行政人事管理制度范本.docx
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行政人事管理制度范本
行政人事管理制度范本
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行政人事管理制度范本
对于行政人事方面的管理,在不同的企业中都有不同的管理制度,根据不同企业的需求,以下整理的详细的行政人事管理制度范本,仅供参考。
第一章档案文件资料管理规定
为了加强公司档案的管理工作,确保档案的保护和利用,依据档案管理规范,结合公司档案管理实际情况,特对原档案资料管理制度做修订如下:
第一部分:
公司档案资料管理
第一条档案的定义与范围
档案是指过去和现在的公司各部门及员工在从事业务、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、帐册、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第二条档案管理的原则
档案管理分为统一管理和分散管理相结合。
即公司档案由总经理办公室统一管理,各部门除已移交总经理办公室的档案外,其它档案文件由部门自行保管,以便于及时利用,维护档案文件的完整与安全。
第三条档案管理的责任部门和责任人
公司总经理办公室为公司档案的主管部门,设专门的档案管理人员,负责管理公司的各类档案,做好登记、归类、保管、索引、提供利用,并负责对各部门资料管理员进行工作指导、监督和检查;
各部门设有资料管理员,负责本部门资料管理,并接受公司档案管理员的监督和检查。
第四条归档的范围
1、企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止等方面的文件材料(包括企业的章程及投资各方签订的合资、合作合同);
2、公司与有关单位签订的各种合同、协议书等;
3、公司会议记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及公司的规章制度);
4、公司制订的计划、统计、预决算、工作总结;
5、公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、招投标文件等;
6、公司的各类申请、请求与相关部门的批复;
7、财务、会计及其管理方面的文件材料;
8、公司法律事务管理方面的文件材料;
9、公司各项目的技术图纸等资料;
10、反映公司历史沿革及公司重大活动的文书和音像资料等;
11、其它对公司具有利用价值和保存价值的文件资料(含各类载体,如电子文本等)。
第五条归档要求
整理办法:
分为文书档案和工程项目档案(竣工工程档案立卷,未竣工工程资料整理成册)。
1、归档的文件材料,应按照自然形成、保持历史联系的原则,结合归档要求和文件内容进行归档。
2、在一个卷内(档案袋、盒)的文件资料要有清晰的《卷内文件目录》,并且按项目、问题或文件形成时间,系统的排列。
3、案卷标题要简明准确,整理好的案卷要确定保管期限,原则上分为永久、长期(十年以上)、短期(十年以下)三种。
确定保管期限的基本原则是:
(1)对公司有长远利用价值的档案应永久保存;
(2)对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存;
(3)凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。
4、按归档要求进行装订、编号、填写《卷内备考表》。
5、全部案卷组成后,要对案卷作统一排列并编写档案号,然后逐卷登记,填写《案卷总目录》。
第六条过程管理
1、属于公司保管的档案文件:
各部门资料员做好平时文件的预立卷工作,并在每月初或事件结束后将上月需归档的文件整理成册移交总经理办公室保管,任何人不得据为已有。
2、属部门保管的档案文件:
各部门资料员在每月第一个工作日,将部门所保存的文件资料目录、预立卷材料的目录交总经理办公室。
第七条检查监督
总经理办公室根据各部门上报的文件资料目录、预立卷材料的目录,进行定期或不定期的检查,做好监督各部门档案管理工作。
第八条档案销毁规定
公司档案文件销毁:
档案在超出规定保存期限一年后,可由公司档案管理员整理出库进行销毁。
