如何写好外贸开发信.docx
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如何写好外贸开发信.docx
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如何写好外贸开发信
《外贸志》之客户开发攻略
新手如何写好开发信新手如何写好开发信
买家停留在每封邮件的时间是2~3秒,所以只要客人的邮箱地址是对的,也
是你要找的rightperson,你的开发信只能停留在他眼前2-3秒,就是决定命运的
时刻了。
这种情况下怎么把开发信写的既简短精炼又能打动人心?
很多老外也是做sales的,也会写开发信,为什么成交率比我们高很多?
即使
不说成交率,回复率也大大高过我们?
本文作者从一名业务员到如今的买手,既熟知买家心里与工作习惯,又了解
业务员的写作通病,他的这部“葵花宝典”对我们外贸新手来说真的是“雪中送
炭”。
你抱怨了吗?
10个常犯错误
成功的开发信案例(必读)
你抱怨了吗?
的开发信写的是大大有问题的。
很多老外也是做sales的,
很多sales朋友常常抱怨,开发信效果很差,100封里也会写开发信,为什么成交率比我们高很多?
即使不说成交面好几十封退信,剩下的就是石沉大海,难得有一个老外回率,回复率也大大高过我们?
一句“No,thanks.”就可以让你激动半天。
很多刚毕业的朋友们都是学国贸专业出来的,一般都学
其实大家有没有想过,这样的做法会严重挫伤自己的积过外贸函电这门课,老师们反复教你们怎么写商务信函,怎极性。
可以试想一下,当你一天坐在电脑面前12个小时,么回询盘等等,其实这些教材几乎都是学院派人士编的,不从google和各种黄页搜索到客人信息,一封一封开发信发是老掉牙过时的东西,就是和现实基本脱节的。
很多老师一出去,晚上满脸疲惫的回家,等第二天满怀希望上班的时候,辈子都呆在学校里,连外贸都没做过,你怎么能指望从他们邮箱里爆满各种各样的退信,你是什么感受?
这里学到写商务信函的精髓?
真正的好的email,必须要模
我以前也是做业务的,当年大学毕业后从业务助理、跟仿老外的行文方式,尤其是英语为母语的客人!
即使你的邮单做起,后来做sales和salesmanager,PAtodirector,件写得四平八稳,语法精到,整篇下来没有任何错误,在大一直到现在做buyer,中间换了几份工作,也经历过大部分学里可以拿满分作文了,可客人收到以后,还是怎么看怎么朋友所经历的各种问题。
我当时也有这么一段时间,没日没别扭。
我觉得,你给客人写邮件的时候,必须要忘记中国人夜地发推销信,找新客人,无休止地报价,但效果甚微。
后的行文和思维方式,要按欧美人的习惯去思考问题和写邮件,来跟很多不同的客人熟识了以后,私底下聊起才发现,当初这样才能让客人把你当成同类。
10个常犯错误
我先列举一些大部分朋友写email时常范的错误,大只要客人的邮箱地址是对的,也是你要找的rightperson,家可以看看,对比一下自己,其中的几条是自己也会有的?
你的开发信只能停留在他眼前2-3秒,就是决定命运的时刻接下来再讨论开发信怎么写。
呵呵。
了。
这种情况下,试问你敢不敢把邮件写得很长?
1)邮件写得过长。
客人的时间很宝贵,每天要收到数百封邮件,你想想,
一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你,英语表述又
不好,还加了好几M的附件,你会不会认真去看?
而且很多
老外的时间观念很强,每天都有几块固定的时间用来处理
email,很多长篇大论的邮件,只要不是他的熟人发的,一
般会被直接删除,或者是把你的地址设为垃圾邮件。
我问过很多西欧客人,他们一般处理每一封邮件的时间
是2-3秒,也就是大致扫一眼,重要的邮件,一般马上仔细
阅读并回复,不是太重要的,会在outlook里标注上要处理
的具体时间,然后从inbox拉到相应的子目录里。
换句话说,
10个常犯错误
2)没有明确的主题。
举个例子吧,假设我是做太阳能灯的公司DEFCo.Ltd,
目前公司最大的客人是美国的HomeDepot,尽管可能是通过
一个不明确的主题,会让客人根本没兴趣去打开陌生贸易商做的,不是直接合作,但是完全可以当作一个开发新人的邮件。
这个就需要经验了,内容要言简意赅,直接吸引客人的筹码!
