SHEO P008文件控制程序R10.docx
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SHEOP008文件控制程序R10
华能国际江苏风电分公司
本质安全体系管理规范与程序
SHEOP-008
文件控制程序
2011-0×-31发布2011-0×-01实施
华能国际江苏风电分公司发布
目录
前言i
1.范围1
2.规范性引用文件1
3.术语和定义1
4.职责1
5.流程与风险分析1
5.1.管理流程图1
5.2.风险控制点1
5.3.风险分析1
6.管理内容与要求1
6.1.文件控制范围1
6.2.文件的编号和格式编排2
6.3.文件的编写、审核、批准2
6.4.文件的发放控制2
6.5.文件的评审2
6.6.文件的更改2
6.7.外来文件的控制3
6.8.文件的保存、作废3
7.检查与考核3
8.相关/支持性文件3
9.报告和记录3
附录3
附图1:
文件控制管理流程图4
附表1:
SHEOP-008-R01《文件发放记录》5
附表2:
SHEOP-008-R02《厂级/企业级受控文件清单》5
附表3:
SHEOP-008-R03《部门受控文件清单》6
附表4:
SHEOP-008-R04《文件更改申请单》6
前言
为确保华能国际江苏风电分公司(以下简称“风电分公司”)有效控制与安全、健康、环境、质量管理活动有关的文件,确保文件的充分性和适宜性,确保相关部门所使用的文件为有效版本,按照华能集团公司《华能电厂安全生产管理体系要求》、华能国际和风电分公司《本质安全体系管理手册》,结合风电分公司的实际,制定本程序。
本程序由风电分公司创建本质安全型领导小组提出。
本程序由风电分公司运维部组织编制并归口管理。
编审人员:
编制:
初审:
沈明强
复审:
张水群
审核:
秦亮
批准:
胡炽昌
本程序由风电分公司运维部负责解释。
本程序于2011年×月31日首次发布。
文件控制程序
1.范围
本程序适用于风电分公司与基于本质安全的安全、健康、环境、质量管理体系活动有关的所有文件,包括其他媒体文件(如MIS网文件)的编制、评审、批准、发放、使用、更改、标识、回收和作废的全过程控制。
2.规范性引用文件
ISO90012000《质量管理体系要求》
ISO140012004《环境管理体系要求及使用指南》
GB/T280012001《职业健康安全管理体系规范》
3.术语和定义
3.1.文件(document):
指信息及其承载媒体。
注:
具体指在管理体系实施中所涉及和形成的文件,如管理手册、程序文件及对体系起支持作用的管理性文件、技术性文件、外来文件和记录等。
3.2.受控文件(under-controlleddocument):
指与管理体系相关的、现行有效的,其发布、评审、更新等均应按规定程序控制的文件。
3.3.有效版本(validedition):
在发布前得到批准,其更改和修订状态清晰,现行使用的版本。
4.职责
4.1.风电分公司总经理负责管理手册的批准和发布。
4.2.管理者代表负责程序文件的批准和企业文件控制管理的领导工作。
4.3.综管部负责组织协调文件控制管理的具体工作,包括规范文件编码和格式、组织文件编制和审批、确定企业级受控文件范围、组织对现有体系文件的定期评审、组织协调文件的更改以及作废管理等。
负责制订与文件控制管理相关的作业性文件。
4.4.各部门及各风电厂负责作业性文件的编制、修改和本部门、本风电厂与管理体系有关文件的使用管理。
4.5.各部门、各风电厂兼职档案员负责本部门与管理体系有关文件的接收、发放、保管、标识和向档案室移交归档等。
5.流程与风险分析
5.1.管理流程图
管理流程图见附图1。
5.2.风险控制点
本程序中的风险控制点:
审批、更改、作废处理。
5.3.风险分析
5.3.1.执行没有得到审批的无效文件,可能导致工作失误,造成人身伤害、设备损坏及经济损失。
5.3.2.文件更改、作废没有及时发布,可能导致使用部门或岗位使用作废文件,造成工作失误。
6.管理内容与要求
6.1.文件控制范围
6.1.1.安全、健康、环境、质量管理体系文件:
管理手册、程序文件等。
6.1.2.技术性文件:
技术规范、技术规程、规定、细则、图纸、作业指导书、质量计划、记录等。
6.1.3.管理性文件:
分公司级管理性文件,包括各种管理标准、工作标准、行政管理制度和规定等。
6.1.4.外来文件:
适用的法律、法规、规章、国家和地方标准、行业标准、华能集团、华能国际、江苏分公司及行业管理部门的规定、要求以及供方或顾客提供的文件、标准及图纸等。
6.2.文件的编号和格式编排
6.2.1.为实现对文件有效版本的快速查找,综管部对管理体系文件统一编号,负责制订管理体系文件编号规定,并指明文件的现行版本和修订状态。
6.2.2.执行文件编写工作的各相关部门、风电厂按照管理体系文件编号规定,参照企业标准编制导则所要求的编排格式,对本部门、本风电厂所编写的文件和记录进行编码和格式编排。
6.3.文件的编写、审核、批准
6.3.1.管理手册由运维部负责组织编写,经管理者代表审核并上报总经理批准后,由运维部确定发放范围并发放。
6.3.2.程序文件由运维部负责组织编写、审核,经管理者代表复审并上报总经理批准后,由运维部确定发放范围并发放。
6.3.3.技术性文件中的技术规范、规程、规定和系统图册由相关风电厂专业人员编写,专业主管人员和风电厂领导审核,运维部主任复审,主管副总经理批准后,由运维部确定发放范围并发放。
6.3.4.技术性文件中的作业指导书由相关风电厂编写,风电厂专业工程师审核,报经风电厂领导批准后,由风电厂确定发放范围并发放。
6.3.5.管理性文件中的管理标准、工作标准由综管部负责组织编写,企业行政管理制度和规定由相关部门负责组织编写,管理性文件由相关部门主任会审,上报总经理批准后,由编写部门确定发放范围并发放。
6.3.6.除上述文件外,各程序文件的支持性文件以及维持体系运转的其它技术性、管理性文件由该文件所含职能的归口管理部门负责组织编写,由部门主任审核,报经主管副总经理批准后,由编写部门确定发放范围并发放。
6.4.文件的发放控制
6.4.1.文件发放控制实施两级管理。
为确保各使用场所能得到适用文件的有效版本,综管部从企业文件控制需要出发,确定文件发放范围并发放,更新《企业级受控文件清单》,填写《文件发放记录》,接收部门(接收人)履行接收签字手续。
综管部负责保存文件发放的记录,每半年更新编制并发放《企业级受控文件清单》。
6.4.2.各部门、各风电厂接收《企业级受控文件清单》和受控文件,并根据本部门、本风电厂工作实际编制和更新本部门、本风电厂的《部门受控文件清单》,对本部门、本风电厂与管理体系有关的文件进行分类管理,做到所用文件分类清晰、便于检索。
6.4.3.文件发放采取“网上发布”和“印刷发布”两种形式,文件发放形式在两级文件清单中注明。
“网上发布”文件控制执行管理体系文件印章及MIS网文件管理规定,各部门、各风电厂在发放两级文件清单中所列“印刷发布”的纸质文件时,要填写《文件发放记录》,接收人履行接收签字手续。
6.4.4.使用“印刷发布”的纸质文件的部门、风电厂,要在该文件的封面右上角加盖“受控文件”标识。
6.5.文件的评审
6.5.1.文件在实施过程中,由于环境发生变化(如组织机构、工作流程、法律法规等),每年对本企业所有文件进行评审,以确定文件是否需要更新。
文件的评审执行《管理评审程序》。
6.5.2.更新的文件必须经过重新审核和批准后才能再次被发放和使用。
6.6.文件的更改
6.6.1.管理手册的更改时由运维部组织实施,填写《文件更改申请单》,经管理者代表审核并报经总经理批准后更改,由运维部发放。
6.6.2.其他文件的更改由该文件的归口管理部门或风电厂组织实施,填写《文件更改申请单》,按原文件审批程序审批后更改,再由该部门或风电厂发放。
6.6.3.被更改的文件的版本和修订状态(如“B/1”)在《企业级受控文件清单》和《部门受控文件清单》中注明。
6.7.外来文件的控制
6.7.1.外来文件的获取、识别与更新控制执行法律法规及其他控制程序。
6.7.2.综管部获取到与本企业生产、活动、服务相关的外来文件时,识别文件的适用性,对文件的适用性、符合性和体系归属(安全、健康、环境、质量管理体系)做出判定,由综管部主任会同相关责任人员确定文件发放范围并发放,其发放的控制执行本程序中的6.4条款。
