会议管理工作应知应会的7件事接站会议服务会议进程控制等.docx
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会议管理工作应知应会的7件事接站会议服务会议进程控制等
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会中管理工作应知应会的7件事
会议管理,通常要经历以下7个工作步骤,如图3-15所示。
图3-15会议管理的工作步骤
一、接站
举办大型会议时,由于参会人员来自各个地方,可能对会议的地点与路程不熟悉,所以文秘人员要做好接站工作。
1.接站的工作要领
在规定的报到日期前,文秘人员应首先核实参会人员到达目的地所乘的交通工具与到达的准确时间和地点,准备好“会议接站安排表”安排相关人员进行接站。
会议接站安排表格式如表3-11所示。
需要领导接站的要提前提醒领导,并合理调配车辆,按时接站。
会议接站表
单位名称
姓名
航班或车次
到站时间
联系电话
接站人员
2.接站中问题的处理
对于提前报到的参会人员的食宿要进行妥善安排。
无论参会人员有多少,文秘人员应合理调配接站人员,不可让有人有被怠慢的感觉。
如对方职务较高,而领导不能亲自接站,文秘人员要代替领导接站,并向对方表示歉意。
二、报到、签到与入场工作
1.报到
大型会议的报到一般提前一天,文秘人员应在驻地合理设立报到处,安排专人接待,并做好以下六项工作,如图3-16所示。
图3-16报到时文秘人员的六项工作
2.签到
参加会议人员在进入会场时一般要签到,其目的是及时、准确地统计到会人数,为以后的考查提供历史凭证。
而且有些会议只有达到一定人数才能召开,否则会议通过的决议无效。
因此应做好会议签到工作,以保证会议各项工作的顺利地进行。
会议签到一般有以下五种方法,如表3-12所示。
会议签到的五种方法
序号
方法
方法说明
1
簿式签到
◎参会人员在文秘人员预先备好的签到簿上按要求签置自己的姓名,以示到会。
签到簿上的内容一般有姓名、职务、签到时间等,参会人员必须逐项填写,不得遗漏。
◎这种签到方法便于保存,易于查找。
但是只适用于小型会议
2
证卡签到
◎文秘人员在会议召开之前,将事先制作的签到证发给每个参会人员,开会入场时,参会人员将签有名字的签证卡交给文秘人员,以示到会。
签证卡上一般印有会议的名称、日期、座次号、编号等内容。
◎证卡签到的方法避免了临开会时签到造成拥挤,保证了会议的进程。
但是不便保存查找,适用于大中型会议
3
文秘人员代为签到
◎文秘人员事先制定好参加本次会议的参会人员名册,在到会者的姓名前用特定的符号标示,以示到会。
例如:
“√”表示到会,“×”表示缺席,“0”表示请假等
◎这种会议签到方法比较简便易行,但由于会前文秘人员必须知道参会人员的姓名及相貌特征,所以这种方法只适用于小型会议和企业内部常规性会议
4
座次表签到方法
◎文秘人员根据会议的模型,制定好座次表,参会人员在座次表上对应座位按要求填写姓名和座位号码,以示到会。
印制座次表时,参会人员座次安排要求有一定规律,将同一部门的参会人员集中一起,便于参会人员查找自己的座次号。
◎采用座次表签到的方法,参会人员在签到时就知道了自己的座次号,起到引导的作用
5
电脑签到
◎参会人员进入会场时,只要把事先特制的卡片放到签到机内,签到机就将参会人员的姓名、号码传到电脑中心。
◎电脑签到快速、准确、简便,参会人员签到手续几秒钟即办完,随后将签到卡退还本人。
电脑签到是先进的签到手段,适用于大型会议的签到工作
3.入场
为方便参会人员尽快就座和保持会场的秩序,一般会议都需要以适当的方式引导座次。
无论是采取对号入座,还是随便入座亦或是划分区域入座,都可设立指示坐标或由文秘人员直接引导入座。
三、做好会议服务工作