如果我要写一封开发信给美国的ABCinc(这客人通过主题去点开邮件,目的就达到了。
至于他看了以后个名字是我编的),我从google上了解了一些这个公司的有没有反应,就要看实际情况和你内容的功力了。
有些人写信息,知道他们是美国的进口商,有做太阳能灯系列,希望邮件会这样设置主题:
wearethemanufactureroflights”,能试着开发这个客人,我一般会这样写主题,“Re:
ABC又或者“needcooperation”,或者“Guangdong***tradinginc/HomeDepotvendor-solarlight/DEFCo.,Ltd.”companyltd”,或者“pricelistforlights-Guangdong
***tradingcompanyltd”等等,一看就知道是推销信。
其中,ABCinc代表了客人的公司名,你在写给他的主当你一个礼拜就收到一封推销信,你可能会有兴趣看看,但题上首先加上他公司名,表示对他们公司的尊重;HomeDepot是如果你一天收到N封推销信,估计就会很厌烦,直接删掉vendor-solarlight明确表示你是北美第二大零售商Home
Depot的太阳能灯供应商,既表明了实力,也勾起他的兴趣;算是客气的了。
所以如何把主题写好,让客人知道这是封推最后的DEFCo.,Ltd.代表自己公司。
这样一来,假设你找销信,还是要忍不住打开看看?
就要根据之际情况来判断了。
10个常犯错误
对了人,这个正是ABC公司太阳能灯的buyer,又或者是他离上海和杭州仅仅2小时车程,我们公司成立于2002年,的某一个主管,突然某一天收到这么一个主题的邮件,哇,具有丰富的太阳能灯生产和开发经验,享誉全球,我们工厂homedepot的供应商找上来了,太棒了,应该看看是不是有获得ISO9001:
2000质量体系,严格按照5S管理,真诚欢合作机会,是不是比原有供应商更好?
他打开邮件的概率会迎您来我厂参观拜访,希望和您建立起长久的业务关系,我非常非常大!
再说了,这个主题设置的还有一个好处,就是们以真诚和服务赢得客户„„”诸如此类的话,客人会看得客人即使暂时不回你邮件,只是放在收件箱里,但是将来某很不耐烦,即使你是一个很好的公司或很好的工厂,第一次一天他突然想让你报报价,很容易就能找到这封邮件!
只要就收到这样一封邮件,任谁都会感到厌烦的。
关键词输入homedepot,保证一下子就找到。
有朋友会反问,那是不是完全不写呢?
我的回答是,也
3)长篇大论的公司或工厂介绍。
不一定,要看具体情况。
如果你的公司有突出的优势,可以
我现在做buyer,也会收到工厂和贸易公司的推销信。
写,但是最好一笔带过就可以了。
可以这样写:
Wesupply贸易公司还稍微好一点,很多工厂的业务员,开发信实在写solarlightsforHomeDepotwithhighqualityand得不咋地,简直可以说是惨不忍睹,既浪费客人时间,也浪competitiveprice.Hopetocooperatewithyou!
费自己时间。
我经常会收到类似的邮件:
“我们是某某照明简单一点,一两句话点到重点,调起老外的胃口,让他灯具厂,地处美丽的长江三角洲东南,交通便利,风景优美,反过来问你各种问题,你的目的就达到了。
做业务久了你就10个常犯错误
发现,很少有客人每封邮件长篇大论的,即使有,也是极少4)爱炫耀英文水平。
数的特例,或者是要确认一些细节之类的。
以前有个助理,英语八级,刚毕业的学生,要她给老
外写email,总是喜欢把文字写得很出彩,各种语法从句层
出不穷,还喜欢用冷僻词,让人理解都需要老半天。
如果是
英语为母语的客人或者德国、北欧这些英语很棒的客人还好
一点,如果你写给韩国人日本人中东人法国人,那就要他们
老命了,看一封邮件还得用上字典或翻译工具,还是半懂不
懂,你说客人会对你印象好么?
