购预算编制依据不科学、不合理,会造成企业资源浪费
如果请购与审核、审批部门不分离,容易产生徇私枉法行为,造成资产流失
如果采购预算调整未经适当审批或超越授权审批,可能会产生重大差错或舞弊、欺诈行为,从而使企业遭受损失
审批
审批
审核
审核
下达新的采购预算方案
资料归档
提出采购
预算调整申请
6
编制“采购预算调整方案”
执行新的采购预算方案
3
2
组织执行
采购预算
编制“年度采购预算表”
汇总、整理
采购预算
严格执行
采购预算
结束
5
实施采购活动
4
各部门编制本部门采购预算
1
开始
D1
D2
D3
2.采购预算业务流程控制表
采购预算业务流程控制
控制事项
详细描述及说明
阶段
控制
D1
1.各生产单位根据年度营业目标预测生产计划,据此编制年度物资需求计划,并编制采购预算;仓储部根据企业相关规定和生产用料计划编制采购预算;研发部、行政部根据实际需求编制采购预算
2.财务部预算专员负责汇总、整理各部门提交的采购预算
3.财务部预算专员根据上一年度材料单价、次年度汇率、利率等各项预算基准编制企业“年度采购预算表”,财务部经理签字确认后,报财务总监审核、总经理审批后严格执行
D2
4.请购部门根据实际需求提出采购申请,采购部采购专员应根据市场价格填写采购金额,依据企业相关规定以及生产需求情况,判断采购是否合理。
如果采购申请合理,提交相关领导审批;不合理的采购申请,则退回请购部门
D3
5.调整采购预算的原因包括超范围采购或超预算采购两种。
由于市场环境变化,如采购物资的价格上涨,导致实际采购金额超出采购预算或生产突发事件导致采购预算外支出等。
此时,采购部必须提出采购预算调整申请,即追加采购预算
6.财务部接到采购部的预算调整申请后,根据实际情况,参照企业的相关规定进行核对,并编制采购预算调整方案,提交财务总监审核、总经理审批
相关规范
应建
规范
1采购申请制度
1请购审批制度
1预算管理制度
参照
规范
1《企业内部控制应用指引》
文件资料
1“销售计划”
1“生产计划”
1“年度采购预算表”
1“采购预算调整方案”
责任部门
及责任人
1采购部、财务部
1总经理、财务总监、采购部经理、财务部经理、采购专员、预算专员
2.2采购与采购验收控制
2.2.1采购业务招标流程
1.采购业务招标流程与风险控制图
采购业务招标流程与风险控制
业务风险
不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分
阶段
总经理
需求部门
采购部经理
采购部
供应商
如果采购招标评审不规范、选择了不合格的供应商或签订的合同不符合国家相关法律、法规,可能给企业带来不必要的损失
采购招标工作中,如果违反国家法律、法规,企业会遭受外部处罚、经济损失和信誉损失
采购招标过程如果违反法律、法规及企业规章制度的规定,企业可能会受到有关部门的处罚,造成资产损失
审批
提供相关资料
参与论证
9
7
结束
签订合同
选取
最终中标者
组织论证
审核
开始
8
6
5
4
3
2
1
宣布
中标单位
初步评审
接收标书
发售标书
确定资格
合格的供应商
进行资格审查
发布招标信息
准备招标文件
编制招标书
签订合同
填报标书
购买标书
填报资格
审查文件
采购预算
索取资格
审查文件
采购预算
D1
D2
D3
2.采购业务招标流程控制表
采购业务招标流程控制
控制事项
详细描述及说明
阶段
控制
D1
1.对需要进行招标的采购业务,采购部准备采购招标文件,编制《采购招标书》,报采购部经理审核
2.采购部发布招标信息,包括招标方式、招标项目(含名称、用途、规格、质量要求及数量或规模)、履行合同期限与地点、投标保证金、投标截止时间及投标书投递地点、开标的时间与地点、对投标单位的资质要求以及其他必要的内容
D2
