综合管理文件整理归档要求.docx

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综合管理文件整理归档要求

综合管理文件整理、归档相关要求

一、档案管理总体要求

二、竣工文件的归档范围

归档范围包括高速公路项目建设过程中形成的有查考利用价値的各种载体的文件材料、照片及音像资料等。

根据交办发﹝2010﹞382号《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》，参照陕西省交通厅《陕西省公路工程竣（交）工验收办法实施细则》的规定，我们将公路工程竣工文件材料归档范围分为八大部分，即第一部分立项审批文件；第二部分设计文件；第三部分工程准备（管理）文件；第四部分施工文件；第五部监理文件；第六部分交竣工验收文件；第七部分科研、新技术资料；第八部分资金管理文件，其中第三、四、五、七部分要求在交工验收前完成。

具体内容详见交公路发﹝2010﹞65号《关于印发﹤公路工程竣交工验收办法实施细则﹥的通知》、交办发﹝2010﹞382号文件。

（一）施工单位综合管理文件材料的收集、整理

施工过程中形成的文件材料要求收集齐全，按划分的类别结合问题（事由）组卷。

1、行政管理文件材料的收集范围：

包括项目经理部内部组织机构设置、项目人员变动、管理规章制度、规定办法、会议纪要、劳动竞赛、考评结果、奖惩文件、施工总结等方面内容。

2、质量技术文件材料的收集范围：

包括图纸审查，技术交底、导线点、水准点、断面复测、施工要求，施工方案的申报及批复文件；试验室资质批复文件，测量、试验仪器、拌合楼检定证书、张拉机具校验证书、阶段性检测结果，工程质量事故报告，施工质量责任卡、施工日志等文件。

建设单位或监理单位关于质量方面的巡查通报、通知及回执、监理工作指令、停工、返工、复工令。

3、安全及文明施工文件材料的收集范围：

包括安全生产组织机构、安全生产制度、安全生产操作规程，文明施工，防汛工作，文明施工巡查通知及回执、监理工作指令、停工、复工令。

4、进度控制文件材料的收集范围：

包括开工令、总体开工报告及批复文件、施工组织设计、施工单位上报的年、阶段、月计划或调整计划、进度计划保证措施，施工月报。

关于进度控制的巡查通报、通知、监理工作指令、停工、复工令。

5、费用支付文件材料的收集范围：

包括工程计量证书、支付报表、工程量清单台帐及工程数量批复单、分项工程计量台帐、索赔文件等。

6、合同管理文件材料的收集范围：

包括材料供应、机械租赁、指令性分包分割合同或协议、合同变更等。

7、设计变更文件材料的收集范围：

包括施工过程中形成的设计变更、费用变更及支付等。

8、交工验收文件材料的收集范围：

合同段质量检验评定表，合同段交工验收文件材料等。

9、照片及音像文件材料的收集范围：

包括反映建设过程重大活动、原地形地貌、不良地质条件、施工工序、重大事故、工程竣工照片、录音、录像材料等。

（二）监理单位综合管理文件材料的收集、整理。

收集齐全，按划分的类别结合问题（事由）组卷。

1、综合管理文件材料的收集范围：

监理大纲、监理规划、监理实施细则、监理工作总结等监理工作的规章制度、机构、人员设置、安全生产、文明施工、会议文件、声像材料、监理工作月报、年报。

2、质量控制文件材料的收集范围：

（1）包括路基、路面、桥梁、互通立交、隧道、交通安全设施、环保、机电、房屋建筑、连接线、过境线、引线、改河、改线工程等的监理抽检、试验记录；旁站记录；交工验收报告及合同段、单位、分部、分项工程质量检验评定表等监理现场抽检文件材料。

（2）原材料料源、配合比报批文件材料、原材料抽检试验记录、报告。

（3）监理日志。

（4）质量技术管理文件。

主要收集内容包括：

图纸审查；导线点、水准点、断面复测；施工方案的报批文件；测量、试验仪器、拌合楼检定证书；张拉机具校验证书、阶段性检测结果；工程质量事故报告；监理指令、停工、返工、复工令、质量巡查通知及回执、施工质量卡等文件材料。

