采购管理制度总则.docx

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采购管理制度总则

A供应商管理制度

B采购管理制度

采购管理

A供应商管理制度

B采购管理制度

供应商管理流程图

供应商管理制度P852供应商开发

文件编号：

GA01版本号：

生效日期：

共页第页

1．总则

1．1制定目的

为规范供应商开发流程，使之有章可循，特制定本规章。

1．2适用范围

本公司新厂商之开发工作，除另有规定外，悉依本规章执行。

1．3权责单位

（1）采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。

（2）总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。

2．供应商开发程序

2．1供应商开发权责

（1）采购部负责供应商开发主导工作。

（2）开发部负责供应商样品的确认。

（3）品管部、生技部、生管部、采购部组成厂商调查小组，负责供应商的调查评核。

2．2供应商资讯来源

新供应商资讯来源一般有下列方式：

（1）各种采购指南。

（2）新闻传播媒体，如电视、广播、报纸等。

（3）各种产品发表会。

（4）各类产品展示（销）会。

（5）行业协会。

（6）行业或政府之统计调查报告或刊物。

（7）同行或供应商介绍。

（8）公开征询。

（9）供应商主动联络。

（10）其他途径。

2．3供应商问卷调查

2．3．1问卷设计

问卷设计由采购部主导，品管、开发等单位协助。

设计应注意的事项有：

（1）依本公司需要设计内容及格式。

（2）应尽可能掌握、了解供应商的资讯。

（3）易于填写。

（4）通俗易懂。

（5）便于整理。

2．3．2供应商基本资料表

应由厂商填写《供应商基本资料表》。

该表包括下列内容：

（1）公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人。

（2）公司概况，如资本额、成立日期、占地面积、营业额、银行讯息。

（3）设备状况。

（4）人力资源状况。

（5）主要产品及原材料。

（6）主要客户。

（7）其他必要事项。

2．3．3供应商问卷调查表

供应商问卷调查表，一般包括下列内容：

（1）材料零件确认。

（2）品质验收与管制。

（3）采购合同。

（4）请款流程。

（5）售后服务。

（6）建议事项。

2．4供应商开发流程

（1）寻找供应商。

（2）填写供应商基本资料表。

（3）与供应商洽谈。

（4）必要时作样品鉴定。

（5）供应商问卷调查。

（6）提出供应商调查评核之申请。

2．5后续工作

依《供应商调查》规定，由调查小组对供应商作实际调查评核，以确定其可否列入合格供应商之列。

3．附件

[附件]GA01-1《供应商基本资料表》

[附件]GA01-2《供应商问卷调查表（范例）》

[附件]GA01-1

供应商基本资料表

厂商编号：

年月日

名称

地址

法人

联系人

电话

传真

E-mail

网址

公

司

概

况

资本额

万元

机器设备

名称

台数

厂牌规格

购入时间

购入成本

性能

建厂登记日期

年月日

营业执照

往来银行

开始往来时间

停止往来时间

所属协会团体

协力工厂数

协力工厂利用率

平均月营业额

材料来源

材料名称

供应厂商

备注

员

工

职能

人数

干部数

员工数

大学

高中以上

平均月薪

主要产品

名称

比例

名称

比例

主要客户

名称

比例

名称

比例

确认：

审核：

填表：

[附件]GA01-2

供应商问卷调查表（范例）

供应商名称：

年月日

项目

调查项目内容

了解程度状况

材料零件确认

1．您对开发部门样品确认流程是否了解？

□了解□不了解□请求当面沟通了解

2．您对本公司开发部门认定之材料交货依据的规格及样品是否了解？

□了解□不了解□请求当面沟通了解

3．您对开发部门认可之样品是否有保留，以作后续品质管理之用？

□有保留□未保留□请求当面沟通了解

品质验收管制

1．您对本公司品管部质检验标准与方法是否了解？

□了解□不了解□请求当面沟通了解

2．

3．

采购合同

1．贵公司目前产量足以应付本公司需求吗？

□可以□不可以□需设法弥补

2．

3．

请款流程

1．您对本公司的付款条件、手续是否了解？

□了解□不了解□请求当面沟通了解

2．

3．

售后服务

1．您对品质有疑问时，会主动找哪一部门或主管？

□品管□开发□采购□总经理

2．

3．

建议事项

您对本公司的建议事项

【注】本表由供应商填写。

供应商管理制度P857供应商调查

文件编号：