丘吉尔讲过一句话,具体的内容我忘了,大致的意思是,
真正的高手,你要把最复杂的东西用最简单的文字表达出来,
全部用最简单的句子,最简单的词汇,让小学生都能看懂。
其实把简单的东西复杂化很容易,把复杂的东西简单
化就不容易了,需要多学多模仿客人的邮件,用最简单的词
汇来表达你要表达的东西。
外贸函电的精髓就是,“简单简10个常犯错误
单再简单”,能用一个词表达的绝对不用两个词或短语,能factorylastweek,andwasinformedthereal用一句话写清楚的,绝对不写两句。
谁能用最少的句子表达materialisPP,notABSasyoumentionedlasttime.同样的意思,那就是最厉害的!
What'sthematter?
举个例子吧,我以前招助理的时候,会考他们的emailI'llgiveyoureplyassoonaswegettheofferfrom水平,我把中文意思告诉他们,然后让他们用英文来模拟一thefactory.Itwilltakeseveraldays.Pleasebemore封邮件。
内容很简单,写一封邮件告诉客人Mike,上次收到patient.Buttheyalsotoldme,therawmaterial的样品已经寄给工厂了,但工厂说材料不是ABS,而是PP,increasedthesedays.Couldyoupleaseconfirmthe价格他们需要重新核算,但近期内原材料涨价,希望您能尽pricequicklyafteryougetit?
We'llpurchasetheraw快确认,我们好采购原材料并安排生产。
materialanddotheproductionimmediately!
第一个应聘者是这样写的:
Lookingforwardtoyourreply.Thankyou!
DearMike,Bestregards,
ThisisJennyfromEDFCo.Ltd.We'resopleasedJenny
toreceiveyoursamples.Ialreadysentthemtoour
10个常犯错误
这封邮件写得好么?
老实说还可以,虽然主动语态和人quickly!
Therefore,pleasekindlyplacetheorder称多了点,但是内容都点到了,表达也算通顺,用的词汇也soonifthepriceisokforyou!
We'lldoproduction都是挺简单的,不难懂。
但是不是有点啰嗦?
如果能简单一asap.
点,是不是更好?
我们看看第二位应聘者写的email:
Thankyouinadvance!
DearMike,
Kindregards,
Howareyou?
Tommy
Wereceivedyourallsamples.Thefactorychecked
thedetails,andfoundthematerialwasPP,notABSas这封呢?
我个人觉得比上一封号一点,毕竟主动和被动youtold.语态结合,“We”只出现了一次,不算太枯燥。
内容也稍微
简单了一点,点到位了。
最重要的是,他把purchasetheraw
Pleasegivethemsomemoretimetore-checkthematerial去掉了,直接用“We'lldotheproductionasap.”price,becausethematerialisdifferentfromthepast这样更简洁,毕竟你要生产,能不采购原材料么?
所以这是orders.However,thematerialwasincreasedvery废话。
缺点是,我个人感觉还是啰嗦了一点。
我会这样写:
10个常犯错误
HiMike,现已经简单的不能再简单,没词可以删了,那就点“发送”
吧!
Samplesreceivedandalreadypassedtovendor.The
materialwasPP,notABS.Offersheetispreparingand只要做到“简洁”、“清楚”、“准确”,这就是一封willbesenttoyousoon.好的email了。
Bytheway,rawmaterialincreasedthesedays,pls5)喜欢用奇奇怪怪的字体。
makeadecisionquicklytogoaheadafterprice
confirmed.We'llarrangethemassproductionasap.很多人为了追求醒目,总喜欢用很夸张的字体,颜色,甚至
放大,加粗,再用斜体等等,其实一眼看上去会让人很不舒
Thanksandbestregards,服。
经常跟老外写email的人会发现,客人很少会用奇怪的
字体或者粗体,甚至全部大写来写邮件,除了少数的尼日利
几句话点到主题,表达清楚就可以了。
能用一句话表达亚、非洲客人,我还真没遇到过别的。
欧美人一般比较常用的,千万不写两句,省掉一切能省的废话。
写完以后其实可的字体就是以下几种:
Arial,Verdana,Calibri,Timesnew以读一遍,看哪句话可以删掉,哪句话可以换一种表达方式,roman,也有一些用Tahoma字体的,但相对少一点。
一部分少用第一人称,多用被动语态!