销毁档案时必须慎重从事。
销毁前要列明销毁清单,由公司档案管理员填写《文件资料销毁清单》进行申请,报销毁资料所属部门的部门经理、主管副总审批,最后经总经理同意后,两人以上执行销毁程序,并在销毁清单上签字确认。
销毁档案要严格执行保密规定,销毁清单由公司档案员留存,以便备查。
部门档案文件销毁:
部门形成的文件资料无利用价值时,可由本部门资料员填写《文件资料销毁清单》。
提出销毁申请,部门经理审批同意后,两人以上执行销毁程序并签字确认。
销毁清单由本部门资料员留存,以便备查。
第九条档案借阅
1、因工作需要借阅公司档案的,应事先填写档案借阅单,逐级审批同意后方可借阅。
2、员工不得携带公司重要的文件材料外出,确因工作需要外带时,需在填写档案借阅单时注明外带原因,待审批同意后方可外带,用毕归还。
3、借阅档案者必须对所借档案妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。
4、部门档案借阅由资料员填写《文件收存、借用登记》做好记录,借阅人签字确认,并按时归还。
第十条档案备份规定
公司所有有价值的文件、报表、业务资料等档案,须存有电子扫描文档,无法电子扫描文档的,必须做好备份。
第十一条档案保管
1、公司档案员在接收文件资料存档时,必须认真验收,填写《文件资料移交登记表》,送档人和接档人均须签字确认,完成档案交接手续。
2、存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等,按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。
3、档案管理员要定期对库存档案进行清理核对,做到帐、物相符,对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制。
库存档案如移交、作废和遗失时,须注明原因,保存依据。
第十二条档案保密规定
公司所有人员均应严格遵守公司的保密规定,违者依据公司“奖惩条例”严肃处理。
第二部分:
档案管理实施细则
第一条档案文件的日常管理
1、各部门文件资料的日常管理由资料员负责。
在各项工作中形成的具有保存价值的文件资料,经办人应及时将原件交资料员登记收存(如提交复印件必须说明原因),并在《文件资料收存、借用记录表》签字确认。
如经办人没有签字确认,视同该资料没有收存。
2、外单位来文由部门资料员(或接文人转交资料员)接收,并在《文件资料收存、借用记录表》上做登记。
3、发文由部门资料员填写《发文记录表》,做好文号、发送单位、文件标题及内容摘要、份数的登记,并及时让接收人签字确认。
4、工程项目档案资料在项目开发过程中由各经办部门自行负责保管,以便于及时查找,待工程阶段性完工后移交总经理办公室统一保管。
第二条档案文件借用及移交规定
1、借用文件必须严格履行借用手续。
所借文件仅限于经办业务有关,借用人在借用部门档案时,须经部门资料员在《文件收存、借用记录表》上做好登记后,方可借阅。
跨部门借阅档案时,须经借用人部门经理同意。
2、所借文件资料须为原件时,出借文件资料的部门资料员必须预留一份复印件或扫描件,以防不时之需。
3、文件资料借出后,出借部门的资料员应根据《文件收存、借用记录表》的记录,做好文件借出后的追踪工作,负责按规定时间及时收回,防止遗失。
4、跨部门借用文件资料并不再归还时,则作为移交处理。
此时须由出借部门填写《文件收存、借用记录表》,双方部门资料员签字确认后,在备注栏内注明移交,则该文件的保管责任人由移交部门资料员转至接收部门资料员。
5、文件资料归还时,必须当面点清,并查看文件资料的是否完整,如有缺损,应由借用人书面写明原因,并经出借部门经理和借阅部门经理双方签字确认。
6、部门资料员应在文件资料借出、移交及收回后,及时填写《文件资料收存、借用及移交记录表》,更新文件保存记录。
第三条文件资料目录定期上交
每月初第一个工作日,部门资料员须将《发文记录表》和《文件资料收存、借用记录表》整理清晰后,填写《部门文件档案目录》并校对,部门经理须确认是否交公司存档、预计存档时间和是否进行电子存档栏,核对签字后由资料员交总经理办公室。
第四条各部门文件资料归档范围和移交时间
