第十五届团委换届大会策划书最终版.docx
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第十五届团委换届大会策划书最终版
共青团深圳大学管理学院第十五届委员会
换届大会
策
划
书
2011-10-08
一、活动名称……………………………………… 3
二、活动内容及意义………………………………… 3
三、活动背景………………………………………… 3
四、活动原因………………………………………… 3
五、活动时间………………………………………… 4
六、活动地点………………………………………… 4
七、活动主办方……………………………………… 4
八、活动承办方…………………………………… 4
九、参与人员……………………………………… 4
十、活动流程……………………………………… 4~6
十一、场地安排…………………………………… 6~7
十二、前期准备……………………………………… 7~9
十三、前期准备人员安排………………………… 10~12
十四、现场布置人员安排………………………… 12
十五、现场工作人员安排…………………………13~15
十六、注意事项…………………………………… 15
十七、大会要求………………………………………15
十八、活动预算………………………………………16
一、活动名称:
共青团深圳大学管理学院第十五届委员会换届大会
二、活动内容及意义:
按照深圳大学管理学院团委的一贯传统,一般是在每个学期临近学期末时举办该届团委总结大会,一年度举办一次成立大会。
但今年由于大运会在深圳举办的原因特将上学期的总结大会跟这学年的成立大会合办为换届大会。
其中,成立大会是团委工作拉开序幕的标志,尤为重要。
成立大会为管院团委所设置的组织部,宣传部,学术部,实践部,社团部及社团部旗下的管理学院义工协会,管理学院辩论队,ERP俱乐部,人力资源学会,二手书阁,管理学院戏剧社、企业家精神协会等九大社团提供了展示自己的舞台,在这个舞台上每个组织都可以淋漓尽致的挥洒汗水,表现部门特色。
同时,这个管理学院团委的聚会也是彼此认识的良好途径,为今后的合作提供了巨大的空间,也为团委内部的成员友谊打下坚实的基础。
在换届大会上,宣布新一届的团委正式成立,并派发委任状,通过这简单而隆重的仪式,是所有部长和干事对工作产生强烈的荣誉感和使命感,树立起认真负责的意识。
在换届大会上,前任管院团委书记处将会对上一届的团委一年中的活动进行总结汇报,新任的管院团委书记处会发表讲话,对新一届的团委工作做出部署,并宣布新一届的团委正式成立。
三、活动背景:
由于第二十六届大运会在深圳的举办,管理学院第十五届总结大会无法按照预期计划准时举办,因此在管理学院第十五届团委成立之际,合并举办该届换届大会。
在新学年的管理学院团委的招新活动中,管院团委招收了一批优秀的新成员,为管院团委注入了新的活力。
新一届管院团委将怀着十二万分热情,秉着对工作认真、负责的态度,以团结协作的精神,希望在新的学年里书写更加辉煌的篇章。
管理学院团委有五大部门:
组织部,宣传部,学术部,社会实践部,社团部;以及下属的九大社团:
ERP俱乐部,市场营销学会,戏剧社,人力资源协会,管理学院辩论队,管理学院义工协会,二手书阁,电子商务协会,企业家精神协会。
至此,所有部门及社团已经基本完成招新工作,由11级新生参与其中成立新一届组织。
借换届大会之机正式宣布新组织的成立并相互熟悉,加强交流与协作,共同努力争取把管院团委做得更好。
四、活动原因:
值此新一届团委成立之际,各部门之间需要相互交流相互沟通相互了解,以便在今后的工作中加强协作,发挥团队意识,发扬团队力量,增进友情,促进家庭温暖的建设,提高工作效率将团委的工作完成的更出色。
在第十四届以及第十五届管院团委换届之际,需要正式的完成工作的交接任务,正式的授予各书记部长干事工作资格,并且明确的告知其工作责任,为今后的工作做好充分准备并起到加油鼓劲的效果,提高大家的工作热情。
五、活动时间:
2011年10月15日下午15:
00—17:
40
六、活动地点:
深圳大学科技楼一号报告厅