等到你重新检查的时候,发台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。
至于颜色,一般10个常犯错误
都是黑色或者蓝色,别在一封邮件里出现多种奇奇挂怪的颜
色,像彩虹一样,看着不舒服。
6)主动语态用得太多。
一般客人在邮件里特别加粗,或者大写,或者用红色标英文信函中,如果你仔细琢磨老外的行文方式,很少会充满注的,肯定是特别强调的东西。
比如有个客人的邮件如下:
We,I之类的人称的。
相反要多用被动语态。
DearC,比如说,我们明天会寄你样品。
中国人喜欢说We'll
sendyouthesamplestomorrow.这句话没错,语法正确,
PleasehelptosendthesamplestomyHKoffice意思清楚,但是老外就不喜欢这样说。
他们通常会这样写:
BEFORETHISWEEKEND.Sampleswillbesenttoyoutomorrow.用得是被动语态,
人称就没有了。
Thanks.
Rio
这就很明显了,客人用大写的目的是为了提醒并强调,
必须要周末前寄出!
可能这封邮件很简单,你不太容易忽视,
但是如果一封很长的邮件,里面详细确认各种规格的时候,
突然加了一句要你周末前寄样品,是很容易被忽略的。
10个常犯错误
7)经常会问一些毫无意义的话。
8)喜欢用附件和图片
比如Doyouwantourproducts?
这句话被我列为最傻附件和图片并不是不好,但是第一次发开发信的时候如疑问句排行榜第一名。
如果客人说No,你怎么回复?
那就没果有附件或者插入了图片,很容易被国外的服务器拦截的。
下文了哦。
而且本身你是去推销的,你希望客人感兴趣,你很多人喜欢第一次联系客人的时候就使用报价单,或者打包要引起客人的兴趣。
但是这句话就大煞风景,等于一下子就很多产品图片,或者发电子样本给客人,这样的成功率并不把客人逼到了绝路上,一定要说是或者否。
高,不是被默认为垃圾邮件,就是直接被客人删了。
只有一
种情况除外,当你收到一个新客人的询价的时候,那你回复
还有诸如Doyouinterestedinourproducts?
Areyou的时候,就可以插入报价单或者图片了。
sourcingfor*****?
Howisyourbusinessrecently?
Wouldyouliketocooperatewithus?
这些都是毫无意第一次联系客人的时候最好全文本,不要出现任何的图义的话。
片和附件。
开发信还是要直接一点,告诉客人你是谁,你做什么,即使收到客人询价后第一次报价,如果不是客人指定,你的优势在那里。
只要清楚表述出这3点,就完全足够了。
尽量避免用excel或word附件,最好是直接在邮件里写明。
其他的东西可以以后慢慢谈。
我一般会这样写:
10个常犯错误
Item:
SolarlanternwithsofthandleLoadingport:
Shenzhen
ModelNo.:
HBC-294847/KTPaymentterms:
T/T,L/C,D/P,etc.
Description:
.................(把详细的规格写清Validtime:
60days
楚)
FOBShenzhen:
USD2.39/pc
Package:
colorbox
CIFValencia:
USD2.45/pc
MOQ:
1,000pcs
以上是我随便写的,只是想说明一点,报价单少用,尽
Pcs/ctn:
20pcs/ctn量用文字描述清楚,然后在附件里添加一张500K以下的清
楚图片就可以了。
这样做的好处是,避免很多懒的客人不去
Ctnsize:
50*40*60cm点开附件的word或excel报价单。
其次防止客人把你的报
GW/NW:
20kg/18kg价单随便转给别人套价格。
如果客人要你报很多款产品,没
法全部在邮件里写清楚的时候,那就只能用word或excel
Q'ty/20':
....pcs;Q'ty/40':
...pcs做报价单了,但是最好在完成的时候用acrobat生成pdf格
式,这样就不容易改。
因为很多老外比较懒,你辛辛苦苦花10个常犯错误
是略微生硬了一点点呢?