1、各部门文件资料按照《各部门文件资料归档范围和移交时间》进行管理,未涉及到的其它文件资料由部门经理和主管副总确认存档部门及移交时间.。
2、档案管理操作细则所指的部门自行保管的文件资料不包括在项目开发中形成的各类合同。
除人力资源部的劳动合同外,其他各类合同均须按规定在双方签订后三个工作日内连同《合同审批表》一并交总经理办公室统一保存。
第五条对于工程各类图纸、文件资料等,按照《工程技术档案管理细则》执行。
附表1:
《文件资料收存、借用记录表》
附表2:
《发文记录表》
附表3:
《部门文件资料目录》
附表4:
《案卷总目录》
附表5:
《卷内备考表》
附表6:
《卷内文件目录》
附表7:
《文件资料移交记录表》
附表8:
《文件资料销毁清单》
附录9:
《部门文件档案归档范围及移交时间》
第二章图书及报刊杂志管理规定
根据工作需要和有利于员工发展的原则,公司出资为部门和个人购进一批图书和杂志,为方便大家互相借阅和学习,制定规定如下:
第一条、图书和报刊杂志的采购
1、图书的购买:
根据需求,个人或部门向上级报批需购买图书的名称和价格,500元以下由部门经理批准后自行购买;500元以上须经总经理批准。
2、报刊杂志的订阅:
各部门可根据工作和业务需要,在每年年底(11月—12月)申请订阅相关报刊,申请时须列出明细。
总办汇总所有需订报刊明细报总经理签批后,统一办理订阅手续。
3、每年中,如因工作需要各部门需临时订购的杂志报刊,由各部门自行订购。
第二条、图书的管理
1、经公司同意购进的图书,须经总办登记、盖章,并经整理编制目录后,由所需部门在办公系统上填写《图书借阅申请单》办理申领或借阅手续,由部门经理指定专人保管(资料员)。
2、总办将公司所有的已存图书编制成目录,在办公系统上进行公布,以便供大家共享、互相借阅。
总办负责录入新买的图书,将网上的图书目录及时更新。
3、公共类的用书由总办保存,各部门的人员借阅必须到总办办理相关手续并按时归还。
4、专业性的图书由各部门的资料员自行保存,如有本部门的人员或其他部门的人员借阅,也须按规定办理借阅手续并定期归还;专业用书严禁以个人名义长期保存,须存部门以上的资料库(专业所必须的工具书除外)。
第三条、报刊杂志的管理
1、经总经理签批后的各部门所订报刊,由总经理办公室与各部门经理确认后,再整理成公司各部门全年订阅分发报刊明细,由总台进行发放。
2、各部门自定的相关专业报刊须交总经理办公室,纳入公司报刊总分发明细表。
3、总办负责汇总所有部门本年度的报刊杂志目录,公布到公司内部网上,以便大家共享和互相借阅,临时需要阅读本部门没有的报刊,可到相关部门借阅,并办理借阅手续。
4、每年年底,总办负责检查各部门报刊杂志的保管情况,并与次年初收集上年度各部门订阅的杂志,纳入公司图书馆以供公司员工查阅。
5、每年年底,总办负责组织各部门负责此项工作的员工组织交流一次,对于专业性的报刊及杂志并有较高的保存价值,须到年底统一汇总交总办存档。
6、各部门须有专人对所订报刊进行接受、保存及有关信息征集工作。
7、各部门负责保管报刊的员工,要做好报刊的保管及定期整理工作,注意留存相关信息或有意义报导,提高报刊特别是专业刊物的使用价值。
8、部门须将此项工作纳入对负责保管工作员工的考核内容。
第四条、本规定由总办监督管理。
第三章会议管理规定
为了确保会议的严谨和时效性,并确保会议纪要传达及时有效,使会议安排工作落实到位,制定本规定如下:
第一条:
由总经理主持召开的业务会议、工作会议(部门经理工作例会、员工大会),由总经理秘书(或指定专人)负责纪录、整理会议纪要,会后两个工作日内将会议纪要发送各参会人员、相关部门、主管副总经理和总经理。
会议纪要由总办分类登记归档。
第二条:
根据需要,会议通知人可在办公系统上填写《会议通知单》,通知参会人员具体地点、时间以及会议主题等事务。
《会议通知单》最后流转至公司前台,由公司前台根据开会时间安排会议室。
第三条:
总经理在会议上布置、安排的各部门工作,由总经理办公室主任(或指定专人)根据会议纪要负责监督,纳入计划管理工作。
第四条:
未填写《会议通知单》的各类会议,如会议召开地点安排在公司会议室时,会议组织人员需提前通知前台预约会议室。
第五条:
公司级(或跨部门)以上会议召开时,所有参会人员须在规定时间内到达会议室。
第六条:
会议召开过程中,所有参会人员须将手机调为振动(以不发出声音为原则),如因紧急事情必须接听电话时,须到会议室外接听。
第七条:
所有参会人员互相监督管理。
第四章公章使用管理规定
为规范公司公章使用,严格公章管理,制定本规定如下:
第一条:
公章指“仁恒投资(南京)有限公司”、“仁恒投资(南京)有限公司雨花分公司”、“仁恒投资(南京)有限公司合同专用章”、“仁恒投资(南京)有限公司销售专用章”、“仁恒投资(南京)有限公司工程专用章”、仁恒投资(南京)有限公司总经理印鉴、“仁恒投资(南京)有限公司财务专用章”、“仁恒投资(南京)有限公司物资部专用章”等。
第二条:
“仁恒投资(南京)有限公司”、“仁恒投资(南京)有限公司雨花分公司”“仁恒投资(南京)有限公司合同专用章”、仁恒投资(南京)有限公司总经理印鉴等,由总经理办公室秘书保管;公章使用必须在办公系统上填写“仁恒投资(南京)有限公司公章使用申请单”,并须把盖章的文件粘在附件上一并递交逐级审批,报总经理批准后方可使用。
盖过公章的文件如因特殊原因需修改后重新盖章,原文必须交总经理办公室秘书销毁后方可重新盖章。
第三条:
“仁恒投资(南京)有限公司销售专用章”和法人专用章由总办档案管理员保管,经主管副总签批后可使用,特殊情况下需报总经理签批。
第四条:
“仁恒投资(南京)有限公司工程专用章”由工程部各资料员保管,经主管副总签批后可使用,特殊情况下需报总经理签批。
第五条:
“仁恒投资(南京)有限公司物资部专用章”由主管副总指定专人保管,经主管副总签批后可使用。
第六条:
“仁恒投资(南京)有限公司财务专用章”由财务部保管,经财务部经理同意后可使用。
第七条:
财务印鉴章由财务总监保管,经财务总监同意后可使用。
第五章打字、复印和传真管理规定
为规范公司打印机、复印机和传真机的使用,加强对打印、复印和传真的管理,制定本规定如下:
第一条:
公司各部门人员打字、复印或传真可自行操作,及时取走所打印、复印或传真的文件资料。
第二条:
爱护打印、复印和传真设备,打印、复印和传真设备出现故障时,及时通知总经理办公室。
第三条:
私人打印、复印或传真的资料一律不予办理。
第四条:
请节约打印和复印纸张。
如发现打印或复印的文件无人领取,由总办和人力资源部对无人领取的文件进行核查,并对相关部门的部门经理予以考核。
第五条:
外单位人员不得在公司打印、复印和传真文件,确因工作需要经相关领导同意后由本公司人员代为打印、复印和传真。
特殊情况可向总办或人力资源部说明情况。
否则,总办和人力资源部可对相关当事人予以处罚。
第六条:
本规定由总办和人力资源部监督执行。
第六章合同(协议)签订管理规定
为确保合同(协议)签订的严肃性和有效性,制定本规定如下:
第一条:
在总经理没有安排的情况下,不允许私下承诺签订合同(协议)事项。
第二条:
与外界洽谈合同(协议)的经办人必须两人以上,重要合同的洽谈、签订,经办人须由总经理指定。
第三条:
经办人必须及时汇报合同(协议)洽谈过程和结果,必要时须书面报告。
第四条:
合同(协议)草案确定之后,经办人必须填写“仁恒投资(南京)有限公司合同(协议)审批表”(见附表),经审批后,方可签订正式合同(协议)。
第五条:
签订售楼合同按“销售工作管理规定”执行;工程类合同须遵守“工程管理实施办法”。
第六条:
各类合同签订后须将合同正本归档交档案保管员归档,总办应根据审批单将合同或复印件发放到有关部门,并办理签收手续。
第七章计算机网络管理规定
为加强对计算机网络的管理,提高计算机使用的安全性,确保网络信息的及时有效性,制定本规定如下:
第一条:
计算机的归口管理部门
公司各部门使用的计算机统一由总办管理。
第二条:
网络管理的职责
1、建立详细的网络设备档案(含服务器、终端、联接设备、外设),设备的购进、报废及相互间的调换都必须做记录,定期核查,随时更新。
2、根据工作环境的差异制定相应的维护方案。
维护措施包括:
开箱清理灰尘,更新驱动程序,检查电源及接地,网络传输介质的联接状态。
并及时作记录。
具体措施如下:
公司总部计算机终端、服务器每半年开箱清理一次,并详细检查电源及接地情况,公司一线部门(工程部,物业公司,售楼中心等)每三个月开箱清理一次,并详细检查电源及接地情况。
硬件驱动网上随时更新。
