文件控制程序.docx
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文件控制程序.docx
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文件控制程序
XXX公司
文件制订(修订、作废)申请单
NO.:
表格编码:
QR-QP01-01-A
文件名称
文件控制程序
文件编号
QP01
文件状态
□制订■修订□作废
文件版本
A0
序号
子文件名称
编码后缀
版本
无
本文件共包含以上0个子文件
执行本文件所需的相关文件
序号
相关文件名称
文件编号
版本
无
文件修订/制订履历一览表(保留5次的最近修订记录)
版本号
年月日
区分
修订(制订)内容简述
制订
修订
文件作废简要说明:
文件分发范围及数量
人事行政部□份;财务部□份;营销部□份;研发部□份;
资材部□份;品质部□份;工程部□份;生产部□份;
拟制:
审核:
会签:
批准:
1、目的
对公司的管理体系文件进行控制,确保相关部门、人员及时得到并使用有效的版本。
2、适用范围
适用于本公司的质量管理体系文件的控制和管理。
3、职责
3.1管理者代表/品质部:
负责组织质量手册与本部门程序文件的设计。
3.2各部门负责人:
负责组织制定本部门的程序文件、相关管理文件及工作文件。
3.3文控中心:
负责使用的体系文件的发行、回收、销毁及原稿存档。
3.4文件使用部门责任人:
负责本部门所接收的管理体系文件的培训与管理。
4、术语
文件:
信息的载体。
本文件中所指的文件指文本文件与电子文件两种。
5、工作程序
5.1文件的分类
5.1.1本公司管理体系文件划分为四阶:
5.1.1.1第一阶:
质量手册:
包括质量方针和质量目标;
5.1.1.2第二阶:
程序文件;
5.1.1.3第三阶:
工作文件、外来文件等,工作文件包括:
Ø管理性文件:
公司管理性指导文件及各部门的管理性指导文件,一般包括公司、部门架构图、岗位职责、岗位能力要求、管理流程、管理规定等;
Ø技术性文件:
含技术规范、承认书、检验和试验文件、工艺文件、设备技术文件等。
Ø外来文件:
外部机构提供的文件;
5.1.1.4第四阶:
质量记录,含各类表格、标签等。
5.2文件、表格的编号方法
5.2.1质量手册编号为:
QM□□,《□□》为从01开始的流水号。
5.2.2程序文件编号为:
QP□□,《□□》为从01开始的流水号。
5.2.3管理性文件和技术性文件也称工作文件,工作文件采用下列方式编号:
5.2.3.1管理性文件:
WA○╳╳╳
WA管理文件;○表示该文件编写部门代码(见表一),如品质部用Q表示;╳╳╳表示流水号,如该部门编写的第2个文件用002表示。
表一:
部门名称及代码对照表
代码
编号-部门名称
代码
编号-部门名称
代码
编号-部门名称
H
01-人事行政部
F
02-财务部
M
03-营销部
D
04-研发中心
S
05-资材部
P
06-生产部
E
07-工程部
Q
08-品质部
5.2.3.2技术性文件分为:
规范文件和作业指导书。
5.2.3.2.1规范编码:
《规范》:
口口/WS-○-╳╳╳
□:
表示编号前缀,即产品代码,产品代码(如:
CK0312)或元件代码(如:
JXG7.932.0001W01HB),其代码位数根据适用的类型而定:
1)六位(仅针对机芯的文件,无包材);
2)七位以上(已确定包材的文件及环保要求、包装方式要求)
3)元件代码位数根据其编码实际位数而定。
4)与产品无直接关系的文件编号前缀省略(如:
设备类操作规程、IQC各种物料检验规范等);
WS规范;一般分为:
技术规范、检验规范,○表示该文件编写部门代码(见表一),如品质部用Q表示;╳╳╳表示流水号,如该部门编写的第2个文件用002表示。
5.2.3.2.2作业指导书编号:
《作业指导书》口口/WI-○-╳╳╳
□:
表示编号前缀,即产品代码。
编码规则参照5.2.3.2.1。
WI作业指导书;一般分为:
生产作业指导书、检验作业指导书、设备操作作业指导书。
○表示该文件编写部门代码,如品质部用Q表示;╳╳╳表示流水号,如该部门编写的第2个文件用002表示。
(见表一)
5.2.4质量记录编码为:
QR—◎—□□-◇
◎为表格所依附的文件的编号;
□□为从01开始的流水号;
◇为记录表格的版本号,版本为A-Z,由A开始升级;
5.2.5外来文件编号:
5.2.5.1国际/国家/行业/地方标准、法律法规编号直接采用原标准编号,不再另行编号;
5.2.5.2其它外来文件(如:
客户提供的图样及文件),如原文件含文件编号及版本的部分,采用原文件编号及版本;如原文件无文件编号及版本按我司外来文件编码规则进行编号:
编号为:
口口/OD-○-╳╳╳
╳╳╳为从001开始的流水号.
