采购审计流程详细版.docx

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采购审计流程详细版

采购审计流程

业务流程概要

采购业务流程将包括以下审计子项：

●供货商/承包商的选择和档案管理

●采购定价

●采购计划的订立、审批及修改

●采购合同的订立、审批及修改

●购货程序

●应付账款的购货付款

●购货的入库和退回

●费用的处理（费用的审批、报销和截止）

本章所指采购不包括固定资产的采购（固定资产采购见《固定资产的购置及入账》）。

另由于各个企业的采购模式千差万别，本审计程序仅列出了最常见的采购及费用的审计子项。

对于新的审计子项，内部审计人员可以参照本程序，考虑其和已有审计子项的关联性自行追加。

调查问卷：

问题回答记录

1．公司有无书面的采购操作流程文本？

2．公司的采购类型或方式有哪几种？

3．负责采购的部门有哪些？

分别负责何种类型的采购？

4．采购部门的组织结构？

是否定期进行人员轮换？

5．公司一般的购货流程是如何运转的？

6．公司如何选择供货商？

是否有相关的政策？

7．供货商档案的保管采用何种方式？

有无保密措施？

8．采购商品的定价如何确定，是否包括在供货商主档案中？

9．供货商资格是否需定期审核？

若是，请介绍一下审核的程序？

10．供货商档案的授权接触控制是如何设置？

a.使用系统的逻辑接触控制？

b.手工管理的档案是否有相关的保密政策，并由专人管理？

11．公司是否每年制订采购计划，请介绍一下制订的流程？

是否依据生产和营销计划来制订采购计划？

12．采购计划的变更是否经合理的批准？

13．是否所有的采购都需制订合同？

如不是，何种情况下一定需制订合同？

14．采购合同制订的流程是怎样的？

15．由谁在采购合同上签字？

若非法人代表，则是否有法人代表的书面授权程序？

16．采购合同的变更是否经合理的批准？

17．公司如何确保采购合同是与有资格的供货商签订且定价是合理的？

18．采购合同是否采用格式合同？

格式合同是否经法律顾问审核？

19．是否所有采购合同需经法律部门审核？

如不是，何种情况下采购合同需经法律顾问审核？

20．采购合同（采购订单）的归档和保管程序如何？

是否连续编号？

21．请介绍一下采购需求从提出、审批通过到采购部进行处理的过程？

22．公司是否定期核对采购计划执行情况？

23．超采购计划的采购需求是否经合理的批准？

24．紧急采购的流程是什么？

25．公司的询价程序如何进行，是否有书面的记录？

26．采购部门如何与仓库、财务部门衔接？

（从物流和信息流两方面）

27．财务记录应付账款前是否核对合同（或订单）、入库单据、发票等资料？

28．是否有控制过程来保证应付账款及其对应的存货采购记录于同一个会计期间？

29．采购运输的方式是？

（可以多选）

a．公司自提？

b．客户运输到公司处？

c．委托承运人？

30．仓库收货时是否核对采购合同（或订单）？

31．收到采购产品的数量是否经过采购部和仓库的共同确认？

32．是否有质量检验部门对收到的产品进行质量检验？

33．客户送货大于定购数或质量不符合要求，如何处理？

34．采购退回的操作程序如何？

35．入库单是否事先连续编号，并有人对归档的这些单据的连续性进行检查？

36．是否至少每月制作应付账款账龄分析表？

37．公司如何确保使用供货商提供的现金折扣？

38．公司是否有资金使用预算？

应付账款的支付是否符合资金使用预算？

39．公司是否有书面的费用报销程序？

40．公司费用报销的审批是否有适当的授权？

