IT部管理手册经典版.docx
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IT部管理手册经典版
IT部管理手册
(v1.0)
XXXX企业管理咨询有限公司
签批人:
目录
一、组织结构和人员编制1
二、部门职责2
三、岗位职责4
四、业务流程17
五、绩效考核29
六、管理制度34
一、组织结构和人员编制
公司组织结构图
IT部组织架构图
二、部门职责
部门职责综述:
完成公司年度经营目标和战略举措,提升信息化管理能力,完善部门管理和团队建设。
一级职责
二级职责
●计划制定、实施
1.参与制定本部门年度经营指标;
2.根据公司经营目标,组织制定本部门年度工作计划,确保各项经营指标如期完成;
3.根据市场拓展计划,制定门店系统安装计划并实施;
4.根据未装系统的门店统计,制定门店系统安装计划;
●目标任务完成
1.负责门店系统安装及时率、门店系统安装完成率等各项经营指标的达成;
2.通过优化和维护信息化系统,为终端销售、公司管理提供支持;
3.通过加强对门店人员及公司员工的门店系统使用培训,提高系统利用率,充分发挥系统作用;
4.通过监督门店系统使用情况,规范门店运营,为商品分析、销售分析提供支持;
●直营系统维护管理
1.负责安装直营门店系统,并进行培训以及提供后期维护服务;
2.负责收集、整理直营门店销售数据,并进行跟踪、分析;
3.负责直营门店档案的建立、整理和维护;
4.负责直营门店硬件的管理及维护;
●经销商门店系统维护管理
1.负责与经销商进行门店系统安装的前期电话沟通,实施准备、协调;
2.负责安装经销商门店零售系统,并进行培训以及提供后期维护服务;
3.负责经销商门店档案的建立、整理和维护;
4.负责监督门店上传数据的及时性、数据准确性,并提供改善措施和方案;
5.负责提交总公司所需的门店实施信息等报表数据;
6.负责实施备忘录的实时更新与共享。
●公司网络系统维护管理
1.负责建立、完善网络管理制度,做好日常网络安全维护;
2.负责安装、维护、升级电脑等硬件设备;
3.负责解决日常网络、硬件设备故障;
4.负责公司OA、RTX等服务器的搭建和维护,并对公司员工进行培训;
5.负责公司用友分销、零售系统的日常维护与培训工作;
●部门管理
1.组织制定与本部门核心职能相关的管理制度及工作流程;
2.组织制定本部门的工作计划,定期对其执行情况进行分析总结,处理计划执行过程中所遇到的相关问题;
3.负责制定部门预算,经批准后实施,在预算执行过程中严格控制,降低成本费用;
4.负责组织部门会议的召开,跟进会议结果的执行情况
5.保持与各个部门良好的沟通,协调部门内外各项资源,保证部门管理顺畅有序;
●团队建设
1.采取有效的方式对本部门员工进行管理,从数量和质量上使之符合公司战略发展规划的要求,全面提升本部门员工的素质;
2.配合人力资源部组织本部门员工的培训工作;
3.负责本部门员工的考核、晋升、调动与奖惩;
4.做好本部门员工的人才储备工作;
5.负责组织本部门的团队活动,提高部门员工的凝聚力,增强部门员工的归属感。
三、岗位职责
1.IT经理岗位职责说明书
岗位名称:
IT经理
所属部门:
IT部
直接上级:
副总经理
直接下属:
外部渠道主管、内部系统维护实施专员、内部硬件网络管理专员
一、岗位设置目的
完成分公司信息化管理工作计划,提升公司信息化管理能力。
二、职能定位:
全面负责公司系统的维护、跟踪并改善公司的系统流程,保证信息化系统高效正常运行。
三、工作职责
1.制定IT部的发展目标、整体工作计划并组织实施、跟进和总结;
2.负责编制分公司信息管理制度、部门管理手册、工作规范、行为准则和奖励制度等部门制度;