□:
表示编号前缀,即产品代码。
编码规则参照5.2.3.2.1。
OD:
代表外来文件,○表示该文件编写部门代码(见表一),如品质部用Q表示;╳╳╳表示流水号,如该部门提交的第2个文件用002表示。
5.2.6文件的受控号
内部受控文件分发由文控中心统一编号,文件受控号规则为:
☆☆,☆☆为部门编号(见5.2.3.1条款各部门编号)。
5.2.7其他各类文件编码
5.2.7.1对于零件的图纸或相关文件,按《设计文件编码规则》执行。
5.2.7.2物料编码按公司《物料编码规则》执行。
5.2.7.3产品代码及部件编码,按《充电器产品及部件编码规则》;
5.3文件的制订及审批权限
5.3.1制订申请:
Ø质量手册、程序文件、管理性文件的制订由公司员工根据需要提出制订文件的申请,并填写《文件制订(修订、作废)申请单》提交相应权限管理人员审批。
Ø技术性文件由各制定部门提出制订文件申请,并制作文件封面提交相应权限管理人员审批。
5.3.2文件制订
各类文件的内容应相一致,不得矛盾。
当文件涉及跨部门内容时,由文件承办人定文件会签的范围,提交各相关部门会签,并根据会签或会议审核结果作进一步修改,如意见无法统一时,则由管理者代表及总经理作出裁决。
5.3.3文件审批
文件阶别
文件名称
审批权限
制定
会签
审核
批准
一级
管理手册
品质部
各部门负责人
管理者代表
总经理
二级
程序文件
各部门
品质部
各部门负责人
各部门负责人
三级
管理文件
各部门
相关部门,品质部
部门主管以上
部门负责人
三级
技术规范类文件
各部门
品质部
部门主管以上
部门负责人
三级
各类试验标准
各部门
研发中心,品质部
部门主管以上
部门负责人
三级
材料检验标准
QC检验标准
各部门
品质部
部门主管以上
部门负责人
三级
作业指导类文件
各部门
品质部
部门主管以上
部门负责人
四级
各类表格
各部门
品质部
部门主管以上
部门负责人
5.4文件修订
5.4.1公司任何员工均可根据实际需要对质量体系文件提出修订建议,由修订申请者填妥《文
件制订(修订、作废)申请单》,提交文件原拟制、审核、批准人员/部门审批;
5.4.2文件修订申请批准后,原则上由文件原拟制、审核、批准人员/部门实施修订并到相关处会签。
,文件修改时应注意与其它文件的相容性,避免相互间的规定出现冲突。
5.4.3一般文件的修订采用整份换版(注明版本)的方式,现场使用的工艺、技术、检测、计量、作业指导书等标准文本文件:
可采取划改的方式修订。
划改时:
由被授权人(工程师或主管)直接将所有文件进行划改后(要求被划改的内容还清晰可见,并要求注明划改日期),要求划改文件必须在20个工作日的有效期之内把文件修订,在划改时必须将全部有效的文件同时修改,划改只适用于已发放的文本文件,电子档文件只能采用换版的方式。
5.4.4一般使用宋体字,如是修订内容则使用加黑的斜体楷书字以示同前一版本区别。
5.4.5文件修订完后,必须在文件制订(修订、作废)申请单填写变更履历相关的内容。
而且所有挂于现场的检验文件和作业指导文件,文件中也要在变更栏里添加相关变更履历内容。
5.5文件换版
版本以口O的形式给出,其中:
口为版次,用大写英文字母表示,A的级别最低;O为修改次别,用阿拉伯数字表示。
文件修改以相对独立的单个子文件为最小单位,修改单个子文件时,在修改次别上反映;整体修改时更改版次。
子文件每修改一次(一个子文件或一批子文件),整体文件版本的修改次数加1。
修改9次(含)以内版次变更,即A0变为A1。
修改超过9次以换版形式,即当升到A9时则应变为B0,已发放的旧版文本文件由文控中心回收、销毁。
