中文书信格式.docx

中文书信格式.docx

《中文书信格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《中文书信格式.docx（5页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

中文书信格式

竭诚为您提供优质文档/双击可除

中文书信,格式

　　篇一：

中文书信格式

　　中文书信格式

　　①称呼：

顶格，有的还可以加上一定的限定、修饰词，如亲爱的等。

　　②问候语：

如写“你好”、“近来身体是否安康”等。

独立成段，不可直接接下文。

否则，就会违反构段意义单一的要求，变成多义段了。

　　③正文。

这是信的主体，可以分为若干段来书写。

　　④祝颂语。

以最一般的“此致”、“敬礼”为例。

“此致”可以有两种正确的位置来进行书写，一是紧接着主体正文之后，不另起段，不加标点；二是在正文之下另起一行空两格书写。

“敬礼”写在“此致”的下一行，顶格书写。

后应该加上一个惊叹号，以表示祝颂的诚意和强度。

　　称呼和祝颂语后半部分的顶格，是对收信人的一种尊重。

是古代书信“抬头”传统的延续。

古人书信为竖写，行文涉及对方收信人姓名或称呼，为了表示尊重，不论书写到何处，都要把对方的姓名或称呼提到下一行的顶头书写。

它的基本做法，为现代书信所吸收。

　　⑤具名和日期。

写信人的姓名或名字，写在祝颂语下方空一至二行的右侧。

最好还要在写信人姓名之前写上与收信人的关系，如儿×××、父×××、你的朋友×××等。

再下一行写日期。

　　如果忘了写某事，则可以在日期下空一行、再空两格写上“又附”，再另起行书写未尽事宜。

　　例：

　　敬爱的老师：

　　您好,我看了巴金爷爷给家乡孩子的一封信]我心情很不平静,巴金爷爷在有限生命还懂得珍惜一封一秒,我后悔1.2.3年级浪费很多时间,从现在开始,决定珍惜光阴,好好学习,天天向上,学好本领,为社会做出贡献,为我们班级体做好事,团结友爱,互相帮助,让我们的生命开花.

　　我真诚地祝福老师身体键康

　　200

　　您的学生：

××××年5月12日

　　篇二：

中文书信格式及要求

　　中文书信格式及要求

　　中文书信内容的结构，主要由称呼、启词、正文、酬应过渡、祝颂词、签署、日期等七部分组成。

　　1、称呼称呼是写信人对受信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一般都用“敬语＋称谓”的形式组成。

如：

“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。

对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如：

“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。

　　2、启词启词是信文的起首语，可有多种表示法。

如问候式的“您好”、“别来无恙”；思怀式的“久不通信，甚为怀想”、“去国半载，谅诸事顺遂”等；赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等；承前式的“上周曾发一传真件，今仍具函，为××事”，“贵公司×月×日赐函已悉”等等。

不分对象，不论内容，一律以“您好”为书信之启词，实在极不恰当。

此外，公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”；“顷闻、顷悉、顷获”；“欣闻、欣悉、欣逢、值此”，以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语，以提领全文。

　　3、正文正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效果的关键。

一封信可以专说一件事，也可以兼说数件事，但公务书信应该一文一事。

正文要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之意。

　　4、酬应过渡正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过渡。

如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展”。

又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。

也有用公务书信的常用结语过渡，如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”，或“肃此专呈、肃此奉达”，也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。

　　5、祝颂词书信的最后，写祝颂词是惯例。

由于写信人与受信人的关系各有不同，书信内容各有不同，祝颂词的写法便呈多种多样。

一般说来，有“即颂时绥、敬颂台安、此致敬礼、谨祝万事如意、诚祝生意兴隆”等等，有时，因过渡词含有明显的祝颂义，也可省去祝颂

　　词。

　　6、签署书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓氏或习惯称呼，如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等，而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理王富成”或者“××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员刘震”等。