GA02版本号：

生效日期：

共页第页

1．总则

1．1制定目的

为了解供应商之制程能力、品管功能，确认其是否有提供符合成本、交期、品质之物料的能力，特制定本规章。

1．2适用范围

对拟开发供应商之调查，及本公司合格供应商之年度复查，除另有规定外，悉依本规章办理。

1．3权责单位

（1）采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。

（2）总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。

2．供应商调查作业规定

2．1供应商调查程序

（1）采购部实施采购前，应对拟开发之厂商组织供应商调查工作，目的是了解供应商之各项管理能力，以确定其可否列为合格供应商名列。

（2）由采购、生技、品管、生管人员组成供应商调查小组，对供应商实施调查评核，并填写《供应商调查表》。

（3）评核之结果由各单位作出建议，供总经理核定是否准予成为本公司之合格供应商。

（4）未经供应商调查认可之厂商，除总经理特准外，不可成为本公司之供应商。

2．2供应商调查评核

2．2．1价格评核

对供应商所提供之物料价格，由采购部依下列因素作评核：

（1）原料价格。

（2）加工费用。

（3）估价方法。

（4）付款方式。

2．2．2技术评核

对供应商之生产技术，由生技部依下列因素作评核：

（1）技术水准。

（2）技术资料管理。

（3）设备状况。

（4）工艺流程与作业标准。

2．2．3品质评核

对供应商之品质，由品管部依下列因素作评核：

（1）品管组织与体系。

（2）品质规范与标准。

（3）检验之方法与记录。

（4）纠正与预防措施。

2．2．4生管评核

对供应商之生产管理，由生管部依下列因素作主核：

（1）生产计划体系。

（2）最短及最长之交货期限。

（3）进度控制方法。

（4）异常排除能力。

2．3供应商复查规定

（1）经调查认可之合格供应商，原则上每年复查一次。

（2）复查流程类同首次调查评核。

（3）复查不合格之供应商，除经本公司总经理特准外，不可列入次年合格供应商之列。

（4）若供应商之交期、品质、价格或服务产生重大变异时，可于一年中，随时对供应商作必要之复查。

3．附件

[附件]GA02-1《供应商调查表（范例）》

[附件]GA02-1

供应商调查表（范例）

年月日

供应商编号

供应商名称

调查时间

第几次调查

调查评核项目

得分

评分说明

调查评核者

备注

价格评核

1．原料价格

2．加工费用

3．估价方法

4．付款方式

技术评核

1．技术水准

2．资料管理

3．设备状况

4．工艺流程

5．作业标准

品质评核

1．品管组织体系

2．品质规范标准

3．检验方法记录

4．纠正预防措施

生管主核

1．生产计划体系

2．交期控制能力

3．进度控制能力

4．异常排除能力

合计

供应商管理制度P861供应商评鉴

文件编号：

GA03版本号：

生效日期：

共5页第页

1．总则

1．1制定目的

为规范对合格供应商之日常评鉴，使供应商管理更合理公正，特制定本规章。

1．2适用范围

仍在采购之合格供应商的评鉴，除另有规定外，悉依本规章执行。

1．3权责单位

（1）采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。

（2）总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。

2．供应商评鉴程序

2．1评鉴项目

供应商交货实绩之评鉴项目及分数比例如下（满分100分）：

（1）品质评鉴：

40分。

（2）交期评鉴：

25分。

（3）价格主鉴：

15分。

（4）服务评鉴：

15分。

（5）其他评鉴：

5分。

2．2评分办法

2．2．1品质评鉴

由品管部依进料验收的批次合格率评分，每个月进行一次。

（1）计算：

进料批次合格率=（检验合格批数/总交验批数）×100%

（2）评分：

得分=40×进料批次合格率

2．2．2交期评鉴

由采购部依订单规定的交货日期进行评分，方式如下：

（1）如期交货得分25分。

（2）延迟1~2日每批次扣2分。

（3）延迟3~4日每批次扣5分。

（4）延迟5~6日每批次扣10分。

（5）延迟7日以上不得分。

本项得分以0分为最低分。

采购部每月将同一供应商当月各批订单交货评分进行平均，得出该月的交期评鉴得分。

2．2．3价格评鉴

由采购部供应高之价格水准评分，方式如下：

（1）价格公平合理，报价迅速：

10分。

（2）价格尚属公平，报价缓慢：

8分。

（3）价格稍微偏高，报价迅速：

6分。

（4）价格稍微偏高，报价缓慢：

3分。

（5）价格甚不合理或报价十分低效：