3、进度控制文件材料的收集范围：

（1）包括年、月计划及计划完成情况的报表等文件材料。

（2）合同段、单位、分部、分项工程开工通知书。

（3）其它有关进度的文件材料。

4、费用控制及支付文件材料的收集范围：

（1）有关索赔费用的文件材料。

（2）有关计日工问题的文件材料。

（3）有关单价调整及国家物价调整引起的工程费用变动的文件材料。

（4）有关暂定金额使用情况的文件材料。

（5）计量证书、支付报表、工程量清单台帐以及分项工程计量台帐、工程数量批复单。

（6）其它和工程费用有关的文件材料。

（7）工程单价分析等文件材料。

（8）监理支付月报表归档为监理费用支付报表。

5、工程设计变更文件材料的收集范围：

包括设计变更、工程量变更及费用问题的报批文件材料、图表等。

6、工程验收

（1）监理工作报告及监理总结等文件材料。

（2）有关工程验收的文件材料。

四、案卷的编制

案卷由案卷卷盒、内封面、卷内目录、卷内文件材料及备考表组成，其格式均应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GBT11822-2008）。

（一）封面的编写

卷盒封面及卷脊可只填写案卷的档号和立卷单位。

案卷内封面的项目包括：

档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级。

1、档号

整理过程中可用铅笔填写归档号。

2、案卷题名

案卷题名拟写要求既全面又精炼，既能反映出一个案卷内所有文件材料的内容，又要文字准确，言简意赅，字数一般控制在六十字以内。

管理性文件材料的案卷题名包括责任者、内容（事由）、文种。

一个案卷内若责任者较多，可选择有代表性的两至三个单位即可，但责任者包括立档单位的不能省略。

内容应包括卷内文件的内容。

一个案卷中若文件材料内容、事由较多，写出文件的关键词即可；文种也写出主要的三种即可。

3、立卷单位

组卷的单位或部门。

4、起止日期

卷内文件形成的最早和最晚的时间：

年、月、日。

例2010.3.14～2010.6.19。

5、保管期限

填写划定的保管期限，分别为永久、30年、10年。

（二）卷内目录的编写

卷内目录包括：

序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次、备注等。

1、序号：

填写文件材料排列的顺序号，用阿拉伯数字从1开始依次标注。

2、文件编号：

填写原文件材料的文号（包括发文机关代字和文件编号）或原始编号或图号。

3、责任者：

责任者填写文件的形成单位或主要形成单位。

填写时一般应写全称或通用简称。

4、文件题名：

填写文件材料标题的全称。

一般应照实抄录，有副标题或并列题名的文件，若正题名能够反应内容时，副标题一般无须抄录；文件没有题名或题名含义不清、不能揭示或不能全面揭示文件内容的，应补充拟定题名，并加［］；如有些会议通知文件标题只有“通知”两字，没有反映文件内容，就需要补充为[关于召开×××会议的]通知。

有些归档文件的附件独立性较强的，如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规定或是正文重要的补充和说明，在正文和附件作为一件时，可在正文题名后抄录附件题名，外加（）。

例如有这样一个文件：

《建设集团公司关于印发〈高速公路竣工文件编制办法〉的通知》，正文中只有实施意见，而需要在工作中贯彻执行的主要内容是作为附件的《办法》，这时，就要在正文题名后抄录附件的题名，外加（）。

5、日期：

填写文件材料形成的最终日期，填写时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，单月日前补0，如：

2006年1月8日可标注为20060108。

6、页次：

填写每件文件材料的首页上标注的页号，卷内最后一份文件填写首页和尾页号；属已装订成册的文件材料，在页次栏中填写册数，并在备注栏中注明累计总页数。

7、备注：

填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。

需要说明的情况较多时，要在备注栏标“*”，将具体内容填入备考表中。

提供电子版作为文件级目录，并交档案室。

卷内目录除卷内的纸质目录外，还需归档1份电子目录。

（三）备考表的编写

1、互见号

填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。

档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。

2、说明

填写卷内文件材料需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度，文件本身的状况（如字迹模糊、缺损、复印件归档的原因及原件归档号指向）等。

3、立卷人

案卷组卷人员签名并填写日期。

4、检查人

部门或项目负责人签名并填写日期。

（四）文件材料页号的编写

案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。

单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号，图样页号编写在标题栏外。

大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前有图文的编写页号。

成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；和其他文件材料组成一卷的，排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写目录，不必重新编写页号。