41．财务部门在支付费用前，是否合理的核对审批手续是否完整，并检查原始单据的合法性，复核费用的准确性？

42．预付款的政策和控制措施是怎样的？

43．是否有专人定期对费用的波动情况进行分析？

44．在现在的工作中，您最担心或最关心的事是什么？

一、供货商/承包商的选择和档案管理

（一）内部控制评价表

控制目标分类：

操作性合规性

控制目标：

供货商/承包商的选择符合公司的经营目标和最大利益。

风险：

●产品质量问题；

●材料数量与供货时间

●无法得到保证；

●价格偏高；

●售后服务压力增加；

●潜在的舞弊可能；

●生产停顿。

控制活动：

1、公司制订供应商分类标准（如长期和临时），并制订不同类别的管理方法。

执行程序A

2、公司制定选择供货商/承包商的基本选择标准（主要应考虑供货商的供货能力、原料质量及各项指针的合格情况、价格与付款条件、财务状况、管面化，并经管理层审批通过。

执行程序A

3、由各相关部门（如采购部、财务部、质量管理部、企业管理部、生产技术部、实验室等）组成评选小组对供货商/承包商进行评估讨论，衡量各供货商的能力及条件，在供货商/承包商评价表中记录有关各供货商/承包商的供货质量、供货及时性、货款价格等各方面的反馈信息，各部门负责人应在供货商/承包商评价表上签字确认部门意见，选出合适的供货商。

合格供货商名单经管理层审核批准后生效。

执行程序B

4、采购部应随时多渠道地收集公司潜在供货商/承包商的相关信息并建立信息档案备查；根据获取的潜在供货商/承包商信息填写供货商/承包商评审表，相关信息包括供货商/承包商的简介、主要产品及价格、竞争优势等，并由管理层审阅并签字确认。

执行程序A

5、其它执行程序其它

控制目标分类：

操作性合规性

控制目标：

供货商/承包商的更新符合企业的规章制度。

风险：

供货商/承包商不再符合公司要求

控制活动：

1、对入库和生产过程中发现的原材料质量问题，以及随之产生的产品质量问题进行跟踪和监控；及时与供货商/承包商沟通产品质量、售后服务等问题，并予以跟进。

执行程序C

2、定期（至少一年一次）汇总材料使用情况，对供货商/承包商进行评价（材料质量、交货时间、售后服务等），形成评价报告，并经管理层审批后生效。

对于不合格的供货商/承包商，应及时更新修改供货商/承包商名单。

执行程序D

3、其它执行程序其它

控制目标分类：

操作性

控制目标：

对供货商/承包商数据的修改须正确、及时、完整。

风险：

1、供货商数据不准确；2、仍使用已不合要求的供货商/承包商

控制活动：

1、对供货商/承包商数据的更改由专人进行，且需经适当的管理层审批；更改后的资料由独立于更改者的人员复核，确保其正确性。

执行程序E

2、其它执行程序其它

控制目标分类：

操作性

控制目标：

供应商/承包商档案保密

风险：

1、供应商/承包商的信息的泄漏；；2、公司遭受损失

控制活动：

1、制订对供应商/承包商档案的保密政策。

执行程序F

2、使用系统的逻辑控制限制供应商信息的接触。

执行程序G

3、其它执行程序其它

注：

各组织所面临的由于控制目标失败而产生的风险影响因具体环境因素的变化而不同。

我们在此根据COSO的精神和公司的实际要求列出通用性的风险影响，以供内审人员参考。

内审人员可以在实地工作中根据被审企业所处行业及经营环境自行删补。

（二）审计程序：

A

1.与采购部经理进行访谈，了解供应商分类的标准以及选择供货商/承包商的标准和流程，包括：

●标准的制定方法和制定人（如质量标准由质量部门、生产技术部或试验室制定，价格标准由财务部制定等）及制定的标准（如供货质量、供货及时性、货款价格、生产能力、信誉等）

