协同OA办公软件立项报告.docx

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协同OA办公软件立项报告

协同OA办公软件V1.13

立

项

报

告

XX科盛华网络技术开发

二〇一四年一月

第一章项目建设背景及目的

1.1项目建设背景

日常管理较多的采用传统手工方式，填表格、跑部门签字盖章、工作效率低下。

管理相对较“乱”、较“松”、在迅速获得信息、规管理、提升沟通、提高工作效率等方面有迫切的需求。

信息化建设规划不明确，在软硬件配置、信息化规划、应用技巧、人才配备等方面还有待提高：

即使有电脑，也只是单纯的记录个人的办公数据，单位管理的信息数据得不到共享，管理者面对办公室的工作和资源不能一目了然。

领导层忙于外部事务处理，只有报表和会议解决部信息和事务协调，但无法透视实践整个过程和了解围观细节。

1.2建设的目的

通过实施协同OA系统，可把单位日常业务、事务、写作等信息在单位的部门、群组、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通处理。

提供协同工作、公文管理、公共信息、日程/会议管理、文档管理、综合办公管理、常用工具以及系统管理等应用模块，从而达到管理高效全面的管理效果。

协同OA系统的总体目标是：

“以先进的计算机和通信技术为主要手段，以实现企事业关键办公应用为导向，搭建一个覆盖全单位的办公信息平台。

通过网络技术，实现本单位移动办公、资源共享、高效协同的事务处理机制，为本单位建立一个及时有效的信息交流管道，”建立高质量和高效率的信息网络盘，为领导提供一个方便有效的时间跟踪和监督手段，实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和人性化管理。

第二章协同OA办公软件的定义及特点

2.1协同OA办公软件的定义

所谓办公自动化，是指通过先进技术的应用，将人们的部分办公业务物化于人以外的各种设备，并由这些设备和办公人员共同完成办公业务的人机信息系统。

协同OA办公系统软件产品与MIS、DSS相比较，则较少地应用管理模型，而

强调技术的应用和自动化的办公设备的使用为主。

办公自动化还可以形象地理解为，办公人员运用现代科学技术，如通过区域网或远程网络，采用各种媒体形式，管理和传输信息，改变传统办公的面貌，实现无纸办公。

2.2协同OA办公软件的特点

协同OA办公系统软件产品具有如下的特点：

1、面向非结构化的管理问题；

2、工作对象主要是事务处理类型的办公业务；

3、强调即席的工作方式；

4、设备驱动。

协同OA办公系统软件产品的设计思想就是以自动化设备为主要处理手段，依靠先进技术的支持，为用户创造一个良好的自动化的办公环境，以提高工作人员的办公效率和信息处理能力。