七、活动主办方:
共青团深圳大学管理学院第十五届委员会
八、活动承办方:
共青团深圳大学管理学院第十五届委员会组织部
九、参与人员:
管理学院领导老师、各学院团委副书记、管理学院团委书记、管理学院第十四届团委全体成员(包括老团委副书记、老部长以及老干事)、管理学院第十五届团委全体成员(包括团委副书记、各部门部长及干事)、管理学院各社团协会成员(具体待定)
十、活动流程:
内容
时间
备注
会议开始前
会场布置
13:
00—14:
30
包括桌椅摆放、盆花及礼仪花的摆放、电脑调试、主持人对稿、悬挂横幅、名牌粘贴、签到桌的摆放等。
人员进场
14:
40—14:
55
进场时组织人员进行签到。
主持人提醒会议即将开始
14:
55
提醒到场人员会议即将开始,并提醒与会人员将手机调至静音或震动状态。
会议主要流程
会议正式开始
15:
00
由主持人进行开场白。
播放国歌、团歌并合唱
15:
05—15:
10
全体人员起立,PPT播放国歌、团歌歌词。
播放团委宣传视频
15:
10—15:
15
播放视频时关灯。
团委书记张江乐老师讲话
15:
15—15:
20
视现场老师到场情况待定。
第十四届团委副书记杨东同学讲话
15:
20—15:
25
讲话内容主要为对上一届团委工作的总结,并宣读第十五届团委候任名单。
第十五届团委副书记魏秋月同学讲话
15:
25—15:
30
讲话内容主要为对本届团委的工作安排。
部门展示阶段
组织部展示阶段
15:
30—15:
40
各部门具体展示流程为:
播放第14届老部长对该部门的总结及寄语,新干事们准备候场,视频播放完毕后,由15届新干事进行展示演出。
宣传部展示阶段
15:
40—15:
50
学术部展示阶段
15:
50—16:
00
实践部展示阶段
16:
00—16:
10
社团部展示阶段
16:
10—16:
20
九大社团展示阶段
16:
20—17:
20
各社团展示时间为5分钟,共计45分钟,预计15分钟为上下台及准备道具时间,社团展示阶段共计60分钟。
委任状颁发环节
书记处接受委任状颁发
17:
20—17:
22
由团委书记张江乐老师为三名团委副书记颁发委任状。
各部门部长接受委任状颁发
17:
22—17:
25
由三名团委副书记为20名团委各部门部长颁发委任状。
各部门分别为新任干事颁发委任状
17:
25—17:
40
由各部门部长为该部门干事颁发委任状,上台顺序为:
组织部—宣传部—学术部—实践部—社团部
党委副书记赵大宇老师讲话
17:
40—17:
45
讲话主要内容为对本次大会举办的看法以及对本届团委成立的期望。
会议正式结束
17:
50
播放离场音乐,组织与会人员合影留念
会议结束
工作人员进行会场清理及物资的搬运保存
17:
50—18:
00
包括取下横幅、收好电脑等物品、清理现场垃圾、X展架的回收及保管、检查现场是否有人员的物品遗漏。
团委人员聚餐
18:
00
具体地点及时间待定。
十一、场地安排:
附:
座位表说明:
管理学院领导老师及团委书记(共预计5人)
第十四届及第十五届团委副书记(共预计6人)
礼仪人员(共2人)
各学院团委副书记
管院团委组织部老部长及老干事(共20人)
管院团委宣传部老部长及老干事以及新干事(共28人)
管院团委学术部老部长及老干事以及新干事(共32人)
管院团委实践部老部长及老干事以及新干事(共35人)
管院团委社团部老部长及老干事以及新干事(共30人)
主持人助理(共1人)
辩论队(共16人)
二手书阁(共5人)
人力资源协会(共7人)
ERP俱乐部(共26人)
市场营销协会(共10人)
电子商务协会(共10人)
企业家精神协会(共5人)
其余座位为预留座位,可视现场情况进行调整
十二、前期准备(部长主要负责内容):
内容
负责部长
完成时间
备注
场地问题
订科技楼一号报告厅
10月1日
在完成网上预定后尽快上交申请表至校办确认。
确认场地基本情况
10月1日
确认场地座位数,音频及视频线的长短,场地的出入口等,以确保场地安排合理。
联系宣传部确认
X展架以及海报
10月11日前
专门制作管理学院第十五届团委换届大会的展架及海报。