3.制定并优化IT部的内部工作流程,协调各岗位的相互配合及工作安排,指导、检查、控制本部门各项工作的实施,并进行团队建设;
4.负责制定和优化部门的绩效考核方案,并监督执行并发挥最佳效果;
5.负责IT部人员的调配、招聘、培训、考核、奖惩等工作,对违反公司制度的行为做出相应处理;
6.负责组织部门会议的召开,跟进会议结果的执行情况;
7.负责按照公司的工作需要与总公司信息中心积极配合,推进公司信息化建设;
8.负责维护公司的分销及零售系统,保障系统准确高效的运行;
9.负责跟踪和改善公司现有的系统使用;
10.负责监督经销商业务系统的安装、培训、使用及售后支持;
11.负责监督公司系统使用情况,针对各部门系统的维护职责进行稽查;
12.负责指导业务部门进行数据采集、分析的工作;
13.负责针对部门工作周、月计划完成情况及向上级领导汇报;
14.完成上级领导交办的其他事项。
四、承担的KPI指标:
1.门店系统安装率
2.数据上传率
3.客户使用系统合格率
4.硬件维护计划达成率
五、业务权限:
1.财务权限:
预算内的费用审核
2.人事权限:
本部门新员工面试、下属员工考核及下属员工任免建议权
3.业务权限
IT部的运营管理
六、工作汇报关系:
上向主管副总汇报,下接受下属汇报
七、工作沟通关系:
内部沟通:
主管副总/经常,各部门/经常
外部沟通:
经销商/经常
八、任职者素质要求:
1、教育资历:
本科以上学历,计算机相关专业,5年以上网络管理工作经验;
2、特殊要求(如资格证书、其它特殊要求等)
3、基本技能要求:
⏹计算机硬件维护、网络组建及维护、OFFICE办公自动化、熟悉SQL、Oracle的安装及编写、ERP原理及流程、良好的沟通能力,执行力,理解能力、能负责ERP项目的实施及管理。
4、专业技能/经验要求:
⏹有二年以上同类工作经验
5、管理技能要求:
⏹ERP项目的实施及管理经验
⏹具有一定的人力资源管理知识
九、工作条件
办公设备:
电脑、电话各1台,共享传真机、打印机、Internet网络
工作环境:
写字楼、全省终端门店
工作时间特征:
固定
工作地点:
分公司办公室、根据需要出差
十、签字确认
任职者签字:
上司签字:
人力资源部签字:
2.外部渠道主管岗位职责说明书
岗位名称:
外部渠道主管
所属部门:
IT部
直接上级:
IT经理
直接下属:
区域实施专员
一、岗位设置目的
保证经销商系统的稳定运行,使分公司可以及时获取经销商的门店经营数据,提升公司信息化管理能力。
二、职能定位:
主要负责门店系统的安装、培训和维护,并进行数据收集、整理和跟踪,提供门店实施的报表数据。
三、工作职责
1、负责对经销商业务系统的安装、培训、使用并提供后期保障服务;
2、负责按照公司的工作要求与总公司IT中心积极配合,推进公司信息化建设;
3、负责门店实施工作的整体安排和协调;
4、负责监督经销商系统的使用情况,并提供相关支持;
5、负责监督门店上传数据的及时性、数据准确性,并提供改善措施和方案;
6、负责跟踪和抽查经销商上传数据的准确性,并及时将结果反馈给相关部门;
7、负责更新门店实施进展表及实施问题汇总表;
8、负责对公司系统实施人员进行业务、系统相关的培训;
9、负责及时向上级汇报关于门店实施相关的周工作计划、月工作计划与工作总结;
10、完成上级领导交办的其他事项。
四、承担的KPI指标:
1.门店系统安装率
2.数据上传率
3.客户使用系统合格率
4.客户满意度
5.客户档案的完整性
五、业务权限
1.财务权限:
预算内的费用审核建议权
2.人事权限:
新员工面试、下属员工考核、下属员工任免的建议权
3.业务权限:
经销商系统管理
六、工作汇报关系:
上向部门经理汇报
七、工作沟通关系:
内部沟通:
部门经理/经常,各部门/偶尔
外部沟通:
经销商/经常