3.采购部收到供应商的资格审查文件后,对供应商资质、信誉等方面进行审查
4.采购部通过审查供应商各方面指标确定合格的供应商
5.采购部向合格的供应商发售标书,供应商填写完毕后递交到采购部
D3
6.采购部对供应商的投标书进行初步审核,淘汰明显不符合要求的供应商
7.采购部经理组织需求部门、技术部门、财务部门等相关人员或专家对筛选通过的投标书进行论证,选出最终的中标者
8.最终中标者经总经理签字确认后,由采购部相关人员宣布中标单位
9.采购部经理代表招标方签订《采购合同》
相关规范
应建
规范
1采购管理制度
1采购招标管理规定
参照
规范
1《中华人民共和国招标投标法》
1《中华人民共和国合同法》
文件资料
1《采购合同》
1《采购招标书》
1合格供应商名单
1《中标单位通知书》
责任部门
及责任人
1采购部、请购部门
1总经理、采购部经理、采购主管、采购专员
2.2.2供应商的评选流程
1.供应商的评选流程与风险控制图
供应商的评选流程与风险控制
业务风险
不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分
阶段
总经理
采购部经理
采购部
相关部门
供应商
如果现场评审过程不规范,会导致选择了不合格的供应商
如果比质、比价采购制度不完善,会造成候选供应商不符合企业要求
如果调查表设计不标准、不合理,可能会导致漏选一些优秀的供应商
审批
是
现场评审
采购物资分类
参与评审
组织现场评审
编写《现场评审报》告
审核
审核
提出候选名单
审核
进行比质与比价
发放、回收调查表
收集供应商信息
5
6
结束
资料存档
确定供应商名单
4
3
2
1
开始
否
参与
配合
D1
D2
D3
2.供应商的评选流程控制表
供应商的评选流程控制
控制事项
详细描述及说明
阶段
控制
D1
1.采购部通过不同途径,如面谈、调查问卷等收集供应商信息,主要包括供应商信誉、供货能力等方面的信息
D2
2.采购部和使用部门依据收集到的供应商信息,参照企业比质、比价采购制度等相关文件,对供应商进行比质与比价
3.采购部根据比质与比价结果,参照供应商选定标准,提出候选供应商名单,报采购部经理审核
D3
4.采购部通过采购物资的分类,根据实际需要,判断是否需要组织现场评审。
需要进行现场评审的,采购部组织现场评审,请购部门、生产部门、财务部门、仓储部门以及质检部门等相关部门参与;对无需现场评审的供应商,可直接提出其等级排序名单
5.现场评审后,采购部汇总评价结果,并编写《现场评审报告》
6.采购部根据采购部经理的审核结果确定供应商名单,并报采购部经理审核、总经理审批
相关规范
应建
规范
1采购管理制度
1供应商选定标准
1供应商评价制度
1比质、比价采购制度
参照
规范
1《企业内部控制应用指引》
文件资料
1供应商名单
1“供应商调查表”
1《现场评审报告》
责任部门
及责任人
1采购部、财务部、生产部、仓储部
1总经理、采购部经理、采购主管、采购专员
第4章企业内部控制流程——销售
4.1销售与授权审批控制
4.1.1销售业务审批流程
1.销售业务审批流程与风险控制图
销售业务审批流程与风险控制
业务风险
不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分
阶
段
总经理
营销总监
财务部
销售部
客户
如果合同的签订未经正确授权,从而导致资产损失、舞弊和法律诉讼
如果销售行为违反了国家的法律、法规,可能导致企业遭受外部处罚、经济损失和信誉损失,或因销售政策和信用政策管理不规范、不科学导致资产损失或资产运营效率低下
审批
权限外
审批
审批
权限内
审批
结束
结算销售款项
开具销售发票
通知发货部门
组织发货
审核
6
5
编制“销售发票通知单”
向发货部门下达销售通知单
4
编制销售计划
3
签订正式的