今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。

对某些特殊对象，署名后应有具名语，如“谨上、谨呈、敬述”等，以表示对受件者的尊重。

　　7、日期日期明确本是应用文写作的基本要素，书信自然不可缺了这一项。

日期必须准确，表现出写信人的负责态度，而万一记错日期，也许会因此而误事。

　　中文书信行款规范

　　1、字迹端正清晰，易于认辨。

不写错别字，不写错句。

单字不成行，单行不成页。

　　2、一页纸上至少有三分之一是话语长度跨两行以上的，不宜满页尽是长度不跨行的短句。

　　3、礼仪性的贺信、唁函、邀请书等不宜太长，但不能少于100字，书写时亦应注意在整页纸上的布局合理，不能一页大纸上就两行小字，这既不美观于样式，又乏诚意于情分。

　　4、不可用红墨水、红圆珠笔或铅笔写。

　　5、对境外华语地区通信，要兼顾当地汉语书信的表达习惯。

　　6、信笺折叠应是文字面朝外，受件人称呼朝外。

信笺折叠宜简单地横竖对折，不宜折成燕子状、花瓣状，这种折叠法不宜用于工作信件，会影响工作信件的严肃性。

　　7、信封使用要按国家邮政总局的有关规定，不可随意印制或改制。

信封书写也应按我国邮局规定的规范行事。

收件人姓名后可用“钧启、公启、安启、亲启”等，但倘为明信片、则应用“收”字，明信片的寄件人后也不能写“缄”而应写“寄”。

　　8、邮资要付足，不要寄欠资信，以免因退回补足邮资而造成时间上的延误，邮票贴法要

　　规范，但勿与地址太近，以免盖邮戳时将门牌号码遮住，造成投递麻烦。

邮资总付的信件，要与邮局相关部门妥善交接。

航空信的标签要明显。

　　商业信函的写作要求

　　商业信函不同于文学创作。

文学作品忌显不忌隐，忌直不忌曲，而商业信函应清楚明确，不隐不曲。

商业信函的写作要求是：

　　1）主题突出，观点明确

　　商业信函是为开展某项商业业务而写的，具有明显的目标。

信文内容应（中文书信,格式）紧紧围绕这一目标展开，不要涉及无关紧要的事情，以免冲淡主题；也不必象私人一般信函那样，写入问候、寒喧一类词语。

向对方提出的问题要明确，回答对方的询问也要有针对性，不能答非所问，或故意绕弯子，回避要害。

鉴于商业信函往来涉及经济责任，所谈事项必须观点明确，交待清楚。

例如答复对方订货要求时，必须将供应商品的规格、性能、供货日期、价格与折扣条件、交货方式、经济责任等，一一交待清楚，切忌含混不清，以免日后纠纷。

　　2）面向对方

　　为促进双方经销往来，信函应给对方一个好的印象。

因此，在写信之前，要设身处地想一想：

对方的需要：

对方的处境、利益与困难；如何在互惠互利的前提下尽可能考虑对方的需求，还要考虑对方的地位、身份、专业知识、文化程度，接受能力等，使对方正确理解信中所谈内容。

　　态度诚恳是指信文内容应实事求是，不要夸夸其谈，弄虚作假。

同时即使对方提出的要求不能接受，也应用委婉地语气加以解释，以求保持良好关系，不致损害以后的买卖来往。

　　3）实事求是，谦恭有礼

　　经商往来要求实事求是，遵守职业道德，维护企业与个人的信誉，不得蓄意欺骗对方或设下圈套诱使对方上钩，以谋求不正当利益。

谦恭有礼不是仅说几句客套话，而是要尊重对方，讲究文明礼貌。

例如，收到对方来函，应尽快给以答复，拖延回信的做法是不礼貌的。

　　4）结构严谨、首尾圆合

　　结构严谨，要做到这一点应在动笔之前，首先把所要写的内容有条不紊地组织起来，列成提纲或打草稿，以免结构松散，首尾脱节。

　　商业信函的特点是开门见山。

可在信的开头直接进入主题而不落俗套。

在信的结尾可提出各种希望等。

　　5）语气平和，用词准确

　　为了达到买卖往来的目的，注意写信的口吻与语气是很重要的。

商业信函的语气要平和，要平等相符，不得用命令或变相威胁的语气，要做到不卑不亢。

　　用词准确，不要用一些晦涩的或易于引起歧义的词语。

用词不当或不准确，常常会使对方

　　引起误解，甚至被人利用而导致一方经济损失。

例如提请对方供货时，不要用“大量”、“许多”一类词语，应具体说明数量。

同样，报价不能笼统地说“合理价格”或“市场价格”，而应说明具体价格为多少，用何种货币，怎样结算，有没有各种附加收费，尽量避免使用“大约”、“左右”一类词语。