会议期间,文秘人员应当做好各项会议服务工作,因为会议服务是保证会议顺利进行并取得圆满成功的重要环节,文秘人员的会议服务工作一般包括以下八个方面。
1.接待参会人员
文秘人员应该热情地问候到场的参会人员,为其提高茶水等服务,并积极主动地与其交谈。
在等待参会人员时,文秘人员可介绍在场的各参会人员相互认识,融洽会议气氛。
2.分发会议文件材料
会议中所需要的文件材料,文秘人员应及时、准确地分发到每位参会人员手中。
分发会议文件和材料有会前发和会中发两种形式。
具体内容如图3-17所示。
图3-17分发会议材料的两种形式
3.内外联系、传递信息
会议过程并不是一个封闭的过程,同样也需要与外界接触,因而需要文秘人员进行内外联系,传递信息。
如有关部门的紧急情况要转达参会人员,传递信件、电报、接电话等。
但是文秘人员应该注意会议内容的保密。
4.协助做好会议记录或录音
在会议期间,文秘人员应针对各种情况,做好会议记录或者录音工作,主要为会议期间及时进行信息交流、会后研究以及调整谋略。
5.协助满足重要参会人员的特别需要
会议期间,当重要参会人员提出特别需要时,文秘人员应尽力、及时地给予满足,以保证会议的顺利进行和促进会议决议的形成。
6.维持会场秩序
会议进行时如发生混乱,文秘人员要及时进行调停,特别是重要的,密级较高的会议,防止在混乱中发生意外情况。
如协助保安制止与会议无关的人员进入会场,保证会议地点安全以及协助保安做好会议期间的值班工作等。
7.处理临时交办事项
会议进程中,可能发生一些意想不到的临时变动,文秘人员应及时向领导请示,并对领导的指示采取应急措施,妥善处理。
8.其他服务工作
文秘人员应及时准备好会议期间所需的物品,准备好茶水,保证会场光线,保持会场清洁卫生,拍照或摄影留念等等。
四、控制会议进程
在会议进行的过程中,存在着许多延迟或阻碍会议进展的因素。
确定了会议的计划,并不意味着会议就一定能按计划如期进行。
因此,文秘人员不仅要注意议程设计上的细节,而且要控制会议进程。
为了保证会议顺利地进行,文秘人员可按照以下操作步骤,控制会议的进程,具体如图3-18所示。
图3-18控制会议进程的步骤
1.了解会议内容
会议召开前,文秘人员须认真研读与会议议题相关的文件材料,了解当次的主题和议程。
2.设计固定议程模式
(1)设计固定的议程模式,让每个参会人员了解自己在会议中的角色。
(2)文秘人员需要对常规议事会议的内容和参加人员非常熟悉,并根据实际情况变化的需要而及时进行修改。
(3)文秘人员应尽量使与会人员把握会议的议题和明确各自的分工,并帮助会议严格按照议程进行。
3.提前和参会人员沟通
(1)将议程提前通知参会人员可使参会人员及早了解议程安排,并在会议进行时遵守议程。
会议议程表应当条理清晰、形式一致,这样才能使文秘人员更容易控制会议进程。
(2)掌握参会人员的构成情况及基本意见倾向。
4.明确会议进程
文秘人员向参会人员明确会议开始和结束的时间,并准时安排开会和散会。
5.采用合适的讨论模式
(1)在参与组织讨论时,文秘人员应建议规定讨论与不讨论的界限,要客观公正,不要偏向一边,给每位参会人员以平等的发言机会和权利。
(2)讨论每个议程时,文秘人员要时刻引导参会人员着眼于解决实际问题,不要因会场上有矛盾而疏忽了开会的真正目的。
(3)可事先通过对座位、座次的安排来影响或避免矛盾冲突。
(4)当时机成熟时,文秘人员应建议适时终止讨论或辩论。
(5)多议题会议的议题安排次序应科学合理,一般情况下,需要大家开动脑筋,集中献计献策的议题应建议放在会议前半部分进行。
6.控制会议时间
控制会议时间主要体现在以下四个方面,如图3-19所示。
图3-19会议时间控制的四个方面
7.制定突发性事件应对方案
即使有设计周密的议程,会议中仍然充满了事先不能确定的因素。
所以文秘人员应当对会议中有可能突然发生的情况提前做出准备,并在议程中也有所记录。
(1)可以预见的情况
文秘人员应事先在议程中有所准备。