6.7.3.综管部负责收集外来文件(国家、行业有关法律法规、标准、上级规定等)的最新版本,编制《适用的法律法规及其他要求清单》并对外来文件进行分类,下发相关部门、风电厂参考使用。
相关部门、风电厂根据上述清单内容,编制本部门、本风电厂的《法律、法规及其他要求清单》,并将旧法律法规、标准、规定等外来文件作废并从使用场所撤离,其作废的控制执行本程序中的6.8条款。
6.8.文件的保存、作废
6.8.1.文件经批准或经认定发布后,移交综管部档案室存档2份。
6.8.2.各部门、各风电厂文件由本部门、本风电厂责成专人保管。
保管条件为保持干燥、通风、安全,并定期进行检查。
6.8.3.为防止作废文件的非预期使用,当文件发生更改并重新发布后,所有被替代或修订后所失效的文件视为作废文件,由该文件的归口管理部门发出作废通知,接收到作废通知的部门、风电厂将该作废文件从使用场所撤离(网上文件必须在相关的硬盘区域上物理删除),以确保有效文件的唯一性。
6.8.4.因某种原因需要保留的作废文件,要在其封面右上角加盖“作废保留”标识并妥善保管。
7.检查与考核
7.1.本程序执行情况,由风电分公司综管部进行监督、检查与考核。
7.2.考核标准执行风电分公司《安全生产考核管理规范》中的有关部分。
8.相关/支持性文件
SHEOP-009《记录控制程序》
SHEOP-010《法律法规及其他要求控制程序》
SHEOP-023《安全生产考核管理规范》
9.报告和记录
序号
编号
名称
保存地点
保存期
1
SHEOP-008-R01
文件发放记录
相关部门、风电厂
3年
2
SHEOP-008-R02
企业级受控文件清单
相关部门、风电厂
3年
3
SHEOP-008-R03
部门受控文件清单
相关部门、风电厂
3年
4
SHEOP-008-R04
文件更改申请单
相关部门、风电厂
3年
附录
附图1:
文件控制管理流程图
附表1:
SHEOP-008-R01《文件发放记录》
附表2:
SHEOP-008-R02《厂级/企业级受控文件清单》
附表3:
SHEOP-008-R03《部门受控文件清单》
附表4:
SHEOP-008-R04《文件更改申请单》
附图1:
文件控制管理流程图
附表1:
SHEOP-008-R01《文件发放记录》
华能国际江苏风电分公司文件发放记录
№:
序号
文件
编号
发文
部门
发文
时间
文件名称
现行版本/修订状态
分发号
收文
部门
份数
签收人
附表2:
SHEOP-008-R02《厂级/企业级受控文件清单》
华能国际江苏风电分公司企业级受控文件清单
序号
文件编号
文件名称
发布
日期
实施
日期
现行版本/修订状态
发放形式
备注
A
外来文件类
A1
适用的法律法规类
A1.1
A1.2
…
A2
适用的标准类
A3
适用的上级规定类
A4
其他外来文件类
B
体系文件类
B1
手册、程序文件类
B1.1
本质安全管理手册
B1.2
本质安全管理程序文件类
B1.3
…
B2
分公司级管理性文件类
B3
分公司级技术性文件类
批准人:
编制人:
审核人:
日期:
日期:
日期:
附表3:
SHEOP-008-R03《部门受控文件清单》
华能国际江苏风电分公司
部门受控文件清单
序号
文件编号
文件名称
发布日期
实施日期
现行版本/修订状态
发放形式
备注
A
外来文件类
A1
部门适用的法律法规类
A1.1
A1.2
…
A2
部门适用的标准类
A3
部门适用的上级规定类
A4
其他外来文件类
B
体系文件类
B1
手册、程序文件类
B1.1
本质安全管理手册
B1.2
部门适用的本质安全管理程序文件类
B1.3
…
B2
部门管理性文件类
B3
部门技术性文件类
编制人:
审核人:
日期:
日期:
附表4:
SHEOP-008-R04《文件更改申请单》
华能国际江苏风电分公司
文件更改申请单
文件名称
编号
更改原因:
更改条款及内容:
申请人:
日期:
所在部门/风电厂意见:
签名:
日期:
分管领导审批意见:
签名:
日期:
总经理审批意见:
签名:
日期:
- 配套讲稿:
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