答复对方的来信，最好说明那封来信的日期、内容、编号，不要笼统地说“来信收到”或“上月来信”等，因为来信可能不止一封。

　　此外，信文用字应规范化，还要正确使用标点符号。

　　6）清楚简洁，注意修辞

　　信文内容与形式都要做到清楚简洁。

做生意讲求效率与节省时间。

清楚简洁的书信最受欢迎。

要避免使用长句冗词以及不必要的修辞词。

　　商业信函以实用为宗旨，它不象文学作品那样讲究修辞，但必要的修辞也是不可少的。

不通顺或逻辑混乱的语句，就会影响意思的表达和信息的交流。

　　最后要养成寄信前至少检查一遍的习惯。

除核实内容是否完整、事实是否准确外，还要检查语句是否有毛病，以及检查信件是否能为对方理解和接受，经过检查认为满意后，再签名寄出。

　　销售信函的七个技巧

　　1.写信时想象自己就是消费者。

这是书写成功销售信函最重要的方面，但却经常被人们忽略。

想象自己就是这封信件的读者，要写一些消费者想要知道的事情——而不是你想说的事情。

　　你要有吸引消费者的内容，如果你只是强调你的业务，你将失去机会。

记住，你的客户最关心的是他或她的需求和愿望得到满足，而不是你银行帐户中收入的增加。

　　2.组织信件内容。

销售信函就像中学的期末总结，包括引言、正文和结论。

在引言中，表明写信的目的。

正文就是你的"卖场"，在这一部分阐明你所提供的产品或服务为什么是无法抗拒的。

结论要用简明的语言概括你观点，并且要求客户接纳你的产品或服务。

　　3.要让它易于阅读。

以一种对话的方式写，就像你平时说话一样；推销信中通常没有必要用正式的口吻。

使用短句子。

当你开始以更随意的方式写信时，句子自然会变得更短。

。

以小段落方式写作。

人们喜欢边吃早餐边阅读。

如果销售信函不能做到文笔流畅、简单自然，那就重写。

。

编辑、校订你的信函，拼写错误和语法错误也会破坏信函的可信度和效力。

　　4.抓住读者的注意力。

大标题不一定只能用于广告宣传语。

它们还能用于告知一些读者感兴趣的事情，这些字要加粗加黑，以便抓住读者的注意力。

　　5.你也可以用一个很长的标题——三到四个句子——以说明信息的重要性。

无论哪种形式，都能引人关注，这样消费者会渴望读完剩下的内容了。

　　6.使读者感兴趣。

通过不断的有趣的信息使销售信函的内容能深入读者的生活，使读者对它感兴趣，语气要积极主动。

书写时，要以文字的生动吸引人为基础，这样读者才有信心继续读下去。

每句话都要能提起人们的兴趣；否则读者会立刻感到厌烦。

重要的部分建议用手写体或一个不同颜色的箭头加以强调，这会保持读者的兴趣。

　　7.使读者想得到你的产品或服务。

向读者提问——在销售信函中什么样的商品或服务适合您？

——的方式是最佳的。

人们每天都被户外的广告牌、广播电视的广告及直接的邮件狂轰乱炸——所有的这些广告都是为了销售产品。

而你的信会因为不是一味地卖东西而是为了提供帮助显得十分突出。

　　人们不是为了买产品或服务而购买，他们是希望从购买中得到物质或精神上的满足。

记住，你不是在卖餐桌，你卖的是一个快乐的港湾，在那里所有的家庭成员团聚在一起、其乐融融。

这就是两种销售方式之间巨大的区别。

　　8.让读者采取行动。

潜在的消费者是不知道你的想法的，除非你告诉他们下一步该做什么。

如果你希望他们与你联系，那么在你的信中要提醒他们并且提供你的电话号码。

如果你希望他们拜访你的机构、邀请他做短暂的停留，就要给他们留下清楚的地址方位，以及具体的办公时间。

　　非常重要的是督促你的读者立刻采取行动。

他们回应的时间越长，你得到回应的可能性就越小。

如果你处在劝说阶段，要提供一个具体的时限。

如果你只剩几个有效名额，要确实地声明数量有限。

这会使得人们立即行动。

　　篇三：

中文书信的标准格式

　　中文书信的标准格式是这样的：

　　称呼，顶格写

　　问好，另起一行空两格。

　　正文，另起一行空两格写，也可以紧接问好的短句写正文。

“此致”有两种安排法：

一是“此致”接在正文后，后面不用标点符号；二是另起一行，空两格写“此致”，后面同样不用标点。

“此致”可用“顺祝”“敬颂”之类的词语替换，但此致后可以用“敬礼”也可以不用。

　　“敬礼”另起一行，空两格写，后面用叹号。

　　落款，另起一行，靠右写自己的落款。

　　落款下标注写信的日期。