卷内目录和卷内备考表不编页号。

在最终成册前，页码可用铅笔标注在装订线侧下角，确认准确无误后再用打号机或签字笔编号。

（五）卷内文件材料排列

管理性文件按照问题结合单位、分部、分项工程组卷，同一类别内的文件材料可按事由、时间排列。

同一事由的相关文件应该排列在一起。

这里的事由可以指一件具体的事情，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等。

例如：

某个标段路基挖方工程量需要变更，施工单位拟文上报驻地监理办请求批复，驻地办根据自己的职责权限直接批复或上报总监办，总监办根据自己的职责权限直接批复或上报管理处批复，这一过程中形成的文件材料就作为一个事由必须排列在一起。

一件文件材料正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；文字材料在前，图样在后；公文处理单排在该文件最前面。

同一事由的文件材料，批复在前、请示在后。

针对一个批复文件有多个单位的请示的情况，批复在前，其后附批复所针对的请示文件，其次是依次上报的请示文件。

相近事由文件按文件形成时间的先后顺序排列，不同事由的文件可按文件形成时间的先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列，即将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。

一个案卷内不同事由的文件材料应分别集中排列在一起，例如，管理处行政管理性文件的一个案卷，就可将管理制度的相关材料排在前面，然后再排内部组织机构、人员的变动、劳动竞赛等其他文件材料。

五、文件收集整理中应当注意的问题

1、建设单位的发文，归档时要求一式两份原件，重要的可增加归档份数。

其中一份根据归档范围和保管期限的规定，按文件材料所反映内容、问题分类、整理归档，另一份按年度、文号顺序排列，装订成册。

另外还要注意，归档的两份文件若有附件，都必须收集齐全、完整。

2、各部门要注意收集、整理、归档本单位管理工作中产生的和没有以文件形式上报的重要材料，例如：

调研报告、统计报表、会议记录、电话记录等。

3、归档的本单位日常工作中形成的文件材料必须是原件。

有关人员签名和签署意见都应为本人手签，不得使用手签章。

4、归档的文件材料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字认可手续完备。

需永久、长期保管的文件不使用已褪色的书写材料书写、绘制。

大小不一的纸统一折叠或粘贴在A4纸上，注意尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。

凡为易褪色材料，如复写纸、热敏纸等形成的并需要永久和长期保管的文件，应附一份复印件。

6、录音、录像文件应保证载体的有效性。

长期存储的电子文件使用不可擦除型光盘

7、除成册文件材料和蓝图外，按三孔一线方式装订。

案卷装订前应去除金属物及塑胶等易老化腐蚀的材料。

8、下列文件可不归档：

普发性不需要本单位办理的文件材料、任免、奖惩非本单位人员的文件材料；无查考利用价值的事务性、临时性文件，如会议通知，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，不需办理的一般性人民来信、电话记录，单位内部互相抄送的文件材料；同级不需要贯彻执行的文件材料，不需要办理的抄送文件材料；供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

六、几点要求

根据交通部交办发[2010]382号《关于印发<公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法>的通知》附件1：

公路建设项目文件材料收集归档单位的有关要求，对综合管理文件的归档单位（向建设单位归档）提出以下建议，以避免文件材料重复归档。

（1）工程质量、安全、进度、费用控制管理性文件：

项目法人普发的文件由项目法人归档；针对性的，由相关单位归档；监理单位和项目法人的来往文件由监理单位归档；施工单位和项目法人、监理单位的来往文件由施工单位归档。

（2）设计变更文件材料：

由批复单位、执行单位归档。

（3）会议文件：

会议文件均由会议组织单位归档。

（4）合同段开工申请、批准文件，图纸会审纪要、技术交底，单位、分部、分项工程开工文件材料由施工单位归档。

（5）施工单位在施工过程中形成的各种检测、试验、报验文件材料均由施工单位归档（料源、配合比、标准击实报批文件对应原材料试验报告整理）。

（6）支付报表（包括中间交验证书、台帐等）由监理单位归档。

（7）批准的新技术使用资料由项目法人归档。

（8）交工验收后的试运行记录、成果报告、缺陷整改文件由项目法人归档。