即使是“可能”,也要制定相应措施,不至于到时候出现失控或混乱局面。
(2)不可预见的情况
针对不可预见的的突发事情,文秘人员不可能在每个会议之前都面面俱到地设计应对方案。
但是,可以针对各种类型的突发事件有一个解决的大体范围,或是解决步骤。
文秘人员应根据会议的情况,先稳定会场局势,再尽量使事情拖到会后解决,或是在会上最大限度地引导参会人员的注意力到别的问题上等。
五、引导会议决议形成
如果会议陷入无休止的讨论,不但会令参会人员疲惫不堪,而且必然使得大家对会议十分不满,从而阻碍会议决议的形成。
文秘人员可以采用以下做法有效地引导会议决议的形成。
1.选择高效的会议决策方式
文秘人员可以采用以下四种会议决策方式,来有效地引导会议决议的形成,如图3-20所示。
图3-20高效会议决议的四种决策方式
2.选择达成会议决议的方法
会议决议的达成是会议取得成功的标志,可以选用以下方法来促进会议决议的达成。
(1)头脑风暴法
文秘人员采用头脑风暴法达成会议决议的步骤如下,如表3-13所示。
头脑风暴法形成会议决议的操作步骤
步骤
操作内容
操作说明
一
让参会人员
发表各自观点
将会议议题告知参会人员,让其自由叙述自己的观点,不用有所顾及,其他参会人员不要审查他的观点,更不要打断或提出反对意见,但可以在别人提出的观点上提出创新的意见
二
记录参会人员的观点
文秘人员在倾听各位参会人员畅所欲言的同时,要认真记录所有参会人员的观点。
在记录时要注意记录其观点主干与核心内容,不要判断参会人员的观点正确与否
三
评估参会人员的观点
当所有参会人员都提出了他们的观点之后,就需要对参会人员的观点进行评估。
评估目的是剔除相似的和不切实际的观点,然后将筛选后的观点按优先次序罗列下来,再加以取舍
(2)名义小组法
文秘人员采用名义小组法达成会议决议的操作步骤如图3-21所示。
图3-21名义小组法达成会议决议的步骤
(3)德菲尔法
德菲尔法的主要特点是匿名性,也就是相关的参会人员不能相互直接沟通,甚至可能是从未谋面的人。
文秘人员采用德菲尔法达成会议决议的操作步骤如表3-14所示。
德菲尔法操作步骤
步骤
操作内容
操作说明
一
设计并分发问卷
文秘人员要设计与会议主题相关的问卷,然后将问卷发给与这一主题相关的参会人员,由其独立、不记名地作答
二
初步处理问卷
文秘人员将调查问卷回收并开始初步的处理,将其中相同的意见分别集中起来,排除个别和极特别的意见,将这些意见汇总,得出第二轮调查表
三
进行第二轮调查
文秘人员把第一轮调查汇总的调查表再寄给每一位相关的参会人员并向他们提供参考资料,要求专家们根据新的调查表和新的信息再次做出判断,提出更加明确的意见
四
进行第三轮调查
文秘人员将第二轮调查的意见进行整理,汇总成新的调查表,再反馈给每位相关的参会人员,进行第三轮调查
五
进行第四轮调查
在前三轮调查的基础上,每位相关参会人员对各种意见作最后的评价,并提出自己最后的意见及依据
六
分析整理材料
文秘人员根据第四轮收回的调查表中的材料进行分析整理,若此时取得的意见比较一致,就可以结束调查;若意见仍不集中,则再继续进行调查,如此反复多次,直到取得满意的一致意见为止
六、会议新闻报道
要想使会议达到理想的传播效果,文秘人员应从报道内容和形式两方面着手,致力于会议主题的挖掘和电视报道形式两者的有机融合。
1.会议新闻报道操作步骤
会议新闻报道通常遵循以下操作步骤,如图3-22所示。
图3-22会议新闻报道操作步骤
2.会议新闻报道的注意事项
(1)选择会议重点,挖掘会议主题。
大型重要会议的内容往往较多,电视应突出会议的主要内容,进行纵深报道,选择会议的一个方面或问题进行单独报道,以使会议主题更鲜明和突出,更具有说服力。
(2)在会议
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