制作团委视频
团委介绍视频,5分钟左右。
横幅
文字为:
“共青团深圳大学管理学院第十五届委员会换届大会”
制作委任状
包括第十五届团委副书记、各部门部长以及四位干事的委任状,需盖章确认。
联系社团部确认
各社团具体到场人数
10月1日前
具体到每一个社团的具体到场人数,以便安排准确的活动现场座位表。
各社团的展示时间、展示所需道具以及道具的摆放
10月12日前
具体到每一个社团的展示方式,以及道具摆放的位置,以便于确认该社团展示时由谁、什么时候搬放道具。
需要与各部门确认
各部门的具体到场人数
10月1日前
已确认,并已安排相应的活动现场座位表。
各部门展示表演的方式、所需道具、道具如何摆放、表演时间长短
10月12日前
具体到每一个部门的展示方式,以及道具摆放的位置,以便于确认该社团展示时由谁、什么时候搬放道具。
各部门部长上台领取委任状的排队顺序
各部门的部长及干事的委任状按该部门的上台顺序事先摆放好,以便颁发为仍状时不出现混乱情况。
各部门干事上台领取委任状的排队顺序
各部门视频
视频内容为各部门第十四届四位老部长的自拍录像,对第十四届团委各部门做出总结,并对新一届团委的发展做出期望,每个部门时间为2分钟左右。
邀请嘉宾部分
确定需要邀请的嘉宾
10月9日
嘉宾暂定为:
管理学院党委副书记赵大宇老师、管理学院团委书记张江乐老师、管理学院第十四届及第十五届团委副书记、各学院团委副书记
安排打电话确认嘉宾是否到场
10月9日
打电话确认时需确认该嘉宾是否能到场、到场时间以及送邀请函的时间地点等,邀请时需注意礼貌用语及说话语气。
准备邀请函
10月10日
注意字迹工整以及确保嘉宾姓名书写正确。
安排送邀请函
10月11日
送邀请函时需确保按时在约定地点送到,并注意礼貌及语气。
活动现场所需物资
编写主持稿
10月11日
主要由会议主持人负责编写,主要按大会流程编写,注意涉及到各种突发情况的临场说词,编写完毕后与大会流程PPT对稿。
大会流程PPT的制作
10月11日
主要由电脑控制人员负责制作,如遇到技术问题可询问林锋,主要按大会流程制作,注意制作备用PPT以适应现场突发情况,背景音乐需链接进PPT内。
制作完成后与大会主持稿对稿。
制作及打印签到表、座位表、流程表、名牌等
10月14日
名牌表需注意各位嘉宾的姓名是否打印正确。
订礼仪花
10月14日
订盆花
10月14日
相机、笔记本电脑(各两台)
10月14日
需充满电,一台活动期间使用,一台备用。
钉子、剪刀、胶纸、排插等
10月14日
胶纸为宽、窄透明胶、排插越多越好。
买矿泉水
10月15日
12:
00前
一箱24只,共两箱。
注意:
在所有前期准备工作完毕后,至少完成两次活动彩排,并及时对不足处进行修改。
十三、前期准备人员安排:
内容
人数
人员安排
是否完成
完成时间
备注
组织部展示表演部分
部门展示表演
16人
10月13日
需多次彩排,确保表演流畅完成,内容严谨而不失轻松。
第十四届老部长视频拍摄
2人
10月11日
必须找第十四届老部长亲自当面拍摄,并将其整合成为一部视频,内容为对第十四届组织部的总结以及对新一届组织部的期望。
部门展示表演所需音乐及道具
16人
10月13日
再彩排时需多次确认音乐及道具可以使用。
联系各部门
宣传部
4人
10月12日
需收集各部门的老部长视频,展示所需播放的音乐、视频、PPT等,确认该部门的展示所需道具,以及各部门干事上台领取委任状的顺序。
学术部
实践部
社团部
邀请评委
购买邀请函
1人
10月10日
需保证邀请函的质量,购买50份邀请函。
写邀请函
2人
10月10日
确保嘉宾姓名书写正确。
打电话邀请嘉宾
3人
10月9日
需确认嘉宾到场名单,是否能准时到场,以及送邀请函的时间和地点。
送邀请函
6人
10月11日
确保按约定的时间地点送至邀请的嘉宾手中。
活动现场所需物品准备
制作PPT
1人
10月11日
需严格按照大会具体流程制作,细致到每一个环节的衔接,如有技术问题可询问林锋或何川,并制作备用PPT以适应嘉宾无法准时到场等情况。
编写主持稿
1人
10月11日
需严格按照大会具体流程制作,细致到每一个环节的衔接,如有问题可询问袁心依或沈秀媚,并预先准备好应对各种突发情况的现场主持稿。