销售合同(协议)
2
协商并拟定销售合同草案
1
与客户进行谈判
收货并付款
协商
开始
提出合作意向判
D1
D2
2.销售业务审批流程控制表
销售业务审批流程控制
控制事项
详细描述及说明
阶段
控制
D1
1.在销售合同签订之前,销售员应就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判。
对谈判中涉及的重要事项,应当有完整的书面记录
2.销售部与客户协商后,拟定《销售合同草案》,提交给营销总监和总经理审批,营销总监和总经理依照企业规定的不同合同金额审批权限进行审批,营销总监/总经理应当对《销售合同草案》中提出的销售价格、信用政策、发货及收款方式等严格审查并建立客户信息档案。
重要的销售合同,应当征询法律顾问或专家的意见
3.销售合同草案经审批同意后,销售部经理应与客户签订正式《销售合同》。
签订合同应当符合《中华人民共和国合同法》的规定
D2
4.销售部应当按照经批准的《销售合同》编制销售计划
5.销售部向发货部门下达销售通知单,同时编制“销售发票通知单”,并经营销总监审批后下达给财务部
6.发货部门应当对销售发货单据进行审核,严格按照销售通知单所列的发货品种和规格、发货数量、发货时间、发货方式、接货地点组织发货,并建立货物出库、发运等环节的岗位责任制,确保货物的安全发运
相关规范
应建
规范
1销售业务授权制度
1销售业务审核批准制度
1销售合同协议审批制度
参照
规范
1中华人民共和国合同法
1企业内部控制应用指引
文件资料
1《销售合同》
责任部门
及责任人
1销售部、财务部
1总经理、营销总监、销售部经理、销售员
4.1.2销售定价业务流程
1.销售定价业务流程与风险控制图
销售定价业务流程与风险控制
业务风险
不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分
阶
段
总经理
财务部
销售部经理
销售员
相关部门
如果未经市场调研即确定了目标价格,可能导致企业制定的价格不合理或没有竞争力,从而导致销售利润降低或销售量减少
如果销售定价过程不规范,或销售价格不符合企业的相关规定,可能无法满足客户和市场的需求或因销售定价未经适当的审核审批而导致大量产品滞销、企业资产损失以及资产运营效率低下
审批
3
审核
未通过
通过
进行成本测算
2
审核
确定目标价格
审核
5
4
1
结束
确定
销售价格
初步
定价
确定顾客
心理价位
综合考虑
定价因素
研究竞争对手销售定价
拟定目标价格
进行市场调研
开始
提供信息
提供信息
提供信息
D1
D2
2.销售定价业务流程控制表
销售定价业务流程控制
控制事项
详细描述及说明
阶段
控制
D1
1.销售员在市场调研和研究了生产部、技术部等其他相关部门提供的信息基础上,依据销售定价控制制度拟定销售目标价格
2.经销售部经理审核后,确定销售目标价格,交财务部审核
3.财务部对销售价格进行成本测算,若成本测算未通过企业要求,则需要销售部重新确定目标价格
D2
4.销售员对企业竞争对手的销售定价进行研究,包括竞争对手品牌知名度、产品性能、产品包装等相关因素
5.销售员初步确定销售价格后,提交销售部经理和财务部审核、总经理审批
相关规范
应建
规范
1销售管理制度
1销售定价控制制度
参照
规范
1《企业内部控制应用指引》
文件资料
1《市场调研报告》
责任部门
及责任人
1销售部、财务部、生产部、技术部
1总经理、销售部经理、销售员
4.2销售发货与合同控制
4.2.1销售发货业务流程
1.销售发货业务流程与风险控制图
销售发货业务流程与风险控制
业务风险
不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分
阶
段
财务部
销售主管
销售员
仓储部
运输部