办公业务的分类和典型形式

办公业务的分类主要指办公室业务的分类、办公人员的分类、办公室信息形式的分类等。

按业务流程的确定程度，办公业务可分为三类：

1、确定型，事物/数据处理是确定的，易于计算机程序化的实现。

非确定型，事务处理过程有较多的不确定性，程序化方法不易实现。

3、混合型，介于上面两者之间，部分处理过程是确定的，另外部分处理过程是不确定。

协同OA办公系统软件产品主要是面对非确定型办公业务的处理，其他两类业务也可满足。

　按业务性质，办公业务部门可以分为两类：

1、以程序化信息处理为主要职能的办公室，如企业的计划科、财务科、信

息中心等。

　　2、以非程序化信息处理为主要职能的办公室，如企业的领导办公室、行政科、秘书处等。

前者的职能可通过一般的事务处理系统实现，后者的职能主要依靠协同OA

办公系统软件产品来实现。

办公业务有许多具体的形式，如收发、立案、调查、统计、审批、认可、询问等，以及部门间的通知联络业务、委托要求业务、谈判调整业务、会议讨论、咨询服务业务等。

对具体的办公业务进行分类整理，可划分为四种典型的方式：

1、数据处理和文字处理，如文件生成、信息检索、计算、存储等；

　2、传递功能，如、会议、会谈、文件等的信息分发或传递等；

　3、实时管理，如确定安排会议或会谈的时间、程序、地点等；

　4、判断决策，如文件的报审、批准，问题的讨论、确定型等。

第三章协同OA办公系统软件产品的支撑技术和功能

3.1、协同OA办公系统软件产品的支撑技术

办公自动化的支撑技术有：

计算机技术、通信技术、自动化技术。

从物化的角度看就是协同OA办公系统软件产品的硬件和软件。

协同OA办公系统软件产品的硬件系统包括计算机、计算机网络、通信线路和终端设备。

其中计算机是协同OA办公系统软件产品的主要设备，因为人员的业务操作都依赖于计算机。

计算机网络和通信设备是企业部信息共享、交流、传递的媒介，它使得系统连接成了一个整体。

终端设备专门负责信息采集和发送，承担了系统与外界联系的任务，如打字机、显示器、绘图仪等。

协同OA办公系统软件产品的软件包括系统支撑软件、协同OA办公系统软件产品通用软件和协同OA办公系统软件产品专用软件。

其中系统支撑软件是维护计算机运行和管理

计算机资源的软件，如Win95、Win98、Unix等。

协同OA办公系统软件产品通用软件是指可以商品化大众化的办公应用软件，如Word、Excel等。

协同OA办公系统软件产品专用软件是指面向特定单位、部门，有针对性地开发的办公应用软件，如事业机关的文件处理、会议安排，公司企业的财务报表、市场分析等。

2、协同OA办公系统软件产品的功能

为满足办公业务处理的需要，协同OA办公系统软件产品具有以下的功能：

完善文字处理功能、较强的数据处理功能、语音处理功能、图像处理功能、通信功能等。

第四章协同OA办公系统软件产品的系统模型

4.1系统模型

1、信息流模型（InformationFlowModel），描述了办公信息在各单位办公室和办公室之间的相互传递和处理的情况；

2、过程模型（ProceduralModel），描述了为完成特定的任务，办公工作的具体执行过程和步骤；　3、数据库模型（DatabaseModel），描述了与办公业务相关的信息结构、数据库结构以及它们的存储和访问方式等；

　　4、决策模型（Decision-MakingModel），将办公信息处理过程中的结构化部分交由计算机处理，并根据已有的特定决策模型做出相应决策；

5、行为模型（BehavioralModel），办公信息的处理是在人的社会活动中发生并完成。

由于信息技术的发展和日趋激烈的社会竞争，人们不再满足于独立、零散的办公自动化和计算机应用，更追求综合的、集成化的办公解决方案。

作为一种对常规性事务进行管理、集成的技术，工作流正顺应了这种发展趋势。

“数字国土”工程推行以来，我国许多土地管理部门已建成了各类业务系统或综合性的图文办公信息系统，它们对于提高土地管理的信息化水平起到了非常重要的作用。

但这些系统大多是为解决具体业务信息，没能综合考虑土地管理的办公自动化，各级单位或同一单位的不同部门之间的协同办公和信息共享仍然不太理想。

因此，为提高土地管理部门业务办公的水平和工作效率，实现有效的信息共享，在土地管理系统中引入工作流技术是十分必要的。

第五章工作流与工作流管理系统

5.1工作流技术

工作流（Workflow）技术起源于20世纪70年代中期办公自动化研究领域，但直到90年代，随着计算机尤其是网络技术的普及，以及信息化建设的日益推进，工作流技术的研究才进入热潮。

1993年8月，第一个工作流技术标准化的工业组织——工作流管理联盟（WorkflowManagementC协同OA办公系统软件产品lition，WFMC）成立。

之后该联盟发布了用于工作流管理系统之间互操作的工作流参考模型，并相继制定了一系列工业标准。

工作流是工作流程的计算模型，即将工作流程中的工作如何前后组织在一起的逻辑和规则在计算机中以恰当的模型进行表示并对其实施计算。

简单地说，工作流就是一系列相互衔接、自动进行的业务活动或任务。

一个工作流包括一组任务（或活动）及它们的相互顺序关系，还包括流程及任务（或活动）的启动和终止条件，以及对每个任务（或活动）的描述。

在大多数的实际应用中，工作流技术可使工作人员在网络、服务器和多台计算机客户端的硬件平台支持下，按照预先设定的规则并借助应用程序对相关数据进行处理完成某一业务目标。