八、任职者素质要求:
1、教育资历:
大专以上学历,计算机相关专业,3年以上系统管理工作经验;
2、特殊要求(如资格证书、其它特殊要求等)
3、基本技能要求:
⏹计算机软硬件,系统和网络维护
⏹OFFICE办公自动化
⏹熟悉SQL、Oracle的安装及编写、ERP原理及流程
⏹良好的沟通能力,执行力,理解能力。
4、专业技能/经验要求:
⏹有一年以上同类工作经验
5、管理技能要求:
⏹有分销系统维护经验
⏹具有一定的人力资源管理知识
九、工作条件
办公设备:
电脑、电话各1台,共享传真机、打印机、Internet网络
工作环境:
写字楼
工作时间特征:
固定
工作地点:
分公司办公室、根据需要出差
十、签字确认
任职者签字:
上司签字:
人力资源部签字:
3.内部系统维护实施专员岗位职责说明书
岗位名称:
内部系统维护实施专员
所属部门:
IT部
直接上级:
IT经理
直接下属:
无
一、岗位设置目的
保证公司直营门店系统及公司BI系统稳定运行,提升公司信息化管理能力。
二、职能定位:
主要负责门店系统的安装、培训和维护,并进行数据收集、整理和跟踪,和BI系统的运行维护。
三、工作职责
1、负责北京区域直营门店实施工作的整体安排和协调;
2、负责对北京区域直营门店系统的安装、培训、使用并提供后期维护服务;
3、负责更新北京区域直营门店实施进展表及实施问题汇总表;
4、负责监督北京区域直营门店上传数据的及时性、数据准确性,并提供改善措施和方案;
5、负责北京区域直营门店档案的建立、整理、维护;
6、负责对北京区域直营门店系统使用人员进行业务、系统相关的培训;
7、负责公司内部BI系统的推广、维护、报表制作的技术支持及业务数据分析的应用;
8、负责及时向上级汇报关于北京区域直营门店实施相关的周工作计划、月工作计划与工作总结;
9、完成上级领导交办的其他事项。
四、承担的KPI指标
1.数据上传率
2.巡店计划达成率
3.店铺使用系统合格率
4.直营店满意度
五、工作权限:
1.财务权限:
无
2.人事权限:
无
3.业务权限:
无
六、工作汇报关系:
上向部门经理汇报
七、工作沟通关系:
内部沟通:
部门经理/经常,各部门/偶尔
外部沟通:
直营门店/经常
八、任职者素质要求:
1、教育资历:
大专以上学历,计算机相关专业,3年以上系统管理工作经验;
3、特殊要求(如资格证书、其它特殊要求等)
3、基本技能要求:
⏹计算机软硬件,系统和网络维护
⏹OFFICE办公自动化
⏹熟悉SQL、Oracle的安装及编写、ERP原理及流程
⏹良好的沟通能力,执行力,理解能力。
4、专业技能/经验要求:
⏹有一年以上同类工作经验
5、管理技能要求:
⏹有分销系统维护经验
⏹具有一定的人力资源管理知识
九、工作条件
办公设备:
电脑、电话各1台,共享传真机、打印机、Internet网络
工作环境:
写字楼
工作时间特征:
固定
工作地点:
分公司办公室、根据需要出差
十、签字确认
任职者签字:
上司签字:
人力资源部签字:
4.内部硬件网络管理岗位职责说明书
岗位名称:
内部硬件网络管理专员
所属部门:
IT部
直接上级:
IT经理
直接下属:
无
一、岗位设置目的
保证公司内部网络系统运行正常,提升公司信息化管理能力。
二、职能定位:
负责公司的软硬件相关事宜工作,对公司网络的组件进行维护,进行公司信息化建设。
三、工作职责
1、负责建立、完善公司本部网络管理制度,做好日常网络安全维护;
2、负责公司本部电脑、打印机、传真机等硬件设备的安装、维护、升级;
3、负责公司本部日常网络、硬件设备的故障解决;
4、负责公司本部OA、RTX等服务器的搭建、维护、培训;
5、负责公司本部用友分销、零售系统的日常维护与培训工作;
6、负责跟踪报告公司本部每月硬件设备是否正常使用情况;