客户
如果发货程序不规范或各项手续办理不齐全,可能延误发货时间,导致企业形象受损
如果销售未经适当审批或超越授权审批,可能产生重大差错或舞弊、欺诈行为,从而使企业遭受损失
如果运输过程保管不善,可能导致销售货物受损,造成企业资产损失和企业形象受损
7
审核相关发货单据
审批
整理各项单据并交财
务部
3
2
签发产品
发货单
审核客户
订单
6
5
办理手续
复核并装箱
4
货物出库
核实并备货
8
货物运送
9
结束
接收货物
开始
发送订单
1
D1
D2
D3
2.销售发货业务流程控制表
销售发货业务流程控制
控制事项
详细描述及说明
阶段
控制
D1
1.销售员开展销售活动,与客户签订销售合同,客户根据合同要求及需要发出订单
2.销售员对订单所列的发货品种和规格、订单数量、金额、发货时间以及发货方式、接货地点等进行初步审核,上报销售主管审批
3.销售员根据审批后的订单,签发“发货单”,交由仓储部准备发货
D2
4.仓储部核实销售员签发的“发货单”,根据“发货单”规定的品种、数量、包装、时间等要求备货,并通知运输部运货
5.仓库管理员调整账卡,核销存货,并进行复核;复核无误后,进行包装、装箱,并在外包装上详细写明到货地址、电话和取货人等信息
6.仓库管理员依据“发货单”,在所发货物装车后具“仓储发货明细清单”,并将实际数量填在产品发货单栏内,加盖仓库专用章
7.财务部对销售员提交的各项单据进行审核,审核无误后允许发货
D3
8.按照订单约定时间和发货方式,运输部负责送货或由客户取货
9.销售员在货物发出后,及时与客户沟通,提醒客户收货,确认到货情况,并协助处理出现的意外情况
相关规范
应建
规范
1销售管理制度
1销售发货制度
参照
规范
1《中华人民共和国合同法》
1《企业内部控制应用指引》
文件资料
1“发货单”
1《销售合同》
1“销售订单”
1“仓库发货明细清单”
责任部门
及责任人
1销售部、仓储部、财务部、运输部
1销售主管、销售员、仓库管理员
第10章企业内部控制流程——预算
10.1预算与授权批准控制
10.1.1预算工作业务流程
1.预算工作业务流程与风险控制图
预算工作业务流程与风险控制
业务风险
不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分
阶段
股东大会
董事会
预算委员会
预算执行部门
如果预算的下达和执行不力,可能造成预算失去其应有的权威性和严肃性
如果预算目标不合理、不完整或标准不科学,可能造成企业预算管理体系缺乏科学性和准确性
如果预算分析不正确、预算监控和预算考核不力或对考核结果的奖惩不公平、不合理,可能造成预算管理流于形式
审批
64
审议并制定《年度预算方案》
审批
对预算执行情况进行考核
107
97
87
54
3
结束
对预算执行结果进行分析
调整年度预算并下达新预算方案
组织下达
年度预算
汇总、整理
形成年度预算草案
组织编制、审议、
平衡年度预算草案
拟定预算目标
和预算政策
制定预算管理
制度
2
1
开始
77
4
配合
提供相关数据
预算调整申请
严格执行预算
参与编制、
平衡年度预算
D1
D2
D3
2.预算工作业务流程控制表
预算工作业务流程控制
控制事项
详细描述及说明
阶段
控制
D1
1.预算委员会根据企业战略和企业目标拟定企业预算目标和预算政策
2.制定预算管理制度,明确预算管理的具体措施和办法
D2
3.预算委员会组织召开预算平衡会议,审议、平衡年度预算草案
4.预算执行部门负责编制本部门的年度预算,并参加预算平衡会议
5.预算委员会根据会议审议结果编制企业《年度预算方案》,提交董事会
6.董事会根据企业经营发展战略和企业目标制定《年度预算方案》,交股东大会审批
D3
7.预算执行部门根据市场变动情况和实际工作需要,提出预算调整申请