●候选供货商的数量

●选择过程（如是否经过招标、是否先经小规模试生产、是否由各部门综合评价等等）

●所使用的档案（如书面政策、询价单据、评审表等）

●选择的标准及流程是否有改变及改变的频率

●符合标准但未列入最终名单的供货商/承包商是否列入潜在供货商名单

1.取得公司选择供货商/承包商的书面政策，查看是否经管理层审批，并与以上了解到的程序比较是否有出入。

2.根据了解到的政策下达部门，询问该部门的操作人员对政策的了解程度。

B

1.取得公司的供货商名单，查看是否经过管理层的审批。

2.采用判断抽样的方法抽取___家供货商，查看相应的单据（如评审表等），判断是否经过公司规定的选择流程。

3.采用判断抽样的方法随机抽取___张采购发票，查看是否全部从列入名单的供货商处采购。

C

1.对生产部门及采购部门进行访谈，了解对原料的质量问题如何监控，如是否将其记录在案并及时与供货商反馈。

2.采用判断抽样的方法随机抽取___个反馈记录，查看是否及时与供货商沟通和改进情况，以及是否在对供货商的评价报告中有所反映。

D

1.对采购部经理进行访谈，了解更新供货商/承包商的标准和流程：

●对供货商/承包商的定期复核频率

●对供货商/承包商的复核程序与方法（如评价报告等）

2.采用判断抽样的方法从供货商清单中抽取___家供货商，查看相应的评价报告，判断是否经过公司规定的定期复核流程；

3.从评价报告中寻找不合格的供货商，查看是否还在最新的经管理层批准的合格供货商名单中。

4.查看不合格的供应商名单及相关档案是否有所保存。

E

1.与采购部、IT部等相关部门进行访谈，了解供货商数据更改的政策与流程，使用的单据，审批人等。

2.采用判断抽样的方法抽取___个数据更改记录，查看更改人是否经过适当的授权，更改的记录是否辅有相应的批准与审核单据，资料的更改是否及时。

F

1.询问采购部有无对供应商/承包商档案保密的政策，并获得书面文本，复核管理层的确认。

2.访谈采购部门具体业务人员，评价供应商保密政策的执行情况。

G

1．访谈IT人员，了解系统中供应商档案控制的情况；

2．在IT人员的帮助下，获得可以访问供应商档案人员的名单；

3．了解、评估名单所列人员授权的恰当性。

二、采购定价

（一）内部控制评价表

控制目标分类：

操作性合规性

控制目标：

采购定价是合理的，并且符合公司政策。

风险：

1、造成公司资产损失；2、产生舞弊的可能。

控制活动：

1、采购定价经过适当的询价程序，并有书面的询价记录。

执行程序A

2、产品采购定价需经适当的管理层审批。

执行程序A

3、公司制定产品的基准采购价格，实际采购价格不应超过基准价格一定的幅度。

执行程序B

4、采购合同（或订单）签定前由专人核对价格是否与公司预先制定的价格相符。

执行程序B

5、采购合同需经适当的管理层批准后执行。

执行程序B

6、基准采购定价应定期更新，基准采购定价的更新应经管理层批准。

C

7、其他执行程序其他

（二）审计程序

A

1．询问采购部门或其它相关部门采购定价的询价程序；

2．从公司采购产品基准价格表中用判断抽样的方法抽取_____个样本，跟踪至询价记录，检查基准价格的确定是否正确，并检查询价记录的操作人及审核人的签字，以及基准价格批准人的签字。

B

1．询问采购部门或其它相关部门制订采购价格的遵循程序；

2．获得并查核采购基准价格的权限浮动表；

3．从采购合同（或订单中）用判断抽样抽取_____份采购合同样本，检查其价格是否与基准价格相符或与公司的询价结果相符；并检查相关人员的签字及批准采购合同（或订单）人的签字。