5.6文件的发行、回收、销毁及原稿存档
5.6.1文件的发行
5.6.1.1受控文件原稿在提交给文控中心前,送交人应对文件进行确认。
所有受控文件的正版一般使用A4纸张,不能使用二手纸。
受控文件副本和质量记录可使用二手纸,需在作废页面加盖“作废”章;针对各部门直接打印签署,不提交纸质档归档的部分,需提供批准人审批的记录。
a.所有有文件封面的部分打印封面进行手动(或盖章)审批签署,如:
技术文件、检验规范;如文件表头有审批签署部分需每页手动签署(或盖章),如:
程序文件、管理文件;
b.无文件封面的部分制作清单经批准人审批后提交文控中心视同进行审批归档,如:
包材&结构图纸:
c.针对受控文件的电子档管理详见《电子档管理办法》;
5.6.1.2文控中心对收到的文件原稿进行确认,确认无误后将文件存入相应的文件夹,并将文件状态输入《文件和资料最新状态一览表》。
5.6.1.3文控中心根据文件封面中规定的文本发放的范围与数量进行分发,发行的每份受控质量体系文本文件副本均只有唯一的受控号,并在每页盖“受控”印。
5.6.1.4文控中心将文件发行给有关部门,并要求文件领用人在《受控文件分发回收记录》上签收。
5.6.2文本文件的回收、销毁
5.6.2.1发行得到批准的修订文件后,文控中心在分发文本文件新版本的同时回收旧版本文本文件,并在《受控文件分发回收记录》上做好旧版本文本文件的回收记录及销毁旧版本文件。
针对外发文件版本的回收,供应商可将旧版文件现场(或快递)回收到我司或已邮件的方式确认该旧版文件已销毁,文控将在《文件和资料外发记录表》内予以登记;回收旧版本文件时,需注意文件的完整性。
针对产品所需使用的作废软件,需由文控确认彻底删除后视同文件已回收。
5.6.2.2作废”文件的原稿应保留一份,并加盖“作废”印章,保存期限不得低于产品发货后3年。
其他不需保存的作废文件,由文控中心文件管理员直接销毁。
5.6.2.3文件需销毁时,文控中心须先填写“作废文件销毁记录”,经批准后,方可进行销毁作废。
5.6.3文件正本的存档
所有文件正本及其《受控文件分发回收记录》由文控中心统一保存在指定位置。
作废文件的文本原稿由文控中心加盖“作废”章后分开保存作好标识。
5.7文本文件的以旧换新、补发、有效性管理
5.7.1文本文件的以旧换新
对于使用过程中损坏的文本文件,文件使用部门可用损坏的旧文件到文控中心换取新文件。
以旧换新的文件,文控中心要在《受控文件分发回收记录》上作好登记并注明原因。
新文件的受控号与旧文件的受控号相同。
5.7.2文本文件的增发、补发、借阅
5.7.2.1各部门可根据需要,填写《文件领用申请单》申请文件增发(注明增发原因),申请经文控批准后实施增发。
5.7.2.2当文件使用人将文件丢失后,应并填写《文件领用申请表》注明丢失原因申请补发。
文控中心在补发文件时在《受控文件分发回收记录》上作好登记并注明丢失文件作废。
5.7.2.3因工作原因需借阅其文件,由申请人员填写《文件借阅管控表》经部门主管同意后,由文控中心办理借出手续;借阅文件要遵循:
保证不拷贝,不丢失,不外传,并于当日下班前内归还;
5.7.3文件的定期有效性管理及培训
5.7.3.1发行超过三年的技术文件,由文件控中心提出并由文件制定部门评估、确认不再使用后集中提出作废申请,所有发行范围内的作废弃文件应全部收回,由文控中心统一销毁处理。
文控中心的原稿文件按5.6.3执行。
针对非技术文件,文件制定部门每年至少一次对所制定的文件进行一次评估。
不适用的文件或记录,进行修订或作废,并保留其评估记录。