业务流程由一系列生产活动按照一定的逻辑顺序组成。

活动是流程的最基本的单元，是为实现某一目标由活动负责部门授权相应参与者（角色）完成。

活动部由输入、输出、约束、实施角色、负责部门、用户界面等要素共同组成，如图1所示。

实际应用中，一般将关系紧密的活动组成一个子流程。

工作流遵循三个准则：

路由（Router）、规则（Rules）和任务（Roles）。

路由定义文档、信息或任务传送所通过的路径，规则是流向控制的条件和异常处理，任务是工作流在某一状态下的具体操作。

5.2工作流管理系统

工作流管理系统（WorkflowManagementSystem，WFMS）是定义、创建、执行工作流的系统。

其功能是通过计算机技术的支持去定义、执行和管理工作流，协调工作流执行过程中工作之间以及群体成员之间的信息交互。

工作流需要依靠工作流管理系统来实现。

工作流管理技术是为适应激烈竞争中组织机构部业务数量大、变更频繁，常常需要业务流程再造（BPR）和改进而产生的。

使用工作流管理系统的目的是提高系统的灵活性和软件的可重用性，增加过程的透明度，提高工作效率。

一个完整的工作流管理系统是由一个流程建模工具、工作流执行服务、监控管理工作客户端应用和客户端调用等组成的分布式系统，如图2

图2工作流管理系统参考模型

5.3地籍管理工作流设计

5.3.1地籍管理工作流设计思想

土地管理业务是一个流程性很强的业务，需要多部门协调完成。

在地籍管理中，整个土地登记业务过程，包括从申请到入库发证，是一个由多部门协同操作共同完成的过程，其流程设计如图3所示。

窗口办文则是贯穿整个地籍管理系统的关键，其核心是工作流管理系统。

引入工作流技术，主要是对部的工作流程、审批业务运作情况进行监控，同时对办公过程中的信息自动传递、信息交流、审批过程追踪、进度控制。

工作流管理技术的引入实现了土地登记业务办公自动化、业务处理与窗口办文的无缝集成，使办公系统与GIS系统融为一体。

同时，系统管理人员可根据业务管理容变化、部门与机构的调整对工作流流程进行调整。

图3土地登记业务流程图

5.3.2工作流系统结构

　　地籍管理工作流系统设计上采用三层模型，即按数据服务层、应用逻辑层、表现层三个层次架构，服务器端与客户端通过组件连接，在浏览器中实现日常办公、地籍管理、网上发布等功能，服务器端的基础地理信息数据库则通过网络在多部门共享，实现了地理信息技术与办公自动化技术的一体化。

系统由工具流定义管理子系统、工作流设定子系统、工作流查询统计子系统构成，见图4。

工作流定义管理子系统完成对组织机构模型、用户和角色管理，工作流程的定义、修改，工作日和节假日的设定和修改，其操作对象为系统管理员；流转设定子系统完成日常工作流程的流转控制，登陆用户权限管理，其操作对象为日常办公人员；查询统计子系统根据各种条件，查询项目的流转情况、项目相关信息，公文流转情况及员工登陆系统状态。

图4系统软件三层结构图

5.3.3工作流数据库设计

地籍管理办公自动化系统的数据涉及土地管理部门各级单位的各种文档，如土地登记时需要填写的各种表单，包括土地登记申请书、地籍调查表、土地登记审批表、土地登记卡、国有土地使用证等；另外还包括各种图件，如基础地形图、城镇地籍图、宗地图等。

工作流数据库的设计要尽可能与现有数据库兼容，同时尽可能遵循工作流管理联盟（WFMC）的规，使数据库发挥对日常性业务管理工作流的调控作用，并使数据库具有较大的灵活性和适应性，当工作流程变动时，

只需要修改数据库和增加模块，系统便能工作。

工作流数据库包括部门、角色、流程、活动等实体。

以流程为例，其流程类型的数据库结构见表1。

表1流程类型数据库结构表

中文字段名

字段名

字段类型与长度

流程定义类型编码

PROTYPE_ID

NUMBER（4）

流程定义类型名称

PROTYPE_NAME

VARCHAR2（40）

部门编码

DEPT_ID

NUMBER（4）

父流程定义类型编码

PARENTTYPE_ID

NUMBER（4）

流程定义类型描述

PROTYPE_DES

VARCHAR2（512）

流程定义类型状态

PROTYPE_STATUS

NUMBER

（1）

5.3.4地籍业务处理系统和窗口办文工作流系统的接口设计

　　传统意义上的地籍管理信息系统，只实现无纸化办公和方便、快速的业务查询；地理信息系统则是一套独立的系统，专门用于地形地籍信息的入库和更新[4]，两者之间缺乏有机的联系，在地籍管理办公界面上无法对基础地形地籍信息进行访问，办理业务的速度、方便性、数据更新的实时性都受到很大影响。