制作及打印签到表
1人
10月14日
包括各个各位嘉宾,团委副书记、各个部门及社团等人的签到,部门及社团只需要签部长名字。
制作及打印座位表
按照策划最终版打印,需明确标明各个部门及社团的座位,工作人员每人一张,在出入口张贴。
制作及打印名牌
确保嘉宾姓名书写正确,并在现场按各个部门座位张贴。
订盆花
1人
10月14日
在深大花圃按一号报告厅规格订,并跟进保证盆花能在15日中午13:
30送到。
订礼仪花
1人
10月14日
按一号报告厅主持台的规格订,并跟进确保礼仪花能在15日中午13:
30送到。
带钉子、剪刀、胶纸、排插
1人
10月14日
安排部门内干事尽量多带,至少需要5个排插和两卷胶纸,3把剪刀,一盒钉子
买矿泉水
1人
10月15日
益力矿泉水小只装,两箱。
带电脑及照相机
4人
10月15日
两台电脑内都必须有整个大会所需的所有视频、PPT、音乐等,一台正式使用,一台备用,电脑与相机都必须充满电。
十四、现场布置人员安排:
内容
时间
人数
人员安排
备注
挂横幅
13:
00
10人
确保横幅悬挂平衡,皱褶较少。
摆放电脑控制桌
13:
20
1人
按场地示意图摆放,确保舞台的电源线、音频线、视频线够长。
调试电脑
13:
30
2人
由电脑控制员及电控助理完成,确保两台电脑的正常运行,投影屏幕以及声音的正常播放。
整理电线
13:
50
2人
将所有的排插线、音频线、视频线等整理齐后用胶纸固定,确保人员通过时不会踢到。
主持人与电脑控制人员进行最终对稿
14:
00
3人
进行最终对稿,确认主持稿与PPT流程完全符合。
张贴座位表、名牌
13:
20
2人
门口粘贴两张座位表,名牌按嘉宾座位粘贴。
摆放X展架
13:
20
2人
科技楼正门口放一张,一号报告厅门口放一张。
准备各部门及社团展示道具
13:
30
6人
保证各部门及社团展示时有足够的桌椅。
进行最终现场彩排
14:
20
16人
所有工作人员换好正装,佩带工作证,进行现场最后一次彩排,确保每一人都熟悉自身的所有工作。
十五、现场工作人员安排:
工作任务
人数
人员安排
备注
主持人
1人
需表现镇定,尽量按主持稿进行主持,如遇突发情况,需保持镇静,注意自身形象。
主持人助理
1人
与主持人保持联系,有任何的突发状况负责通知主持人,必要时协助主持人调控全场。
礼仪人员
2人
引导嘉宾上下台,并在颁发委任状的换届将委任状递给颁发者,需注意自身形象。
灯控
1人
按照大会现场流程,在播放视频及部门与社团展示有需要时关灯。
电脑控制人员
1人
控制PPT,以及视频、音乐的播放,确保投影屏上的内容与大会流程同步。
电控助理
1人
协助电脑控制人员,必要时使用其负责的后备电脑。
场控人员
4人
负责控制全场的情况,以确保活动现场秩序良好,不出现随意走动,大声喧哗的情况,并随时听候调配。
摄像及拍照人员
2人
注意拍摄具有代表性的场景,多走动,尽量从多个角度拍摄,并注意拍照质量,减少出现照片模糊的情况。
机动人员
1人
观察调控全场,起到一个沟通纽带的作用,遇到突发情况,在请示部长后做出安排。
签到人员
2人
在大会开始前进行签到工作,确保登记每一个部门及社团的到场情况,以及嘉宾的到场情况,在颁发委任状的环节,负责用托盘拿着委任状,需注意自身形象。
附:
现场工作人员安排详细说明:
主持人:
1.在大会开始前与电脑控制人员进行最终的对稿,确保主持稿与大会流程PPT相结合。
2.在大会开始前5分钟提醒到场人员大会即将开始,并请各位将手机调至静音或震动状态,以免影响大会正常进行。
3.在大会进行期间,做好各环节的主持及衔接工作,注意自身形象及语气,不要过于急促或缓慢。
4.嘉宾发言或部门及社团展示时,主持人不需要站在台上,可下台在指定座位休息,在该换届即将结束时,站在台下候场。
5.在遇到大会现场出现冷场情况时,保持自身冷静,并准备好相应的说词以备应对各种冷场情况,适当调节现场气氛。
6.大会结束后,需引导各位领导及嘉宾上台合照留念。
主持人助理:
1.做好与主持人的沟通工作,当现场出现任何突发情况时,寻找恰当时间与主持人进行沟通,以便做出现场调整。