8.预算委员会审核执行部门提交的申请,对预算进行调整,并下达新预算方案
9.预算委员会根据预算执行部门提交的《预算执行报告》对预算执行结果进行分析
10.预算委员会根据企业相关规定就预算执行情况制定考核方案,提交人力资源部对预算执行部门进行奖惩
相关规范
应建
规范
1预算管理制度
参照
规范
1《企业内部控制应用指引》
文件资料
1《年度预算方案》
1《预算执行报告》
1“预算调整申请表”
责任部门
及责任人
1股东大会、董事会、预算委员会、预算执行部门
1各预算执行部门人员
10.1.2预算业务授权流程
1.预算业务授权流程与风险控制图
预算业务授权流程与风险控制
业务风险
不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分
阶段
股东大会
董事会
预算委员会
预算执行部门
如果预算业务授权程序不规范或权限模糊,可能产生重大差错或舞弊、欺诈行为,从而而使企业遭受损失
如果预算业务授权体系不健全或岗位职责分工不合理,可能造成企业资源浪费和管理效率低下
4
审批
3
制定企业
《年度预算方案》
组织编制、审议、
平衡年度预算草案
74
64
结束
考核预算
执行情况
协调、解决预算
执行中的具体问题
组织下达
年度预算
2
1
开始
配合
5
执行、控制、分析部门预算
编制本部门预算草案
D1
D2
2.预算业务授权流程控制表
预算业务授权流程控制
控制事项
详细描述及说明
阶段
控制
D1
1.企业内部生产、投资、筹资、物资管理、人力资源、市场营销等业务部门在预算委员会的领导下,具体负责本部门业务预算的编制工作,并配合预算委员会做好企业总预算的综合平衡工作
2.企业预算委员会主要负责拟订预算目标和预算政策;制定预算管理的具体措施和办法;组织编制、审议、平衡年度等预算草案
3.董事会即企业决策机构负责制定企业《年度预算方案》
4.股东大会即企业的最高权力机构负责审批企业《年度预算方案》
5.企业内部生产、投资、筹资、物资管理、人力资源、市场营销等业务部门在预算委员会的领导下,具体负责本部门业务预算的执行、控制、分析等工作
D2
6.预算委员会负责协调、解决预算执行中的具体问题
7.预算委员会负责考核预算执行情况,督促完成预算目标;各预算执行部门负责配合预算委员会做好企业总预算的综合平衡、控制、分析、考核等工作
相关规范
应建
规范
1预算管理制度
参照
规范
1《企业内部控制应用指引》
文件资料
1《年度预算方案》
责任部门
及责任人
1股东大会、董事会、预算委员会、预算执行部门
1各预算执行部门人员
10.2预算编制与审批控制
10.2.1预算编制业务流程
1.预算编制业务流程与风险控制图
预算编制业务流程与风险控制
业务风险
不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分
阶段
股东大会
董事会
预算委员会
预算执行部门
如果预算编制程序不规范、预算分解和预算调整不合理,可能造成企业预算管理体系缺乏科学性和准确性
如果预算目标不合理、预算项目不完整、预算标准不科学,可能造成企业预算管理体系缺乏科学性和准确性
如果预算的下达和执行不力,可能造成预算失去其应有的权威性和严肃性
审批
6
下达年度预算
审议形成年度全面预算方案
审批
3
54
77
结束
预算编制
资料归档
组织各部门
执行预算方案
总体修正预算
1
开始
根据企业经营战略制定预算目标
汇总、审核各部门预算草案
召开企业
预算平衡会议
分解预算并
发布预算大纲
编制本部门预算草案
严格执行预算
4
2
修正部门预算
召开部门
预算会议
D1
D2
D3
2.预算编制业务流程控制表
预算编制业务
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