因此，需要将地籍业务处理与窗口办文集成到一起实现地籍管理的图文一体化和办公自动化。

　集成后地籍信息系统是整个图文办公系统的一部分，窗口办文系统按工作流技术设计，地籍业务处理系统融于窗口办文系统中。

事实上，窗口办文系统的一个工作流程就是一个项目的受理过程，地籍业务处理系统中的信息处理过程只是项目受理过程的一个或几个步骤，因此，只需提供一个跟窗口办文系统的接口，通过这个接口将工作流中正在处理的项目转入地籍业务处理系统中处理。

这一过程可通过记录项目编号来实现，每一个项目经过地籍业务处理系统处理前后的状态、以及处理方式被记录，以便项目在工作流中继续流转。

所以，地籍信息的主体——宗地和记录宗地状态的土地证书的状态变化都被记录在该项目中。

以土地变更登记为例，其流转过程及接口设计见图5。

图5地籍业务与窗口办文接口设计

　　地籍管理引入工作流管理技术所带来的好处非常明显，这包括业务流程的可视化与图形化（如图6）、业务活动的即时通知、业务处理过程的随时跟踪、业务数据的多方式查询统计、业务处理效率的量化考核等等。

系统的运行有效地实现了地籍管理办公的无纸化和自动化，满足了当前机构调整引起的业务变更和业务流程调整的需要，增强了地籍管理系统的灵活性和可扩展性、充分发挥了现有计算机网络资源的作用。

具体体现为以下特色：

（1）系统采用窗口式办公体系，所有的地籍业务工作都按照一个窗口对外的模式，即在窗口收件，扫描输入收件容，然后按不同业务工作流程自动流转；

（2）系统自动完成地籍管理行政收件和发文的全部流程，包括拟稿、审稿、登记、签收、签发等操作，同时支持公文签发的电子签名和公文的印章显示，支持多种发文稿笺的选用，实现了无纸化办公；

　　（3）授权用户可灵活配置本单位的各种业务流程，系统保留每个业务活动流转的痕迹，提供对在办地籍业务的监控和跟踪功能，可随时获得项目的在办状态；

　　（4）系统掌握全局各项报批业务的动态和进程，能实时查询各部门和个人的业务办理情况，对超期项目自动催办，实现了业务办公过程的全程监控跟踪；

（5）业务办理过程中，各经办人和科室负责人可通过查阅项目的基本情况和已办理过程，辅助审核；

　　（6）项目办结后，系统可自动修改地籍管理的空间数据库和属性数据库，并将与项目相关的图表文及业务处理过程中的流转情况全部存入业务管理档案库，供日后查询；

（7）系统提供大量的过程统计数据，包括每项业务所耗费的时间、科室业务量、个人业务量等，为量化考核提供了科学依据；

　　（8）地籍管理办公自动化系统的业务管理还包括车辆管理、会议办公、考勤管理、消息管理、新闻公告、行政法规、执法管理等。

通过系统的应用，系统的直接用户涉及窗口办、地籍科、测绘所、规划用地科、土地监察科、分局等多个部门，这些部门的经办人对受理的申请办证业务按办理流程对各过程的办理意见和信息数据进行读写操作；办理项目涉及各类土地登记，包括设定土地登记、土地变更登记、土地他项权利登记、土地注销登记、出让转让土地登记、房改房和商品房登记等土地登记流程，系统提供的工具可以帮助用户最快速度调阅业务审批案卷、各个部门的审批意见、案卷相关的基础地图信息和各种专业地图信息，同时可以查看与该案卷相关的会议纪要、督办信息、申报材料、案卷交接过程等；地籍档案入库、地籍档案查询与检索和地籍档案调阅管理功能，用户可以任意切换使用地图、表格、文档管理工具，实现图、文、表一体化的信息互联管理，快速统计宗地分类面积、发证宗地的基本信息，提取绿地、道路、水体、建筑物等地形要素和查询宗地基本属性、宗地坐落、宗地面积、共用、分摊面积等宗地属性。

总之，引入工作流管理技术，系统业务流程清晰，职责分明，各文档的传递、签收和处理都在计算机网络上进行，增加了办公透明度，规审批过程。

系统运行达到了缩短业务处理周期、改进和优化业务流程、提高顾客服务质量、减少人为差错和延误、减少浪费、提高办公效率等目的。