0分。

2．2．4服务评鉴

2．2．4．1抱怨处理评分

由品管部对供应商之抱怨处理予以评分，评分如下：

（1）诚意改善：

8分。

（2）尚能诚意改善：

5分。

（3）改善诚意不足：

2分。

（4）置之不理：

0分。

2．2．4.2.退货交换行动评分

由采购部对不良退货交换行动评分：

（1）按期更换：

7分。

（2）偶尔拖延：

5分。

（3）经常拖延：

2分。

（4）置之不理：

0分。

2．2．5其他评鉴

由采购部汇总资材、生管、财务或其他单位对供应商之评价、抱怨，予以评分，满分5分。

2．3评鉴办法

（1）供应商之评鉴每月进行一次。

（2）将各项得分汇入《供应商评鉴表》，并合计总得分。

（3）每半年平均一次厂商得分，计算方式为：

半年平均得分=每月得分总和/评鉴月数

2．4评鉴分等

供应商评鉴等级划分如下：

（1）平均得分90.1~100分者为A等。

（2）平均得分80.1~90分者为B等。

（3）平均得分70.1~80分者为C等。

（4）平均得分60.1~70分者为D等。

（5）平均得分60分以下者为E等。

2．5评鉴处理

（1）A等厂商为优秀厂商，予以付款、订单、检验之优惠奖励。

（2）B等厂商为良好厂商，由采购部提请厂商改善不足。

（3）C等厂商为合格厂商，由品管、采购等部门予以必要之辅导。

（4）D等厂商为辅导厂商，由品管、采购等部门予以辅导，三个月内未能达到C等以上予以淘汰。

（5）E等厂商为不合格厂商，予以淘汰。

（6）被淘汰厂商如欲再向本公供货，需再经过供应商调查评估。

3．附件

[附件]GA03-1《供应商评鉴表》

[附件]GA03-1

供应商评鉴表

年

半年

厂商名称

厂商编号

地址

采购材料

评鉴项目

品质评鉴

交期评鉴

价格评鉴

服务评鉴

其他

合计得分

时

间

月

月

月

月

月

月

得分总和

平均得分

评鉴等级

处理意见：

主管：

采购：

主管：

品管：

供应商管理制度P866供应商管理

文件编号：

GA04版本号：

生效日期：

共页第页

1．总则

1．1制定目的

为规范供应商管理，提高经营合理化水准，特制定本规章。

1．2适用范围

凡本公司之供应商管理，除另有规定外，悉依本规章办理。

1．3权责单位

（1）采购部负责本规章制定、修改、废止起草工作。

（2）总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。

2．供应商管理规定

2．1供应商开发

供应商开发程序如下：

（1）供应商资讯收集。

（2）供应商基本资料表填写。

（3）供应商接洽。

（4）供应商问卷调查。

（5）样品鉴定。

（6）提出供应商调查申请。

2．2供应商调查

供应商调查程序如下：

（1）组成供应商调查小组。

（2）分别对供应商之价格、品质、技术、生产管理作评核。

（3）列入合格供应商名列。

2．3订购、采购

订购、采购程序如下：

（1）请购。

（2）询价。

（3）比价。

（4）议价。

（5）定价。

（6）订购。

（7）交货。

（8）验收。

2．4供应商评鉴

供应商评鉴程序如下：

（1）每月对供应商就品质、交期、价格、服务等项目作评鉴。

（2）每半年进行一次总评。

（3）列出各供应商之评鉴等级。

（4）依规定奖惩。

2．5供应商复查

（1）每年对合格供应商进行一次复查。

（2）复查流程同供应商调查。

（3）有重大品质、交期、价格、服务等问题时，随时可以作供应商复查。

2．6供应商辅导

（1）对C等以下之供应商采取必要的辅导。

（2）不合格供应商应予除名。

（3）不合格供应商欲重新向本公司供货，应予辅导及重新作调查评核。

2．7供应商奖惩

2．7．1奖励方式

对优秀之供应商有下列奖励方式：

（1）A等供应商，可优先取得交易机会。

（2）A等供应商，可优先支付货款或缩短票期。

（3）A等供应商，可获得品质免检或放宽检验。

（4）对价格合理化及提案改善，品质管理、生技改善推行成果显著者，另行奖励。

（5）A、B、C等供应商，可参加本公司举办之各项训练与研习活动。

（6）A等供应商，年终可获公司“优秀供应商”奖励。

2．7．2惩处方式

（1）凡因供应商品质不良或交期延误而造成之损失，由供应商负责赔偿。

（2）C等、D等之供应商，应接受订单减量、各项稽查及改善辅导措施。

（3）E等供应商即予停止交易。

（4）D等供应商三个月内未能达到C等以上供应商之标准，视同E等供应商，予以停止交易。

（5）因上述原因停止交易之供应商，如欲恢复交易，需接受重新调查评核，并采用逐步加量之方式交易。

（6）信誉不佳之供应商酌情作延期付款之惩处。

3．附件

[附件]GA04-1《合格供应商名录》

[附件]GA04-1

