差旅通讯业务招待费用报销控制管理办法手册.docx
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差旅通讯业务招待费用报销控制管理办法手册
差旅通讯业务招待费用报销控制管理办法手册
为确保完成经营目标,公司在提供必要财力支持下,倡导勤俭节约、合理控制各项费用。
现就经营过程中产生的差旅费、通讯费、误餐费、招待费、员工活动经费等相关费用,参照不同区域、不同城市的物价水平,结合公司的实际情况,制定本控制办法。
一、差旅费核销规定
各部门应当根据工作任务需要,严格控制出差人数和天数,杜绝不必要的出差。
出差前必须严格履行报批手续,填好《员工出差申请单》(见附件一),经批准后出差,否则不予核销有关费用。
(一)国内出差
1、交通费:
市内出差尽量乘公交车,凭公交车票据实报销;确需打的的,由分管领导签字同意后方可核销,核销时必须在的士车票背面注明往返地点及用车事由;自驾车(公司已补贴油费)办差的,不再核销交通费。
其他地区市内交通费按出差天数包干,每天20元交通费(公司派车不予报销)。
长三角地区出差:
乘坐汽车、城际地铁、轮船的,根据车/船票核销;自驾车出差且当天返回的,可核销往返路桥通行费和停车费,不再核销交通费。
长三角地区以外出差:
公司总经理可乘坐飞机、高速火车软卧;部门负责人及以上人员(含副总/总助)可乘坐飞机(但需批准)、汽车卧铺或火车硬卧或软座、高速火车(动车/轻轨)二等座位、轮船二等舱、长途公汽;其他人员只允许乘坐火车硬卧、轮船三等舱、长途公汽,以上必须凭票据实核销。
2、膳食费:
公司总经理凭餐费发票据实核销;公司副总/总助每人每天50元;部门负责人及项目经理每人每天30元;其他人员每人每天20元。
上述各级人员的膳食费用,按出差天数计算;不足一天的,按半天计算,其费用相应减半核销。
3、住宿费:
公司总经理凭住宿发票据实核销;公司副总/总助级不高于250元/天;部门负责人及项目经理不高于200元/天;店长主管级不高于150元/天;其他员工不高于100元/天。
(二)国外出差
1、香港、澳门补助标准(港币/天)
职级
膳食费
住宿费
交通费
备注
总经理
500
实报
实报
1、交通工具应尽量少乘出租车
2、住宿控制在500港币/天以下
副总经理/总助
300
实报
实报
部门负责人及以下人员
200
实报
实报
2、美国、欧洲及日本等发达国家和第三世界等不发达国家的补助标准,根据公司业务拓展范围的延伸将来予以补充。
(三)核销凭据必须是出差地实际发生的票据,费用包干部分凭发票核销(发票金额大于费用包干标准的按标准核销,发票金额小于费用包干标准的按实际金额核销),核销时必须附《员工出差申请单》。
(四)出差天数以离之日(含)起至回之日(含)止,住宿费按实际住宿天数计算。
(五)带车出差且当天不能返回的,只核销住宿费和膳食费,不再核销通行费、停车费和交通费。
(六)享受以上补贴的各职级员工,除特别的商务应酬及早餐外,其余膳食费用自理。
(七)低阶人员随同高阶人员出差期间,由高阶人员支付膳食费,并由公司报销的,其膳食补助按标准减40%核销。
(八)接受国内各类机构赞助(补助)的人员,其赞(补)助费已由国内机构按照规定支付的,公司不再给予补贴。
(九)长期(三个月以上)派往国内其它地区工作或培训的人员,在驻外期间之待遇,依据当地生活水准及由公司提供的其他设施情况,拟定补助标准呈报总经理核准实施。
(十)本规定经总经理批准后实施,同时原有相关规定即行废止。
二、通讯费核销规定
(一)公司根据管理或工作需要,对部分员工的通讯费用按照一定的审批程序和标准予以核销。
(二)对于经公司人事程序予以委任的管理人员,从任命通知下达之日起,直接适用通讯费核销标准的规定。
(三)对于有管理职级但没正式任命的管理人员,或者没有管理职级又需要核销通讯费的基层岗位的员工,必须提交《员工通讯费用核准表》(见附件二),参照公司通讯费核销标准,经相关人事权限审批(部门负责人、人力行政部负责人、分管副总、总经理)后,方能适用通讯费核销的规定。
(四)通讯费核销标准如下:
序号
管理职级
核销标准
备注
1
总经理
实报
2
副总级
500
3
总助级
400
4
经理级
300
5
店长或主管级
200
6
组长
100
经审批的基层员工,核销范围只能在100——50元之间,不得突破。
7
员工
50
(五)核销通信费的员工,如当月费用未超过规定标准,按实际发生额核销;超过规定标准,按规定标准核销。
(六)核销时必须提交正规通讯费的缴费发票,如果发票丢失等情况发生,则需提供电信部门出具的当月实际通话费用明细,用以佐证其它正规发票的取代。
(七)如果是第一次核销通讯费的,还须附委任文件或《员工通讯费核准表》。
(八)本规定经总经理批准后实施,同时原有相关规定即行废止。
三、误餐费核销规定
(一)在市内办事或安装、设计、送货等的员工,因工作而延误了公司提供的中餐,公司提供一定的误餐补助。
(二)误餐补助由各部门提供详细的《员工误餐日志统计表》(见附件三),经部门负责人签名,报人力行政部审核、财务部核查,分管副总审批后,方能予以补助。
(三)误餐补助的标准如下:
项目名称
误餐类型
补助标准(每餐/元)
误餐费
中餐
5元
(四)误餐费的核销范围适用于全体员工。