C

1．询问采购部门或其它相关部门采购定价的定期更新的相关程序；

2．检查公司采购产品基准价格表，检查其价格是否定期更新，是否有管理层的签字确认。

三、采购计划的订立，审批及修改

（一）内部控制评价表

控制目标分类1：

操作性合规性

控制目标：

有计划的采购行为。

风险：

1、存货资金占用过大或缺货；；2、影响生产及销售。

控制活动：

1、确定采购计划制订的依据经管理层批准。

A

2、根据批准后的制订依据设定适当的采购计划编制流程。

A

3、根据批准的年度生产计划以及存货情况，编制年度采购计划并分解，由适当的管理层批准。

A

4、定期调整采购计划，与当期生产计划相符合，由适当的管理层批准。

B

5、采购计划的变更需要有依据，并且由相关部门复核后，由管理层批准B

6、计划外的采购，必须由相关部门复核后，由管理层批准。

B

7、其它其它

控制目标分类2：

操作性

控制目标：

采购计划符合生产需要。

风险：

1、不能满足生产需要；2、影响生产及销售。

控制活动：

1、采购计划应包括以下内容：

采购品种、数量、价格、质量要求以及批量进度安排。

A

2、采购计划确定及变更后，应送至生产部备案。

A/B

3、采购部定期编制实际采购与计划的差异报告，详细说明存在的重大差异，由适当的管理层审阅。

C

4、其它其它

控制目标分类3：

操作性

控制目标：

采购进度适应资金状况。

风险：

1、资金无计划；2、资金低效率运作。

控制活动：

1、采购计划中包含资金的预算，财务部参与编制过程，协调资金需求的可行性与购货紧迫性之间的关系。

A

2、采购计划确定及变更后，应送至财务部备案。

A/B

3、财务部资金计划差异报告中单列采购资金计划与实际比较数据。

C

4、其它其它

（二）审计程序

A

1．对采购部相关人员进行访谈，了解采购计划制订的依据和程序等；

2．获得书面的采购计划制订政策的范本；

3．对照采购政策，评估采购计划流程的符合程度；

4．对生产部门、财务部相关人员进行访谈，了解他们对于采购计划的参与程度；

5．察看年度采购计划的内容是否完整（包括采购品种、数量、价格、质量要求、批量进度安排以及资金计划），是否有高级管理层的签字或者确认；

6．在生产部门、财务部察看采购计划，是否与采购部门的计划一致。

B

1．获得月/季度采购计划，检查其是否与年度采购计划的批量进度一致；

2．对生产部门相关人员进行访谈，了解生产计划的变更情况，获得生产计划变更文件；

3．对采购部相关人员进行访谈，了解采购计划变更的依据和程序等；

4．审阅更新的采购计划，查看是否有相应的变更依据以及管理层的审批签字；

5．从生产部门、财务部取得变更后的采购计划，检查是否与采购部门的变更计划一致。

C

1．获得采购部每月编制的采购差异报告，察看是否有管理层的审阅记录；

2．获得财务部对于采购资金计划与实际的差异报告，查看该差异是否与采购差异一致；

3．对采购部相关人员进行访谈，了解差异产生的原因及其对于生产的影响；

4．对生产部门相关人员进行访谈，了解采购计划的差异对生产的影响。

四、采购合同的订立，审批及修改

（一）内部控制评价表

控制目标分类1：

操作性合规性

控制目标：

公司使用合法、完整的采购合同/订单。

风险：

1、潜在的法律纠纷；2、或有的不应承担的约束。

控制活动：

1、公司制定模块化的标准合同模板，标准合同模板由公司法律顾问在相关部门协助下制订，由高级管理层签字批准。

A

2、公司制定标准采购订单模板，由高级管理层签字批准。

A

3、法律顾问定期根据国家相关法律法规对标准合同模板/采购订单模板进行复核。

B

4、合同的制作以标准合同模板为准，按具体需要使用相关的模块，法律顾问审核合同的合法性并签字确认。

C

5、未使用标准格式的合同应经法律顾问复核。

C

6、其它其它

控制目标分类2：

操作性合规性

控制目标：

采购合同/订单的制定符合公司的各项政策及规定和管理层的意图。

风险：

1、潜在的利益损失；2、不符合管理层的意图；3、XX的合同。

控制活动：