合格供应商名录

年月日

序号

厂商编号

名称

联系方式

供应材料

最后复查时间

备注

确认：

审核：

填表：

采购流程图

采购管理制度P871采购计划与预算

文件编号：

GB01版本号：

生效日期：

共页第页

1．总则

1．1制定目的

为制定采购计划与预算编制流程，配合公司预算制度的推行，特制定本规章。

1．2适用范围

本公司每年度之采购数量计划资金预算，除另有规定外，悉依本规章处理。

1．3权责单位

（1）总经理室负责规章制定、修改、废止之起草工作。

（2）总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。

2．采购计划编制之规定

2．1采购计划的作用

编制采购计划有下列作用：

（1）预估用料数量、交期、防止断料。

（2）避免库存过多、资金积压、空间浪费。

（3）配合生产、销售计划之达成。

（4）配合公司资金运用、周转。

（5）指导采购工作。

2．2采购计划之编制

2．2．1销售计划

（1）公司于每年年底制订次年度之营业目标。

（2）业务部根据年度目标、客户订单意向、市场预测等资料，作销售预测，并制订次年度销售计划。

2．2．2生产计划

（1）生管部根据销售预测计划，本年度年底预计库存及次年度年底预计库存，制订次年度之预测生产计划。

（2）物控人员根据生产预测计划，BOM、库存状况，制订次年度之物料需求计划。

（3）各单位根据年度目标，生产计划预估次年度各种消耗物品的需求量，作成预估计划。

2．2．3采购计划

（1）采购部汇总各种物料、物品之需求计划。

（2）采购部编制次年度采购计划。

2．2．4采购计划编制注意事项

采购计划要避免过于乐观或保守，应注意的事项有：

（1）公司年度目标达成可能性。

（2）销售计划、生产计划之可行性和预见问题。

（3）物料需求资讯与BOM、库存状况之确定性。

（4）物料标准成本之影响。

（5）保障生产与降低库存之平衡。

（6）物料采购价格和市场供需之可能变化。

3．采购预算编制规定

3．1一般原则

（1）采购预算分为用料预算与购料预算。

（2）财务部负责提供上年度材料单价、次年度汇率、利率等各项预算基准。

（3）本年底预计库存中之可用材料应计人次年度之用料预算，但不列入购料预算；次年度预计库存不列入用料预算，但应列入购料预算。

（4）购料单价特殊物料外，应以年度成本降低目标预估（如以上年度平均采购单价之95%计算）。

3．2用料预算

（1）物控人员负责次年度生产用料之各月预算明细的编列。

（2）用料单位负责低值易耗品、间接物料和资本支出预算明细的编列。

（3）同类物料不必细分（如不同颜色之塑料米）而以总用量预算。

（4）物料之损耗率应计入用料预算，但应以年度损耗率目标制订，一般可略高于标准损耗率而低于上年度平均损耗率，低于或等于年度损耗率目标。

（5）财务部负责汇总工作。

3．3购料预算

（1）采购部负责次年各购料预算明细之编列。

（2）购料预算应考虑采购前置期、付款方式、库存状况。

（3）购料预算应以付款月份为编列依据。

（4）购料预算应考虑安全库存与最大库存，符合年度库存周转率之目标。

（5）购料预算应考虑分批采购、一次采购之优劣和市场单价趋势。

4．附件

[附件]GB01-1《材料采购计划》

[附件]GB01-2《采购现金预算表》

[附件]GB01-1

材料采购计划

NO：

材料名

规

格

单

位

全年采购量

单

价

金

额

每月采购计划

1月

2月

3月

4月

5月

6月

7月

8月

9月

…

数量

金额

数量

金额

数量

金额

数量

金额

数量

金额

数量

金额

数量

金额

数量

金额

数量

金额

…

日期：

批准/日期：

审核/日期：

编制：

采购现金预算表

序

号

物料

类别

一月

二月

三月

四月

五月

六月

七月

八月

九月

新

购

预

付

到

期

新

购

预

付

到

期

新

购

预

付

到

期

新

购

预

付

到

期

新

购

预

付

到

期

新

购

预

付

到

期

新

购

预

付

到

期

新

购

预

付

到

期

新

购

预

付

到

期

确认：

审核：

填表：

采购管理制度P876采购方式

文件编号：

GB02版本号：

生效日期：

共页第页

1．总则

1．1制定目的

规范采购方式，制定询价、议价流程，使之有章可循。

1．2适用范围

凡本公司之物料采购方式，除另有规定外，悉依本规章办理。

1．3权责单位

（1）采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。