5.7.3.2各部门接到新/变更的质量管理体系文件一周内组织相关人员进行培训,并保留其培训记录。
文控收到受控文件后将其分发的受控日期(生效日期)设置为接到文件后一周。
5.8文件的管理
5.8.1本公司的管理体系文件有打印成书面的文本文件、电子档两种存在方式。
下发的管理体系文件由相关部门主管负责本部门执行文件的全体人员的理解,以确保文件得到正确执行。
5.8.2文控中心负责编制并及时更新《文件和资料最新状态一览表》,以反映版本最新状况。
5.8.3所有受控电子文件未经授权,严禁打印;所有受控文本文件严禁复印,任何人不得在受控文本文件上乱涂乱画、擅自涂改文件的内容,不准私自外借,确保文件的整洁、清晰和完好。
5.8.4公司运作方式以及外部相关法律、法规及标准变更时,应及时修订相应的体系文件。
5.8.5文控中心及各部门应指定专人对管理体系文件进行整理、建立目录有序存档以便存取
和查阅,并妥善保管好文件,避免损坏、变质和遗失。
5.8.6已填写的质量记录不按一般的要求进行,质量记录都是受控文件,但不盖“受控”章,如:
领料单,采购订单等不盖受控章,按已填写的质量记录处理。
5.9外来文件的控制
5.9.1作为设计、采购、生产、检验、计量等依据的各类外来文件,各部门收集后,提交文控中心依据5.2.5条款要求进行编号,并用《外来文件一览表》进行登记管理(注明文件名称、版本、外来时间等相关信息),外来文件分发需在其文件上加盖《外来文件》印章,外并作好签收记录。
具体外来文件收集、管理见《外来文件管理细则》;
5.10外发文件的控制
5.10.1外发文件需填写《文件领用申请单》由部门主管(必要时由管理者代表)批准后方可外发;发给供应商的文件除外,如承认书及其样品统一由文控直接发送给供应商。
5.10.2提供给供应商和认证机构的受控文件(如提供给供应商或外协加工厂的图纸、技术规范,提供给认证机构的体系手册等),由申请部门提出申请,文控中心作好发放登记(填写《文件外发记录》)及更改、作废的控制,但作废文件不要求回收。
5.10.3提供给客户的文件(公司质量手册和程序文件的发放需得到管理者代表或总经理批准),加盖“非受控”印章,不作更改(换),但需做好发放记录。
5.10.4受控文件的文本外发之前必须经文控中心加盖“外发文件”印章。
5.11临时文件的控制
因生产或其他原因急需而不能及时发出正式受控文件,各部门可制订临时文件,经部门负责人审批后交文控中心发行并做好记录,文控中心需在每份临时文件上加盖“临时文件”印章。
一般情况下临时文件的有效期限不得超过一个月,应在临时文件上注明有效期限。
超过有效期的临时文件自动作废而不予回收。
5.12文件格式要求
5.12.1质量手册:
内容:
目录、修订记录、颁布令、任命书、公司简介、方针及目标、目的和适用范围、分章节叙述管理要素的管理要求及相关文件等。
5.12.2程序文件
正文内容含目的、适用范围、职责、术语、流程图、相关文件、相关记录等,排版格式见附录1。
文件表头及各章节编号及阶层划分见附录2
5.12.3工作文件
5.12.3.1管理性文件
正文内容含目的、适用范围、职责、工作流程、相关文件、记录表格等。
5.12.3.2技术性文件
技术性文件的排版格式可自选,但同类文件排版格式需相同,便于阅读。
附录1:
程序文件、工作文件排版格式如下:
(如因文件内容限制格式,可不受此限制)
格式内容
要求
制作软件
MicrosoftWord
排版方向
纵向
页边距
上下左右页边距分别是2.54、2、2.5、2.2厘米;页眉页脚边距分别是1.8、1.2厘米;装订线0厘米
字体
宋体字;文件名称使用加黑,一阶章节名及编号使用加黑,其他内容文字则一般采用不加黑