1、公司有合同/订单审批制度，该制度明确各合同控制部门审批的方式、权限、程序、责任和相关控制措施，并经高级管理层核准后执行。

D

2、公司在合同/订单审批过程中使用合同评审单，计划控制、预算控制等部门审核未订合同/订单并在评审单上签字。

D

3、公司有经管理层批准的分级授权制度，制度中规定相应人员签字权限。

E

4、经公司高级管理层授权可以代表公司签订合同/订单的的人员有公司高级管理层签发的书面授权书。

E

5、其它其它

控制目标分类3：

操作性

控制目标：

采购合同和订单的修改符合管理层的意图。

风险：

1、潜在的利益损失；2、不符合管理层的意图；3、XX的修改。

控制活动：

1、采购合同的修改需要经过适当的审批及授权。

F

2、采购订单的修改需经双方书面的确认，并使用的审批。

F

3、其它其它

控制目标分类4：

操作性

控制目标：

所有签订的采购合同/订单得到妥善的保管。

风险：

1、采购合同/订单的丢失或损坏；2、敏感信息的泄漏。

控制活动：

1、采购合同/订单连续编号。

G

2、供货商签返的合同/订单被妥善的归档保管。

G

3、合同/订单的借阅有登记簿记录借阅人的签名和日期。

G

4、采购合同/订单存放地点有足够的物理安全保障。

G

5、作废的合同与订单被妥善保管。

G

6、其它其它

（二）审计程序

A

1.访谈公司采购人员，了解公司是否有标准化合同模板/采购订单模板；该范本是否由法律顾问定期复核；

2.获得标准化合同模板/采购订单模板，检查是否有高级管理层和法律顾问的签字确认。

B

1.获得法律顾问对标准化合同模板/采购订单模板进行复核的记录，检查复核的频率；

2.追踪复核记录中的变更到标准化合同模板/采购订单模板，检查变更是否被及时更新。

C

1.访谈合同/采购订单制作人员，了解合同/采购订单的制作是否以标准化合同模板/采购订单模板为依据；

2.用判断抽样，抽取___份合同的内部评审单，检查是否有法律顾问的复核确认。

3.询问采购部管理层，是否存在未使用标准格式的合同，若有，用判断抽样法，抽取__份未使用标准格式的合同，检查是否有法律顾问的复核确认。

D

1.访谈公司管理层，了解公司是否有合同/订单审批制度，并获得有高级管理层的认可。

2.获得书面审批制度，检查高级管理层的复核确认。

3.访谈公司的各合同控制部门，了解合同/订单审批过程是否执行了合同/订单审批制度，使用合同评审表记录合同签订前的各部门控制过程；

4.通过判断抽样，抽取__份合同评审表，检查上面是否有各评审部门的签字确认。

E

1.访谈公司管理层，了解哪些人员被授权可以代表公司在合同/订单上签字和签章；

2.获得被授权的人员名单，检查各人被授权的额度；

3.检查被授权人的书面授权书，检查授权书上是否有法人代表的授权签字；

4.通过判断抽样，抽取__份合同/订单，对照签字人授权额度，检查是否有签字人超过授权额度的现象。

F

1.访谈合同的执行部门，了解合同/订单的修订过程和版本的控制过程；

2.获得合同修改的书面证据，如修改批准单，或者是合同审批单，使用判断抽样，抽取___份档案，检查相应部门的审核意见和签字；检查法律部门对于修订合同的意见和签字；

3.通过判断抽样，抽取__份经修改的采购订单，是否在更正处有本公司更改人的签字。

G

1.访谈采购部相关人员，了解供货商签返的合同/订单的保管情况；了解采购合同/订单的借阅是否有登记；

2.检查归档的采购合同/订单是否连续编号；如果有长期未归档的需要查核原因。

3.获得合同/订单的借阅登记簿，查看借阅者的签字和日期；

4.实地观察采购合同/订单（包括作废的）的保管情况，判断是否有足够的物理安全保障；

5.实地观察合同/订单保管地点，是否有足够安全措施。

五、购货程序

（一）内部控制评价表

控制目标分类1：

操作性

控制目标：

保证原料的采购数量及质量等符合公司的生产和营运需要。

风险：

1、公司采购了不需用的材料；；2、占用公司资金。

3、资产利用效率低。

控制活动：

1、原料采购需求需经使用部门及相关部门的管理层批准。

A