7、完成上级领导交办的其他事项。
四、承担的KPI指标
1.网络稳定性
2.硬件维护计划达成率
3.系统维护及时性
4.部门满意度
五、工作权限:
1.财务权限:
无
2.人事权限:
无
3.业务权限:
无
六、工作汇报关系:
上向部门经理汇报
七、工作沟通关系:
内部沟通:
部门经理/经常,各部门/经常
八、任职者素质要求
1、教育资历:
中专以上学历,计算机相关专业;
2、特殊要求(如资格证书、其它特殊要求等)
3、基本技能要求:
⏹计算机软硬件,系统和网络维护
⏹OFFICE办公自动化、熟悉SQL、Oracle的安装及编写、ERP原理及流程
⏹良好的沟通能力,执行力,理解能力。
4、专业技能/经验要求:
⏹有两年以上系统管理工作经验
5、管理技能要求:
⏹有分销系统维护经验
九、工作条件
办公设备:
电脑、电话各1台,共享传真机、打印机、Internet网络
工作环境:
写字楼
工作时间特征:
固定
工作地点:
分公司办公室、根据需要出差
十、签字确认
任职者签字:
上司签字:
人力资源部签字:
5.区域实施专员岗位职责说明书
岗位名称:
区域实施专员
所属部门:
IT部
直接上级:
外部渠道主管
直接下属:
无
一、岗位设置目的
保证经销商系统的稳定运行,及时获取经销商的门店经营数据,提升公司信息化管理能力。
二、职能定位:
主要负责门店系统的安装、培训和维护,并进行数据收集、整理和跟踪,提供门店实施的报表数据。
三、工作职责
1、负责对所辖区域经销商门店系统的安装、培训、使用并提供后期维护;
2、负责所辖区域经销商系统安装前期电话沟通、实施准备、协调等工作;
3、负责监督经销商系统的使用情况,并提供相关售后支持;
4、负责跟踪和抽查经销商上传数据的及时性、准确性,并及时处理不合格门店,将结果反馈给直属上级;
5、负责更新所辖区域门店实施进展表及实施问题汇总表;
6、负责及时向上级汇报关于所辖区域门店实施相关的周工作计划、月工作计划与工作总结;
7、完成上级领导交办的其他事项。
四、承担的KPI指标
1.数据上传率
2.当季任务达成率
3.客户使用系统合格率
4.客户满意度
五、工作权限:
1.财务权限:
无
2.人事权限:
无
3.业务权限:
无
六、工作汇报关系:
上向部门经理汇报
七、工作沟通关系:
内部沟通:
部门经理/经常,各部门/经常
八、任职者素质要求
1、教育资历:
中专以上学历,计算机相关专业;
3、特殊要求(如资格证书、其它特殊要求等)
3、基本技能要求:
⏹计算机软硬件,系统和网络维护
⏹OFFICE办公自动化、熟悉SQL、Oracle的安装及编写、ERP原理及流程
⏹良好的沟通能力,执行力,理解能力。
4、专业技能/经验要求:
⏹有两年以上系统管理工作经验
5、管理技能要求:
⏹有分销系统维护经验
九、工作条件
办公设备:
电脑、电话各1台,共享传真机、打印机、Internet网络
工作环境:
写字楼
工作时间特征:
固定
工作地点:
分公司办公室、根据需要出差
十、签字确认
任职者签字:
上司签字:
人力资源部签字:
四、业务流程
流程目录
1、加盟店实施流程
2、直营门店实施流程
3、门店系统维护流程
4、公司内部系统维护流程
5、内部分销系统权限分配流程
6、直营/加盟店铺整改和注销流程
附表:
IT001:
POS系统实施资料申请表
分公司名称:
帐套名称
IT负责人:
负责人联系电话
申请人
申请时间
周边门店
地区
门店类型
店铺编码
门店名称
门店地址
联系人
联系人电话
门店级别
门店面积
门店人数
数据保留天数
以上资料都要A店管理系统的信息,否则一概不给创建门店
以上红色部份为表格填说明,必填项一定要填写准确。
IT002:
实施进度表
筹备日期
省会