2.准备好备用麦克风,当场上麦克风出现问题时,及时将备用麦克风交至主持人处。
礼仪人员:
1.嘉宾上台发言前需提醒嘉宾进行准备,并在嘉宾上台时在一旁进行引导,需注意自身形象仪态。
2.在颁发委任状环节,需引导嘉宾上台,一人用托盘拿着委任状,另一人将委任状递给颁发嘉宾。
灯控人员:
在大会进行中,需注意按照现场环节关闭或打开前排灯光,包括视频播放时,各部门及社团展示表演有需要时。
电脑控制人员:
1.在大会开始前10分钟播放首页PPT,并播放进场背景音乐。
2.注意大会流程PPT的播放工作,确保PPT与现场活动流程环节相符合,以及各环节交替时的衔接顺序。
3.在部门及社团展示时,将电脑控制座位让给该部门或社团的电脑控制负责人,并到指定座位休息。
4.注意做好背景音乐、视频等超链接,确保现场大屏幕展示流畅。
电控助理:
1.控制备用电脑与现场流程PPT同步播放,并确认下一环节的内容,以便电脑控制人员提前做出准备。
2.在各部门及社团展示时,协助该部门的电脑控制人员进行电脑控制,以确保该部门的展示能按时开始并顺利进行。
场控人员:
1.主要负责会场的4个出入口及相近走道维持秩序。
2.确保大会顺利进行,现场不出现随意走动、大声喧哗的情况,中间走道除到场领导及嘉宾外不允许人员随意走动。
3.注意与到场人员的沟通方式及沟通语气,避免出现争执情况。
4.两名男场控在个别部门展示需要用到桌子或椅子时,需负责桌椅的摆放,确保明确了解哪些部门需要桌椅的数量及摆放情况,此时后门处的场控由摄像人员暂时负责。
5.在各部门展示时,需注意引导该部门上下台方向。
摄像及拍照人员:
1.注意拍摄大会进行各种具有代表性的场面。
2.注意尽量多走动,从各个方位多进行拍摄。
3.可在拍照过程中协助场控人员进行现场控制。
机动人员:
1.注意观察活动现场各个方面的进行情况,对整个现场起调控作用,确保各个环节顺利按预期进行。
2.如遇到突发状况,在请示部长后迅速做出沟通调整。
签到人员:
1.在活动开始前,在报告厅门口进行到场人员的签到工作,需准确记录每个嘉宾、部门及社团的到场情况。
(各部门由部长进行签到,各社团由社长或会长进行签到。
)
2.活动开始后,进入会场指定座位休息,并在颁发委任状环节与礼仪人员一同工作。
十六、注意事项:
1.节目应急方案:
(1)上一个节目演出时,其后的两个节目在后台准备,前一节目由于各种原因无法按时出演时,下一个节目即时跟进。
(2)任一节目在演出过程中发生失误或无法顺利进行的情况时,由节目的领演人迅速组织演员重演此节目;若重演仍出现问题,则该节目立即退场,视具体情况决定其再次重演或取消。
2.停电应急方案:
(1)若大会前停电,大会最多推迟1小时,此间观众自由处理自己的时间;如果一小时后仍没有正常供电,则由主持人宣布大会改天举办。
(2)在大会前半部分之间停电超过10分钟后由主持人宣布大会改天重新举行;在大会后半部分之间停电超过10分钟后由主持人宣布大会闭幕。
3.其他紧急情况发生时,由机动人员负责处理。
十七、大会要求:
1、全体工作人员需积极配合和落实好各个环节的安排,并准备好每一个细节的工作。
在大会进行期间,每一名工作人员需保证手机调至静音并随身携带,以便于工作人员之间联系及安排。
2、大会正式开始后,现场前门关闭,如无特殊情况均由后门进出。
3、工作人员主动积极维持现场秩序,灵活处理突发情况。
4、工作人员不需要处理事务时,在岗位附近找位置坐下休息,尤其舞台两边前门附近不要站太多人。
十八、活动预算:
项目
单价(元)
数量
单位
小计(元)
总计(元)
a.宣传费用
X展架
55
2
个
110
b.活动费用
礼仪花
110
1
个
110
盆花
6
30
盆
180
横幅
160
1
条
160
大头针
4
1
盒
4
回形针
4
1
盒
4
宽胶纸
5
2
卷
10
座位表及名牌打印
0.2
50
张
10
邀请函
3
50
张
150
总计
738
- 配套讲稿:
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- 第十五 团委 换届 大会 策划 最终版