网络联接故障及时排除。
并及时作记录。
3、终端的随机资料由使用人员自行保管,也可由管理员代为保管,资料需在相应的档案中登记。
4、如遇设备升级或原设备由于使用年限等原因需要重新购置,应报总办审批并统一购置,原硬件设备须到网管处登记报废。
5、管理员应保证服务器端的正常运行及网络的畅通无阻,根据各部门的要求合理的规划网络资源。
第三条:
系统安全管理
1、提高安全防范意识,未经许可不得擅自使用他人的终端,不得随意进入XX的终端系统并更改他人的资料,不得利用公司的终端设备从事私人目的的事项。
2、使用人员应爱护公司设备,不得擅自开箱或人为损坏。
下班后应仔细检查是否已关机,电源是否断开。
3、公司的重要资料应及时做好备份工作,同其他部门共享的资源应及时处理,保证资料来源的准确性。
4、公司网络用户不得利用计算机制作、复制、和传播妨害公司利益的相关信息。
5、上班时间严禁玩电脑游戏,进行股市操作,利用电脑观看VCD光碟及上网聊天等一切与工作无关的活动。
制度执行监督人员须坚持检查监督,发现一次,给予当事人及其所在部门经理各100元处罚;查实两次加倍处罚,并通报批评。
第四条:
帐号管理
1、公司的计算机如需要接入局域网,请使用人员与总办计算机管理人员联系,办理相关手续即可获得入网许可(用户名、密码),岗位调动及离职的人员请及时与管理人员联系注销帐号。
2、计算机用户应对自己的帐号及密码妥善保存,不得泄露。
应对计算机设置开机密码及屏保密码。
3、用户帐号下的数据属于用户私有数据,当事人具有全部的存取权限,管理人员具有管理和备份存取权限。
4、网络管理人员应对帐号及IP地址进行合理的调配及管理,并对用户帐号及数据的安全和保密负责。
第五条:
病毒的防治管理
1、任何人不得在公司的局域网上制造传播任何计算机病毒,不得故意引入病毒。
2、网络服务器的病毒防治由网络管理员负责,各部门计算机终端的病毒防治由各部门指定专人负责,网络管理人员应及时进行指导与协助。
3、各部门应定期查毒(周期为一周或10天)网络管理人员应及时升级病毒库,并提示各部门对杀毒软件的在线升级。
第八章车辆管理规定
为了加强对公司车辆使用的管理,确保车辆合理调度与使用,制定本规定如下:
第一条:
车辆管理及使用规定
1、员工在上班时间因公外出办事,用车人须在办公系统上填写派车单,写明用车事由(包括所去单位名称、所在地点、办理何事)、用车时间和路线,报部门经理审批同意后,总经理办公室方可派车。
2、员工出差(非本市)派车,需提前申请逐级审批报总经理同意后,总经理办公室方可派车。
3、休息日员工加班,上下班时可乘坐班车。
休息日因工作原因用车,需提前致电总办行政主管安排车辆。
因总办无法派车可视具体情况批准员工打车,此种情况予以报销出租车费用,其他情况不予报销出租车费用。
4、总经理办公室根据用车状况无法派车或员工加班超过21点时,可安排员工乘坐出租车,并做好相关记录。
出租车费用报销须在3个工作日内填写,经总经理办公室签字确认。
5、私人用车(包括司机)必须在办公系统上填写派车单,若因故无法填写派车单时,用车人必须向总经理办公室主任申请得到批准后方可用车,但事后仍需补办相关手续。
6、已享受公司购车政策的人员不享受以上规定。
7、司机正常下班,车停公司指定地点。
如下班后有出车任务超过晚上9时,车可开回家,但须妥善停放。
第二条:
司机违章处罚及年审规定
1、司机因公务出车,不慎违反交规受到处罚的,因违停曝光和非本市的罚款可报销80%,其他罚款均报销50%。
所有曝光罚款均需驾驶班主管网上核查确认,上级领导审核。
除违停曝光和非本市的罚款外,其他罚款作为驾驶员年度考核参考。
2、司机驾驶执照年审,一天以内不扣工资,一天以上的超过部分按事假处理。
第三条:
驾驶员车辆维护、保养规定
1、熟悉有关车辆运行及维护保养知识是驾驶员所必备之要求,驾驶员应充分了解车况,并能初步分析车辆故障原因。
2、根据车况,对以下事项须经常性地检查:
水箱水、电瓶水、机油、刹车油、方向助力油、变速箱油、横直拉杆球头、刹车片、轮胎气压、空气滤芯、皮带等。
3、驾驶员应具备基本的维修动手能力(更换刹车片、机油等)。
4、车辆出现故障,无法自行修复,需
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