区域
客户类型
收银系统
是否营业
A店编码
门店编码
姓名
店铺地址
联系电话
店铺面积(净卖场)
店铺级别
店铺状态
系统启用
系统基本情况
IT003:
门店实施反馈表
系统实施反馈表
尊敬的客户:
感谢您对我司信息技术部同事工作的配合。
为了提升我司信息化建设及服务水平,在为您的系统实施完毕之时,请您务必认真填写系统实施反馈表。
我们将根据您的意见和建议,去评定我司来访人员工作情况,以及日后对信息化建设上面的改进。
再次感谢您的配合。
客户
姓名
门店地址
实施人员姓名
*实施日期(必填)
年月日至年月日
*如果此次实施满分为100分,您给的评分是(必填)
□100
□90
□80
□60
请在相应的分数前画勾
序号
类别
项目
内容
评分
参与培训人员签字
优
良
一般
差
1
零售门店
基础设置
班次、营业员、期初入库
3
系统管理
操作员新增、数据管理、数据交换
4
零售管理
零售开单、退换货、现场折扣、VIP使用、促销活动使用、改零售价、重打小票、周边店存、补单、打印开关、整单清除、重打小票、锁屏、其他项、零售类报表
5
库存管理
要货申请、店存出入库、盘点、库存类报表
6
日结管理
日结处理、交班对账
7
盘点
盘点准备、实盘录入、盈亏预查、实盘确认
8
零售后台
后台配置
如何配置零售后台登陆、修改密码、注销等操作
10
后台业务
调价、促销
11
个人表现
沟通能力
能够采用合适的方法进行口头和书面的沟通。
12
表达能力
利用专业知识和多样化手段让受训者容易理解。
13
亲和力
平易近人、耐心。
培训建议(希望改善项)
IT004:
门店问题汇总表
零售门店问题汇总表
序号
门店名称
问题描述
解决方法
情报人员
备注
五、绩效考核
1.IT部经理绩效考核表
考核内容
考核指标
考核标准
分值
评分
调整分
考核者
数据来源
KPI
70分
安装率
已经安装客户/所有客户。
安装率95%以上得15分,90%以下0分。
90%~94%之间得分=安装率*15
15
主管副总
数据上传率
100%得15分,95%以下0分。
95%~99%之间=数据上传率*15
15
主管副总
当季任务完成率
当季任务完成量/当季任务总量。
100%得15分,85%以下0分。
85%~99%之间得分=当季任务达成率*15
15
主管副总
客户使用系统合格率
客户掌握系统合格数/客户安装总数。
90%以上10分,80%以下0分,80%~89%之间得分=客户使用系统合格率*10
10
主管副总
硬件维护计划达成率
季度硬件维护计划达成率100%得15分,85%以下0分,85%~99%之间得分=维护达成率*15
15
主管副总
基础管理
15分
部门培训效果
经常培训部门人员业务知识和管理能力,效果显著5分,比较显著3-4分,一般2-3分,没有效果0分。
5
主管副总
制度流程建设
建立健全部门制度流程。
很完善5分,比较完善3-4分,一般2-3分,很不完善0分。
5
主管副总
部门计划完成情况
计划是否按时、按量完成。
没有按计划完成一项扣1分,两项扣3分,三项该项不得分。
5
主管副总
能力态度
15分
执行力
上级下达的各项工作任务,要有计划、有方法、及时完成。
很好5分,较好3-4分,一般1-2分,差0分。
5
主管副总
团队合作
具有团队建设能力,积极推动部门团队建设,并与其它部门进行很好沟通合作。
很好5分,较好3-4分,一般1-2分,差0分。
5
主管副总
部门管理能力
根据部门员工能力合理安排工作,做到人岗匹配。
很5分,较好3-4分,一般1-2分,差0分。
5
主管副总
考核分数
被考核者签名
考核结论
考核者签名
2
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