字号
题目:
四号~三号,文件内容:
小四
最近一次的修订内容
加黑的斜体小四楷书
行距
1.5倍行距
格式内容
要求
制作软件
MicrosoftExcel
排版方向
纵向
页边距
上下左右页边距分别是1.5、2、1.5、1.2厘米;页眉页脚边距分别是1.8、1.2厘米;
字体
宋体字;文件名称使用加黑,一阶章节名及编号使用加黑,其他内容文字则一般采用不加黑
字号
题目:
14号,文件内容:
11-12号
最近一次的修订内容
加黑的斜体小四楷书
行距
20-25倍行距
附录2:
表头及各章节编号及阶层划分如下
XXXX有限公司·程序文件(或管理文件)
程序或管理规定文件名称
文件编号
版本
页次
受控印章
受控号
()
制定:
年月日
拟制
审核
会签
批准
修改:
年月日
批准:
年月日
1、目的
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.
2、适用范围
XXXXXXXXXXXXXXXX.
3、职责
3.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
4、术语
4.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
5、工作程序
5.1XXXXXXXXXXXXXXXX
5.1.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
5.1.1.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
a.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.
b.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.
6、流程图
7、相关文件
7.1XXXXXXXXXXXXX
7.2XXXXXXXXXXXX
8、相关记录
8.1XXXXXXXXXXXX
5.12.3流程图的划定规范
5.12.3.1管理文件流程图符号含义
图示
含义
图示
含义
表起始、准备
表操作过程
表检查、决策
表数据
表终止
表联系
表正向传递
表反馈
5.12.3.2流程图格式
职能模块
流程阶段
模块1
模块2
模块3
模块4
5.13文件的评审
内审人员在每次内审时应对使用中的文件进行评审。
5.14记录是一种特殊类型的文件,按《记录控制程序》执行;
6、流程图:
(见附录)
7、相关文件
7.1记录控制程序QP02
7.2外来文件管理细则WAQ001
7.3设计文件编码规则WAD005
7.4充电器及部件编码规则WAD007
7.5物料编码规则WAE009
7.6电子档管理办法WAQ017
8、相关记录
8.1文件制订(修订、作废)申请单QR-QP01-01
8.2受控文件分发回收记录QR-QP01-02
8.3文件领用申请单QR-QP01-03
8.4外来文件一览表QR-QP01-04
8.5现用国家、国际标准一览表QR-QP01-05
8.6文件和资料最新状态一览表QR-QP01-06
8.7文件和资料外发记录QR-QP01-07
8.8文件借阅管控表QR-QP01-08
8.9作废文件销毁记录QR-QP01-09
(附录):
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
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