如果改成Couldyoupleasehelp了大半天时间做个完整的报价单给他,他只要删掉其中togivemereplytoday?
用的是疑问句,加上could,helpprice这栏,就会把它转给别的供应商报价。
这样的字眼显得十分委婉,但是又明确表达了你希望今天得
9)喜欢插入URL链接。
到答复的准确意愿。
这样不是更好么?
很多朋友在写开发信的时候,总是会在内容里加上自己公司所以please,help,kindly,could,thankyou,的网址,或者在签名的下面加上链接,这样做,同样有很大appreciate这样的话在邮件来往中是很普遍的。
除非你和客的概率被服务器拦截掉的!
最好在客人回复后,第二次给他人已经非常熟了,偶尔客套一下即可,平常就可以不需要了。
写邮件的时候插入这些就没问题了。
所以在我看来,新手最容易犯的就是以上的10个错误,
10)语气过于生硬。
当然也不排除一些老业务员也有有1-2个问题。
朋友们可以
自己对照一下,看这10个错误中,有哪些是自己会经常犯其实邮件本身是比较死板的,在电脑面前阅读那些冰冷的字的,或者是没有意识到的。
如果某个朋友看了后发现自己一眼,和面对面的交谈或者电话沟通是完全不一样的。
看一句个问题都不会有,那恭喜您了,这篇帖子不适合您,但是也话“Plsgivemereplytoday.”这句话如果面对面讲,客请您有空的话在这里多指点一下大家,让各位朋友也包括我人不会觉得有什么问题,会很高兴说ok,或者noproblem;多学习学习。
这些只是我个人的一点点经验,自然希望大家如果电话里说,也不会有大问题;但如果放在邮件里,是不的指正。
10个常犯错误
坦白说,我以前的email写得并不好,后来有个比较热Ourproductsareverypopularinbothglobalmarket心的老外指点过我一些,然后我开始有意识地去模仿他们的anddomesticmarket.Welcometovisitourcompanyif行文方式和遣词用句,尽管还是有这样那样的缺点,但比一youhavetime!
We'llarrangethecartopickyouupfrom开始已经好很多了。
不怕大家笑话,我把我刚工作的时候写theairport.It'sconvenienttoourcompany,just50的开发信给大家看看:
kilometers!
Ourgoalis......(这边是写公司的宗旨,什
么质量第一,服务优良之类的,总之都是些废话)
DearKatherine:
Enclosedourpricequotationsheetforyour
ThisisCfromDEFCo.Ltd.inShenzhen.Verygladreference.Pleasecheckandfindifsomeitemsmeetyourtowritetoyouhere!
It'smypleasuretobeonserviceinterest.Ifso,I'llbehappytosendyousamplesforofyouifpossible!
evaluation!
Wesincerelyhopetoestablishbusiness
Firstly,letmeintroducemycompanyinshort.relationshipwithyouresteemedcompany!
AndIalsoWe're...........(长篇大论的公司介绍,写了整整两大hopetobeyourfriendinprivate!
段,这边就不贴了)Ifanyquestions,pleasecontactmefreely!
Thank
you!
10个常犯错误
Lookingforwardtoyourearlyreply!
够震撼吧?
我现在自己看看都想笑。
这就是学校里外贸
函电学出来的东西呢,实际应用中实在惨不忍睹,甚至还要Yourssincerely,教你在email的左上角写上公司名和公司地址、日期,我的C妈呀,现在哪有老外这样写的,只有以前用手写的时候貌似
才有。
DEFCo.Ltd.
****Road,***city,***province,China
Tel:
***
Fax:
***
Email:
***
Website:
***
10个常犯错误
接下来给大家分享一封老外写的email开发信,大家看有些人会说,哎呀,老外比较懒惰。
没错,很多老外是很懒,看:
但是你明知道他很懒,你还长篇大论的,你觉得这么懒的人
会花时间仔细读你的开发信么?
懒是一方面,这点没错,
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