2、设置专人核对采购需求是否与采购计划匹配。

B

3、超计划采购的审批应经特别授权。

B

4、设置专人核对采购订单是否向经批准的供货商发出，采购价格是否符合公司的定价。

C

5、采购订单应经适当的管理层批准；C

6、设置专人制作采购订单情况汇总表，并定期与采购计划核对，对超采购计划的事项进行跟踪。

B

7、紧急采购有审批和申报流程，并由专人定期复核，分析频度等。

B

8、其它其它

控制目标分类2：

操作性

控制目标：

保证所有的原材料采购都已按时执行。

风险：

1、公司停产待料；2、公司收入的损失。

控制活动：

1、采购订单是事先连续编号的，并由设置人员定期对归档采购订单的连续性进行检查。

D

2、已完成的订单作相应标记，专人定期检查是否有长期未完成的订单，并进行调查。

D

3、设置专人制作采购订单情况汇总表，并定期与采购计划核对，对长期未完成订单进行调查。

D

4、其它其它

控制目标分类3：

操作性合规性

控制目标：

保证备品备件、低值易耗品的采购符合公司的政策及使用需要。

风险：

公司资源浪费

控制活动：

1、公司应制定备品备件采购的程序，并设置适当的审批权限。

A

2、备品备件的采购需经使用部门及适当审批权限的管理层批准。

A

3、备品备件采购集中由采购部门执行。

E

4、备品备件应向经批准的供货商进行采购。

E

5、设置专人定期制作备品备件采购金额分析表并进行分析，对异常波动进行分析。

E

6、其它其它

（二）审计程序

A

1．询问采购部或相关部门采购程序方面的控制流程；

2．从请购单中用判断抽样抽取_____个样本，检查是否有需用部门负责人审核签字，是否经其它管理层人员批准签字。

B

1．询问公司对超计划采购的审批权限规定；

2．询问采购部门或相关部门公司采购是否有专人定期将采购需求与采购计划进行比较，是否有书面记录；

3．从需求与计划比较记录中，用判断抽样抽取_____个样本，检查比较是否有分析和改进措施的跟进。

；

4．从采购订单情况汇总表中用判断抽样抽取_____个超采购计划的事项样本，跟踪至相应的调查记录，以及高级管理层的批准记录。

5．询问管理层紧急采购的流程，查核有无专人定期复核和分析紧急采购。

C

1．询问采购部门或相关部门关于采购订单审核的程序；

2．从采购订单中用判断抽样抽取_____采购订单样本，检查订单是否有复核签字及批准签字，并检查订单是否向经批准的供货商发出，采购价格是否符合公司的定价。

D

1．检查采购订单档案，检查采购订单是否事先连续编号；

2．从采购订单情况汇总表中用判断抽样抽取___个订单样本，检查完成订单是否有标记；

3．对于长期未完成订单调查其原因。

E

1．对公司的采购部进行访谈，了解备品备件的采购流程和操作部门；

2．获得经批准的合格供货商清单；

3．使用判断抽样，选取___个备品采购订单样本，与获得的合格供货商列表进行比较，确认订单的对象是在清单上可以找到的供货商；

4．使用判断抽样，选取___张采购发票，追踪付款发票到供货商，判断是否为经批准的供货商。

六、应付账款和购货付款

（一）内部控制评价表

控制目标分类1：

操作性财务性

控制目标：

只有当定购的服务已被提供，才可以记录应付款。

风险：

1、不恰当的承担了债务；2、舞弊的可能；3、公司资产的损失。

控制活动：

1、服务提供后，应有相关人员在发票上签字确认，并经管理层审核。

A

2、财务人员核对发票和相应的其它支持文件（如合同、订单等）是否一致，发票的确认及审核手续是否完备，只有符合要求的才可记录应付款。

A

3、应付款凭证入账前应经制作人以外的财务人员复核。

A

4、实际服务费用应定期与预算比较，由管理层复核并签字。

B

5、其它其它

控制目标分类2：

财务性

控制目标：

所有采购产品的应付款都正确、完整、及时地（在恰当的会计期内）记入。

风险：

1、未及时确认负债；2公司财务信息不准确。

控制活动：

1、财务人员应核对发票和相应的入库单、订单（或合同）是否一致，各单据的审批手续是否完备，只有符合要求的才可记录