(五)本规定经总经理批准后实施。
四、业务招待费核销规定
(一)公司有关客户、供应商及其他外部关系者的交际费、接待费和招待费的开支一律按本规定执行。
(二)接待费开支范围:
因公司业务需要而合理支付的必要接待费用,包括会议费(茶水)、招待费、礼品费等。
接待费的归口管理部门为总经办,并按照不同人事管理权限审批后实施。
(三)接待费用开支,必须本着最小支出、最大成果的原则,充分考虑和认清每一次接待的目的和接待的方法,合理接待,有效使用经费开支。
(四)接待或宴请宾客时,应填写《来宾接待申请单》(见附件五),经总经办审核同意,并报副总或总经理批准后实施。
一般安排在公司食堂就餐,确需在外就餐的应遵循节俭得体原则,且只安排一次,重要来宾或因工作需要停留时间较长者,可视情况增加一次。
具体开支标准:
1、客餐标准:
公司重要客户、集团副总裁级的宾客每台次不超过3000元,市级宾客和集团总部总监级的宾客每台次不超过2000元,其他宾客和集团总部区域经理级的宾客每台次不得超过1000元。
(以上均含酒水费)
2、自助餐标准:
分为A、B、C三个档次(酒水除外),一般客人为C档(主管出面举办的宴请,每人每餐50元);较重要客人为B档(部门和分管领导出面举办的宴请,每人每餐100元);重要客人为A档(公司领导出面举办的宴请,每人每餐200元)。
除有明确批准的外,自助招待一律按此标准;其余如啤酒、可乐、香烟、洋酒、葡萄酒等须经批准后方可按量供应。
(五)宴请陪餐人员要从严掌握。
公司领导参加的宴请,陪同人员由领导根据工作性质的需要来确定;宾客5人以内的陪餐者不超过2人;宾客5—10人的陪餐者不超过3人;宾客10人以上的陪餐者不超过4人。
(六)赠送宾客的礼品一般采用品牌产品(特殊情况可外购),并按照接待级别和重要程度来选择礼品的价值。
(七)茶水费包括水果、矿泉水(瓶装)、饮料、香烟等费用。
公司内部召开的各种会议一般不提供上述服务,重要客户和领导来访可根据具体情况选择提供水果、矿泉水(瓶装)、可乐、雪碧等饮料。
(八)因公需要在外宴请或接待外单位人员的,须事先取得总经理同意,并按上述规定予以接待。
否则,相关费用不予核销。
(九)招待费核销时需提供正规发票、消费明细清单、《来宾接待申请单》等附件。
(十)本规定经总经理批准后实施。
五、员工活动费用核销规定
(一)公司倡导各类员工文化活动,提供多层次、多形式的交流、沟通平台,以化解工作难题,增加组织归属感,推动富有个性的文化建设,形成凝聚力和向心力。
(二)活动组织可以公司、部门、项目等为单位进行,举办活动时,必须提交《员工活动申请报告》(见附件五),列明活动目的、时间、地点、内容(或安排)、参加人员、组织形式、活动经费、安全保障措施等具体情况,报总经办初步审核后,经相关人事权限批准后予以实施。
(三)各类活动的申报、组织和经费标准如下:
序号
活动范围
主办单位
举办次数(年/次)
经费标准(元/人)
审批权限
1
全体员工或跨三个以上部门的
人力部
最多3次
30
总经理
2
以项目或跨二个以上部门的
项目组
最多2次
40
分管副总
3
一个部门的
该部门
最多1次
50
部门负责人
(四)各类活动不得超越审批权限与经费标准。
对于经费不足部分,由主办单位自筹。
(五)核销员工活动费用时,必须附《员工活动申请报告》,提交相关正规发票,并按照经费标准予以核销。
(六)上述活动不含公司例会或特定文化餐会。
(六)本规定经总经理批准后实施。
附件一
员工出差申请单
出差人姓名
部门
职务
出差类别
□短程出差□长程出差
出差办理事项
出差日期
自年月日起至年月日时小计天
出差地点
乘坐交通工具
去程:
回程:
批准:
审核:
申请人:
附件二
员工通讯费用核准表
申请人姓名
部门
岗位
职系类别
□管理类□业务类□操作类
部门意见
1、申请理由:
2、申请报销标准:
部门负责人签名:
日期:
人力部意见
1、审核意见:
2、审核报销标准:
人力部负责人签名:
日期:
分管副总意见
分管副总签名:
日期:
总经理意见
总经理签名:
日期:
附件三
员工误餐日志统计表
1、日志表
误餐日期
误餐原因
误餐类型
补助金额
误餐员工签名
统计人员签名
2、统计表
序号
姓名
误餐次数
补助总金额
误餐员工签名
统计人员签名
1
2
3
部门负责人审核:
人力部审核:
财务部核查:
分管副总审批:
附件四
来宾接待申请单
接待人姓名
部门
职务
被接待单位
接待人数
陪同人数
接待标准
接待事由
1、接待事由:
2、预计接待总金额:
部门负责人签名:
日期:
总经办审核
总经办负责人签名:
日期:
领导审核
分管副总签名:
日期:
总经理签名:
日期:
附件五
员工活动申请报告
申请人姓名
部门
职务
活动类型
□公司活动□项目活动□部门活动
活动日期
活动地点
参加人数
组织单位
活动形式
经费标准
目的与安排
1、活动目的:
2、活动安排:
3、安全保障措施:
(以上详细计划须另附页)
主办部门负责人签名:
日期:
人力行政部
审核
人力行政部负责人签名:
日期:
分管副总审核
分管副总签名:
日期:
总经理审核
总经理签名:
日期:
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